การฟอร์แมตตัวเลขเชิงลบยาวและพิเศษใน Excel

01 จาก 04

การฟอร์แมตตัวเลขในภาพรวม Excel

ข้อมูลเกี่ยวกับรูปแบบตัวเลขเฉพาะสามารถพบได้ในหน้าต่อไปนี้:

หน้า 1: ตัวเลขเชิงลบ (ด้านล่าง);
หน้า 2: แสดงตัวเลขทศนิยมเป็นเศษส่วน
หน้า 3: หมายเลขพิเศษ - รหัสไปรษณีย์และการจัดรูปแบบหมายเลขโทรศัพท์
หน้า 4: การจัดรูปแบบตัวเลขที่ยาว - เช่นหมายเลขบัตรเครดิต - เป็นข้อความ

การจัดรูปแบบตัวเลขใน Excel ใช้เพื่อเปลี่ยนลักษณะที่ปรากฏของตัวเลขหรือค่าใน เซลล์ ในแผ่นงาน

การจัดรูปแบบตัวเลขถูกแนบไปกับ เซลล์ และไม่ใช่ค่าในเซลล์ กล่าวคือการจัดรูปแบบตัวเลขจะไม่เปลี่ยนจำนวนจริงในเซลล์ แต่เป็นไปตามที่ปรากฏ

ตัวอย่างเช่น การใช้สกุลเงินเปอร์เซ็นต์หรือการจัดรูปแบบตัวเลขกับข้อมูล จะปรากฏเฉพาะในเซลล์ที่มีหมายเลขอยู่เท่านั้น การคลิกที่เซลล์นั้นจะแสดงหมายเลขธรรมดาที่ยังไม่ได้จัดรูปแบบใน แถบสูตร เหนือแผ่นงาน

ค่าเริ่มต้นทั่วไป

รูปแบบเริ่มต้นสำหรับเซลล์ที่มีข้อมูลทั้งหมดเป็นรูปแบบ ทั่วไป สไตล์นี้ไม่มีรูปแบบเฉพาะและโดยค่าเริ่มต้นจะแสดงตัวเลขที่ไม่มีเครื่องหมายดอลลาร์หรือเครื่องหมายจุลภาคและตัวเลขผสมตัวเลขที่ประกอบด้วยคอมโพเนนต์เศษส่วนจะไม่ จำกัด เฉพาะจำนวนตำแหน่งทศนิยมเท่านั้น

การจัดรูปแบบตัวเลขสามารถใช้กับเซลล์เดียวคอลัมน์หรือแถว ช่วง เลือก ช่วง ของเซลล์หรือ แผ่นงาน ทั้งหมด

การจัดรูปแบบตัวเลขเชิงลบ

ตัวเลขเชิงลบจะถูกระบุโดยใช้เครื่องหมายลบหรือเครื่องหมายขีดกลาง (-) ทางด้านซ้ายของหมายเลข Excel มีตัวเลือกรูปแบบอื่น ๆ หลายตัวสำหรับแสดงตัวเลขเชิงลบที่อยู่ใน กล่องโต้ตอบ Format Cells ซึ่งรวมถึง:

• ข้อความสีแดง
• วงเล็บเหลี่ยม
• วงเล็บกลมและข้อความสีแดง

การแสดงตัวเลขเป็นค่าลบเป็นสีแดงทำให้สามารถหาได้โดยง่ายโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเป็นผลลัพธ์ของสูตรที่อาจยากที่จะติดตามในแผ่นงานขนาดใหญ่

วงเล็บมักใช้เพื่อให้หมายเลขเชิงลบสามารถระบุได้ง่ายขึ้นสำหรับข้อมูลที่จะพิมพ์เป็นสีดำและสีขาว

การเปลี่ยนแปลงการจัดรูปแบบตัวเลขเชิงลบในกล่องโต้ตอบรูปแบบเซลล์

1. เน้นข้อมูลที่ต้องการจัดรูปแบบ
2. คลิกแท็บ โฮม ของ ริบบิ้น
3. คลิกที่ ตัวเรียกใช้งานกล่องโต้ตอบ - ลูกศรชี้ลงเล็ก ๆ ที่มุมล่างขวาของกลุ่มไอคอน ตัวเลข บนริบบิ้นเพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ Format Cells
4. คลิกที่ หมายเลข ภายใต้ส่วนประเภทของกล่องโต้ตอบ
5. เลือกตัวเลือกสำหรับแสดงตัวเลขติดลบ - สีแดงวงเล็บหรือสีแดงและวงเล็บ
6. คลิกตกลงเพื่อปิดกล่องโต้ตอบและกลับไปที่แผ่นงาน
7. ค่าเชิงลบในข้อมูลที่เลือกควรได้รับการจัดรูปแบบด้วยตัวเลือกที่เลือก

02 จาก 04

การจัดรูปแบบตัวเลขเป็นเศษส่วนใน Excel

แสดงตัวเลขทศนิยมเป็นเศษส่วน

ใช้รูปแบบเศษส่วนเพื่อแสดงตัวเลขเป็นเศษส่วนจริงแทนทศนิยม ตามที่ระบุในคอลัมน์ คำอธิบาย ในภาพด้านบนตัวเลือกที่มีอยู่สำหรับเศษส่วน ได้แก่ :

• แสดงจุดทศนิยมเป็นเศษส่วนเศษหนึ่งส่วนสองหรือสามหลักในส่วนที่เป็นตัวเลข
• แสดงทศนิยมเป็นเศษส่วนที่ใช้โดยทั่วไปเช่นครึ่งหนึ่งและหนึ่งในสี่

รูปแบบแรกข้อมูลที่สอง

โดยปกติแล้วควรใช้รูปแบบเศษส่วนกับเซลล์ก่อนป้อนข้อมูลเพื่อหลีกเลี่ยงผลลัพธ์ที่ไม่คาดคิด

ตัวอย่างเช่นถ้าเศษส่วนที่มีตัวเลขระหว่าง 1 ถึง 12 เช่น 1/2 หรือ 12/64 - ถูกป้อนลงในเซลล์ที่มีรูปแบบ ทั่วไป ตัวเลขจะเปลี่ยนเป็นวันที่เช่น:

• 1/2 จะคืนกลับเป็น 2 ม.ค.
• 12/64 จะส่งคืนเมื่อวันที่มกราคม -64 (มกราคม 1964)

เศษส่วนที่มีตัวเลขมากกว่า 12 จะถูกแปลงเป็นข้อความและอาจทำให้เกิดปัญหาหากใช้ในการคำนวณ

จัดรูปแบบตัวเลขเป็นเศษส่วนในกล่องโต้ตอบ Format Cells

1. เน้นเซลล์ที่จะจัดรูปแบบเป็นเศษส่วน
2. คลิกแท็บ โฮม ของริบบิ้น
3. คลิกที่ ตัวเรียกใช้งานกล่องโต้ตอบ - ลูกศรชี้ลงเล็ก ๆ ที่มุมล่างขวาของกลุ่มไอคอน ตัวเลข บนริบบิ้นเพื่อเปิด กล่องโต้ตอบ Format Cells
4. คลิกที่ เศษส่วน ในส่วนประเภทของกล่องโต้ตอบเพื่อแสดงรายการรูปแบบเศษส่วนที่มีอยู่ทางด้านขวามือของกล่องโต้ตอบ
5. เลือกรูปแบบสำหรับแสดงตัวเลขทศนิยมเป็นเศษส่วนจากรายการ
6. คลิกตกลงเพื่อปิดกล่องโต้ตอบและกลับไปที่แผ่นงาน
7. ตัวเลขทศนิยมที่ป้อนลงใน ช่วงที่ จัดรูปแบบควรจะแสดงเป็นเศษส่วน

03 จาก 04

การฟอร์แมตตัวเลขพิเศษใน Excel

ข้อกำหนดทั่วไปและรูปแบบตัวเลข

ถ้าคุณใช้ Excel เพื่อเก็บหมายเลขประจำตัวประชาชนเช่นรหัสไปรษณีย์หรือหมายเลขโทรศัพท์คุณอาจพบหมายเลขที่มีการเปลี่ยนแปลงหรือแสดงผลที่ไม่คาดคิด

โดยค่าเริ่มต้นเซลล์ทั้งหมดในแผ่นงาน Excel จะใช้รูปแบบ ทั่วไป และลักษณะของรูปแบบนี้จะรวมถึง:

• ศูนย์ชั้นนำในตัวเลขจะถูกลบ,
• ตัวเลขที่มีมากกว่า 11 หลักจะถูกแปลงเป็นสัญลักษณ์ทางวิทยาศาสตร์ (หรือเลขยกกำลัง)

ในทำนองเดียวกันรูปแบบ Number จะถูก จำกัด ให้แสดงตัวเลขความยาว 15 หลัก ตัวเลขใด ๆ ที่เกินขีด จำกัด นี้จะปัดเศษลงเป็นศูนย์

เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหากับตัวเลขพิเศษสองตัวเลือกสามารถใช้ขึ้นอยู่กับชนิดของตัวเลขที่ถูกเก็บไว้ในแผ่นงาน:

• ประเภทฟอร์แมท พิเศษ ในกล่องโต้ตอบ Format Cells (ดูด้านล่าง);
• จัดรูปแบบตัวเลขเป็นข้อความ (หน้าถัดไป)

เพื่อให้แน่ใจว่าตัวเลขพิเศษจะแสดงขึ้นอย่างถูกต้องเมื่อป้อนให้ฟอร์แมตเซลล์หรือเซลล์โดยใช้รูปแบบใดรูปแบบหนึ่งข้างล่างนี้ ก่อน ป้อนหมายเลข

หมวดหมู่รูปแบบพิเศษ

ชนิด พิเศษ ในกล่องโต้ตอบ Format Cells จะใช้การจัดรูปแบบพิเศษกับตัวเลขเช่น:

• หมายเลขโทรศัพท์ - ล้อมรอบตัวเลขสามตัวแรกของตัวเลข 10 หลักในวงเล็บและแยกเลขเจ็ดหลักที่เหลือออกเป็นสองกลุ่มโดยคั่นด้วยยัติภังค์ ตัวอย่างเช่น: (800) 555-1212
• หมายเลขประกันสังคม - แบ่งตัวเลขเก้าหลักออกเป็นกลุ่มสาม, สองและสี่คั่นด้วยเครื่องหมายยัติภังค์ ตัวอย่างเช่น 555-00-9999

• รหัสไปรษณีย์ - เก็บเลขศูนย์ไว้ในตัวเลขซึ่งจะถูกลบออกด้วยรูปแบบตัวเลขตามปกติ ตัวอย่างเช่น 00987

• รหัสไปรษณีย์ + 4 : แบ่งเลขเก้าหลักเป็นกลุ่มห้าหลักและสี่ตัวคั่นด้วยยัติภังค์ ยังคงมีศูนย์ชั้นนำใด ๆ ตัวอย่าง: 00987-5555

Locale Sensitive

รายการแบบหล่นลงภายใต้ตำแหน่งจะให้ตัวเลือกเพื่อจัดรูปแบบตัวเลขพิเศษให้เหมาะสมกับประเทศที่ต้องการ ตัวอย่างเช่นถ้า Locale เปลี่ยนเป็น English (Canada) ตัวเลือกที่มีอยู่คือ หมายเลขโทรศัพท์ และ หมายเลขประกันสังคม - ซึ่งเป็นหมายเลขพิเศษที่ใช้ทั่วไปสำหรับประเทศนั้น

ใช้รูปแบบพิเศษสำหรับตัวเลขในกล่องโต้ตอบ Format Cells

1. เน้นเซลล์ที่จะจัดรูปแบบเป็นเศษส่วน
2. คลิกแท็บ โฮม ของริบบิ้น
3. คลิกที่ ตัวเรียกใช้งานกล่องโต้ตอบ - ลูกศรชี้ลงเล็ก ๆ ที่มุมล่างขวาของกลุ่มไอคอน ตัวเลข บนริบบิ้นเพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ Format Cells
4. คลิกที่ Special (Special) ในส่วน Category (หมวดหมู่) ของกล่องโต้ตอบเพื่อแสดงรายการรูปแบบพิเศษที่มีอยู่ทางด้านขวามือของกล่องโต้ตอบ
5. หากจำเป็นให้คลิกที่ตัวเลือก Locale เพื่อเปลี่ยนสถานที่
6. เลือกหนึ่งในตัวเลือกรูปแบบสำหรับแสดงหมายเลขพิเศษจากรายการ
7. คลิกตกลงเพื่อปิดกล่องโต้ตอบและกลับไปที่แผ่นงาน
8. หมายเลขที่เหมาะสมที่ป้อนลงในช่วงที่จัดรูปแบบควรแสดงด้วยรูปแบบพิเศษที่เลือก

04 จาก 04

การจัดรูปแบบตัวเลขเป็นข้อความใน Excel

ข้อกำหนดทั่วไปและรูปแบบตัวเลข

เพื่อให้แน่ใจว่าตัวเลขที่ยาวเช่นหมายเลขบัตรเครดิต 16 หลักและหมายเลขบัตรธนาคารจะแสดงอย่างถูกต้องเมื่อป้อนรูปแบบเซลล์หรือเซลล์โดยใช้รูปแบบ ข้อความ โดยเฉพาะอย่างยิ่งก่อนที่จะป้อนข้อมูล

โดยค่าเริ่มต้นเซลล์ทั้งหมดในแผ่นงาน Excel ใช้รูปแบบ ทั่วไป และหนึ่งในลักษณะของรูปแบบนี้คือตัวเลขที่มีมากกว่า 11 หลักจะถูกแปลงให้เป็นสัญกรณ์ทางวิทยาศาสตร์ (หรือเลขยกกำลัง) - ดังแสดงในเซลล์ A2 ในภาพด้านบน

ในทำนองเดียวกันรูปแบบ Number จะถูก จำกัด ให้แสดงตัวเลขความยาว 15 หลัก ตัวเลขใด ๆ ที่เกินขีด จำกัด นี้จะปัดเศษลงเป็นศูนย์

ในเซลล์ A3 ข้างต้นหมายเลข 1234567891234567 จะเปลี่ยนเป็น 123456789123450 เมื่อเซลล์ถูกตั้งค่าสำหรับการจัดรูปแบบตัวเลข

การใช้ข้อมูลข้อความในสูตรและฟังก์ชัน

ในทางตรงกันข้ามเมื่อใช้การจัดรูปแบบข้อความ - เซลล์ A4 ด้านบน - ตัวเลขเดียวกันจะแสดงได้อย่างถูกต้องและเนื่องจากขีด จำกัด อักขระต่อเซลล์สำหรับรูปแบบข้อความคือ 1,024 อาจเป็นเพียงตัวเลขไม่ลงตัวเช่น Pi (Π) และ Phi (Φ) ที่ไม่สามารถแสดงผลอย่างครบถ้วนได้

นอกเหนือไปจากการรักษาหมายเลขที่เหมือนกันกับที่ป้อนแล้วตัวเลขที่จัดรูปแบบเป็นข้อความยังคงสามารถใช้ใน สูตร โดยใช้การคำนวณทางคณิตศาสตร์ขั้นพื้นฐานเช่นการเพิ่มและการลบตามที่แสดงในเซลล์ A8 ข้างต้น

อย่างไรก็ตามไม่สามารถใช้ในการคำนวณกับฟังก์ชันบางอย่างของ Excel เช่น SUM และ AVERAGE เนื่องจากเซลล์ที่ประกอบด้วยข้อมูลจะถือว่าว่างเปล่าและส่งคืน:

• ผลของศูนย์สำหรับเซลล์ SUM - A9
• ค่าความผิดพลาด # DIV / 0! สำหรับ AVERAGE - เซลล์ A10

ขั้นตอนการฟอร์แมตเซลล์สำหรับข้อความ

เช่นเดียวกับรูปแบบอื่น ๆ สิ่งสำคัญคือต้องจัดรูปแบบเซลล์ข้อมูลข้อความก่อนป้อนตัวเลขมิฉะนั้นจะได้รับผลกระทบจากการจัดรูปแบบเซลล์ปัจจุบัน

1. คลิกที่เซลล์หรือเลือกช่วงของเซลล์ที่คุณต้องการแปลงเป็นรูปแบบข้อความ
2. คลิกแท็บ โฮม ของริบบิ้น
3. คลิกที่ลูกศรลงถัดจากกล่อง รูปแบบตัวเลข - จะแสดงค่า ทั่วไป โดยค่าเริ่มต้น - เพื่อเปิดเมนูแบบเลื่อนลงของตัวเลือกรูปแบบ
4. เลื่อนไปที่ด้านล่างของเมนูและคลิกที่ตัวเลือก ข้อความ - ไม่มีตัวเลือกเพิ่มเติมสำหรับรูปแบบข้อความ

ข้อความไปทางซ้ายตัวเลขทางด้านขวา

เบาะแสที่มองเห็นได้เพื่อช่วยในการระบุรูปแบบของเซลล์คือการดูการจัดตำแหน่งของข้อมูล

โดยค่าเริ่มต้นใน Excel ข้อมูลข้อความจะเรียงชิดกันทางซ้ายในเซลล์และข้อมูลตัวเลขทางด้านขวา ถ้าการจัดตำแหน่งเริ่มต้นสำหรับช่วงที่จัดรูปแบบเป็นข้อความไม่ได้ถูกเปลี่ยนแปลงตัวเลขที่ป้อนเข้าไปในช่วงนั้นควรจะแสดงที่ด้านซ้ายมือของเซลล์ตามที่แสดงในเซลล์ C5 ในภาพด้านบน

นอกจากนี้ตามที่แสดงในเซลล์ A4 ถึง A7 ตัวเลขที่จัดรูปแบบเป็นข้อความจะแสดง รูปสามเหลี่ยมสีเขียวเล็ก ๆ ที่ มุมบนซ้ายของเซลล์เพื่อระบุว่าข้อมูลอาจได้รับการฟอร์แมตไม่ถูกต้อง