Excel ไม่มีความสามารถในการจัดการข้อมูลของโปรแกรมฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์เช่น SQL Server และ Microsoft Access สิ่งที่สามารถทำได้คือทำหน้าที่เป็นฐานข้อมูลแบบเรียบง่ายหรือแบบแบนที่เติมเต็มความต้องการในการจัดการข้อมูลในหลาย ๆ สถานการณ์
ใน Excel ข้อมูลจะถูกจัดเป็นตารางโดยใช้ แถวและคอลัมน์ ของเวิร์กชีท โปรแกรมรุ่นล่าสุด มีคุณลักษณะตาราง ซึ่งทำให้สามารถป้อนแก้ไขและจัดการ ข้อมูล ได้ง่าย
แต่ละชิ้นส่วนของข้อมูลหรือข้อมูลเกี่ยวกับเรื่อง - เช่นหมายเลขชิ้นส่วนหรือที่อยู่ของบุคคล - จะถูกเก็บไว้ในเซลล์แผ่นงานแยกต่างหากและเรียกว่าฟิลด์
ข้อกำหนดของฐานข้อมูล: ตารางข้อมูลบันทึกและเขตข้อมูลใน Excel
ฐานข้อมูลคือชุดของข้อมูลที่เกี่ยวข้องที่จัดเก็บไว้ในไฟล์คอมพิวเตอร์อย่างน้อยหนึ่งไฟล์ในรูปแบบที่มีการจัดระเบียบ
โดยปกติข้อมูลหรือข้อมูลจะถูกจัดเป็นตาราง ฐานข้อมูลแบบเรียบง่ายหรือแบบแบนเช่น Excel จะเก็บข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับหนึ่งเรื่องในตารางเดียว
ในทางกลับกันฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ประกอบด้วยตารางจำนวนมากมายที่มีข้อมูลแต่ละตารางซึ่งมีข้อมูลเกี่ยวกับหัวข้อที่แตกต่างกัน
ข้อมูลในตารางมีการจัดเรียงไว้ในลักษณะที่สามารถทำได้โดยง่าย:
- Updated
- เรียง
- การแก้ไข
- กรองหรือค้นหาข้อมูลเฉพาะ
ประวัติ
ในฐานข้อมูลคำศัพท์บันทึกเก็บข้อมูลทั้งหมดหรือข้อมูลเกี่ยวกับวัตถุเฉพาะอย่างหนึ่งที่ได้รับการป้อนลงในฐานข้อมูล
ใน Excel ระเบียนจะถูกจัดเรียงไว้ในแถวของแผ่นงานโดยมี เซลล์ แต่ละแถวอยู่ในแถวที่มีข้อมูลหรือค่าหนึ่งรายการ
ทุ่ง
แต่ละรายการข้อมูลในระเบียนฐานข้อมูลเช่นหมายเลขโทรศัพท์หรือหมายเลขถนนเรียกว่า ฟิลด์
ใน Excel แต่ละเซลล์ของแผ่นงานจะทำหน้าที่เป็นฟิลด์เนื่องจากเซลล์แต่ละเซลล์สามารถมีข้อมูลชิ้นเดียวเกี่ยวกับวัตถุได้
ชื่อฟิลด์
เป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องป้อนข้อมูลลงในฐานข้อมูลเพื่อจัดเรียงข้อมูลหรือกรองเพื่อหาข้อมูลเฉพาะ
เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลถูกป้อนตามลำดับเดียวกันสำหรับแต่ละระเบียนจะมีการเพิ่มส่วนหัวลงในแต่ละคอลัมน์ของตาราง ส่วนหัวของคอลัมน์เหล่านี้เรียกว่าชื่อฟิลด์
ใน Excel แถวบนสุดของตารางมีชื่อเขตข้อมูลสำหรับตาราง แถวนี้มักเรียกว่า แถวส่วนหัว
ตัวอย่าง
ในภาพด้านบนข้อมูลทั้งหมดที่รวบรวมมาสำหรับนักเรียนคนหนึ่งจะถูกเก็บไว้ในแต่ละแถวหรือบันทึกลงในตาราง นักเรียนแต่ละคนไม่ว่าจะรวบรวมข้อมูลเพียงใดหรือน้อยเพียงใดก็ตามมีแถวที่แยกกันอยู่ในตาราง
เซลล์แต่ละเซลล์ภายในแถวเป็นฟิลด์ที่ประกอบด้วยข้อมูลดังกล่าว ชื่อฟิลด์ในแถวหัวเรื่องช่วยให้แน่ใจได้ว่าข้อมูลจะยังคงจัดอยู่โดยเก็บข้อมูลทั้งหมดไว้ในหัวข้อเฉพาะเช่นชื่อหรืออายุในคอลัมน์เดียวกันสำหรับนักเรียนทุกคน
เครื่องมือข้อมูลของ Excel
ไมโครซอฟท์ได้รวมเอาเครื่องมือข้อมูลจำนวนหนึ่งเข้าด้วยกันเพื่อให้สามารถทำงานกับข้อมูลจำนวนมากที่เก็บอยู่ในตาราง Excel และช่วยให้อยู่ในสภาพสมบูรณ์ได้
การใช้แบบฟอร์มสำหรับการบันทึก
หนึ่งในเครื่องมือเหล่านี้ที่ช่วยให้สามารถทำงานกับระเบียนแต่ละอย่างได้ง่ายคือแบบฟอร์มข้อมูล ฟอร์มสามารถใช้เพื่อค้นหาแก้ไขป้อนหรือลบระเบียนในตารางที่มีฟิลด์หรือคอลัมน์ได้สูงสุด 32 ฟิลด์
แบบฟอร์มเริ่มต้นประกอบด้วยรายการชื่อเขตข้อมูลตามลำดับที่จัดเรียงไว้ในตารางเพื่อให้แน่ใจว่าระเบียนถูกป้อนอย่างถูกต้อง ถัดจากชื่อฟิลด์แต่ละฟิลด์คือช่องข้อความสำหรับป้อนหรือแก้ไขข้อมูลแต่ละฟิลด์
แม้ว่าจะเป็นไปได้ที่จะสร้างฟอร์มที่กำหนดเอง การสร้างและการใช้รูปแบบเริ่มต้น ทำได้ง่ายขึ้นและบ่อยครั้งเพียงเท่านี้สิ่งที่จำเป็นเท่านั้น
ลบข้อมูลที่ซ้ำกันออก
ปัญหาที่พบบ่อยกับฐานข้อมูลทั้งหมดคือข้อผิดพลาดของข้อมูล นอกเหนือจากความผิดพลาดในการสะกดคำหรือเขตข้อมูลที่ขาดหายไปแล้วข้อมูลที่ซ้ำกันอาจเป็นข้อกังวลหลักเนื่องจากตารางข้อมูลมีขนาดใหญ่ขึ้น
เครื่องมือข้อมูลของ Excel อีกชุดหนึ่งสามารถนำมาใช้เพื่อ ลบระเบียนที่ซ้ำกันเหล่านี้ได้ซึ่ง ได้แก่ รายการที่ซ้ำกัน ที่ตรงหรือบางส่วน
การเรียงลำดับข้อมูล
การเรียงลำดับหมายถึงการจัดระเบียบข้อมูลใหม่ตามคุณสมบัติเฉพาะเช่นการจัดเรียงตารางตามตัวอักษรตามนามสกุลหรือตามลำดับจากที่เก่าแก่ที่สุดถึงสุดท้อง
ตัวเลือกการจัดเรียงของ Excel ประกอบด้วยการจัดเรียงตามเขตข้อมูลอย่างน้อยหนึ่งเขตการจัดเรียงแบบกำหนดเองเช่นตามวันที่หรือเวลาและ เรียงตามแถว ซึ่งทำให้สามารถจัดเรียงเขตข้อมูลในตารางใหม่ได้