แบบฟอร์มการป้อนข้อมูลของ Excel

คำแนะนำทีละขั้นตอนสำหรับป้อนข้อมูล

การใช้รูปแบบการป้อน ข้อมูลของ Excel เป็นวิธีที่ง่ายและรวดเร็วในการป้อน ข้อมูล ลงใน ฐานข้อมูล Excel

การใช้แบบฟอร์มช่วยให้คุณสามารถ:

• เริ่ม ตาราง ฐานข้อมูลใหม่หรือเพิ่ม ระเบียน ใหม่ลงใน ตาราง ที่มีอยู่
• เลื่อนดูระเบียนข้อมูลทีละรายการ
• ค้นหาระเบียนที่มีข้อมูลเฉพาะ
• แก้ไขหรือลบระเบียนแต่ละรายการตามต้องการ

เกี่ยวกับการเพิ่มรูปแบบรายการป้อนข้อมูลลงในแถบเครื่องมือการเข้าถึงด่วน

แบบฟอร์มการป้อนข้อมูลเป็นเครื่องมือข้อมูลภายในของ Excel เมื่อต้องการใช้สิ่งที่คุณต้องทำคือให้ส่วนหัวของ คอลัมน์ ที่จะใช้ในฐานข้อมูลของคุณคลิกที่ไอคอนแบบฟอร์มและ Excel จะทำส่วนที่เหลือ

เพื่อให้สิ่งต่างๆมีความท้าทายมากขึ้นอย่างไรก็ตามตั้งแต่ Excel 2007 Microsoft ได้เลือกที่จะไม่ใส่ไอคอน Form บนริบบิ้น

ขั้นตอนแรกในการใช้แบบฟอร์มการป้อนข้อมูลคือการเพิ่มไอคอนแบบฟอร์มลงในแถบเครื่องมือการเข้าถึงด่วนเพื่อให้เราสามารถใช้งานได้

นี่คือการดำเนินงานเพียงครั้งเดียว ไอคอนรูปแบบจะยังคงปรากฏอยู่ในแถบเครื่องมือการเข้าถึงด่วน

การค้นหาปุ่มป้อนข้อมูลแบบฟอร์ม

แถบเครื่องมือการเข้าถึงด่วนใช้เพื่อจัดเก็บทางลัดไปยังคุณลักษณะที่ใช้บ่อยใน Excel นอกจากนี้ยังเป็นที่ที่คุณสามารถเพิ่มทางลัดไปยังคุณลักษณะ Excel ที่ไม่สามารถใช้งานได้บนริบบิ้น

หนึ่งในคุณสมบัติเหล่านี้คือแบบฟอร์มการป้อนข้อมูล

แบบฟอร์มข้อมูลเป็นวิธีที่รวดเร็วและง่ายในการเพิ่มข้อมูลลงในตารางฐานข้อมูล Excel

ด้วยเหตุผลบางประการ Microsoft เลือกที่จะไม่เพิ่มฟอร์มลงในหนึ่งในแท็บของริบบิ้นที่ขึ้นต้นด้วย Excel 2007

ด้านล่างนี้เป็นขั้นตอนที่จะแสดงวิธีการเพิ่มไอคอนแบบฟอร์มลงในแถบเครื่องมือด่วน

เพิ่มฟอร์มข้อมูลลงในแถบเครื่องมือการเข้าถึงด่วน

1. คลิกที่ ลูกศรลง ที่ส่วนท้ายของแถบเครื่องมือการเข้าถึงด่วนเพื่อเปิดเมนูแบบเลื่อนลง
2. เลือก More Commands จากรายการเพื่อเปิด กล่องโต้ตอบ Customize the Quick Access Toolbar
3. คลิกที่ลูกศรลงที่ส่วนท้ายของ คำสั่งเลือกจาก บรรทัดเพื่อเปิดเมนูแบบเลื่อนลง
4. เลือก คำสั่งทั้งหมด จากรายการเพื่อดูคำสั่งทั้งหมดที่มีอยู่ใน Excel 2007 ในบานหน้าต่างด้านซ้าย
5. เลื่อนดูรายการตามตัวอักษรเพื่อค้นหาคำสั่ง Form
6. คลิกที่ปุ่ม Add ระหว่างบานหน้าต่างคำสั่งเพื่อเพิ่มคำสั่ง Form to the Quick Access Toolbar
7. คลิก ตกลง

ขณะนี้ควรเพิ่มปุ่มฟอร์มลงในแถบเครื่องมือด่วน

การเพิ่มชื่อฟิลด์ฐานข้อมูล

ตามที่กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ทั้งหมดที่เราต้องทำเพื่อใช้แบบฟอร์มการป้อนข้อมูลใน Excel คือการให้ส่วนหัวของคอลัมน์หรือชื่อเขตข้อมูลที่จะใช้ในฐานข้อมูลของเรา

วิธีที่ง่ายที่สุดในการเพิ่มชื่อฟิลด์ลงในฟอร์มคือพิมพ์ลงใน เซลล์ ในแผ่นงานของคุณ คุณสามารถใส่ชื่อฟิลด์ได้ถึง 32 ชื่อในแบบฟอร์ม

ป้อนส่วนหัวต่อไปนี้ลงในเซลล์ A1 ถึง E1:

รหัสนักศึกษา
นามสกุล
แรกเริ่ม
อายุ
โครงการ

การเปิดแบบฟอร์มการป้อนข้อมูล

การเปิดแบบฟอร์มการป้อนข้อมูล

1. คลิกที่เซลล์ A2 เพื่อให้ เซลล์ที่ใช้งานอยู่
2. คลิก ไอคอนแบบฟอร์ม ที่เพิ่มลงในแถบเครื่องมือการเข้าถึงด่วนในหน้า 2
3. การคลิกที่ไอคอนแบบฟอร์มจะแสดงกล่องข้อความจาก Excel ที่มีหลายตัวเลือกที่เกี่ยวข้องกับการเพิ่มหัวเรื่องลงในแบบฟอร์ม
4. เนื่องจากเราได้พิมพ์ชื่อฟิลด์ที่เราต้องการใช้เป็นส่วนหัวทั้งหมดที่เราต้องทำคือ คลิกตกลง ในกล่องข้อความ
5. แบบฟอร์มที่มีชื่อฟิลด์ทั้งหมดควรปรากฏบนหน้าจอ

การเพิ่มระเบียนข้อมูลด้วยแบบฟอร์ม

การเพิ่มระเบียนข้อมูลด้วยแบบฟอร์ม

เมื่อส่วนหัวข้อมูลได้รับการเพิ่มลงในแบบฟอร์มการเพิ่มระเบียนลงในฐานข้อมูลเป็นเพียงเรื่องของการพิมพ์ข้อมูลตามลำดับที่ถูกต้องลงในฟิลด์ของฟอร์ม

ตัวอย่างบันทึก

เพิ่มระเบียนต่อไปนี้ลงในฐานข้อมูลโดยป้อนข้อมูลลงในฟิลด์ฟอร์มถัดจากหัวเรื่องที่ถูกต้อง คลิกปุ่ม ใหม่ หลังจากป้อนระเบียนแรกเพื่อล้างเขตข้อมูลสำหรับระเบียนที่สอง

1. StudentID : SA267-567
   นามสกุล : Jones
   เริ่มต้น : B
   อายุ : 21
   หลักสูตร : ภาษา
   
   StudentID : SA267-211
   นามสกุล : Williams
   Initial : J.
   อายุ : 19
   หลักสูตร : วิทยาศาสตร์

เคล็ดลับ: เมื่อป้อนข้อมูลที่คล้ายกันมากเช่นหมายเลขประจำตัวนักเรียน (เฉพาะตัวเลขหลังเครื่องหมายขีดกลางต่างกัน) ให้ใช้สำเนาและวางเพื่อเพิ่มความเร็วและทำให้การป้อนข้อมูลง่ายขึ้น

เมื่อต้องการเพิ่มระเบียนที่เหลือลงในฐานข้อมูลบทแนะนำให้ใช้แบบฟอร์มเพื่อป้อนข้อมูลที่เหลือทั้งหมดในภาพด้านบนลงในเซลล์ A4 ถึง E11

การเพิ่มระเบียนข้อมูลด้วยฟอร์ม (con't)

เมื่อต้องการเพิ่มระเบียนที่เหลือลงในฐานข้อมูลบทแนะนำให้ใช้แบบฟอร์มเพื่อป้อนข้อมูลที่เหลือทั้งหมดในภาพที่นี่ลงในเซลล์ A4 ถึง E11

การใช้เครื่องมือข้อมูลของฟอร์ม

ปัญหาใหญ่ ๆ เกี่ยวกับฐานข้อมูลคือการรักษาความสมบูรณ์ของข้อมูลเนื่องจากไฟล์เติบโตขึ้น นี้ต้องการ:

• แก้ไขข้อผิดพลาดของข้อมูลหรืออัปเดตข้อมูลแต่ละระเบียน
• ลบเร็กคอร์ดที่ล้าสมัยหรือซ้ำซ้อน

แบบฟอร์มการป้อนข้อมูลมีเครื่องมือหลายอย่างอยู่ทางด้านขวามือซึ่งทำให้สามารถค้นหาและแก้ไขหรือลบระเบียนจากฐานข้อมูลได้ง่าย

เครื่องมือเหล่านี้คือ:

• ปุ่ม ค้นหาก่อนหน้า และ ค้นหาถัดไป - เหล่านี้ช่วยให้คุณสามารถเลื่อนไปข้างหน้าและย้อนกลับไปยังฐานข้อมูลหนึ่งระเบียนในแต่ละครั้ง
• ปุ่ม ลบ - ใช้เพื่อลบระเบียนจากฐานข้อมูล
• ปุ่ม Restore - สามารถใช้ปุ่มนี้เพื่อยกเลิกการเปลี่ยนแปลงของระเบียนที่กำลังแก้ไขได้ บางครั้งเราทำการเปลี่ยนแปลงที่ไม่ถูกต้องในการบันทึกหรือแก้ไขบันทึกที่ไม่ถูกต้องทั้งหมด ถ้าใช่ปุ่ม restore สามารถใช้เพื่อยกเลิกการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นได้
• หมายเหตุ: ปุ่มคืนค่าจะทำงานได้ตราบเท่าที่ระเบียนมีอยู่ในฟอร์ม ทันทีที่คุณเข้าถึงระเบียนอื่นหรือปิดแบบฟอร์มปุ่มการเรียกคืนจะไม่ใช้งาน
• ปุ่ม เกณฑ์ อนุญาตให้คุณสามารถค้นหาฐานข้อมูลสำหรับบันทึกตามเกณฑ์ที่เฉพาะเจาะจงเช่นชื่ออายุหรือโปรแกรม ตัวอย่างของการใช้ปุ่มเกณฑ์จะอยู่ในขั้นตอนต่อไปของบทแนะนำ

การค้นหาระเบียนโดยใช้ชื่อฟิลด์เดียว

ปุ่มเกณฑ์อนุญาตให้คุณค้นหาฐานข้อมูลสำหรับระเบียนโดยใช้ชื่อฟิลด์อย่างน้อยหนึ่งชื่อเช่นชื่ออายุหรือโปรแกรม

การค้นหาระเบียนโดยใช้ชื่อฟิลด์เดียว

1. คลิกที่ปุ่ม เกณฑ์ ในแบบฟอร์ม
2. คลิกที่ปุ่มเกณฑ์จะลบเขตข้อมูลฟอร์มทั้งหมด แต่จะไม่ลบข้อมูลใด ๆ ออกจากฐานข้อมูล
3. คลิกที่ฟิลด์ Program (โปรแกรม) และพิมพ์ Arts (ศิลปะ) ตามที่เราต้องการค้นหาสำหรับนักเรียนทุกคนที่ลงทะเบียนเรียนในหลักสูตร Arts ที่วิทยาลัย
4. คลิกปุ่ม ค้นหาถัดไป บันทึกสำหรับ H. Thompson ควรปรากฏในแบบฟอร์มที่เธอลงทะเบียนเรียนในโครงการ Arts
5. คลิกที่ปุ่ม ค้นหาถัดไปเป็น ครั้งที่สองและครั้งที่สามและบันทึกสำหรับ J. Graham และ W. Henderson จะปรากฏขึ้นทีละรายการตามที่พวกเขายังลงทะเบียนเรียนในโครงการ Arts

ขั้นตอนต่อไปของบทแนะนำนี้ประกอบด้วยตัวอย่างการค้นหาระเบียนที่ตรงกับเกณฑ์หลายเกณฑ์

การค้นหาระเบียนที่ใช้ชื่อฟิลด์หลายรายการ

ในตัวอย่างนี้เราจะค้นหานักเรียนทุกคนที่มีอายุ 18 ปีขึ้นไป และ ลงทะเบียนเรียนในหลักสูตรศิลปะที่วิทยาลัย เฉพาะระเบียนที่ตรงกับทั้งสองเกณฑ์ควรปรากฏในแบบฟอร์ม

1. คลิกที่ปุ่ม เกณฑ์ ในแบบฟอร์ม
2. คลิกที่ฟิลด์ อายุ และพิมพ์ 18
3. คลิกในช่อง Program และพิมพ์ Arts
4. คลิกปุ่ม ค้นหาถัดไป บันทึกสำหรับ H. Thompson ควรปรากฏในแบบฟอร์มตั้งแต่เธออายุ 18 ปีและลงทะเบียนเรียนในโครงการ Arts
5. คลิกปุ่ม ค้นหาถัดไป เป็นครั้งที่สองและบันทึกสำหรับ J. Graham จะปรากฏขึ้นเนื่องจากเขาอายุ 18 ปีขึ้นไปและลงทะเบียนเรียนในโครงการ Arts
6. คลิกปุ่ม ค้นหาถัดไป เป็นครั้งที่สามและบันทึกสำหรับ J. Graham ควรจะมองเห็นได้เนื่องจากไม่มีข้อมูลอื่นที่ตรงกับเกณฑ์ทั้งสอง

บันทึกสำหรับ W. Henderson ไม่ ควรแสดงในตัวอย่างนี้เนื่องจากแม้ว่าเขาจะลงทะเบียนเรียนในโครงการ Arts แต่เขาไม่ได้อายุ 18 ปีดังนั้นเขาจึงไม่ตรงกับเกณฑ์การค้นหา