ถ้าคุณเป็นเจ้าของร้านหรือผู้จัดการคุณรู้อยู่แล้วว่ามีความสำคัญเพียงใดในการมีฐานข้อมูลที่ถูกต้อง จากสินค้าคงคลังและการจัดส่งให้กับพนักงานและลูกค้าคุณรู้หรือไม่ว่าแม้แต่วันที่ช้าก็เกี่ยวข้องกับการบำรุงรักษาข้อมูลเป็นจำนวนมาก คำถามที่แท้จริงคือคุณต้องการฐานข้อมูลชนิดใด? หวังว่าคุณจะไม่พยายามรักษาข้อมูลนี้ไว้ใน Microsoft Excel ถ้าคุณมีคุณอาจต้องการพิจารณาเริ่มต้นด้วยฐานข้อมูลพื้นฐานเช่น Microsoft Access เพื่อให้คุณสามารถถ่ายโอนข้อมูลลงในฐานข้อมูลได้อย่างง่ายดาย
ชนิดและขนาดของร้านค้าที่คุณใช้ทำให้ความแตกต่างใหญ่ในสิ่งที่ชนิดของฐานข้อมูลทำให้รู้สึกมากที่สุด หากร้านค้าของคุณตั้งขึ้นเป็นระยะ ๆ ในตลาดของเกษตรกรคุณก็มีความต้องการที่แตกต่างกันมากกว่าร้านอิฐและปูน หากคุณขายอาหารคุณจะต้องติดตามวันที่หมดอายุเป็นส่วนหนึ่งของพื้นที่โฆษณา หากร้านค้าปลีกของคุณออนไลน์คุณจะต้องติดตามค่าธรรมเนียมจัดส่งและตรวจทานข้อมูล อย่างไรก็ตามมีหลายสิ่งที่ร้านค้าทั้งหมดมีเหมือนกันเช่นพื้นที่โฆษณาและกระแสเงินสด เพื่อช่วยให้คุณสามารถกำหนดฐานข้อมูลที่ดีที่สุดสำหรับความต้องการเฉพาะของคุณได้นี่เป็นสิ่งที่คุณควรพิจารณา
ข้อมูลที่จะติดตามในฐานข้อมูล
การดำเนินงานร้านค้าปลีกจะต้องติดตามหลาย ๆ ด้าน คุณไม่เพียง แต่ต้องคอยตรวจสอบพื้นที่โฆษณาเท่านั้น แต่คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีวิธีการแสดงสินค้า (เช่นถังขยะ, ไม้แขวน, ที่ยืนและกรณี), วัสดุเพื่อแสดงราคาสินค้า, ข้อมูลการขายและข้อมูลลูกค้า มีจำนวนมากในการติดตามและฐานข้อมูลทำให้การจัดการร้านค้าของคุณง่ายขึ้น
ร้านค้าออนไลน์อาจเป็นเรื่องยากในการจัดการเนื่องจากมีสินค้าอื่น ๆ อีกมากมายที่คุณต้องติดตามเช่นการจัดส่ง ฐานข้อมูลทำให้ง่ายขึ้นมากในการจัดการทุกด้านที่แตกต่างกันเหล่านี้โดยไม่ต้องพูดถึงลูกค้าหรือประวัติการขายของคุณอย่างต่อเนื่อง คุณยังสามารถส่งออกข้อมูลเช่นรายงานและอัปโหลดลงในฐานข้อมูลของคุณเพื่อไม่ให้คุณต้องต่อสู้กับปัญหาในการป้อนด้วยตนเอง
การตัดสินใจว่าจะซื้อหรือสร้าง
ไม่ว่าคุณจะซื้อหรือสร้างฐานข้อมูลเป็นคำถามใหญ่และขึ้นอยู่กับขนาดธุรกิจและสถานที่ที่คุณต้องการใช้ หากคุณเพิ่งเริ่มต้นใช้งานและมีเวลาอยู่ในมือ (แต่มีจำนวน จำกัด ของเงินสด) การสร้างฐานข้อมูลของคุณเองเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการระบุความต้องการเฉพาะของคุณ นี่เป็นเรื่องจริงถ้าคุณเพิ่งเริ่มต้นร้านค้าออนไลน์ หากคุณเริ่มต้นฐานข้อมูลก่อนเปิดร้านค้าปลีกออนไลน์คุณจะเข้าใจได้ดียิ่งขึ้นเกี่ยวกับพื้นที่โฆษณาและจุดเริ่มต้นของคุณ นี่เป็นข้อมูลที่น่าอัศจรรย์ที่คุณสามารถเข้าถึงฤดูกาลภาษีที่สามารถเข้าถึงได้ง่ายและช่วยให้คุณอยู่ด้านบนของพื้นที่โฆษณาตลอดจนข้อมูลลูกค้าได้
หากคุณมีธุรกิจขนาดใหญ่โดยเฉพาะอย่างยิ่งเช่นแฟรนไชส์การซื้อฐานข้อมูลจะทำงานได้ดีขึ้นสำหรับคุณ มันจะช่วยให้คุณผ่านทุกสิ่งที่คุณอาจจะลืม ราคาต่อรองเป็นคุณจะไม่มีเวลาในการสร้างและจัดการฐานข้อมูลดังนั้นจึงควรให้ทุกฐานครอบคลุม คุณสามารถแก้ไขได้ทุกเมื่อ
การหาโปรแกรมฐานข้อมูลที่เหมาะสม
หากคุณตัดสินใจที่จะ ซื้อโปรแกรมฐานข้อมูล คุณจะต้องใช้เวลาจำนวนมากในการค้นคว้า ตัวเลือก ต่างๆ มีร้านขายปลีกหลากหลายประเภทและตลาดฐานข้อมูลจะตอบสนองความต้องการที่ไม่เหมือนใครของแต่ละประเภท หากคุณกำลังทำงานร่วมกับวัตถุดิบในการผลิตและอาหารคุณจำเป็นต้องมีบางอย่างที่ช่วยในการติดตามรายการที่เน่าเสียง่าย หากคุณมีร้านขายเครื่องประดับคุณจะต้องสามารถติดตามการประกันภัยได้ในชิ้นส่วนที่มีค่า สำหรับร้านค้าที่มีสถานะออนไลน์และสิ่งอำนวยความสะดวกด้านอิฐและปูนคุณจำเป็นต้องมีบางอย่างที่ครอบคลุมมุมมองที่แตกต่างกันสำหรับสินค้าคงคลังค่าธรรมเนียมภาษีและด้านบริหารของธุรกิจ หากคุณขายสินค้าออกจากรายการใดรายการหนึ่งคุณจะต้องรู้ก่อนเพื่อให้คุณสามารถทำเครื่องหมายได้ทันทีว่าขายหมดสำหรับส่วนออนไลน์ของร้านค้า
ก่อนที่คุณจะเริ่มคิดถึงทุกสิ่งทุกอย่างที่คุณต้องติดตามจากนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าฐานข้อมูลที่คุณพิจารณามีอย่างน้อยที่สุด มีฐานข้อมูลจำนวนมากในตลาดดังนั้นคุณควรจะได้รับทุกอย่างที่คุณต้องการในอัตราที่สมเหตุสมผล
การสร้างฐานข้อมูลของคุณเอง
ถ้าคุณวางแผนที่จะสร้างฐานข้อมูลของคุณเองคุณจะต้องกำหนดว่าคุณต้องการใช้โปรแกรมใด Microsoft Access มีแนวโน้มที่จะไปที่โปรแกรมเนื่องจากมีประสิทธิภาพและไม่แพงนัก คุณสามารถนำเข้าและส่งออกข้อมูลจากซอฟต์แวร์ Microsoft อื่น ๆ ของคุณ (ซึ่งเป็นประโยชน์อย่างเหลือเชื่อหากคุณติดตามข้อมูลใน Excel) นอกจากนี้คุณยังสามารถโหลดอีเมลหนังสือขายและเอกสารอื่น ๆ (ทั้งจาก Word และ Outlook) ลงในฐานข้อมูลและจัดทำเป็นเทมเพลต Access มีประโยชน์เพิ่มเติมในการมี เทมเพลต และไฟล์ ฟรี จำนวนมากดังนั้นคุณจึงไม่จำเป็นต้องเริ่มจากขั้นตอนแรก คุณสามารถเลือกเทมเพลตฟรีจากนั้นทำการแก้ไขที่จำเป็นเพื่อให้ฐานข้อมูลของคุณมีทุกสิ่งที่คุณต้องการ
ความสำคัญของการบำรุงรักษา
ไม่ว่าคุณจะได้รับฐานข้อมูลอย่างไรคุณจะต้องรักษาฐานข้อมูลไว้เพื่อให้เป็นประโยชน์ต่อคุณ หากคุณไม่ได้ติดตามสิ่งต่างๆเช่นพื้นที่โฆษณาที่อยู่การเปลี่ยนแปลงการเรียกเก็บเงินหรือผลรวมยอดขายฐานข้อมูลจะสิ้นสุดลงโดยไม่มีจุดประสงค์ใด ๆ ลองนึกถึงข้อมูลของคุณแบบเดียวกับที่คุณคิดว่าทำบัญชี หากคุณไม่ได้ติดตามธุรกรรมและการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดก็จะทำให้คุณมีปัญหา คุณไม่จำเป็นต้องมีบุคคลด้านไอทีในการจัดการข้อมูลดังกล่าวในตอนเริ่มต้นแม้ว่าจะเป็นประโยชน์อย่างยิ่ง อย่างไรก็ตามร้านค้าที่ใหญ่กว่าคุณจะมีเวลามากขึ้นคุณจะต้องทุ่มเทให้กับการดูแลรักษาและจัดการข้อมูลของคุณ