การกรอง ข้อมูล ในสเปรดชีตหมายถึงการตั้งเงื่อนไขเพื่อให้มีการแสดงข้อมูลบางอย่างเท่านั้น จะทำเพื่อให้ง่ายต่อการมุ่งเน้นข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงในชุดข้อมูลขนาดใหญ่หรือตารางข้อมูล การกรองจะไม่ลบหรือแก้ไขข้อมูล เพียงแค่เปลี่ยนแถวหรือคอลัมน์ที่ปรากฏในแผ่นงาน Excel ที่ใช้งานอยู่
การกรองข้อมูลบันทึก
ตัวกรองทำงานกับระเบียนหรือแถวของข้อมูลในแผ่นงานเงื่อนไขที่กำหนดจะถูกเปรียบเทียบกับหนึ่งหรือหลาย ฟิลด์ ในเรกคอร์ด หากมีเงื่อนไขตรงตามบันทึกจะปรากฏขึ้น หากไม่ปฏิบัติตามเงื่อนไขบันทึกจะถูกกรองออกเพื่อไม่ให้แสดงข้อมูลที่เหลืออยู่
การกรองข้อมูลจะดำเนินไปตามแนวทางสองแบบขึ้นอยู่กับชนิดของข้อมูลที่ถูกกรองข้อมูลตัวเลขหรือข้อความ
การกรองข้อมูลตัวเลข
ข้อมูลเชิงตัวเลขสามารถกรองตาม:
- ไม่ว่าข้อมูลจะมีจำนวนเท่าใด
- ข้อมูลมีค่ามากกว่าหรือน้อยกว่าจำนวนที่เจาะจง
- ข้อมูลดังกล่าวมีมูลค่าสูงกว่าหรือต่ำกว่า ค่า เฉลี่ยของข้อมูลโดยรวม
การกรองข้อมูลข้อความ
ข้อมูลข้อความสามารถกรองตาม:
- ไม่ว่าข้อมูลจะตรงกับคำใดก็ตาม
- ไม่ว่าข้อมูลจะเป็นคำที่ประกอบด้วยตัวอักษรอย่างน้อยหนึ่งตัว
- ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลที่เป็นคำที่เริ่มต้นหรือลงท้ายด้วยตัวอักษรเฉพาะของตัวอักษร
การคัดลอกเรคคอร์ดที่ถูกกรอง
นอกเหนือจากการซ่อนเร็กคอร์ดชั่วคราว Excel จะให้ข้อมูลคัดลอกข้อมูลที่ต้องการไปยังพื้นที่อื่นของ แผ่นงาน บ่อยครั้งที่ขั้นตอนนี้ทำขึ้นเมื่อสำเนาถาวรของรายการที่กรองตามข้อกำหนดทางธุรกิจบางประเภท
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการกรอง
ช่วยตัวเองได้ด้วยการปฏิบัติตามแนวทางที่ดีที่สุดสำหรับการทำงานกับข้อมูลที่กรอง:
- เว้นแต่จะมีเหตุผลที่ดีควรอย่าโกนสเปรดชีตที่ใช้ร่วมกันโดยใช้ตัวกรองที่ใช้งานอยู่ ผู้ใช้รายอื่นไม่อาจสังเกตเห็นว่าไฟล์ถูกกรอง
- แม้ว่าคุณจะสามารถกรองหลายคอลัมน์ได้พร้อม ๆ กันตัวกรองเหล่านี้จะเป็นส่วนเสริมไม่ใช่เฉพาะตัว กล่าวคือการกรองรายชื่อผู้ติดต่อเพื่อแสดงให้ทุกคนในรัฐแคลิฟอร์เนียและผู้ที่อายุมากกว่า 60 ปีจะให้ทุกคนที่อายุมากกว่า 60 ปีในแคลิฟอร์เนีย ตัวกรองดังกล่าวจะไม่แสดงให้คุณเห็นคน 60 ปี หรือ ชาวแคลิฟอร์เนีย
- ตัวกรองข้อความที่ซับซ้อนจะทำงานและข้อมูลพื้นฐานจะช่วยให้ ข้อมูล "ไม่เป็นระเบียบ" จะนำไปสู่ผลการกรองที่อาจทำให้เข้าใจผิดหรือไม่ถูกต้อง ตัวอย่างเช่นการกรองสำหรับผู้ที่อาศัยอยู่ในรัฐอิลลินอยส์จะไม่สามารถจับคนที่อาศัยอยู่ใน "IL" หรือผู้ที่อาศัยอยู่ใน "Ilinois" หรือ "Illenois"
- ใช้ความระมัดระวังในการคัดกรองข้อมูลที่กรอง การจัดเรียงข้อมูลที่ถูกกรองบางส่วนจะนำไปสู่การปรับโครงสร้างของแฟ้มข้อมูลซึ่งเป็นสถานการณ์ที่หลีกเลี่ยงได้ดีที่สุด หากคุณต้องจัดเรียงชุดข้อมูลที่กรองแล้วให้คัดลอกข้อมูลที่ถูกกรองไปยังแผ่นงานใหม่แล้วจัดเรียงข้อมูล