การย้ายข้อความอีเมลไปยังโฟลเดอร์เป็นกระบวนการง่ายๆที่ช่วยจัดระเบียบอีเมลของคุณ (บางครั้งหลายร้อยหรือหลายพันราย)
คุณอาจต้องการย้ายอีเมลไปไว้ในโฟลเดอร์เพื่อจัดหมวดหมู่เป็นหัวข้อที่เกี่ยวข้องหรือเพื่อเก็บโฟลเดอร์เฉพาะที่อยู่ติดต่อไว้ในจดหมายทั้งหมดที่คุณได้รับจากบุคคลอื่น
วิธีบันทึกอีเมลไปยังโฟลเดอร์
ผู้ให้บริการอีเมลส่วนใหญ่ช่วยให้คุณสามารถลากข้อความไปยังโฟลเดอร์ที่คุณต้องการได้โดยตรง คนอื่น ๆ ที่ไม่สนับสนุนการลากและวางมักมีเมนูที่คุณสามารถเข้าถึงเพื่อย้ายข้อความไปที่อื่น นี่เป็นจริงสำหรับทั้งลูกค้าออนไลน์และคนที่ดาวน์โหลดได้
ตัวอย่างเช่นกับ Gmail และ Outlook Mail นอกเหนือจากการลากแล้วปล่อยคุณสามารถใช้เมนู Move to เพื่อเลือกโฟลเดอร์ที่เหมาะสมเพื่อย้ายข้อความ Yahoo! และ Mail.com ทำงานในลักษณะเดียวกันยกเว้นที่เมนูย้ายจะเรียกว่า Move ด้วย AOL Mail ในเมนู More> Move to
กับผู้ให้บริการส่วนใหญ่การย้ายอีเมลไปยังโฟลเดอร์สามารถทำได้จำนวนมากดังนั้นคุณจึงไม่จำเป็นต้องเลือกแต่ละข้อความด้วยตัวเอง ตัวอย่างเช่นใน Gmail คุณสามารถค้นหาคำหลักหรือที่อยู่อีเมลเฉพาะภายในจดหมายของคุณแล้วเลือกทั้งหมดเพื่อย้ายอีเมลจำนวนมากไปยังโฟลเดอร์อื่น ๆ ได้อย่างรวดเร็ว
วิธีการย้ายข้อความอีเมลโดยอัตโนมัติ
ดียิ่งขึ้นคือผู้ให้บริการบางรายอนุญาตให้คุณบันทึกอีเมลไปยังโฟลเดอร์โดยอัตโนมัติโดยใช้ตัวกรอง
คุณสามารถดูวิธีดำเนินการดังกล่าวได้หากทำตามลิงก์เหล่านี้ไปยังคำแนะนำสำหรับ Gmail, Microsoft Outlook, Outlook.com, Yahoo! และ GMX Mail
ผู้ให้บริการรายอื่นที่ไม่ได้ระบุไว้ที่นี่มีการตั้งค่าที่คล้ายกันเช่นตัวเลือกเมนู การตั้งค่า> ตัวกรองกฎ ของ Mail.com หรือตัวเลือก AOL Mail > Mail Settings> Filters and Alerts
วิธีการดาวน์โหลดอีเมลไปยังคอมพิวเตอร์ของคุณ
การบันทึกข้อความลงในโฟลเดอร์อาจหมายถึงการบันทึกไปยังโฟลเดอร์ ในคอมพิวเตอร์ของคุณ แทนที่จะใช้โปรแกรมรับส่งเมล นี่เป็นไปได้แน่นอนสำหรับอีเมลแต่ละฉบับ แต่อาจไม่ใช่ข้อความจำนวนมากและไม่ได้ทำงานเหมือนกันกับผู้ให้บริการแต่ละรายหรือเป็นคุณลักษณะที่ชัดเจนซึ่งได้รับการสนับสนุนจากบริการอีเมลทุกฉบับ
สำหรับผู้ให้บริการอีเมลรายใดก็ได้คุณสามารถพิมพ์หน้าเว็บของอีเมลเพื่อรับสำเนาแบบออฟไลน์ได้ นอกจากนี้คุณยังสามารถใช้ฟังก์ชันพิมพ์ / บันทึกในตัวเพื่อดาวน์โหลดข้อความลงในคอมพิวเตอร์ของคุณ
ตัวอย่างเช่นเมื่อเปิดข้อความ Gmail คุณสามารถใช้เมนูเพื่อเลือก แสดงต้นฉบับ ซึ่งจะให้ปุ่ม ดาวน์โหลดต้นฉบับ เพื่อบันทึกข้อความเป็นไฟล์ TXT หากต้องการดาวน์โหลดข้อความ Gmail ทุกฉบับที่คุณมี (หรือเพียงแค่ทำเครื่องหมายด้วยป้ายกำกับบางรายการ) ให้ใช้คุณลักษณะการออกไปข้างนอกของ Google
แม้ว่าจะไม่ เหมือนกับ Gmail แต่ถ้าคุณใช้ Outlook.com คุณสามารถบันทึกอีเมลลงใน OneNote ได้โดยง่ายซึ่งจะดาวน์โหลดไปที่แอป OneNote เดียวกันบนเดสก์ท็อปหรืออุปกรณ์เคลื่อนที่ของคุณ
อีกทางเลือกหนึ่งสำหรับบริการอีเมลคือการตั้งค่า อีเมลไคลเอ็นต์แบบออฟไลน์ เพื่อที่ว่าเมื่อข้อความถูกบันทึกลงในคอมพิวเตอร์ของคุณแล้วคุณสามารถส่งออกไฟล์เหล่านี้ไปยังไฟล์เดียวเพื่อวัตถุประสงค์ในการจัดเก็บหรือเพียงจัดเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ของคุณในกรณีที่เป็นไปได้ ออฟไลน์
กระบวนการอีเมลออฟไลน์นี้คล้ายกับคุณลักษณะในตัวที่นำเสนอแก่ผู้ใช้ Gmail ซึ่งเรียกว่า Google ออฟไลน์