กฎสำหรับผู้เชี่ยวชาญด้านอีเมล

Netiquette ที่คุณควรทราบ

แม้ว่าทุกคนจะใช้ อีเมล เพื่อการสื่อสารทางธุรกิจอย่างน้อยทุกเดือน แต่เราบางคนอาจใช้อีเมลเป็นเครื่องมือประจำวันในการทำงานอย่างมืออาชีพของเรา เราจะใช้อีเมลเพื่อสื่อสารกับลูกค้าเพื่อนร่วมทีมผู้บังคับบัญชาและการจ้างใหม่ที่เป็นไปได้หรือนายจ้างใหม่ที่เป็นไปได้ และใช่คนเหล่านี้จะตัดสินเราด้วยความสามารถของเราในการจัดทำข้อความที่เป็นลายลักษณ์อักษรอย่างชัดเจนและเป็นมืออาชีพ

มารยาททางอีเมลหรือ 'netiquette' เป็นเรื่องเกี่ยวกับ 27 ปีของเวิร์ลไวด์เว็บ Netiquette เป็นชุดหลักเกณฑ์ที่ได้รับการยอมรับอย่างกว้างขวางสำหรับวิธีแสดงความเคารพและความสามารถในอีเมลของคุณ น่าเสียดายที่มีผู้ที่ไม่เคยใช้เวลาในการเรียนรู้อีเมลที่เหมาะกับการตั้งค่าทางธุรกิจ ยิ่งแย่ลง: มีคนสับสนอีเมลเน็ตอิเควตที่มีรูปแบบข้อความและข้อความที่ไม่เป็นทางการ

อย่าปล่อยให้อีเมลที่สร้างขึ้นมาอย่างไม่ค่อยดีจะฆ่าความน่าเชื่อถือของคุณกับลูกค้าหรือหัวหน้าหรือนายจ้างที่มีศักยภาพ นี่คือกฎ netiquette อีเมลที่จะให้บริการคุณได้ดีและช่วยให้คุณรู้สึกลำบากใจในที่ทำงาน

01 จาก 10

ใส่ที่อยู่อีเมลเป็นสิ่งสุดท้ายที่คุณทำก่อนส่ง

นี้ดูเหมือนว่าเคาน์เตอร์ที่ใช้งานง่าย แต่นี้เป็นรูปแบบที่ดีเยี่ยม คุณรอจนกว่าจะถึงตอนท้ายของการเขียนและการตรวจทานก่อนที่คุณจะเพิ่ม อีเมล์แอดเดรส ลงในส่วนหัวของอีเมล เทคนิคนี้จะช่วยให้คุณประหยัดความลำบากในการส่งข้อความโดยไม่ตั้งใจเร็วเกินไปก่อนที่เนื้อหาและการพิสูจน์อักษรจะเสร็จสิ้น

นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับอีเมลอีกต่อไปที่มีเนื้อหาที่ละเอียดอ่อนเช่นการส่งใบสมัครงานตอบคำถามของลูกค้าหรือสื่อสารข่าวร้ายกับทีมของคุณ ในกรณีเหล่านี้การเลื่อนที่ อยู่อีเมล จะเพิ่มความปลอดภัยเมื่อคุณต้องก้าวออกไปจากอีเมลของคุณชั่วขณะหนึ่งเพื่อรวบรวมความคิดของคุณและซ้อมคำพูดของคุณในใจ

หากคุณตอบกลับอีเมลและพิจารณาเนื้อหาที่มีความละเอียดอ่อนเพียงแค่ลบที่อยู่อีเมลของผู้รับชั่วคราวจนกว่าคุณพร้อมที่จะส่งแล้วเพิ่มที่อยู่กลับ คุณสามารถตัดและวางที่อยู่อีเมลของผู้รับลงในไฟล์ Notepad หรือ OneNote เขียนอีเมลแล้วตัดและวางที่อยู่อีเมลกลับ

เชื่อเราในเรื่องนี้: บรรทัดที่อยู่อีเมลว่างในขณะที่การเขียนจะช่วยคุณประหยัดความเศร้าโศกในวันหนึ่ง!

02 จาก 10

ตรวจสอบว่าคุณส่งอีเมลถึงบุคคลที่ถูกต้องแล้ว

นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งหากคุณทำงานใน บริษัท ขนาดใหญ่หรือหน่วยงานรัฐบาล เมื่อคุณส่งอีเมลที่ละเอียดอ่อนไปยัง 'Mike' หรือ 'Heather' หรือ 'Mohammed' ซอฟต์แวร์อีเมลของคุณจะต้องการพิมพ์ที่อยู่แบบเต็มสำหรับคุณ ชื่อที่ได้รับความนิยมเช่นนี้จะมีผลมากมายใน สมุดที่อยู่ ของ บริษัท ของคุณและคุณอาจส่งคนที่ไม่สบายใจไปยังรองประธานของคุณหรือส่งคำตอบที่เป็นความลับสำหรับคนที่ลงบัญชี

ขอบคุณกฎ netiquette # 1 ข้างต้นคุณได้ยกเลิกการระบุที่อยู่แล้วจนจบการตรวจสอบที่ อยู่อีเมล ของผู้รับควรตรวจสอบที่ อยู่อีเมล ของผู้รับอย่างราบรื่นเป็นขั้นตอนสุดท้ายก่อนที่จะส่ง!

03 จาก 10

หลีกเลี่ยง "ตอบกลับทั้งหมด" โดยเฉพาะอย่างยิ่งใน บริษัท ขนาดใหญ่

เมื่อคุณได้รับการออกอากาศที่ส่งถึงหลายสิบคนก็ควรที่จะตอบกลับผู้ส่งเท่านั้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าเป็น บริษัท ที่ออกอากาศพร้อมรายการแจกจ่ายขนาดใหญ่

ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการทั่วไปส่งอีเมลถึง บริษัท ทั้งหมดเกี่ยวกับที่จอดรถในเขตภาคใต้และขอให้ทุกคนเคารพในแผงลอยที่มีเลขและกำหนดไว้ซึ่งพนักงานจ่ายเงิน ถ้าคุณคลิก "ตอบกลับทั้งหมด" และเริ่มบ่นว่าพนักงานคนอื่น ๆ บุกรุกรถส่วนตัวของคุณและขีดเขียนสีของคุณคุณอาจทำร้ายความก้าวหน้าในอาชีพของคุณโดยการกลายเป็น บริษัท shmuck

ไม่มีใครอยากได้รับข้อความที่ไม่ได้ใช้กับพวกเขา ยิ่งกว่านั้นไม่มีใครชื่นชมที่จะบ่นกับกลุ่มหรือได้ยินเรื่องความคับข้องใจส่วนตัวของคุณออกอากาศในรูปแบบการออกอากาศ

หลีกเลี่ยงความผิดพลาดนี้และใช้การตอบกลับของแต่ละบุคคลกับผู้ส่งเป็นการกระทำเริ่มต้นของคุณ ดูกฎข้อที่ 9 ด้านล่างด้วยเช่นกัน

04 จาก 10

ใช้คำทักทายอย่างมืออาชีพแทนคำพูดแบบธรรมดา

วิธีที่ดีที่สุดในการเริ่มต้นอีเมลมืออาชีพคือบางรุ่นดังต่อไปนี้:

1. บ่ายวันดีคุณจันทรา
2. สวัสดีทีมโครงการและอาสาสมัคร
3. สวัสดีเจนนิเฟอร์
4. สวัสดีตอนเช้าแพทริค

ในกรณีใดอย่าใช้ต่อไปนี้เพื่อเริ่มต้นอีเมลมืออาชีพ:

1. Hey,
2. Sup ทีม!
3. สวัสดีเจน
4. มอร์นินแพ็ต

การแสดงออกที่มีความหมายเช่น 'hey', 'yo', 'sup' อาจดูเหมือนเป็นมิตรและอบอุ่นสำหรับคุณ แต่จริงๆแล้วพวกเขาได้กัดกร่อนความน่าเชื่อถือของคุณในการตั้งธุรกิจ แม้ว่าคุณจะสามารถใช้การพูดคุยแบบเป็นลางสังหรณ์เหล่านี้ในการสนทนาได้เมื่อคุณมีสายสัมพันธ์ที่เชื่อถือได้กับคนอื่น ๆ การใช้คำเหล่านี้ในอีเมลธุรกิจเป็นความคิดที่ไม่ดี

นอกจากนี้รูปแบบที่ไม่ดียังใช้ทางลัดการสะกดเช่น 'mornin' เป็นรูปแบบที่ไม่ดีในการย่อชื่อของใครบางคน (เจนนิเฟอร์ -> เจน) เว้นแต่บุคคลนั้นได้ขอให้คุณทำอย่างนั้น

เช่นเดียวกับการสื่อสารทางธุรกิจที่ชาญฉลาดใด ๆ การฉลาดเกินกว่าที่จะเป็นทางการและแสดงให้เห็นว่าคุณเชื่อในมารยาทและความเคารพ

05 จาก 10

พิสูจน์อักษรทุกข้อความราวกับว่าชื่อเสียงระดับมืออาชีพของคุณขึ้นอยู่กับมัน

และชื่อเสียงของคุณถูกถอดออกได้ง่ายโดยไวยากรณ์ไม่ดีการสะกดผิดและคำที่ไม่เหมาะสม

ลองนึกภาพความชำนาญของคุณว่าจะส่งผลต่อความตั้งใจของคุณอย่างไรถ้าคุณตั้งใจจะส่ง " คุณต้องตรวจสอบ meth ของคุณ Ala " เมื่อคุณตั้งใจจะพูดว่า " คุณจำเป็นต้องตรวจสอบคณิตศาสตร์ของคุณแอลมา" หรือถ้าคุณพูดว่า " ฉันสามารถทำอะไรได้ ในวันพรุ่งนี้ " เมื่อคุณพูดว่า ' ฉันสามารถสัมภาษณ์ได้ในวันพรุ่งนี้ '

พิสูจน์อักษรทุกอีเมลที่คุณส่ง; ทำเช่นเดียวกับว่าชื่อเสียงระดับมืออาชีพของคุณขึ้นอยู่กับมัน

06 จาก 10

บรรทัดหัวเรื่องที่กระชับและชัดเจนจะบรรลุสิ่งมหัศจรรย์ (ช่วยให้คุณอ่าน)

หัวเรื่องเป็นทั้งชื่อสำหรับการสื่อสารและวิธีการสรุปและติดแท็กอีเมลของคุณเพื่อให้สามารถค้นหาได้ง่ายในภายหลัง ควรสรุปเนื้อหาและการดำเนินการที่ต้องการอย่างชัดเจน

ตัวอย่างเช่นบรรทัดเรื่อง: 'coffee' ไม่ชัดเจนนัก

ลองใช้ 'การกำหนดค่าตามความต้องการของพนักงาน: การตอบสนองของคุณจำเป็นต้องใช้'

ตัวอย่างเช่นบรรทัดหัวเรื่อง ' คำขอของคุณ ' มีความคลุมเครือมากเกินไป

ลองใช้บรรทัดหัวเรื่องที่ชัดเจนเช่น " คำขอใช้ที่จอดรถของคุณ: ต้องระบุรายละเอียดเพิ่มเติม"

07 จาก 10

ใช้เฉพาะแบบอักษรแบบคลาสสิกสองแบบ: Arial และ Times Roman variants พร้อมด้วยหมึกสีดำ

คุณสามารถเพิ่มใบหน้าแบบอักษรและสีของตัวอักษรที่มีสไตล์ลงในอีเมลของคุณเพื่อให้ดูน่าขนลุก แต่คุณสามารถใช้สีดำ 12 จุดหรือ 10 จุดหรือ Arial แบบ Times New Roman ได้ ตัวแปรที่คล้ายกันเช่น Tahoma หรือ Calibri ก็ดีเช่นกัน และถ้าคุณกำลังดึงดูดความสนใจไปยังวลีหรือสัญลักษณ์เฉพาะเจาะจงตัวอักษรสีแดงหรือตัวหนาจะมีประโยชน์ในการดูแล

ปัญหาคือเมื่ออีเมลของคุณเริ่มที่จะไม่ติดต่อกันและไม่มีการ โฟกัส หรือเริ่มถ่ายทอดทัศนคติที่ไม่ฝักใฝ่ฝ่ายใดหรือก่อกวนในส่วนของคุณ ในโลกของธุรกิจผู้คนต้องการการสื่อสารที่น่าเชื่อถือและชัดเจนไม่ย่อและไม่เสียสมบัติ

08 จาก 10

หลีกเลี่ยงการเยาะเย้ยและเสียงเชิงลบ / โหดเหี้ยมที่ค่าใช้จ่ายทั้งหมด

อีเมลไม่สามารถสื่อความหมายเกี่ยวกับการผันคำพูดและภาษากายได้เสมอ สิ่งที่คุณคิดว่าตรงและตรงไปตรงมาจริงๆแล้วอาจเป็นเรื่องที่รุนแรงและร้ายแรงเมื่อใส่ลงในอีเมลของคุณแล้ว ไม่ใช้คำว่า 'please' และ 'thank you' จะทำให้เกิด undercurrents เชิงลบ และสิ่งที่คุณคิดว่าตลกขบขันและแสงสว่างอาจส่งเป็นเรื่องหยาบคายและไม่สุภาพ

การส่งมอบความเคารพและความประพฤติที่น่าพอใจในอีเมลถือเป็นเรื่องที่ต้องปฏิบัติและมีประสบการณ์มากมาย ช่วยให้คุณอ่านอีเมลดังกล่าวกับตัวเองหรือแม้แต่คนอื่นก่อนที่จะส่ง ถ้ามีอะไรเกี่ยวกับอีเมลดูเหมือนว่าร้ายแรงหรือไม่ก็ให้เขียนใหม่

หากคุณยังคงติดอยู่กับวิธีสื่อความรู้สึกของสิ่งต่างๆในอีเมลจากนั้นให้พิจารณายกหูโทรศัพท์และส่งข้อความเป็นบทสนทนาอย่างจริงจัง

โปรดจำไว้ว่าอีเมลคือตลอดไปและเมื่อคุณส่งข้อความแล้วคุณจะไม่สามารถดึงข้อมูลกลับมาได้

09 จาก 10

สมมติว่าโลกจะอ่านอีเมลของคุณเพื่อวางแผนตาม

ในความเป็นจริงอีเมลเป็นแบบถาวร สามารถส่งต่อไปยังคนหลายร้อยคนภายในไม่กี่วินาที มันสามารถเรียกขึ้นโดยการบังคับใช้กฎหมายและผู้สอบบัญชีภาษีควรมีเคยมีการสอบสวน มันสามารถทำให้มันกลายเป็นข่าวหรือโซเชียลมีเดีย

นี่เป็นความรับผิดชอบที่กว้างขวางและน่ากลัว แต่ก็เป็นเรื่องที่เราทุกคนไหล่: สิ่งที่คุณเขียนในอีเมลอาจกลายเป็นความรู้สาธารณะได้ง่าย เลือกคำพูดของคุณอย่างระมัดระวังและถ้าคุณคิดว่ามีโอกาสที่จะกัดคุณกลับได้พิจารณาอย่างจริงจังว่าไม่ได้ส่งข้อความเลย

10 จาก 10

มักจะจบลงด้วยคำขอบคุณ 'ขอบคุณ' และการป้องกันลายเซ็น

พลังของสิ่งดีๆเช่น "ขอบคุณ" และ "กรุณา" เป็นเรื่องที่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ นอกจากนี้การเพิ่มลายเซ็นมืออาชีพของคุณเป็นเวลาหลายวินาทีเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับความใส่ใจในรายละเอียดของคุณและคุณเป็นเจ้าของการสื่อสารด้วยการประทับตราชื่อและข้อมูลการติดต่อของคุณ

สวัสดี Shailesh

ขอขอบคุณที่สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับบริการปักของเราที่ TGI Sportswear ฉันยินดีที่จะพูดคุยกับคุณทางโทรศัพท์เพื่อบอกข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวเลือกเสื้อกีฬาสำหรับทีมของคุณ เราอาจจะไปเยี่ยมชมโชว์รูมของเราได้ในปลายสัปดาห์นี้และเราสามารถแสดงตัวอย่างของเราได้ด้วยตัวเอง

ฉันสามารถโทรหาคุณได้กี่หมายเลข? ฉันพร้อมที่จะพูดคุยหลังจาก 13.00 น. ในวันนี้

ขอขอบคุณ,

Paul Giles
ผู้อำนวยการฝ่ายบริการลูกค้า
TGI, Incorporated
587 337 2088 | pgiles@tgionline.com
"การสร้างแบรนด์ของคุณคือจุดเน้นของเรา"