01 จาก 02
วางการเชื่อมโยงระหว่าง Excel และ Word Files
ภาพรวมการเชื่อมโยง
นอกเหนือจากการ คัดลอกและวาง ข้อมูลจากไฟล์ Excel หนึ่งไปยังไฟล์อื่นหรือไฟล์ Microsoft Word แล้วคุณยังสามารถสร้างการเชื่อมโยงระหว่างไฟล์สองชุดหรือ เวิร์กบุค ซึ่งจะอัปเดตข้อมูลที่คัดลอกไว้ในไฟล์ที่สองหากข้อมูลต้นฉบับมีการเปลี่ยนแปลง
นอกจากนี้ยังสามารถสร้างการเชื่อมโยงระหว่างแผนภูมิที่อยู่ในสมุดงาน Excel และสไลด์ PowerPoint หรือเอกสาร Word
ตัวอย่างจะปรากฏในภาพด้านบนซึ่งข้อมูลจากไฟล์ Excel ถูกเชื่อมโยงกับเอกสาร Word ที่สามารถใช้ในรายงานได้
ในตัวอย่างข้อมูลจะถูกวางลงในเอกสารเป็นตารางซึ่งสามารถจัดรูปแบบได้โดยใช้คุณลักษณะการจัดรูปแบบของ Word ทั้งหมด
ลิงก์นี้สร้างขึ้นโดยใช้ตัวเลือกการ เชื่อมโยงวาง สำหรับการดำเนินการเชื่อมโยงวางไฟล์ที่มีข้อมูลต้นฉบับจะเรียกว่า ไฟล์ต้นฉบับ และไฟล์หรือสมุดงานที่สองซึ่งมี สูตรการ เชื่อมโยงเป็น ไฟล์ปลายทาง
การเชื่อมโยงเซลล์เดี่ยวใน Excel ด้วยสูตร
ลิงค์ยังสามารถสร้างขึ้นระหว่างแต่ละเซลล์ในสมุดงาน Excel แยกต่างหากโดยใช้สูตร วิธีนี้สามารถใช้เพื่อสร้างลิงก์แบบสดสำหรับสูตรหรือข้อมูลได้ แต่จะใช้ได้เฉพาะกับเซลล์เดี่ยวเท่านั้น
- คลิกที่เซลล์ในสมุดงาน ปลายทาง ที่จะแสดงข้อมูล
- กดเครื่องหมายเท่ากับ ( = ) บนแป้นพิมพ์เพื่อเริ่มสูตร
- สลับไปยังสมุดงาน ต้นทาง คลิกที่เซลล์ที่มีข้อมูลที่จะเชื่อมโยง
- กดปุ่ม Enter บนแป้นพิมพ์ - Excel ควรสลับกลับไปที่ไฟล์ปลายทางด้วยข้อมูลที่เชื่อมโยงที่แสดงในเซลล์ที่เลือก
- การจับคู่ข้อมูลจะแสดงสูตรการเชื่อมโยงเช่น [Book1] Sheet1! $ A $ 1 ใน แถบสูตร เหนือ แผ่นงาน
หมายเหตุ : เครื่องหมายดอลลาร์ในการอ้างอิงเซลล์ - $ A $ 1 - ระบุว่าเป็นการ อ้างอิงเซลล์แบบสัมบูรณ์
วางตัวเลือกการเชื่อมโยงใน Word และ Excel
เมื่อวางลิงก์สำหรับข้อมูล Word จะช่วยให้คุณสามารถเลือกว่าจะจัดรูปแบบข้อมูลที่เชื่อมโยงโดยใช้การตั้งค่าปัจจุบันสำหรับไฟล์ต้นฉบับหรือปลายทางหรือไม่ Excel ไม่มีตัวเลือกเหล่านี้เพียงแค่ใช้การตั้งค่าการจัดรูปแบบปัจจุบันในไฟล์ปลายทางโดยอัตโนมัติ
การเชื่อมโยงข้อมูลระหว่าง Word และ Excel
- เปิดสมุดงาน Excel ที่มีข้อมูลที่จะเชื่อมโยง (แฟ้ม ต้นฉบับ )
- เปิดไฟล์ ปลายทาง - ทั้งสมุดงาน Excel หรือเอกสาร Word;
- ในไฟล์ ต้นฉบับ เน้นข้อมูลที่จะคัดลอก;
- ในไฟล์ ต้นฉบับ คลิกที่ปุ่ม Copy บนแท็บ Home ของริบบิ้น - ข้อมูลที่เลือกจะล้อมรอบด้วย Marching Ants;
- ในไฟล์ ปลายทาง ให้คลิกด้วยตัวชี้เมาส์บนตำแหน่งที่จะแสดงข้อมูลที่เชื่อมโยงไว้ - ใน Excel คลิกที่เซลล์ซึ่งจะอยู่ที่มุมซ้ายบนของข้อมูลที่วาง
- ดังที่แสดงในภาพด้านบนคลิกที่ลูกศรเล็ก ๆ ที่ด้านล่างของปุ่ม วาง บนแท็บ หน้าแรก ของ ริบบิ้น เพื่อเปิดเมนูแบบเลื่อนลงตัว เลือกการ วาง
- ตัวเลือกการเชื่อมโยงการวางจะขึ้นอยู่กับโปรแกรมปลายทาง:
- สำหรับ Word วางลิงก์อยู่ใต้ ตัวเลือกการวาง ในเมนู
- สำหรับ Excel วางลิงก์อยู่ภายใต้ ตัวเลือกการวางแบบอื่น ๆ ในเมนู
- เลือกตัวเลือก Link Paste Link ที่เหมาะสม
- ข้อมูลที่เชื่อมโยงจะปรากฏในไฟล์ ปลายทาง
หมายเหตุ :
- หากทั้งสองไฟล์เปิดอยู่เมื่อมีการอัพเดตข้อมูลในไฟล์ ต้นฉบับ ไฟล์ ปลายทาง จะต้องอัพเดตทันที
- หากไฟล์ปลายทางถูกปิดเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลต้นฉบับข้อมูลในเซลล์ปลายทางจะอัปเดตในครั้งต่อไปที่เปิดไฟล์
- หากไฟล์ต้นฉบับปิดลงเมื่อเปิดไฟล์ปลายทางช่องการแจ้งเตือนอาจเปิดขึ้นเพื่อระบุว่าเอกสารมีลิงก์ไปยังไฟล์ภายนอกและขอให้คุณอัปเดต / อัปเดตการเชื่อมโยง
การดูสูตรการเชื่อมโยงใน Excel
วิธีการแสดงสูตรการเชื่อมโยงแตกต่างกันไปเล็กน้อยระหว่าง Excel 2007 และโปรแกรมรุ่นที่ใหม่กว่า
- ใน Excel 2010 และเวอร์ชันที่ใหม่กว่าของโปรแกรมถ้าคุณคลิกที่ข้อมูลที่เชื่อมโยงไว้ในไฟล์ปลายทางสูตรเช่น = [Book1] Sheet1! A1 จะปรากฏในแถบสูตรเหนือแผ่นงาน
- ใน Excel 2007 สูตรการเชื่อมโยงจะแสดงเป็น: {= Excel.Sheet.12 | Book1! '! Sheet1! R1C1'} ในแถบสูตร
หมายเหตุ:
- ในสูตร 2007 การอ้างอิงเซลล์แบบสัมบูรณ์จะถูกเขียนในรูปแบบ R1C1 ซึ่งย่อมาจาก แถวที่ 1 คอลัมน์ 1 ซึ่งเทียบเท่ากับรูปแบบการอ้างอิงเซลล์ SAS1 ที่พบมากที่สุด
- ในสูตรทั้งสอง Book1 ระบุชื่อของแฟ้มต้นฉบับ
การดูข้อมูลการเชื่อมโยงใน MS Word
หากต้องการดูข้อมูลเกี่ยวกับข้อมูลที่เชื่อมโยงเช่นไฟล์ต้นฉบับข้อมูลที่เชื่อมโยงและวิธีการอัพเดต:
- คลิกขวาที่ข้อมูลที่เชื่อมโยงเพื่อเปิดเมนูบริบท
- เลือก Objects Worksheet ที่เชื่อมโยง> Links ... เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ Links ใน Word;
- ถ้ามีมากกว่าหนึ่งลิงก์ในเอกสารปัจจุบันลิงก์ทั้งหมดจะปรากฏในหน้าต่างที่ด้านบนของกล่องโต้ตอบ
- การคลิกที่ลิงค์จะแสดงข้อมูลเกี่ยวกับลิงค์ด้านล่างหน้าต่างในกล่องโต้ตอบ
02 จาก 02
วางการเชื่อมโยงระหว่างแผนภูมิใน Excel และ PowerPoint
การเชื่อมโยงแผนภูมิด้วยการวางลิงก์ใน PowerPoint และ Word
นอกเหนือจากการสร้างลิงก์สำหรับข้อมูลหรือสูตรข้อความแล้วคุณยังสามารถใช้ลิงก์วางเพื่อเชื่อมต่อ แผนภูมิที่ อยู่ในสมุดงาน Excel ด้วยการคัดลอกลงใน สมุดงาน ที่สองหรือในไฟล์ MS PowerPoint หรือ Word
เมื่อเชื่อมโยงแล้วการเปลี่ยนแปลงข้อมูลในไฟล์ ต้นฉบับ จะแสดงทั้งในแผนภูมิดั้งเดิมและสำเนาที่อยู่ในไฟล์ ปลายทาง
การเลือกแหล่งที่มาหรือปลายทางการฟอร์แมต
เมื่อวางลิงก์ระหว่างแผนภูมิ PowerPoint, Word และ Excel จะช่วยให้คุณสามารถเลือกว่าจะจัดรูปแบบแผนภูมิที่เชื่อมโยงโดยใช้ ธีมการจัดรูปแบบ ปัจจุบันสำหรับไฟล์ต้นฉบับหรือปลายทางหรือไม่
การเชื่อมโยงแผนภูมิใน Excel และ PowerPoint
ดังที่แสดงในภาพด้านบนตัวอย่างนี้สร้างการเชื่อมโยงระหว่างแผนภูมิในสมุดงาน Excel - ไฟล์ ต้นฉบับ และภาพนิ่งในงานนำเสนอ PowerPoint - ไฟล์ ปลายทาง
- เปิดสมุดงานที่มีแผนภูมิที่จะคัดลอก;
- เปิดไฟล์งานนำเสนอปลายทาง
- ในสมุดงาน Excel คลิกที่แผนภูมิเพื่อเลือก
- คลิกที่ปุ่ม Copy บนแท็บ Home ของ Ribbon ใน Excel;
- คลิกภาพนิ่งใน PowerPoint ที่แผนภูมิที่เชื่อมโยงจะปรากฏขึ้น
- ใน PowerPoint คลิกที่ลูกศรเล็ก ๆ ที่ด้านล่างของปุ่มวาง - ดังแสดงในภาพ - เพื่อเปิดรายการแบบหล่นลง
- คลิกที่หัวข้อ Use Destination Theme หรือ Keep Source Formatting ในรายการแบบหล่นลงเพื่อวางแผนภูมิที่เชื่อมโยงลงใน PowerPoint
หมายเหตุ:
- หากทั้งสองไฟล์ที่มีแผนภูมิที่เชื่อมโยงทั้งสองมีอยู่การเปลี่ยนแปลงข้อมูลต้นทางควรอัปเดตทันทีในทั้งสองแผนภูมิ
- เมื่อเปิดงานนำเสนอ PowerPoint ที่มีข้อมูลที่เชื่อมโยงกล่องการแจ้งเตือนอาจเปิดขึ้นเพื่อบ่งบอกถึง ความกังวลด้านความปลอดภัยที่อาจเกิดขึ้น และถามว่าคุณต้องการอัพเดตข้อมูลที่เชื่อมโยงอยู่หรือไม่