มันเป็นความคิดที่ดี?
ไม่ว่าคุณจะใช้บัญชีอีเมล บริษัท ของคุณเพื่อส่งอีเมลส่วนบุคคลหรือไม่นั้นขึ้นอยู่กับ บริษัท นายจ้างของคุณต้องกำหนดนโยบายและหลักเกณฑ์ในการใช้ทรัพยากรเครือข่ายของตนขึ้นอยู่กับนายจ้างของคุณ นายจ้างควรมีพนักงานอ่านและยอมรับนโยบายการใช้งานที่ยอมรับได้ (AUP) ที่ระบุสิ่งที่ได้รับอนุญาตและสิ่งที่ไม่ใช่ก่อนที่จะอนุญาตให้พวกเขาเข้าถึงทรัพยากรเครือข่าย
สิ่งที่เกี่ยวกับการใช้บัญชีอีเมลส่วนตัวของคุณในการดำเนินธุรกิจ
อีกครั้งคำตอบคือมันอาจจะไม่ฉลาด บัญชีอีเมลส่วนตัวของคุณมีกฎรหัสผ่านที่เข้มงวดเหมือนกันกับบัญชีอีเมลของ บริษัท หรือไม่? การสื่อสารระหว่างคอมพิวเตอร์ของคุณกับเซิร์ฟเวอร์ของผู้ให้บริการอีเมลส่วนบุคคลมีการรักษาความปลอดภัยหรือการเข้ารหัสไว้บ้างหรือไม่? หากคุณส่งข้อมูลที่ละเอียดอ่อนหรือเป็นความลับจะสามารถดักจับหรือเก็บสำเนาไว้หรือเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์อีเมลได้หรือไม่?
นอกเหนือจากคำถามเหล่านี้แล้วหาก บริษัท ของคุณอยู่ภายใต้การบังคับใช้ตามข้อกำหนดเช่น Sarbanes-Oxley (SOX) มีข้อกำหนดเกี่ยวกับการป้องกันและการเก็บรักษาอีเมลที่เกี่ยวข้องกับ บริษัท ถ้าคุณทำงานให้กับหน่วยงานของรัฐมีโอกาสที่การสื่อสารของคุณจะอยู่ภายใต้กฎเสรีภาพในการแสดงข้อมูลบางอย่าง ในทั้งสองกรณีการส่งข้อมูลอย่างเป็นทางการในบัญชีส่วนบุคคลของคุณจะวางไว้ด้านนอกของตัวควบคุมในสถานที่เพื่อป้องกันและรักษาการสื่อสารทางอีเมล การกระทำดังกล่าวไม่เพียง แต่เป็นการละเมิดกฎหมายการปฏิบัติตามข้อกำหนดเท่านั้น แต่ยังเป็นการแสดงให้เห็นถึงความตั้งใจที่จะพยายามหลีกเลี่ยงระบบและปกปิดการติดต่อสื่อสารของคุณอย่างซ่อนเร้น
ไม่มีภาพประกอบที่ดีขึ้นว่าทำไมการผสมผสานอีเมลส่วนบุคคลกับอีเมลที่ทำงานเป็นแนวคิดที่น่ากลัวมากกว่าการใช้เซิร์ฟเวอร์อีเมลส่วนตัวของฮิลลารีคลินตันในช่วงเวลาที่เธอดำรงตำแหน่งเลขาธิการแห่งรัฐ นี่เป็นหนึ่งในกรณีสาธารณะที่สุดที่คุณไม่ควรทำอะไรแบบนี้ ไม่เพียง แต่เป็นการกระทำที่ขัดต่อนโยบายของรัฐบาลเท่านั้น ไม่ใช่เพราะความคิดที่ดีเพราะบัญชีอีเมลส่วนบุคคลมักไม่มีที่ใดที่ใกล้เคียงกับจำนวนของการป้องกันด้านเทคนิคที่ระบบของรัฐบาลทำ ไม่ใช่ว่าระบบของรัฐบาลมีความสมบูรณ์แบบ แต่โดยปกติแล้วจะมีการกำหนดค่าให้เหมาะสมเพื่อลดความเสี่ยงด้านความปลอดภัย
อีกด้านหนึ่งของทางเดินหนึ่งครั้งผู้ท้าชิงพรรครีพับลิกันรองประธานาธิบดีซาร่าห์พาลินอดีตผู้ว่าการอลาสกาได้เรียนรู้วิธีที่ยากที่บัญชีอีเมลส่วนบุคคลไม่ได้ให้ความสำคัญกับการรักษาความปลอดภัยเช่นเดียวกับระบบอีเมลของรัฐบาลอะแลสกา กลุ่มที่เรียกตนเองว่า "ไม่ระบุตัวตน" สามารถเจาะเข้าบัญชีจดหมายส่วนตัวของ Yahoo ได้ 'ผู้ไม่ประสงค์ออกนาม' ได้สร้างข้อความอีเมลสาธารณะจำนวนมากหรือน้อยกว่าเพื่อพิสูจน์ว่าได้แฮ็กบัญชีแล้ว บางส่วนของชื่อเรื่องข้อความและผู้รับดูเหมือนจะสนับสนุนข่าวลือว่าเธออาจใช้อีเมลส่วนบุคคลของเธอโดยเฉพาะเพื่อให้เรื่องที่ท้าทายทางจริยธรรมออกจากระบบอีเมลของรัฐบาลอลาสก้าและนอกเหนือจากข้อกำหนดเกี่ยวกับเสรีภาพในการใช้ข้อมูล
ฉันไม่แน่ใจว่า 'ไม่ระบุตัวตน' สามารถเข้าถึงได้อย่างไร แต่ต้องปฏิบัติตาม หลักปฏิบัติที่ดีเมื่อสร้างรหัสผ่าน แม้แต่บัญชีส่วนบุคคลของคุณ แต่รหัสผ่านที่ปลอดภัยหรือไม่ใช้วิจารณญาณและปฏิบัติตามกฎเมื่อตัดสินใจว่าจะผสมผสานอีเมลส่วนบุคคลและธุรกิจ
แหล่งข้อมูลที่ยอดเยี่ยมอื่น ๆ เกี่ยวกับการรักษาความปลอดภัยอีเมลมีดังต่อไปนี้
- 5 เคล็ดลับในการเพิ่มความปลอดภัย Gmail ของคุณ
- อันตรายของข้อความตอบกลับอัตโนมัติในสำนักงาน
- ทำไมคุณถึงต้องการบัญชีอีเมล
หมายเหตุบรรณาธิการ: Andy O'Donnell ได้รับการอัปเดตแล้ว