01 จาก 03
การจัดเรียงตามสีพื้นหลังของเซลล์ใน Excel
การจัดเรียงตามสีใน Excel
นอกเหนือจากการ จัดเรียงตามค่าเช่นข้อความหรือตัวเลข Excel มีตัวเลือกการจัดเรียงที่กำหนดเองซึ่งอนุญาตให้เรียงลำดับตามสีได้
การจัดเรียงตามสีจะเป็นประโยชน์เมื่อใช้ การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ซึ่งสามารถใช้เพื่อเปลี่ยนสีพื้นหลังหรือสีแบบอักษรของข้อมูลที่ตรงตามเงื่อนไขบางประการ
ดังแสดงในภาพด้านบนการจัดเรียงตามสีจะถูกนำมาใช้เพื่อจัดกลุ่มข้อมูลเหล่านี้ร่วมกันเพื่อเปรียบเทียบและวิเคราะห์ได้ง่าย
ชุดของเคล็ดลับนี้ครอบคลุมถึงวิธีการต่างๆในการจัดเรียงข้อมูลใน Excel โดยใช้สี ข้อมูลเฉพาะสำหรับการเรียงลำดับที่แตกต่างกันตามตัวเลือกสีสามารถพบได้ในหน้าต่อไปนี้:
- เรียงตามสีพื้นหลังของเซลล์ (หน้านี้ด้านล่าง)
- เรียงตามสีตัวอักษร
- เรียงตามไอคอนการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข
การเลือกข้อมูลที่ต้องการจัดเรียง
ก่อนที่ข้อมูลจะถูกเรียงลำดับ Excel จำเป็นต้องทราบ ช่วงข้อมูล ที่ถูกต้องและโดยปกติแล้ว Excel จะดีในการเลือกพื้นที่ของข้อมูลที่เกี่ยวข้อง - ตราบเท่าที่ข้อมูลถูกป้อน
- ไม่มีแถวหรือคอลัมน์ที่ว่างไว้ภายในพื้นที่ของข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
- และแถวและคอลัมน์ที่ว่าง ระหว่าง พื้นที่ข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
Excel จะกำหนดได้ว่าถูกต้องหรือไม่หากพื้นที่ข้อมูลมี ชื่อฟิลด์ และยกเว้นแถวนี้จาก ระเบียน ที่จะจัดเรียง
การอนุญาตให้ Excel เลือกช่วงที่จะเรียงลำดับใช้ได้ดีสำหรับข้อมูลจำนวนเล็กน้อยที่สามารถตรวจสอบได้ด้วยสายตาเพื่อให้มั่นใจว่า:
- เลือกช่วงที่ถูกต้อง
- ว่าไม่มีช่องว่างในช่วง;
- ว่าหลังจากการเรียงลำดับระเบียนข้อมูลจะสมบูรณ์และถูกต้อง
สำหรับข้อมูลที่มีขนาดใหญ่วิธีที่ง่ายที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าเลือกช่วงที่ถูกต้องคือการเน้นก่อนที่จะเรียงลำดับ
หากมีการจัดเรียงช่วงซ้ำ ๆ กันวิธีที่ดีที่สุดคือ ให้ ชื่อ
ถ้าชื่อถูกกำหนดสำหรับช่วงที่จะเรียงลำดับพิมพ์ชื่อใน กล่องชื่อ หรือเลือกจากรายการแบบหล่นลงที่เกี่ยวข้องและ Excel จะเน้นช่วงข้อมูลที่ถูกต้องในแผ่นงานโดยอัตโนมัติ
เรียงลำดับตามสีและเรียงลำดับ
การเรียงลำดับต้องใช้ ลำดับการจัดเรียง
เมื่อเรียงลำดับตามค่ามีคำสั่งเรียงลำดับที่เป็นไปได้สองแบบ - ขึ้นหรือลง เมื่อจัดเรียงตามสีจะไม่มีคำสั่งดังกล่าวดังนั้นจึงเป็นผู้ใช้ที่กำหนดลำดับการจัดเรียงสีใน กล่องโต้ตอบ เรียง
เรียงตามตัวอย่างสีของเซลล์
ในภาพด้านบน ช่วง ของเซลล์ H2 ถึง L12 มีการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขถูกใช้เพื่อเปลี่ยนสีพื้นหลังของเซลล์ของ เร็กคอร์ด ตามอายุของนักเรียน
แทนที่จะเปลี่ยนสีเซลล์ของระเบียนนักเรียนทั้งหมดอายุ 20 ปีขึ้นไปที่อายุน้อยกว่านั้นได้รับผลกระทบจากการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขโดยที่ส่วนที่เหลือจะไม่ได้รับผลกระทบ
บันทึกเหล่านี้ถูกจัดเรียงตามสีของเซลล์เพื่อจัดกลุ่มบันทึกที่น่าสนใจที่ด้านบนสุดของช่วงเพื่อให้สามารถเปรียบเทียบและวิเคราะห์ได้ง่าย
ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อจัดเรียงข้อมูลตามสีพื้นหลังของเซลล์
- เน้นช่วงเซลล์ที่จะเรียงลำดับ - H2 ถึง L12
- คลิกแท็บ โฮม ของ ริบบิ้น
- คลิกที่ไอคอน เรียงลำดับและตัวกรอง บนริบบิ้นเพื่อเปิดรายการแบบเลื่อนลง
- คลิกที่ Custom Sort ในรายการแบบหล่นลงเพื่อเปิด กล่องโต้ตอบ Sort
- ภายใต้หัวข้อ เรียงใน ในกล่องโต้ตอบให้เลือก เซลล์สี จากรายการแบบเลื่อนลง
- เมื่อ Excel พบสีพื้นหลังของเซลล์ที่ต่างกันในข้อมูลที่เลือกจะเพิ่มสีเหล่านั้นลงในตัวเลือกที่แสดงไว้ใต้หัวข้อ คำสั่งซื้อ ในไดอะลอกบ็อกซ์
- ใต้หัวเรื่องสั่งซื้อให้เลือกสีแดงจากรายการแบบเลื่อนลง
- หากจำเป็นให้เลือก On Top ตามลำดับการจัดเรียงเพื่อให้ข้อมูลสีแดงอยู่ที่ด้านบนสุดของรายการ
- คลิกตกลงเพื่อเรียงลำดับข้อมูลและปิดกล่องโต้ตอบ
- บันทึกสี่รายการที่มีสีแดงเซลล์ควรจัดกลุ่มไว้ที่ด้านบนสุดของช่วงข้อมูล
02 จาก 03
เรียงข้อมูลตามสีตัวอักษรใน Excel
เรียงตามสีตัวอักษร
คล้ายกับการเรียงลำดับตามสีของเซลล์การจัดเรียงตามสีตัวอักษรสามารถใช้เพื่อจัดเรียงข้อมูลได้อย่างรวดเร็วด้วยข้อความสีต่างๆ
การเปลี่ยนแปลงสีแบบอักษรสามารถทำได้โดยใช้ การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข หรือเป็นผลมาจากการจัดรูปแบบตัวเลขเช่นเมื่อแสดง ตัวเลขเป็นค่าลบเป็นสีแดง เพื่อให้ค้นหาได้ง่ายขึ้น
เรียงตามตัวอย่างสีแบบอักษร
ในภาพด้านบน ช่วง ของเซลล์ H2 ถึง L12 มีการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขถูกใช้เพื่อเปลี่ยนสีแบบอักษรของ ระเบียน นักเรียนตามหลักสูตรการศึกษาของพวกเขา:
- แบบอักษรสีแดง - นักเรียนที่ลงทะเบียนเรียนในโปรแกรมการพยาบาล
- แบบอักษรสีฟ้า - นักเรียนที่ลงทะเบียนเรียนในหลักสูตรวิทยาศาสตร์
บันทึกเหล่านี้ถูกเรียงตามด้วยสีแบบอักษรเพื่อจัดกลุ่มระเบียนที่น่าสนใจที่ด้านบนสุดของช่วงเพื่อให้สามารถเปรียบเทียบและวิเคราะห์ได้ง่าย
ลำดับการจัดเรียงสำหรับสีตัวอักษรสีแดงตามด้วยสีน้ำเงิน บันทึกด้วยสีแบบอักษรสีดำเริ่มต้นไม่ได้จัดเรียง
ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อจัดเรียงข้อมูลตามสีตัวอักษร
- เน้นช่วงเซลล์ที่จะเรียงลำดับ - H2 ถึง L12
- คลิกแท็บ โฮม ของ ริบบิ้น
- คลิกที่ไอคอน เรียงลำดับและตัวกรอง บนริบบิ้นเพื่อเปิดรายการแบบเลื่อนลง
- คลิกที่ Custom Sort ในรายการแบบหล่นลงเพื่อเปิด กล่องโต้ตอบ Sort
- ในส่วนหัว เรียง ในกล่องโต้ตอบให้เลือก Font Color จากรายการแบบเลื่อนลง
- เมื่อ Excel พบสีแบบอักษรที่แตกต่างกันในข้อมูลที่เลือกจะเพิ่มสีเหล่านั้นไปยังตัวเลือกที่แสดงไว้ใต้หัวข้อ คำสั่งซื้อ ในไดอะลอกบ็อกซ์
- ใต้หัวเรื่องสั่งซื้อให้เลือกสีแดงจากรายการแบบเลื่อนลง
- หากจำเป็นให้เลือก On Top ตามลำดับการจัดเรียงเพื่อให้ข้อมูลสีแดงอยู่ที่ด้านบนสุดของรายการ
- ที่ด้านบนของกล่องโต้ตอบคลิกที่ปุ่ม เพิ่มระดับ เพื่อเพิ่มระดับการจัดเรียงที่สอง
- สำหรับระดับที่สองภายใต้หัวเรื่องสั่งซื้อให้เลือกสีฟ้าจากรายการแบบเลื่อนลง
- เลือก บนด้านบน ตามลำดับการจัดเรียงเพื่อให้ข้อมูลสีฟ้าจะอยู่เหนือระเบียนเหล่านั้นด้วยแบบอักษรสีดำเริ่มต้น
- คลิกตกลงเพื่อเรียงลำดับข้อมูลและปิดกล่องโต้ตอบ
- บันทึกสองชุดที่มีสีแบบอักษรสีแดงควรจัดกลุ่มไว้ที่ด้านบนสุดของช่วงข้อมูลตามด้วยสองสีสีฟ้าที่มีการบันทึก
03 จาก 03
การจัดเรียงข้อมูลตามการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขในไอคอน Excel
เรียงตามไอคอนการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข
อีกหนึ่งตัวเลือกสำหรับการจัดเรียงตามสีคือการใช้ชุดไอคอนการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขสำหรับ ลำดับ การ จัดเรียง
ชุดไอคอนเหล่านี้เสนอทางเลือกให้กับ รูปแบบการจัดรูปแบบ ตาม เงื่อนไขแบบ ปกติซึ่งมุ่งเน้นไปที่การเปลี่ยนแปลงการจัดรูปแบบอักษรและการจัดรูปแบบของเซลล์
เช่นเดียวกับการเรียงลำดับตามสีของเซลล์เมื่อจัดเรียงตามสีไอคอนผู้ใช้จะจัดเรียงลำดับใน กล่องโต้ตอบ เรียง
เรียงตามไอคอนสีตัวอย่าง
ในภาพด้านบน ช่วง ของเซลล์ที่มีข้อมูลอุณหภูมิสำหรับปารีสฝรั่งเศสได้รับการ จัดรูปแบบตามเงื่อนไขโดยใช้ไอคอน จุดหยุดที่ ตั้ง ขึ้นอยู่กับอุณหภูมิสูงสุดประจำวันสำหรับเดือนกรกฎาคม 2014
ไอคอนเหล่านี้ถูกใช้เพื่อจัดเรียงข้อมูลที่มีการ บันทึก ไอคอนสีเขียวจัดกลุ่มตามด้วยไอคอนสีเหลืองและสีแดง
ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อจัดเรียงข้อมูลตามสีไอคอน
- เน้นช่วงเซลล์ที่จะเรียงลำดับ - I3 ถึง J27
- คลิกแท็บ โฮม ของ ริบบิ้น
- คลิกที่ไอคอน เรียงลำดับและตัวกรอง บนริบบิ้นเพื่อเปิดรายการแบบเลื่อนลง
- คลิกที่ Custom Sort ในรายการแบบหล่นลงเพื่อเปิด กล่องโต้ตอบ Sort
- ภายใต้หัวข้อ เรียงใน ในกล่องโต้ตอบให้เลือก ไอคอนเซลล์ จากรายการแบบเลื่อนลง
- เมื่อ Excel พบเซลล์ไอคอนในข้อมูลที่เลือกจะเพิ่มไอคอนเหล่านั้นไปยังตัวเลือกที่แสดงไว้ใต้หัวข้อ คำสั่ง ในกล่องโต้ตอบ
- ใต้หัวเรื่องสั่งซื้อเลือกไอคอนสีเขียวจากรายการแบบเลื่อนลง
- หากจำเป็นให้เลือก On Top ตามลำดับการจัดเรียงเพื่อให้ข้อมูลที่มีไอคอนสีเขียวอยู่ที่ด้านบนสุดของรายการ
- ที่ด้านบนของกล่องโต้ตอบคลิกที่ปุ่ม เพิ่มระดับ เพื่อเพิ่มระดับการจัดเรียงที่สอง
- สำหรับระดับที่สองภายใต้หัวเรื่องสั่งซื้อเลือกไอคอนสีเหลืองหรือสีเหลืองจากรายการแบบเลื่อนลง
- อีกครั้งเลือก On Top ตามลำดับการจัดเรียงหากจำเป็นซึ่งจะวางกลุ่มที่สองไว้ใต้กลุ่มที่มีไอคอนสีเขียว แต่เหนือระเบียนอื่น ๆ ทั้งหมดที่มีการจัดเรียง
- เนื่องจากมีเพียงสามตัวเลือกไอคอนในชุดนี้ไม่จำเป็นต้องเพิ่มระดับที่สามในการจัดเรียงระเบียนด้วยไอคอนสีแดงเนื่องจากเป็นระเบียนเดียวที่เหลือและจะอยู่ที่ด้านล่างของช่วง
- คลิกตกลงเพื่อเรียงลำดับข้อมูลและปิดกล่องโต้ตอบ
- ระเบียนที่มีไอคอนสีเขียวควรจัดกลุ่มไว้ด้วยกันที่ด้านบนของช่วงข้อมูลตามด้วยระเบียนที่มีไอคอนสีเหลืองและไอคอนที่มีไอคอนสีแดง