ชุดของเคล็ดลับนี้ครอบคลุมถึงวิธีการต่างๆในการจัดเรียงข้อมูลใน Excel ข้อมูลเฉพาะสามารถพบได้ในหน้าต่อไปนี้:
- จัดเรียงอย่างรวดเร็วบนคอลัมน์เดี่ยวโดยใช้การ เรียงลำดับและตัวกรอง หรือปุ่มลัด
- เรียงตามคอลัมน์หลายคอลัมน์
- เรียงตามวันที่หรือเวลา
- เรียงตามวันสัปดาห์เดือนหรือรายการที่กำหนดเองอื่น ๆ
- จัดเรียงตามแถว - จัดเรียงคอลัมน์ใหม่
การเลือกข้อมูลที่ต้องการจัดเรียง
ก่อนที่ข้อมูลจะถูกเรียงลำดับ Excel จำเป็นต้องทราบ ช่วง ที่ถูกต้องซึ่งจะถูกจัดเรียงและ Excel มักจะดีในการเลือกพื้นที่ของข้อมูลที่เกี่ยวข้อง - ตราบเท่าที่มีการป้อนข้อมูล
- ไม่มีแถวหรือคอลัมน์ที่ว่างไว้ ภายในพื้นที่ของข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
- และแถวและคอลัมน์ที่ว่าง ระหว่าง พื้นที่ข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
Excel จะกำหนดได้ว่าถูกต้องหรือไม่หากพื้นที่ข้อมูลมี ชื่อฟิลด์ และยกเว้นแถวนี้จาก ระเบียน ที่จะจัดเรียง
อย่างไรก็ตามการอนุญาตให้ Excel เลือกช่วงที่จะเรียงลำดับอาจมีความเสี่ยงโดยเฉพาะอย่างยิ่งกับข้อมูลจำนวนมากที่ยากที่จะตรวจสอบ
เพื่อให้แน่ใจว่ามีการเลือกข้อมูลที่ถูกต้องให้ไฮไลต์ช่วงก่อนเริ่มจัดเรียง
หากมีการจัดเรียงช่วงซ้ำ ๆ กันวิธีที่ดีที่สุดคือ ให้ ชื่อ
01 จาก 05
จัดเรียงคีย์และเรียงลำดับ
การเรียงลำดับต้องใช้คีย์เรียงลำดับและลำดับการเรียงลำดับ
คีย์การเรียงลำดับคือข้อมูลในคอลัมน์หรือคอลัมน์ที่คุณต้องการจัดเรียงตาม มันถูกระบุโดยชื่อคอลัมน์หรือชื่อเขตข้อมูล ในภาพด้านบนคีย์การเรียงลำดับที่เป็นไปได้คือ รหัสนักศึกษาชื่อ อายุ โปรแกรม และ เดือนที่เริ่มต้น
ในการจัดเรียงอย่างรวดเร็วคลิกที่เซลล์เดียวในคอลัมน์ที่มีคีย์การจัดเรียงจะเพียงพอที่จะบอก Excel ว่าคีย์เรียงลำดับคืออะไร
สำหรับข้อความหรือ ค่า ตัวเลขสองตัวเลือกสำหรับลำดับการเรียงลำดับจะ ขึ้น และ ลง
เมื่อใช้ปุ่ม เรียงลำดับและตัวกรอง บนแท็บ หน้าแรก ของริบบิ้น ตัวเลือกลำดับการจัดเรียงในรายการแบบเลื่อนลงจะเปลี่ยนแปลง ขึ้นอยู่กับชนิดของ ข้อมูล ในช่วงที่เลือก
จัดเรียงอย่างรวดเร็วโดยใช้การเรียงลำดับและตัวกรอง
ใน Excel การจัดเรียงอย่างรวดเร็วสามารถดำเนินการได้โดยใช้ปุ่ม เรียงลำดับและตัวกรอง บนแท็บ หน้าแรก ของ ริบบิ้น
ขั้นตอนในการดำเนินการจัดเรียงอย่างรวดเร็วคือ:
- คลิกที่เซลล์ในคอลัมน์ที่มีคีย์จัดเรียง
- คลิกแท็บโฮมของริบบิ้นหากจำเป็น
- คลิกที่ปุ่ม เรียงลำดับและกรอง เพื่อเปิดเมนูแบบเลื่อนลงของตัวเลือกการจัดเรียง
- คลิกที่หนึ่งในสองตัวเลือกเพื่อจัดเรียงตามลำดับจากน้อยไปมากหรือมากไปหาน้อย
- ตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลถูกจัดเรียงอย่างถูกต้อง
จัดเรียงข้อมูลโดยใช้ปุ่มลัด Ribbon
ไม่มีคีย์ผสมของคีย์ลัดสำหรับจัดเรียงข้อมูลใน Excel
สิ่งที่มีอยู่คือปุ่มลัดซึ่งช่วยให้คุณสามารถใช้การกดแป้นพิมพ์มากกว่าตัวชี้เมาส์เพื่อเลือกตัวเลือกเดียวกับที่ระบุไว้ด้านบนในแท็บ Home ของริบบิ้น
- การใช้แป้นพิมพ์เพื่อเข้าถึงตัวเลือกริบบิ้นจะเริ่มต้นด้วย ปุ่ม Alt เสมอ
เรียงลำดับจากน้อยไปหามากโดยใช้ปุ่มลัด
- คลิกที่เซลล์ในคอลัมน์คีย์เรียง
- กดปุ่มต่อไปนี้บนแป้นพิมพ์:
- Alt HSS
- ตารางข้อมูลควรเรียงลำดับจาก A ไปยัง Z / เล็กที่สุดและใหญ่ที่สุดตามคอลัมน์ที่เลือก
ปุ่มลัดเข้าสู่:
"Alt"> แท็บ "Home"> "Editing"> เมนู "Sort & Filter"> "Sort Small to Largest" ตัวเลือก
เรียงลำดับจากมากไปหาน้อยโดยใช้ปุ่มลัด
ขั้นตอนในการเรียงลำดับจากมากไปหายากโดยใช้ปุ่มลัดจะเหมือนกับการเรียงลำดับจากน้อยไปมากยกเว้นการรวมคีย์ลัดคือ:
Alt HSO ปุ่มลัดเข้าสู่:
"Alt"> แท็บ "หน้าแรก"> "การแก้ไข"> เมนู "เรียงและกรอง"> "เรียงลำดับจากมากที่สุดไปยังเล็กที่สุด"
02 จาก 05
จัดเรียงข้อมูลในหลายคอลัมน์ของข้อมูลใน Excel
นอกเหนือจากการจัดเรียงอย่างรวดเร็วตามคอลัมน์เดียวข้อมูลคุณลักษณะการจัดเรียงแบบกำหนดเองของ Excel ช่วยให้คุณสามารถจัดเรียงในหลายคอลัมน์โดยการกำหนดคีย์การจัดเรียงหลายรายการ
ในการจัดเรียงหลายคอลัมน์คีย์การจัดเรียงจะถูกระบุด้วยการเลือกส่วนหัวของคอลัมน์ใน กล่องโต้ตอบ เรียง
เช่นเดียวกับการจัดเรียงอย่างรวดเร็วคีย์การจัดเรียงจะถูกกำหนดโดยระบุส่วนหัวของคอลัมน์หรือ ชื่อเขตข้อมูล ในตารางที่มีคีย์การจัดเรียง
เรียงตามหลายคอลัมน์ตัวอย่าง
ในตัวอย่างข้างต้นทำตามขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อเรียงลำดับข้อมูลใน ช่วง H2 ถึง L12 บนคอลัมน์สองคอลัมน์แรกโดยใช้ชื่อจากนั้นตามอายุ
- เน้นช่วงเซลล์ที่จะเรียงลำดับ
- คลิกแท็บ โฮม ของ ริบบิ้น
- คลิกที่ไอคอน เรียงลำดับและตัวกรอง บนริบบิ้นเพื่อเปิดรายการแบบเลื่อนลง
- คลิกที่ Custom Sort ในรายการแบบหล่นลงเพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ Sort
- ใต้หัวข้อ คอลัมน์ ในกล่องโต้ตอบเลือก ชื่อ จากรายการแบบเลื่อนลงเพื่อจัดเรียงข้อมูลตามคอลัมน์ชื่อ
- ตัวเลือก Sort On จะถูกตั้งค่าเป็น ค่า - เนื่องจากการเรียงลำดับจะขึ้นอยู่กับข้อมูลจริงในตาราง
- ภายใต้หัวข้อการ เรียงลำดับ เลือก Z ถึง A จากรายการแบบหล่นลงเพื่อเรียงลำดับข้อมูลชื่อในลำดับจากมากไปน้อย
- ที่ด้านบนของกล่องโต้ตอบคลิกที่ปุ่ม เพิ่มระดับ เพื่อเพิ่มตัวเลือกการเรียงลำดับที่สอง
- สำหรับคีย์การจัดเรียงที่สองภายใต้หัวข้อหัว คอลัมน์ ให้เลือก อายุ จากรายการแบบเลื่อนลงเพื่อเรียงลำดับระเบียนที่มีชื่อซ้ำโดยคอลัมน์อายุ
- ภายใต้หัวเรื่อง Sort Order ให้เลือก Largest to Smallest จากรายการแบบเลื่อนลงเพื่อเรียงลำดับข้อมูล Age ตามลำดับจากมากไปหาน้อย
- คลิกตกลงในกล่องโต้ตอบเพื่อปิดกล่องโต้ตอบและจัดเรียงข้อมูล
จากการกำหนดคีย์การเรียงลำดับที่สองในตัวอย่างข้างต้นระเบียนสองรายการที่มีค่าเหมือนกันสำหรับฟิลด์ ชื่อ ถูกจัดเรียงตามลำดับต่อไปโดยใช้ฟิลด์ อายุ ซึ่งส่งผลให้ระเบียนสำหรับนักเรียน A. Wilson อายุ 21 ปีมาก่อน บันทึกสำหรับสอง A. Wilson อายุ 19
แถวแรก: ส่วนหัวของคอลัมน์หรือข้อมูล?
ช่วงของข้อมูลที่เลือกสำหรับการเรียงลำดับในตัวอย่างด้านบนรวมถึงส่วนหัวของคอลัมน์เหนือแถวแรกของข้อมูล
Excel ตรวจพบแถวนี้มีข้อมูลที่แตกต่างจากข้อมูลในแถวถัดไปจึงถือว่าแถวแรกเป็นส่วนหัวของคอลัมน์และปรับตัวเลือกที่พร้อมใช้งานในกล่องโต้ตอบ เรียง เพื่อรวมไว้
หนึ่งเกณฑ์ที่ Excel ใช้ในการกำหนดว่าแถวแรกประกอบด้วยส่วนหัวของคอลัมน์คือการจัดรูปแบบ ในตัวอย่างข้างต้นข้อความในแถวแรกเป็นแบบอักษรที่แตกต่างกันและเป็นสีอื่นจากข้อมูลในส่วนที่เหลือของแถว นอกจากนี้ยังแยกออกจากแถวด้านล่างด้วยเส้นขอบหนา
Excel ใช้ความแตกต่างดังกล่าวในการตัดสินใจว่าแถวแรกจะเป็นแถวหัวเรื่องหรือไม่และเป็นสิ่งที่ดีในการทำให้ถูกต้อง แต่ไม่ผิดเพี้ยน หากมีข้อผิดพลาดกล่องโต้ตอบการเรียงลำดับจะมีช่องทำเครื่องหมาย - ข้อมูลของฉันมีส่วนหัว - ซึ่งสามารถใช้แทนที่การเลือกอัตโนมัตินี้ได้
ถ้าแถวแรกไม่มีหัวเรื่อง Excel จะใช้ตัวอักษรคอลัมน์เช่นคอลัมน์ D หรือ E คอลัมน์เป็นตัวเลือกใน คอลัมน์ ตัวเลือกของกล่องโต้ตอบ เรียง
03 จาก 05
เรียงข้อมูลตามวันที่หรือเวลาใน Excel
นอกเหนือจากการจัดเรียง ข้อมูล ข้อความตามตัวอักษรหรือตัวเลขจากที่ใหญ่ที่สุดไปน้อยที่สุดตัวเลือกการจัดเรียงของ Excel ยังรวมถึงการเรียงลำดับค่าวันที่
คำสั่งเรียงลำดับสำหรับวันที่มีดังนี้:
- เรียงลำดับจากมากไปหาน้อย - เก่าแก่ที่สุด
- เรียงลำดับจากมากไปน้อยที่สุด
เรียงลำดับและเรียงลำดับกล่องโต้ตอบอย่างรวดเร็ว
เนื่องจากวันที่และเวลาเป็นเพียงข้อมูลตัวเลขที่จัดรูปแบบไว้สำหรับการเรียงลำดับในคอลัมน์เดียวเช่น Date Borrowed ในตัวอย่างในภาพด้านบนวิธีการจัดเรียงอย่างรวดเร็วสามารถใช้งานได้สำเร็จ
สำหรับประเภทที่เกี่ยวข้องกับหลายคอลัมน์ของวันที่หรือเวลา กล่องโต้ตอบการ จัดเรียง ต้องใช้เช่นเดียวกับเมื่อเลือกคอลัมน์หลายคอลัมน์หรือข้อมูลข้อความ
เรียงตามวันที่ตัวอย่าง
หากต้องการเรียงลำดับอย่างรวดเร็วตามวันที่เรียงลำดับจากมากไปน้อย - เก่าสุดไปใหม่ - สำหรับตัวอย่างในภาพด้านบนขั้นตอนจะเป็นดังนี้:
- เน้นช่วงเซลล์ที่จะเรียงลำดับ
- คลิกแท็บ โฮม ของ ริบบิ้น
- คลิกที่ไอคอน เรียงลำดับและตัวกรอง บนริบบิ้นเพื่อเปิดรายการแบบเลื่อนลง
- คลิกที่ตัวเลือกเรียงลำดับ เก่าสุดถึงใหม่ที่สุด ในรายการเพื่อจัดเรียงข้อมูลตามลำดับจากน้อยไปมาก
- ควรจัดเรียงระเบียนด้วยวันที่เก่าที่สุดในคอลัมน์ ยืม ที่ด้านบนสุดของตาราง
วันที่และเวลาที่จัดเก็บเป็นข้อความ
หากผลลัพธ์ของการจัดเรียงตามวันที่ไม่ได้เป็นไปตามที่คาดไว้ข้อมูลในคอลัมน์ที่มีคีย์จัดเรียงอาจประกอบด้วยวันที่หรือเวลาที่จัดเก็บเป็นข้อมูลข้อความแทนที่จะเป็นตัวเลข (วันที่และเวลาเป็นเพียงตัวเลขข้อมูลที่จัดรูปแบบแล้ว)
ในภาพด้านบนบันทึกสำหรับ A. Peterson สิ้นสุดที่ด้านล่างของรายการเมื่อขึ้นอยู่กับวันที่ยืม - 5 พฤศจิกายน 2014 - บันทึกควรมีการวางเหนือบันทึกสำหรับ A. วิลสันซึ่งยัง มีวันที่ยืมวันที่ 5 พฤศจิกายน
สาเหตุของผลลัพธ์ที่ไม่คาดคิดคือวันที่ยืมเงินสำหรับ A. Peterson ถูกจัดเก็บเป็นข้อความแทนที่จะเป็นตัวเลข
ข้อมูลแบบผสมและการจัดเรียงอย่างรวดเร็ว
เมื่อใช้วิธีการจัดเรียงอย่างรวดเร็วหากระเบียนที่มีข้อความและข้อมูลตัวเลขผสมกัน Excel จะเรียงลำดับข้อมูลตัวเลขและข้อความแยกกันโดยวางบันทึกด้วยข้อมูลข้อความที่ด้านล่างของรายการที่เรียงลำดับ
Excel อาจรวมถึงส่วนหัวของคอลัมน์ในผลลัพธ์การจัดเรียง - แปลว่าเป็นเพียงแถวข้อมูลข้อความอื่นแทนที่จะเป็นชื่อฟิลด์สำหรับตารางข้อมูล
เรียงคำเตือน - การจัดเรียงกล่องโต้ตอบ
ดังที่แสดงในภาพด้านบนถ้ามีการใช้กล่องโต้ตอบ เรียงลำดับ แม้กระทั่งสำหรับการเรียงลำดับในหนึ่งคอลัมน์ Excel จะแสดงข้อความแจ้งเตือนว่ามีข้อมูลที่เก็บเป็นข้อความและให้คุณเลือก:
- จัดเรียงข้อมูลที่มีลักษณะเป็นตัวเลขเป็นตัวเลข
- จัดเรียงหมายเลขและหมายเลขที่เก็บไว้เป็นข้อความแยกต่างหาก
ถ้าคุณเลือกตัวเลือกแรก Excel จะพยายามวางข้อมูลข้อความในตำแหน่งที่ถูกต้องของผลลัพธ์การจัดเรียง
เลือกตัวเลือกที่สองและ Excel จะวางระเบียนที่มีข้อมูลข้อความที่ด้านล่างของผลลัพธ์เรียงลำดับเช่นเดียวกับการจัดเรียงอย่างรวดเร็ว
04 จาก 05
การเรียงลำดับข้อมูลตามวันของสัปดาห์หรือหลายเดือนใน Excel
จัดเรียงตามวันในสัปดาห์หรือเดือนปีโดยใช้รายการแบบกำหนดเองในตัวที่ Excel ใช้เพื่อ เพิ่มวันหรือเดือนลงในแผ่นงานโดยใช้ที่จับเติม
รายการเหล่านี้ช่วยให้สามารถเรียงลำดับตามวันหรือเดือนตามลำดับได้ตามลำดับตัวอักษร
ในตัวอย่างข้างต้นข้อมูลได้รับการจัดเรียงตามเดือนที่นักเรียนเริ่มต้นโปรแกรมการศึกษาออนไลน์ของตน
เช่นเดียวกับตัวเลือกการเรียงลำดับอื่น ๆ การเรียงลำดับค่าโดยรายการที่กำหนดเองจะแสดงขึ้นในช่วงขึ้น (วันอาทิตย์ถึงวันเสาร์ / มกราคมถึงธันวาคม) หรือเรียงลำดับลง (วันเสาร์อาทิตย์ / ธันวาคมถึงมกราคม)
ในภาพด้านบนขั้นตอนต่อไปนี้ถูกใช้เพื่อเรียงลำดับตัวอย่างข้อมูลใน ช่วง H2 ถึง L12 ตามเดือนของปี:
- เน้นช่วงเซลล์ที่จะเรียงลำดับ
- คลิกแท็บ โฮม ของ ริบบิ้น
- คลิกที่ไอคอน เรียงลำดับและตัวกรอง บนริบบิ้นเพื่อเปิดรายการแบบเลื่อนลง
- คลิกที่ Custom Sort ในลิสต์แบบดรอปดาวน์เพื่อเปิด กล่องโต้ตอบ Sort
- ภายใต้หัวข้อ คอลัมน์ ในกล่องโต้ตอบให้เลือก เดือนเริ่ม จากรายการแบบเลื่อนลงเพื่อจัดเรียงข้อมูลตามเดือนของปี
- ตัวเลือก Sort On จะถูกตั้งค่าเป็น ค่า - เนื่องจากการเรียงลำดับจะขึ้นอยู่กับข้อมูลจริงในตาราง
- ภายใต้หัวข้อการ เรียงลำดับคำสั่ง ให้คลิกลูกศรลงที่อยู่ถัดจากตัวเลือก A ถึง Z เริ่มต้นเพื่อเปิดเมนูแบบเลื่อนลง
- ในเมนูเลือก รายการที่กำหนดเอง เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ รายการที่กำหนดเอง
- ในหน้าต่างด้านซ้ายมือของกล่องโต้ตอบคลิกครั้งเดียวในรายการ: มกราคม, กุมภาพันธ์, มีนาคม, เมษายน ... เพื่อเลือก
คลิกตกลงเพื่อยืนยันการเลือกและกลับไปที่กล่องกาเครื่องหมาย จัดเรียง
รายการที่เลือก - มกราคม, กุมภาพันธ์, เมษายน - จะแสดงใต้หัวเรื่อง สั่งซื้อ
คลิกตกลงเพื่อปิดกล่องโต้ตอบและจัดเรียงข้อมูลตามเดือนปี
หมายเหตุ : ตามค่าเริ่มต้นรายการที่กำหนดเองจะแสดงเฉพาะใน ลำดับน้อย ในกล่องโต้ตอบ รายการที่กำหนดเอง เมื่อต้องการเรียงลำดับข้อมูลในลำดับจากมากไปหาน้อยโดยใช้รายการแบบกำหนดเองหลังจากเลือกรายการที่ต้องการเพื่อให้แสดงไว้ใต้ส่วนหัว คำสั่ง ในกล่องโต้ตอบ เรียง :
- คลิกลูกศรลงถัดจากรายการที่แสดงเช่น มกราคม, กุมภาพันธ์, มีนาคม, เมษายน ... เพื่อเปิดเมนูแบบเลื่อนลง
- ในเมนูให้เลือกตัวเลือกรายการที่กำหนดเองที่แสดงตามลำดับจากมากไปน้อยเช่น ธันวาคมพฤศจิกายนตุลาคมกันยายน ...
คลิกตกลงเพื่อปิดกล่องโต้ตอบและเรียงลำดับข้อมูลในลำดับจากมากไปหาน้อยโดยใช้รายการที่กำหนดเอง
05 จาก 05
จัดเรียงตามแถวเพื่อเรียงลำดับคอลัมน์ใหม่ใน Excel
ตามที่แสดงด้วยตัวเลือกการจัดเรียงก่อนหน้านี้ข้อมูลจะถูกจัดเรียงตามปกติโดยใช้ส่วนหัวของคอลัมน์หรือชื่อเขตข้อมูลและผลลัพธ์คือการเรียงลำดับใหม่ของแถวหรือระเบียนทั้งหมด
ตัวเลือกการเรียงลำดับน้อยที่รู้จักและใช้น้อยลงใน Excel คือการจัดเรียงตามแถวซึ่งมีผลในการจัดเรียงลำดับของคอลัมน์จากซ้ายไปขวาในแผ่นงาน
เหตุผลหนึ่งที่ทำให้การเรียงลำดับตามแถวคือการจับคู่คำสั่งคอลัมน์ระหว่างตารางข้อมูลที่ต่างกัน ด้วยคอลัมน์ที่เรียงลำดับจากซ้ายไปขวาจึงเป็นการเปรียบเทียบระเบียนหรือคัดลอกและย้ายข้อมูลระหว่างตารางได้ง่ายขึ้น
การปรับแต่งการสั่งซื้อคอลัมน์
ไม่ค่อยได้รับคอลัมน์ตามลำดับที่ถูกต้องเนื่องจากมีข้อ จำกัด ของตัวเลือกเรียงลำดับจากมากไปหาน้อย
โดยปกติแล้วจำเป็นต้องใช้ลำดับการจัดเรียงที่กำหนดเองและ Excel มีตัวเลือกสำหรับ การเรียงลำดับตามสีของเซลล์หรือแบบอักษรหรือตามรูปแบบการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข
ตัวเลือกเหล่านี้ตามที่ระบุไว้ที่ด้านล่างของหน้านี้ยังค่อนข้างใช้แรงงานมากและไม่ง่ายที่จะใช้
อาจเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการบอก Excel ลำดับของคอลัมน์คือการเพิ่มแถวด้านบนหรือด้านล่างของตารางข้อมูลที่มีตัวเลข 1, 2, 3, 4 ... เพื่อระบุลำดับของคอลัมน์จากซ้ายไปขวา
การจัดเรียงตามแถวจะกลายเป็นเรื่องง่ายในการจัดเรียงคอลัมน์ที่เล็กที่สุดและใหญ่ที่สุดตามแถวที่มีตัวเลข
เมื่อจัดเรียงเสร็จแล้ว แถวที่เพิ่มขึ้นของตัวเลขจะสามารถลบออกได้ง่าย
เรียงตามแถวตัวอย่าง
ในตัวอย่างข้อมูลที่ใช้สำหรับชุดข้อมูลนี้ในตัวเลือกการเรียงลำดับ Excel คอลัมน์ Student ID จะอยู่ทางด้านซ้ายเสมอตามด้วย ชื่อ และจากนั้นจะเป็น Age
ในกรณีนี้ดังที่แสดงในภาพข้างต้นคอลัมน์จะถูกจัดเรียงใหม่เพื่อให้คอลัมน์ Program เป็นอันดับแรกทางด้านซ้ายตามด้วย เดือนที่เริ่มต้น ชื่อ ฯลฯ
ขั้นตอนต่อไปนี้ถูกใช้เพื่อเปลี่ยนลำดับของคอลัมน์ไปเป็นที่เห็นในภาพด้านบน:
- แทรกแถวว่าง เหนือแถวที่มีชื่อฟิลด์
- ในแถวใหม่นี้ให้ป้อนตัวเลขต่อไปนี้จากซ้ายไปขวาโดยเริ่มจาก
คอลัมน์ H: 5, 3, 4, 1, 2 - ไฮไลต์ช่วงของ H2 ไปที่ L13
- คลิกแท็บ โฮม ของ ริบบิ้น
- คลิกที่ไอคอน เรียงลำดับและตัวกรอง บนริบบิ้นเพื่อเปิดรายการแบบเลื่อนลง
- คลิกที่ Custom Sort ในรายการแบบหล่นลงเพื่อเปิด กล่องโต้ตอบ Sort
- ที่ด้านบนของกล่องโต้ตอบคลิกที่ ตัวเลือก เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกการจัดเรียง
- ในส่วนการวางแนวของกล่องโต้ตอบที่สองให้คลิกที่ เรียงจากซ้ายไปขวา เพื่อจัดเรียงลำดับของคอลัมน์จากซ้ายไปขวาในแผ่นงาน
- คลิกตกลงเพื่อปิดกล่องโต้ตอบนี้
- ด้วยการเปลี่ยน Orientation คอลัมน์ ในไดอะล็อก เรียง จะเปลี่ยนเป็น แถว
- ภายใต้หัวเรื่อง Row เลือก เรียงตาม แถว 2 - แถวที่มีหมายเลขที่กำหนดเอง
- ตัวเลือก Sort On จะถูกตั้งค่าไว้เป็น ค่า
- ภายใต้หัวข้อการ เรียงลำดับ เลือก Smallest to Largest จากรายการแบบหล่นลงเพื่อเรียงลำดับตัวเลขในแถวที่ 2 ตามลำดับจากน้อยไปมาก
- คลิกตกลงเพื่อปิดกล่องโต้ตอบและจัดเรียงคอลัมน์จากซ้ายไปขวาโดยตัวเลขในแถว 2
- ลำดับของคอลัมน์ควรเริ่มต้นด้วย โปรแกรม ตามด้วย เดือนที่เริ่มต้น ชื่อ ฯลฯ
ใช้ตัวเลือกการจัดเรียงแบบกำหนดเองของ Excel เพื่อเรียงลำดับคอลัมน์ใหม่
ดังที่ได้กล่าวมาแล้วในขณะที่การจัดเรียงแบบกำหนดเองมีอยู่ในกล่องโต้ตอบเรียงใน Excel ตัวเลือกเหล่านี้จะไม่สะดวกในการจัดเรียงลำดับคอลัมน์ใหม่ในแผ่นงาน
ตัวเลือกสำหรับการสร้างลำดับการจัดเรียงแบบกำหนดเองที่พร้อมใช้งานในกล่องโต้ตอบเรียงลำดับคือการเรียงลำดับข้อมูลโดย:
และยกเว้นแต่ละคอลัมน์มีการจัดรูปแบบที่ไม่เหมือนใครเช่นแบบอักษรหรือสีของเซลล์การจัดรูปแบบที่ต้องการจะเพิ่มลงในแต่ละเซลล์ในแถวเดียวกันสำหรับแต่ละคอลัมน์ที่จะเรียงลำดับใหม่
ตัวอย่างเช่นในการใช้สีตัวอักษรเพื่อเรียงลำดับคอลัมน์ใหม่ในภาพด้านบน
- คลิกที่ชื่อฟิลด์แต่ละรายการและเปลี่ยนสีแบบอักษรสำหรับแต่ละสีเช่นสีแดงเขียวน้ำเงิน ฯลฯ
- ในการเรียงลำดับกล่องโต้ตอบการตั้งค่าการ เรียงลำดับ ตัวเลือกเป็น สีแบบอักษร
- ภายใต้การสั่งซื้อให้ตั้งค่าสีของชื่อเขตข้อมูลด้วยตนเองเพื่อให้ตรงกับคำสั่งคอลัมน์ที่ต้องการ
- หลังจากจัดเรียงให้รีเซ็ตสีแบบอักษรสำหรับแต่ละชื่อฟิลด์