ใช้ Microsoft Access ในธุรกิจขนาดเล็กของคุณ

บริษัท ส่วนใหญ่คุ้นเคยกับสิ่งที่สามารถทำได้ใน Microsoft Word และ Excel แต่การทำความเข้าใจว่า Microsoft Access สามารถทำอะไรได้บ้างก็ยากที่จะเข้าใจ ความคิดในการสร้างฐานข้อมูลและพยายามรักษามันดูเหมือนจะเป็นการใช้ทรัพยากรที่ไม่จำเป็น อย่างไรก็ตามสำหรับธุรกิจขนาดเล็กโปรแกรมนี้สามารถให้ประโยชน์ที่แตกต่างกันหลายประการโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพิจารณาถึงการเติบโตขององค์กรและองค์กร

Microsoft Access ช่วยให้ บริษัท ขนาดเล็กสามารถติดตามข้อมูลและโครงการได้ดีกว่า Excel หรือ Word การเข้าถึงอาจใช้เวลามากในการเรียนรู้มากกว่าแอพพลิเคชัน Microsoft ที่ใช้บ่อย แต่ก็มีมูลค่าเพิ่มมากที่สุดสำหรับการติดตามโครงการงบประมาณและการเติบโต ข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการดำเนินธุรกิจขนาดเล็กเพื่อการเปรียบเทียบและวิเคราะห์จะยังคงอยู่ในโปรแกรมเดียวทำให้ง่ายต่อการเรียกใช้รายงานและแผนภูมิมากกว่าโปรแกรมอื่น ๆ Microsoft มีแม่แบบจำนวนหนึ่งเพื่อให้กระบวนการเรียนรู้ง่ายขึ้นและผู้ใช้สามารถปรับแต่งแม่แบบได้ตามที่ต้องการ การทำความเข้าใจ พื้นฐานของ Microsoft Access สามารถช่วยให้ธุรกิจขนาดเล็กเห็นคุณค่าเต็มที่ในการดำเนินงานประจำวันของตน

หากคุณใช้สเปรดชีตอยู่แล้วคุณสามารถแปลงสเปรดชีต Excel ของคุณเป็นฐานข้อมูล Access ได้โดยง่าย

การดูแลรักษาข้อมูลลูกค้า

ฐานข้อมูลช่วยให้ธุรกิจสามารถติดตามข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดสำหรับลูกค้าแต่ละรายหรือลูกค้ารวมถึงที่อยู่ข้อมูลใบสั่งซื้อใบแจ้งหนี้และการชำระเงิน ตราบเท่าที่ฐานข้อมูลถูกเก็บไว้ในเครือข่ายที่พนักงานทุกคนสามารถเข้าถึงได้ผู้ใช้สามารถตรวจสอบข้อมูลว่าเป็นปัจจุบันได้ เนื่องจากข้อมูลลูกค้ามีความสำคัญต่อธุรกิจขนาดเล็กแต่ละฐานจึงสามารถรักษาความปลอดภัยได้ การเพิ่มฟอร์มลงในฐานข้อมูลจะช่วยให้ธุรกิจขนาดเล็กมีการป้อนข้อมูลอย่างสม่ำเสมอโดยพนักงานทุกคน

เมื่อผู้ใช้คุ้นเคยกับโปรแกรมจะสามารถเพิ่มองค์ประกอบที่ซับซ้อนมากขึ้นเช่นการทำแผนที่ไปยังที่อยู่ของไคลเอ็นต์ วิธีนี้ช่วยให้พนักงานตรวจสอบที่อยู่สำหรับลูกค้าใหม่หรือวางแผนเส้นทางสำหรับการจัดส่ง นอกจากนี้ยังช่วยให้ธุรกิจสามารถสร้างใบแจ้งหนี้และสามารถส่งอีเมลหรือจดหมายธรรมดาและสามารถติดตามเวลาและวิธีการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ การอัปเดตและเก็บข้อมูลลูกค้าใน Access มีความน่าเชื่อถือมากกว่าสเปรดชีตหรือเอกสาร Word และทำให้การจัดการข้อมูลนั้นมีความคล่องตัว

การติดตามข้อมูลทางการเงิน

ธุรกิจจำนวนมากซื้อซอฟต์แวร์เฉพาะสำหรับการติดตามการเงิน แต่สำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่ไม่เพียง แต่ไม่จำเป็นเท่านั้น แต่ก็มีแนวโน้มที่จะสร้างงานพิเศษ นอกเหนือจากความสามารถในการสร้างและติดตามใบแจ้งหนี้แล้วค่าใช้จ่ายและธุรกรรมทั้งหมดจะถูกบันทึกผ่านโปรแกรมเดียวกัน สำหรับ บริษัท ที่มี Microsoft Office Suite เต็มรูปแบบรวมทั้ง Outlook และ Access ระบบเตือนการชำระเงินใน Outlook สามารถเชื่อมโยงกับฐานข้อมูลได้ เมื่อการแจ้งเตือนปรากฏขึ้นผู้ใช้สามารถชำระเงินที่จำเป็นป้อนข้อมูลใน Access จากนั้นปิดการเตือนความจำ

อาจจำเป็นต้องซื้อซอฟต์แวร์ที่มีความซับซ้อนมากขึ้นเมื่อธุรกิจเติบโตขึ้นและธุรกิจเหล่านั้นมีข้อได้เปรียบหากข้อมูลทางการเงินทั้งหมดของพวกเขาเก็บอยู่ใน Access โปรแกรมอื่น ๆ อีกมากมายสามารถรองรับข้อมูลที่ส่งออกจาก Access ทำให้สามารถย้ายข้อมูลได้ง่ายขึ้นเมื่อถึงเวลา

การจัดการการตลาดและการขาย

หนึ่งในวิธีที่ใช้งานง่ายที่สุด แต่มีประสิทธิภาพในการใช้ Access คือการตรวจสอบข้อมูลการตลาดและการขาย ด้วยข้อมูลลูกค้าที่มีอยู่แล้วที่เก็บไว้ในฐานข้อมูลแล้วคุณสามารถส่งอีเมลใบปลิวคูปองและโพสต์ประจำไปยังผู้ที่สนใจในการขายหรือข้อเสนอพิเศษได้โดยง่าย ธุรกิจขนาดเล็กสามารถติดตามจำนวนลูกค้าที่มีอยู่ตอบสนองต่อแคมเปญการตลาดได้

สำหรับลูกค้าใหม่คุณสามารถสร้างและตรวจสอบแคมเปญทั้งหมดได้จากที่เดียว การทำเช่นนี้ทำให้พนักงานเข้าใจได้ง่ายขึ้นและสิ่งที่ต้องทำหรือสิ่งที่จำเป็นต่อไปนี้เป็นสิ่งที่จำเป็น

การติดตามการผลิตและสินค้าคงคลัง

เช่นเดียวกับการติดตามลูกค้าการติดตามข้อมูลเกี่ยวกับพื้นที่โฆษณาทรัพยากรและสต็อคเป็นสิ่งสำคัญสำหรับธุรกิจใด ๆ การเข้าถึงช่วยให้สามารถป้อนข้อมูลในการจัดส่งไปยังคลังสินค้าได้อย่างง่ายดายและทราบเมื่อมีเวลาสั่งซื้อผลิตภัณฑ์มากขึ้น นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับผู้ผลิตที่ต้องการทรัพยากรที่หลากหลายเพื่อให้ผลิตภัณฑ์เสร็จสมบูรณ์เช่นชิ้นส่วนเครื่องบินหรือส่วนผสมยาที่ใช้งานอยู่

แม้แต่อุตสาหกรรมบริการจะต้องเก็บสินค้าคงคลังไว้และการมีข้อมูลทั้งหมดในที่เดียวทำให้ง่ายต่อการดูว่าคอมพิวเตอร์ใดได้รับมอบหมายให้พนักงานคนใดหรือพิจารณาเมื่ออุปกรณ์สำนักงานต้องการได้รับการอัพเกรด ไม่ว่าจะเป็นยานพาหนะติดตามหมายเลขโทรศัพท์มือถือหมายเลขประจำตัวข้อมูลการลงทะเบียนแฟ้มบันทึกของผู้ใช้หรือช่วงอายุของฮาร์ดแวร์ธุรกิจขนาดเล็กจะสามารถติดตามฮาร์ดแวร์ได้ง่ายขึ้น

นอกเหนือจากฮาร์ดแวร์ธุรกิจจำเป็นต้องสามารถติดตามซอฟต์แวร์ได้ จากการลงทะเบียนและจำนวนคอมพิวเตอร์ที่ได้รับอนุญาตให้ใช้ซอฟต์แวร์กับข้อมูลเวอร์ชันและผู้ใช้นั้นจำเป็นอย่างยิ่งที่ธุรกิจจะสามารถดึงข้อมูลเกี่ยวกับการกำหนดค่าปัจจุบันของตนได้อย่างรวดเร็วและถูกต้อง การสิ้นสุดการสนับสนุน Windows XP เป็นจุดแข็งที่เตือนให้เห็นว่าเหตุใดจึงควรทราบว่าซอฟต์แวร์และระบบปฏิบัติการใดที่อยู่ในเครื่องคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ทางธุรกิจ

การเรียกใช้รายงานและการวิเคราะห์

บางทีด้านที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดของ Access คือความสามารถของผู้ใช้ในการสร้างรายงานและแผนภูมิจากข้อมูลทั้งหมด ความสามารถในการรวบรวมข้อมูลทั้งหมดที่เก็บไว้ในฐานข้อมูลที่แตกต่างกันคือสิ่งที่ทำให้ Microsoft Access เป็นโรงไฟฟ้าสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก ผู้ใช้สามารถสร้างรายงานที่เปรียบเทียบค่าใช้จ่ายของทรัพยากรกับการกำหนดราคาปัจจุบันสร้างแผนภูมิที่แสดงจำนวนหุ้นที่เหลืออยู่สำหรับแคมเปญการตลาดที่กำลังจะเกิดขึ้นหรือเรียกใช้การวิเคราะห์เพื่อระบุว่าลูกค้ารายใดที่อยู่เบื้องหลังการชำระเงิน ด้วยความรู้เล็กน้อยเกี่ยวกับข้อความค้นหาธุรกิจขนาดเล็กสามารถควบคุมการดูข้อมูลได้

ยิ่งไปกว่านั้น Microsoft Access สามารถเชื่อมโยงกับผลิตภัณฑ์ Microsoft อื่น ๆ ได้ ธุรกิจขนาดเล็กสามารถตรวจสอบรายงานค้นหาข้อมูลลูกค้าและสร้างใบแจ้งหนี้ใน Word จดหมายเวียนสามารถสร้างจดหมายโพสต์แบบปกติในขณะที่ผู้ใช้สร้างอีเมลใน Outlook ได้พร้อม ๆ กัน ข้อมูลสามารถส่งออกไปยัง Excel เพื่อดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้จากรายละเอียดและจากนั้นจะถูกส่งไปยัง PowerPoint เพื่อนำเสนอ การรวมเข้ากับผลิตภัณฑ์ Microsoft อื่น ๆ ทั้งหมดอาจเป็นเหตุผลที่ดีที่สุดในการใช้ Access เพื่อรวบรวมข้อมูลทั้งหมดของธุรกิจ