Microsoft Access มีองค์ประกอบหลัก 3 ส่วนคือตารางแบบสอบถามและแบบฟอร์ม
บริษัท ใด ๆ ที่ถูกครอบงำด้วยปริมาณข้อมูลขนาดใหญ่ที่ต้องติดตามหรือโดยระบบที่ใช้การจัดเก็บเอกสารเอกสารหรือสเปรดชีตเพื่อติดตามข้อมูลที่สำคัญจะได้รับประโยชน์จากการเปลี่ยนไปใช้ระบบการจัดการข้อมูล ระบบฐานข้อมูลเช่น Microsoft Access 2010 อาจเป็นสิ่งที่ บริษัท ต้องการ
ฐานข้อมูลคืออะไร?
ในระดับพื้นฐานที่สุดฐานข้อมูลคือชุดข้อมูลที่จัดไว้ ระบบจัดการฐานข้อมูล (DBMS) เช่น Microsoft Access จะมีเครื่องมือซอฟต์แวร์ที่คุณต้องการจัดระเบียบข้อมูลนั้นอย่างยืดหยุ่น รวมถึงสิ่งอำนวยความสะดวกในการเพิ่มแก้ไขและลบข้อมูลจากฐานข้อมูลถามคำถามเกี่ยวกับข้อมูลที่เก็บอยู่ในฐานข้อมูลและจัดทำรายงานสรุปเนื้อหาที่เลือก
คอมโพเนนต์ของ Microsoft Access 2010
Microsoft Access 2010 ให้ผู้ใช้โซลูชัน DBMS ที่เรียบง่ายและยืดหยุ่น ผู้ใช้ผลิตภัณฑ์ไมโครซอฟต์ใช้ภาพลักษณ์และรูปลักษณ์ของ Windows ที่คุ้นเคยและผนวกกับผลิตภัณฑ์ครอบครัวอื่น ๆ ของ Microsoft Office
องค์ประกอบหลักสามส่วนของ Access ที่ผู้ใช้ ฐานข้อมูล ส่วนใหญ่เผชิญคือตารางแบบสอบถามและแบบฟอร์ม ถ้าคุณเพิ่งเริ่มต้นด้วย Access และยังไม่มีฐานข้อมูล Access โปรดอ่านเกี่ยวกับการสร้างฐานข้อมูล Access 2010 จาก Scratch
ตารางเป็นบล็อกอาคาร
ตารางเป็นส่วนพื้นฐานของฐานข้อมูลใด ๆ หากคุณคุ้นเคยกับสเปรดชีตคุณจะเห็นตารางฐานข้อมูลคล้ายกัน ตารางฐานข้อมูลทั่วไป อาจมีข้อมูลของพนักงานรวมถึงลักษณะเช่นชื่อวันเดือนปีเกิดและชื่อ อาจมีโครงสร้างดังนี้
- รหัสพนักงาน
- นามสกุล
- ชื่อจริง
- หัวข้อ
- คำอวยพร
- วันที่เกิด
ตรวจสอบการสร้างตารางและคุณจะพบว่าแต่ละคอลัมน์ของตารางตรงกับลักษณะเฉพาะของพนักงานหรือแอตทริบิวต์ในฐานข้อมูล แต่ละแถวจะตรงกับพนักงานคนใดคนหนึ่งและมีข้อมูลของเขา นั่นคือทั้งหมดที่มีให้ ถ้าช่วยได้ให้คิดถึงแต่ละตารางเป็นรายการข้อมูลสเปรดชีต
แบบสอบถามเรียกดูข้อมูล
ฐานข้อมูลที่จัดเก็บข้อมูลจะไม่มีประโยชน์ คุณต้องใช้วิธีการในการดึงข้อมูลด้วย ถ้าคุณเพียงต้องการเรียกคืนข้อมูลที่เก็บไว้ในตาราง Microsoft Access ช่วยให้คุณสามารถเปิดตารางและเลื่อนดูระเบียนที่อยู่ภายในได้ อย่างไรก็ตามพลังที่แท้จริงของฐานข้อมูลอยู่ในความสามารถในการตอบคำถามที่ซับซ้อน เข้าถึงคำค้นหาให้ความสามารถในการรวมข้อมูลจากหลายตารางและวางเงื่อนไขเฉพาะสำหรับข้อมูลที่ดึงมา
ลองจินตนาการว่าองค์กรของคุณต้องการวิธีง่ายๆในการสร้างรายการผลิตภัณฑ์เหล่านั้นที่ขายอยู่ในราคาที่สูงกว่าราคาเฉลี่ยของพวกเขา หากคุณเพียงแค่เรียกตารางข้อมูลผลิตภัณฑ์การตอบสนองงานนี้จะต้องมีการจัดเรียงข้อมูลจำนวนมากผ่านทางข้อมูลและทำการคำนวณด้วยมือ อย่างไรก็ตามพลังของ Query ช่วยให้คุณสามารถขอให้ Access คืนเฉพาะระเบียนที่ตรงกับเงื่อนไขการกำหนดราคาโดยเฉลี่ยเหนือกว่า นอกจากนี้คุณสามารถสั่งให้ฐานข้อมูลแสดงเฉพาะชื่อและราคาต่อหน่วยของรายการเท่านั้น
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับพลังของแบบสอบถามฐานข้อมูลใน Access อ่านการสร้างแบบสอบถามแบบธรรมดาใน Microsoft Access 2010
แบบฟอร์มแทรกข้อมูล
จนถึงตอนนี้คุณได้อ่านเกี่ยวกับแนวคิดเบื้องหลังการจัดข้อมูลในฐานข้อมูลและเรียกค้นข้อมูลจากฐานข้อมูล คุณยังต้องใช้กลไกในการวางข้อมูลลงในตารางก่อน Microsoft Access มีสองกลไกหลักเพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้ วิธีแรกคือการเรียกตารางในหน้าต่างโดยดับเบิลคลิกที่ จากนั้นเพิ่มข้อมูลที่ด้านล่างของตารางเช่นเดียวกับที่คุณจะเพิ่มข้อมูลลงในสเปรดชีต
Access ยังให้รูปแบบฟอร์มที่ใช้งานง่าย อินเตอร์เฟซช่วยให้ผู้ใช้ป้อนข้อมูลในรูปแบบกราฟิกและมีข้อมูลที่โปร่งใสผ่านไปยังฐานข้อมูล วิธีนี้จะข่มขู่น้อยลงสำหรับ ผู้ดำเนินการป้อนข้อมูล แต่ต้องใช้งานผู้ดูแลระบบฐานข้อมูลเพียงเล็กน้อย สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมโปรดอ่านการสร้างฟอร์มใน Access 2010
รายงานการเข้าถึงของ Microsoft
รายงานให้ความสามารถในการจัดทำข้อมูลสรุปที่มีรูปแบบที่น่าสนใจของข้อมูลที่มีอยู่ในตารางและข้อความค้นหาอย่างน้อยหนึ่งชุด ด้วยการใช้เทคนิคทางลัดและเทมเพลตผู้ใช้ฐานข้อมูลที่มีความรู้สามารถสร้างรายงานได้ภายในไม่กี่นาที
สมมติว่าคุณต้องการสร้างแคตตาล็อกเพื่อแบ่งปันข้อมูลผลิตภัณฑ์กับลูกค้าปัจจุบันและที่คาดหวัง ข้อมูลประเภทนี้สามารถเรียกค้นจากฐานข้อมูลได้โดยใช้การสอบถามอย่างรอบคอบ อย่างไรก็ตามข้อมูลจะถูกนำเสนอในรูปแบบตาราง - ไม่ใช่เอกสารการตลาดที่น่าสนใจที่สุด รายงานช่วยให้สามารถรวมกราฟิกการจัดรูปแบบที่น่าสนใจและการแบ่งหน้าได้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมให้ดูที่การสร้างรายงานใน Access 2010