การสอนรายงานฐานข้อมูล Microsoft Access

ตารางฐานข้อมูลคือที่เก็บข้อมูลจริงของคุณ รายงานคือสิ่งที่ Microsoft Access รวมไว้เพื่อให้เราสามารถ ดู ข้อมูลดังกล่าวได้ดียิ่งขึ้นเช่นการนำเสนอรูปแบบที่พิมพ์ได้รายงานการจัดการหรือแม้กระทั่งเป็นข้อมูลสรุปง่ายๆเกี่ยวกับสิ่งที่ตารางแสดง

รายงานอาจมีหัวข้อส่วนหัวที่ใช้สำหรับชื่อหรือภาพที่สรุปว่าคอลัมน์แสดงและรายงานทุกฉบับต้องใช้ส่วนรายละเอียดที่เก็บข้อมูลที่มองเห็นได้จากฐานข้อมูล ท้ายกระดาษเป็นตัวเลือกที่สรุปข้อมูลจากส่วนรายละเอียดหรืออธิบายหมายเลขหน้า

ส่วนหัวและส่วนท้ายของกลุ่มได้รับอนุญาตซึ่งเป็นพื้นที่ที่กำหนดเองแยกต่างหากซึ่งคุณสามารถจัดกลุ่มข้อมูลของคุณได้

ด้านล่างนี้เป็นคำแนะนำในการสร้างรายงานที่จัดรูปแบบอาชีพโดยอัตโนมัติจากข้อมูลฐานข้อมูลของเรา มันเป็นเพียงไม่กี่ปุ่มออกไป

วิธีสร้างรายงานใน MS Access

ขั้นตอนในการสร้างรายงาน MS Access แตกต่างกันเล็กน้อยขึ้นอยู่กับรุ่นของ Access ที่คุณใช้:

Microsoft Access 2016

1. เมื่อเปิดตารางใน Access ให้ไปที่เมนู สร้าง แล้วเลือกปุ่ม รายงาน จากส่วน รายงาน \
2. จดส่วน เครื่องมือรายงานเค้าโครง ตอนนี้ไว้ที่ด้านบนของ Microsoft Access:
   1. การออกแบบ: จัดกลุ่มและจัดเรียงองค์ประกอบในรายงานเพิ่มข้อความและลิงก์แทรกหมายเลขหน้าและแก้ไขคุณสมบัติของแผ่นงานเหนือสิ่งอื่นใด
   2. จัดเรียง: ปรับตารางที่จะซ้อนกันแบบตาราง ฯลฯ ; ย้ายแถวและคอลัมน์ขึ้นลงหรือซ้ายและขวา; ผสานและแยกคอลัมน์และแถว ควบคุมอัตรากำไร และนำองค์ประกอบไปที่ "ด้านหน้า" หรือ "หลัง" ในรูปแบบการแบ่งชั้น
   3. รูปแบบ: รวมเครื่องมือจัดรูปแบบตัวประมวลผลคำแบบปกติเช่นตัวหนาตัวเอียงขีดเส้นใต้ข้อความสีพื้นหลังจำนวนและรูปแบบวันที่การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ฯลฯ
   4. ตั้งค่าหน้าเว็บ: ช่วยให้คุณปรับขนาดโดยรวมของเพจและสลับระหว่างแนวนอนและแนวตั้ง

Microsoft Access 2010

ถ้าคุณกำลังใช้ Access 2010 ให้ดูที่การสร้างรายงานใน Microsoft Access 2010 แทน

Microsoft Access 2000

สำหรับบทแนะนำนี้เกี่ยวกับ MS Access 2000 เท่านั้นเราจะใช้ฐานข้อมูลตัวอย่าง Northwind ดู วิธีการติดตั้งฐานข้อมูลตัวอย่าง Northwind ก่อนที่เราจะเริ่มต้นถ้าคุณยังไม่มีฐานข้อมูลนี้

1. เมื่อคุณเปิด Northwind แล้วคุณจะเห็นเมนูฐานข้อมูลหลัก ไปข้างหน้าและคลิกที่ รายงานการ เลือกเพื่อดูรายการรายงานต่างๆที่ Microsoft รวมอยู่ในฐานข้อมูลตัวอย่าง
   1. หากต้องการให้ดับเบิลคลิกที่ข้อมูลเหล่านี้และดูว่ามีรายงานแบบใดบ้างและข้อมูลประเภทต่างๆที่มีอยู่
2. เมื่อคุณพอใจกับความอยากรู้ของคุณแล้วคลิกปุ่ม ใหม่ และเราจะเริ่มกระบวนการสร้างรายงานตั้งแต่เริ่มต้น
3. หน้าจอถัดไปที่ปรากฏขึ้นจะขอให้คุณเลือกวิธีที่คุณต้องการใช้เพื่อสร้างรายงาน เราจะใช้ ตัวช่วยสร้างรายงาน ซึ่งจะนำเราไปสู่ขั้นตอนการสร้างทีละขั้นตอน
   1. หลังจากที่คุณได้ทำตามตัวช่วยสร้างแล้วคุณอาจต้องการกลับไปที่ขั้นตอนนี้และสำรวจความยืดหยุ่นที่ได้จากวิธีการสร้างอื่น ๆ
4. ก่อนออกจากหน้าจอนี้เราต้องการเลือกแหล่งที่มาของข้อมูลสำหรับรายงานของเรา ถ้าคุณต้องการดึงข้อมูลจากตารางเดียวคุณสามารถเลือกจากกล่องแบบเลื่อนลงได้ หรือสำหรับรายงานที่ซับซ้อนมากขึ้นเราสามารถเลือกที่จะตั้งรายงานของเราเกี่ยวกับผลลัพธ์ของข้อความค้นหาที่เราได้ออกแบบไว้ก่อนหน้านี้
   1. ตัวอย่างเช่นข้อมูลทั้งหมดที่เราต้องการจะอยู่ในตาราง Employees ดังนั้นเลือกตารางนี้และคลิก OK