การเพิ่มการ จัดรูปแบบตามเงื่อนไข ลงในเซลล์ใน Excel ช่วยให้คุณใช้ตัวเลือกการจัดรูปแบบต่างๆเช่นสีเมื่อข้อมูลในเซลล์นั้นตรงตามเงื่อนไขที่คุณตั้งไว้
หากต้องการใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขให้ง่ายขึ้นมีตัวเลือกที่ตั้งไว้ล่วงหน้าซึ่งครอบคลุมสถานการณ์ที่ใช้โดยทั่วไปเช่น:
ในกรณีของวันที่ตัวเลือกที่ตั้งไว้ล่วงหน้าทำให้ง่ายต่อการตรวจสอบข้อมูลของคุณสำหรับวันที่ใกล้เคียงกับวันที่ปัจจุบันเช่นเมื่อวานนี้พรุ่งนี้สัปดาห์ที่แล้วหรือเดือนถัดไป
ถ้าคุณต้องการตรวจสอบวันที่ที่อยู่นอกตัวเลือกที่ระบุไว้ แต่คุณสามารถกำหนดรูปแบบตามเงื่อนไขด้วยการเพิ่มสูตรของคุณเองโดยใช้ฟังก์ชันวันที่ของ Excel อย่างน้อยหนึ่งรายการ
01 จาก 06
กำลังตรวจสอบวันที่ 30, 60 และ 90 วันที่ผ่านมา
การปรับแต่งการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขโดยใช้ สูตร ทำได้โดยการตั้งกฎใหม่ที่ Excel จะปฏิบัติตามเมื่อประเมินข้อมูลในเซลล์
ตัวอย่างขั้นตอนที่นี่กำหนดกฎการจัดรูปแบบใหม่ที่มีเงื่อนไขสามข้อซึ่งจะตรวจสอบเพื่อดูว่าวันที่ป้อนลงในช่วงของเซลล์ที่เลือกไว้เป็นเวลา 30 วันที่ผ่านมา 60 วันหรือ 90 วันที่ผ่านมาหรือไม่
สูตรที่ใช้ในกฎเหล่านี้จะลบจำนวนวันที่กำหนดออกจากวันที่ปัจจุบันในเซลล์ C1 ถึง C4
วันที่ปัจจุบันถูกคำนวณโดยใช้ ฟังก์ชัน TODAY
สำหรับบทแนะนำในการทำงานนี้คุณต้องป้อนวันที่ที่อยู่ในพารามิเตอร์ที่ระบุไว้ด้านบน
หมายเหตุ : Excel ใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขในลำดับจากบนลงล่างว่ากฎมีอยู่ในกล่องโต้ตอบตัวจัดการกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขดังที่แสดงในภาพด้านบน
แม้ว่าจะมีกฎหลายกฎสำหรับบางเซลล์กฎข้อแรกที่ตรงกับเงื่อนไขจะมีผลกับเซลล์ก็ตาม
02 จาก 06
การตรวจสอบวันที่ 30 วันที่ผ่านมาครบกำหนด
- เน้นเซลล์ C1 ถึง C4 เพื่อเลือก นี่เป็น ช่วง ที่เราจะใช้กฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข
- คลิกแท็บ Home ของ เมนู ribbon
- คลิกที่ไอคอน การจัดรูปแบบ ตาม เงื่อนไข เพื่อเปิดเมนูแบบเลื่อนลง
- เลือกตัวเลือก กฎใหม่ ซึ่งจะเปิดช่องโต้ตอบรูปแบบการจัดรูปแบบใหม่
- คลิกที่ ใช้สูตรเพื่อกำหนดว่าจะให้เซลล์ใดจัดรูปแบบ ตัวเลือก
- ป้อนสูตรต่อไปนี้ลงในช่องด้านล่าง ค่าจัดรูปแบบซึ่งค่านี้เป็นจริง ในครึ่งล่างของกล่องโต้ตอบ:
= TODAY () - C1> 30
สูตรนี้จะตรวจสอบเพื่อดูว่าวันที่ในเซลล์ C1 ถึง C4 เป็นเวลานานกว่า 30 วันแล้วหรือไม่ - คลิกปุ่ม รูปแบบ เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ Format Cells
- คลิกแท็บ เติม เพื่อดูตัวเลือกสีพื้นหลังเติม
- เลือกสีเติมพื้นหลัง - เพื่อให้ตรงกับตัวอย่างในบทแนะนำนี้เลือกสีเขียวอ่อน
- คลิกแท็บ แบบอักษร เพื่อดูตัวเลือกรูปแบบอักษร
- ภายใต้ส่วนสีให้ตั้งค่าสีตัวอักษรเป็นสีขาวเพื่อให้ตรงกับบทแนะนำนี้
- คลิก OK สองครั้งเพื่อปิดกล่องโต้ตอบและกลับไปที่แผ่นงาน
- สีพื้นหลังของเซลล์ C1 ถึง C4 จะเปลี่ยนเป็นสีเติมที่เลือกแม้ว่าจะไม่มีข้อมูลอยู่ในเซลล์ก็ตาม
03 จาก 06
การเพิ่มกฎสำหรับวันที่ผ่านมาเกินกว่า 60 วัน
ใช้ตัวเลือกกฎการจัดการ
แทนที่จะทำซ้ำขั้นตอนทั้งหมดข้างต้นเพื่อเพิ่มกฎถัดไปสองกฎเราจะใช้ตัวเลือกจัดการกฎซึ่งจะช่วยให้เราสามารถเพิ่มกฎเพิ่มเติมได้ในครั้งเดียว
- ไฮไลต์เซลล์ C1 ถึง C4 ถ้าจำเป็น
- คลิกแท็บ โฮม ของเมนูริบบัว
- คลิกที่ไอคอน การจัดรูปแบบ ตาม เงื่อนไข เพื่อเปิดเมนูแบบเลื่อนลง
- เลือกตัว จัดการกฎ เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบตัวจัดการกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข
- คลิกตัวเลือก กฎใหม่ที่ มุมบนซ้ายของกล่องโต้ตอบ
- คลิกที่ ใช้สูตรเพื่อกำหนดเซลล์ที่จะจัดรูปแบบ ตัวเลือกจากรายการที่ด้านบนของกล่องโต้ตอบ
- ป้อนสูตรต่อไปนี้ลงในช่องด้านล่าง ค่าจัดรูปแบบซึ่งค่านี้เป็นจริง ในครึ่งล่างของ กล่องโต้ตอบ :
= TODAY () - C1> 60สูตรนี้จะตรวจสอบเพื่อดูว่าวันที่ในเซลล์ C1 ถึง C4 มีมากกว่า 60 วันแล้วหรือไม่
- คลิกปุ่ม รูปแบบ เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ Format Cells
- คลิกแท็บ เติม เพื่อดูตัวเลือกสีพื้นหลังเติม
- เลือกสีเติมพื้นหลัง เพื่อให้ตรงกับตัวอย่างในบทแนะนำนี้ให้เลือกสีเหลือง
- คลิก ตกลง สองครั้งเพื่อปิดกล่องโต้ตอบและกลับไปที่กล่องโต้ตอบตัวจัดการกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข
04 จาก 06
การเพิ่มกฎสำหรับวันที่เกินกว่า 90 วันที่ผ่านมา
- ทำซ้ำขั้นตอนที่ 5 ถึง 7 ข้างต้นเพื่อเพิ่มกฎใหม่
- สำหรับการใช้สูตร:
= TODAY () - C1> 90 - เลือกสีเติมพื้นหลัง เพื่อให้ตรงกับตัวอย่างในบทแนะนำนี้ให้เลือกสีส้ม
- ตั้งค่าสีตัวอักษรเป็นสีขาวเพื่อให้ตรงกับบทแนะนำนี้
- คลิก ตกลง สองครั้งเพื่อปิดกล่องโต้ตอบและกลับไปที่กล่องโต้ตอบตัวจัดการกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข
- คลิก OK อีกครั้งเพื่อปิดกล่องโต้ตอบนี้และกลับไปที่ แผ่นงาน
- สีพื้นหลังของเซลล์ C1 ถึง C4 จะเปลี่ยนเป็นสีเติมสุดท้ายที่เลือก
05 จาก 06
การทดสอบกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข
ตามที่สามารถเห็นได้ในภาพกวดวิชาเราสามารถทดสอบกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขได้ในเซลล์ C1 ถึง C4 โดยป้อนวันที่ต่อไปนี้:
- วันที่ปัจจุบันเซลล์ควรเปลี่ยนเป็นพื้นหลังสีขาวเริ่มต้นด้วยข้อความสีดำเนื่องจากไม่มีกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขมีผล
- 40 วันก่อนวันที่ปัจจุบันเซลล์ควรเปลี่ยนเป็นพื้นหลังสีเขียวอ่อนที่มีข้อความสีขาว
(หมายเหตุ: หากคุณมีปัญหาในการคำนวณวันดังกล่าวตามที่เห็นในภาพด้านบนสูตร = TODAY () - 40 จะป้อนวันที่ 40 วันก่อนวันที่ปัจจุบัน) - 70 วันก่อนวันที่ปัจจุบันเซลล์ควรเปลี่ยนเป็นพื้นหลังสีเหลืองพร้อมข้อความสีขาว
- 100 วันก่อนวันที่ปัจจุบันเซลล์ควรเปลี่ยนเป็นพื้นหลังสีแดงเข้มที่มีข้อความสีขาว
06 จาก 06
กฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขอื่น ๆ
ถ้าเวิร์กชีทของคุณแสดงวันที่ปัจจุบันแล้วและเวิร์กชีทส่วนใหญ่ทำ - สูตรทางเลือกอื่นข้างต้นสามารถใช้การอ้างอิงเซลล์ไปยังเซลล์ที่แสดงวันที่ปัจจุบันมากกว่าการใช้ฟังก์ชัน TODAY
ตัวอย่างเช่นหากวันที่ที่แสดงในเซลล์ B4 สูตรที่ป้อนตามกฎเพื่อจัดรูปแบบวันที่ที่ผ่านมาเกินกว่า 30 วันอาจเป็น:
= $ B $ 4> 30
เครื่องหมายดอลลาร์ ($) ล้อมรอบการอ้างอิงเซลล์ B4 จะป้องกันไม่ให้การอ้างอิงเซลล์เปลี่ยนหากกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขถูกคัดลอกไปยังเซลล์อื่นในแผ่นงาน
สัญญาณดอลลาร์สร้างสิ่งที่เรียกว่าการ อ้างอิงเซลล์แบบสัมบูรณ์
ถ้าเครื่องหมายดอลลาร์ถูกละไว้และกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขจะถูกคัดลอกเซลล์ปลายทางหรือเซลล์จะแสดง #REF! ข้อความผิดพลาด.