วิธีการติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Word

เมื่อคุณต้องการส่งเอกสารที่คุณเขียนใน Microsoft Word เพื่อให้ผู้อื่นตรวจทานคุณจะสามารถตั้งค่าคุณลักษณะการติดตามการเปลี่ยนแปลงของ Word เพื่อบันทึกตำแหน่งที่คุณทำการเปลี่ยนแปลง จากนั้นคุณสามารถตรวจทานการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นและตัดสินใจว่าคุณต้องการยอมรับหรือปฏิเสธหรือไม่ นอกจากนี้คุณยังสามารถล็อกการเข้าถึง Track Changes เพื่อให้มั่นใจว่าคนอื่น ๆ จะไม่สามารถลบหรือเปลี่ยนแปลงการเปลี่ยนแปลงหรือความคิดเห็นของผู้อื่นได้

01 จาก 04

เปิดการติดตามการเปลี่ยนแปลง

ต่อไปนี้คือวิธีเปิดการติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Word 2007 และเวอร์ชันหลัง ๆ :

1. คลิกตัวเลือกเมนู ทบทวน
2. คลิก ติดตามการเปลี่ยนแปลง ในริบบิ้น
3. คลิก ติดตามการเปลี่ยนแปลง ในเมนูแบบเลื่อนลง

ถ้าคุณมี Word 2003 นี่คือวิธีเปิดใช้ Track Changes:

1. คลิกตัวเลือกเมนู มุมมอง
2. คลิก แถบเครื่องมือ
3. คลิก ตรวจทาน จากเมนูแบบเลื่อนลงเพื่อเปิดแถบเครื่องมือตรวจทาน
4. หากไอคอนติดตามการเปลี่ยนแปลงไม่ถูกไฮไลต์ให้คลิกที่ไอคอน (จากด้านขวาจากแถบเครื่องมือตรวจสอบ) ไอคอนจะถูกเน้นด้วยพื้นหลังสีส้มเพื่อให้คุณรู้ว่าคุณลักษณะนี้เปิดอยู่

ตอนนี้เมื่อคุณเริ่มต้นการติดตามคุณจะเห็นบรรทัดการเปลี่ยนแปลงในส่วนด้านซ้ายของหน้าเว็บทั้งหมดเมื่อทำการเปลี่ยนแปลง

02 จาก 04

ยอมรับและปฏิเสธการเปลี่ยนแปลง

ใน Word 2007 และรุ่นที่ใหม่กว่าคุณจะเห็นมุมมอง Simple Markup โดยค่าเริ่มต้นเมื่อคุณติดตามการเปลี่ยนแปลง ซึ่งหมายความว่าคุณจะเห็นบรรทัดการเปลี่ยนแปลงในขอบด้านซ้ายติดกับข้อความที่มีการเปลี่ยนแปลง แต่คุณจะไม่เห็นการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ในข้อความ

เมื่อคุณตัดสินใจที่จะยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงเอกสารที่คุณหรือบุคคลอื่นได้ทำนี่เป็นวิธีการทำเครื่องหมายการเปลี่ยนแปลงว่ายอมรับหรือปฏิเสธใน Word 2007 และรุ่นใหม่กว่า:

1. คลิกที่ประโยคหรือชุดข้อความที่มีการเปลี่ยนแปลง
2. คลิกตัวเลือกเมนู ทบทวน หากจำเป็น
3. คลิก ยอมรับ หรือ ปฏิเสธ ในแถบเครื่องมือ

ถ้าคุณคลิกยอมรับบรรทัดการเปลี่ยนแปลงจะหายไปและข้อความจะคงอยู่ ถ้าคุณคลิกปฏิเสธบรรทัดการเปลี่ยนแปลงจะหายไปและข้อความจะถูกลบ ในทั้งสองกรณี Track Changes จะย้ายไปสู่การเปลี่ยนแปลงครั้งถัดไปในเอกสารและคุณสามารถตัดสินใจได้ว่าต้องการยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงครั้งต่อไปหรือไม่

ถ้าคุณใช้ Word 2003 นี่คือสิ่งที่ต้องทำ:

1. เลือกข้อความที่แก้ไขแล้ว
2. เปิดแถบเครื่องมือตรวจทานตามที่คุณทำไว้ก่อนหน้าในบทความนี้
3. ในแถบเครื่องมือคลิก ยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลง
4. ในหน้าต่างยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงคลิก ยอมรับ เพื่อยอมรับการเปลี่ยนแปลงหรือคลิก ปฏิเสธ เพื่อปฏิเสธ
5. คลิกปุ่ม ค้นหาลูกศรขวา เพื่อไปที่การเปลี่ยนแปลงถัดไป
6. ทำซ้ำขั้นตอน 1-5 ตามต้องการ เมื่อดำเนินการเสร็จสิ้นให้ปิดหน้าต่างโดยคลิก ปิด

03 จาก 04

เปิดหรือปิดการติดตามการล็อก

คุณสามารถป้องกันไม่ให้ใครบางคนปิดการติดตามการเปลี่ยนแปลงด้วยการเปิดการติดตามการล็อกแล้วเพิ่มรหัสผ่านหากต้องการ รหัสผ่านเป็นตัวเลือก แต่คุณอาจต้องการเพิ่มในกรณีที่บุคคลอื่น ๆ ซึ่งตรวจทานเอกสารที่ผิดพลาด (หรือไม่) ลบหรือแก้ไขการเปลี่ยนแปลงของผู้แสดงความคิดเห็นอื่น ๆ

ต่อไปนี้คือวิธีการล็อกการติดตามใน Word 2007 และใหม่กว่า:

1. คลิกตัวเลือกเมนู ทบทวน หากจำเป็น
2. คลิก ติดตามการเปลี่ยนแปลง ในริบบิ้น
3. คลิก ล็อกการติดตาม
4. ในหน้าต่าง Lock Tracking พิมพ์รหัสผ่านในช่อง Enter Password
5. ป้อนรหัสผ่าน อีกครั้ง ในช่อง Reenter to Confirm
6. คลิก ตกลง

เมื่อเปิดใช้งานการติดตามการล็อกไม่มีใครสามารถปิดการติดตามการเปลี่ยนแปลงและไม่สามารถยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลง แต่สามารถแก้ไขหรือแสดงความคิดเห็นได้ นี่คือสิ่งที่ต้องทำเมื่อคุณพร้อมที่จะปิดการติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Word 2007 และรุ่นที่ใหม่กว่า:

1. ทำตามขั้นตอนสามขั้นตอนแรกในคำแนะนำด้านบน
2. ในหน้าต่างปลดล็อกการติดตามพิมพ์รหัสผ่านในช่อง รหัสผ่าน
3. คลิก ตกลง

ถ้าคุณมี Word 2003 นี่คือวิธีการล็อกการเปลี่ยนแปลงดังนั้นจึงไม่มีใครสามารถลบหรือแก้ไขการเปลี่ยนแปลงของบุคคลอื่นได้:

1. คลิกตัวเลือกเมนู Tools
2. คลิก Protect Document
3. ในบานหน้าต่างการ จำกัด รูปแบบและการแก้ไขที่ด้านขวาของหน้าจอให้คลิกกล่องกาเครื่องหมาย อนุญาตเฉพาะประเภทการแก้ไขในเอกสาร เท่านั้น
4. คลิก ไม่มีการเปลี่ยนแปลง (อ่านอย่างเดียว)
5. คลิกการ ติดตามที่ติดตาม ในเมนูแบบเลื่อนลง

เมื่อต้องการปิดการล็อกให้ทำซ้ำสามขั้นตอนแรกข้างต้นเพื่อลบข้อ จำกัด ในการแก้ไขทั้งหมด

หลังจากที่คุณปลดล็อกการติดตามการเปลี่ยนแปลงโปรดทราบว่า Track Changes ยังคงเปิดอยู่เพื่อให้คุณสามารถทำการเปลี่ยนแปลงเอกสารได้ต่อไป นอกจากนี้คุณยังสามารถยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงจากผู้ใช้รายอื่นที่มีการแก้ไขและ / หรือเขียนความคิดเห็นในเอกสาร

04 จาก 04

ปิดการติดตามการเปลี่ยนแปลง

ใน Word 2007 หรือใหม่กว่าคุณสามารถปิดการติดตามการเปลี่ยนแปลงด้วยวิธีใดวิธีหนึ่งจากสองวิธี อันดับแรกคือการทำตามขั้นตอนเดียวกับที่คุณทำเมื่อคุณเปิดการติดตามการเปลี่ยนแปลงไว้ และนี่คือตัวเลือกที่สอง:

1. คลิกตัวเลือกเมนู ทบทวน หากจำเป็น
2. คลิก ยอมรับ ใน ribbon
3. คลิก ยอมรับการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดและหยุดการติดตาม

ตัวเลือกที่สองจะทำให้มาร์คอัปทั้งหมดในเอกสารของคุณหายไป เมื่อคุณทำการเปลี่ยนแปลงและ / หรือเพิ่มข้อความมากขึ้นคุณจะไม่เห็นมาร์กอัพใด ๆ ปรากฏในเอกสารของคุณ

หากคุณมี Word 2003 ให้ปฏิบัติตามคำแนะนำเดียวกันกับที่คุณใช้เมื่อเปิดการติดตามการเปลี่ยนแปลง ข้อแตกต่างที่คุณเห็นก็คือไอคอนจะไม่ถูกเน้นสีอีกต่อไปซึ่งหมายความว่าคุณลักษณะนี้ปิดอยู่