คุณสามารถรับอีเมลทั้งหมดได้โดยการ จำกัด จำนวนอีเมลที่คุณต้องจัดการได้ตลอดเวลา
ถ้าคุณมีข้อความมากกว่าหนึ่งวัน ...
... ในกล่องจดหมายของคุณ "จัดการกับทุกข้อความในขณะที่มันมาถึง" การรับรองจะไม่ทำงานสำหรับคุณ
ไม่ใช่ความผิดของคุณ วิธีนี้สามารถใช้ได้กับผู้ที่มีงานเพียงอย่างเดียวคือตอบอีเมลให้เร็วที่สุด
โชคดีที่ถนนที่ต่างกันเล็กน้อยช่วยให้คุณทำงานได้อย่างต่อเนื่องโดยอีเมลยังคงตอบกลับภายในระยะเวลาอันสมควรไม่มีอีเมลค้างชำระเป็นเดือน ๆ และสามารถกำจัดอีเมลที่ค้างค้างได้ด้วย
ได้รับและอยู่ด้านบนของอีเมลของคุณได้อย่างง่ายดายโดยการจัดการกับมันในวันพรุ่งนี้
เพื่อรับมือกับอีเมลของคุณ:
- ละสายตาจากกล่องจดหมาย
- ตรวจสอบว่าได้ปิดการตรวจสอบจดหมายอัตโนมัติและมีการปิดประกาศจดหมายใหม่แล้ว
- จัดการกับจดหมายทั้งหมดที่เข้ามาเมื่อวาน ในหลาย ๆ ชุดตามที่เห็นสมควร
- กระบวนการที่น้อยลงจะดียิ่งขึ้น หากคุณรักษาอีเมลทั้งหมดของวันวานในครั้งเดียวคุณอาจใช้เวลาและความพยายามอย่างน้อยที่สุด
- กำหนดเวลาในการประมวลผลอีเมลของคุณ
- จัดการกับข้อความตามลำดับ
- ถ้าข้อความต้องการการวิจัยให้กำหนดเวลาการวิจัยนั้นสำหรับวันพรุ่งนี้และแจ้งให้ผู้ส่งทราบว่าคุณจะได้รับกลับมา หากจำเป็นต้องใช้งานมากขึ้นให้กำหนดเวลาในช่วงเวลานาน
- ตรวจสอบว่าคุณสามารถหา ข้อความต้นฉบับได้ เมื่องานเสร็จสิ้น ผู้ส่งและที่สำคัญที่สุดคือวันที่ที่ระบุไว้พร้อมกับงานควรจะเพียงพอ ใน Mac OS X Mail คุณยังสามารถใช้ LinkABoo
- คุณสามารถใช้ โฟลเดอร์อัจฉริยะ ที่แสดงเฉพาะข้อความที่มาถึงเมื่อวานนี้ใช้ธง (เช่นวันที่ระบุเป็นสีสลับ) หรือพึ่งพาการจัดเรียงตามวันที่มาถึง
- คุณสามารถตรวจสอบกล่องจดหมายของคุณเป็นระยะ ๆ สำหรับอีเมลที่ต้องการ การดำเนินการเร่งด่วน
ถ้างานของคุณต้องการคุณควรดำเนินการจดหมายบ่อยกว่ารายวันสามครั้งต่อวัน ไม่ว่าช่วงเวลาที่คุณเลือกองค์ประกอบที่สำคัญคือรายการอีเมลจะปิดไปยังรายการใหม่ ๆ ในขณะที่คุณทำงานอยู่
ทำไมต้องประมวลผลรายวันของกล่องจดหมายอีเมล?
ยกเว้นกรณีที่คุณต้องจัดการกับอีเมลบ่อยๆ แต่ขอเชิญคุณลองใช้การประมวลผลรายวันแม้ว่า มีประโยชน์เพิ่มเติม:
- คุณไม่ได้ตั้งค่าแบบอย่างของการตอบกลับในทันทีว่าเป็นข้อผูกมัดที่ไม่สามารถพบได้
- กำหนดการประจำวันเป็นเรื่องง่ายที่จะเก็บและจดจำ
- คุณสามารถเลือกเวลาที่เหมาะสำหรับแต่ละประเภทของข้อความได้
จัดการอีเมล์ที่ง่ายที่สุดก่อน!
แม้ว่านี้ไม่ปกติสไตล์ของคุณ,
- ลองทดสอบกับการรับข้อความที่ง่ายที่สุดจากทางแรก
เมื่อคุณได้รับอีเมลที่ท้าทายมากขึ้นความคืบหน้าอย่างต่อเนื่องได้สร้างความเชื่อมั่นให้กับพวกเขาแล้ว หากคุณสแกนได้อย่างรวดเร็วก่อนที่จะเริ่มต้นด้วยเรื่องง่ายคุณต้องใช้เวลาพอสมควรกับการแก้ปัญหาด้วย
จะเกิดอะไรขึ้นหากฉันพลาดวันที่ล้างกล่องจดหมายของฉัน
หากพลาดไม่กี่วันเนื่องจากเดินทางหรือวันหยุดไม่ต้องกังวลเรื่องนี้
- จัดการกับอีเมลราวกับว่าพวกเขามาถึงเมื่อวานนี้
มักจะผ่านสองวันหรือแม้แต่สัปดาห์ของอีเมลไม่ใช้เวลาทั้งหมดที่มีเวลาและความพยายามมากกว่าการจัดการในวันหนึ่ง
หากกองอีเมลสูงมากจนคุณไม่สามารถจัดการกับอีเมลได้ในหนึ่งวันให้กลยุทธ์อื่น ๆ ช่วยคุณ:
วิธีล้าง Backlog ของอีเมล
เพื่อกำจัดค้างในอีเมล:
- สร้างโฟลเดอร์ใหม่
- ย้ายอีเมลค้างทั้งหมดออกจากกล่องจดหมายของคุณไปยังโฟลเดอร์นั้น
- ทุกๆวันและก่อนสิ่งอื่น ๆ ทำอะไรกับอย่างน้อยหนึ่งข้อความในโฟลเดอร์ backlog
- คุณไม่ต้องตอบกลับ คุณไม่จำเป็นต้องยื่น ทำสิ่งที่แม้ว่า ค้นหาเว็บไซต์ที่อาจช่วยให้คุณสามารถตอบได้เช่น หรือค้นหา ที่อยู่อีเมล (หรือหมายเลข) ของใครบางคนที่สามารถช่วยคุณได้
- ในบางวันคุณจะทำอย่างน้อยที่สุด ที่ดี! ในหลาย ๆ คนคุณจะจัดการกับกองข้อความในครั้งเดียว ที่ดี!
- จัดการจดหมายใหม่ทั้งหมดข้างต้น
ฉันได้เรียนรู้กลยุทธ์เหล่านี้จาก Mark Doster's Do It Tomorrow: และความลับอื่น ๆ ของ Time Management (เปรียบเทียบราคา) หนังสือที่เยี่ยมยอดทั้งหมดหากคุณต้องการ ทำทุกอย่างให้เสร็จและยังมีเวลาเล่น (เปรียบเทียบราคา) - Mark Forster เป็นครั้งแรก งวดการจัดการ