วิธีการสร้างรายการแบบหล่นลงใน Excel

ตัวเลือกการตรวจสอบข้อมูลของ Excel ประกอบด้วยการสร้างรายการแบบหล่นลงที่ จำกัด ข้อมูล ที่สามารถป้อนลงใน เซลล์ เฉพาะเจาะจงไปยังรายการรายการที่ตั้งไว้ล่วงหน้าได้

เมื่อมีการเพิ่มรายการแบบหล่นลงลงในเซลล์ลูกศรจะปรากฏถัดจากนั้น การคลิกที่ลูกศรจะเป็นการเปิดรายการและอนุญาตให้คุณเลือกรายการใดรายการหนึ่งเพื่อเข้าสู่เซลล์

ข้อมูลที่ใช้ในรายการสามารถอยู่ได้:

• ในแผ่นงานเดียวกันกับรายการ
• บนแผ่นงานอื่นในสมุดงานเดียวกัน
• ใน สมุดงานอื่น

บทช่วยสอน: การใช้ข้อมูลที่เก็บไว้ในสมุดงานอื่น

ในบทแนะนำนี้เราจะสร้างรายการแบบหล่นลงโดยใช้รายการของรายการที่อยู่ในสมุดงานอื่น

ข้อดีของการใช้รายการของรายการที่อยู่ในสมุดงานอื่นรวมถึงการรวมศูนย์ข้อมูลรายการหากมีการใช้งานโดยผู้ใช้หลายคนและปกป้องข้อมูลจากการเปลี่ยนแปลงโดยไม่ได้ตั้งใจหรือโดยเจตนา

หมายเหตุ: เมื่อข้อมูลรายการถูกเก็บไว้ในสมุดงานที่แยกต่างหากทั้งสองสมุดงานต้องเปิดขึ้นเพื่อให้รายการใช้งานได้

ทำตามขั้นตอนในหัวข้อการสอนด้านล่างเพื่อแนะนำการสร้างใช้และเปลี่ยนรายการแบบเลื่อนลงคล้ายกับที่เห็นในภาพด้านบน

คำแนะนำการกวดวิชาเหล่านี้ไม่รวมถึงขั้นตอนการจัดรูปแบบสำหรับแผ่นงาน

การดำเนินการนี้จะไม่รบกวนการทำบทแนะนำ แผ่นงานของคุณจะดูแตกต่างจากตัวอย่างในหน้า 1 แต่รายการแบบหล่นลงจะให้ผลลัพธ์เหมือนกัน

หัวข้อการสอน

• การเปิดไฟล์และบันทึกข้อมูลบทแนะนำ
• การสร้างช่วงที่ตั้งชื่อสองช่วง
• เปิดกล่องโต้ตอบการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
• การป้อนแหล่งข้อมูลและการดำเนินการรายการแบบเลื่อนลง
• การเปลี่ยนรายการ
• ตัวเลือกสำหรับการป้องกันรายการแบบหล่นลง

01 จาก 06

การป้อนข้อมูลบทแนะนำ

เปิดสมุดงาน Excel สองเล่ม

ตามที่กล่าวมาสำหรับบทแนะนำนี้ข้อมูลสำหรับรายการแบบเลื่อนลงจะอยู่ในสมุดงานอื่นจากรายการแบบเลื่อนลง

สำหรับบทแนะนำนี้ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

1. เปิดสมุดงาน Excel สองแผ่นที่ว่างเปล่า
2. บันทึก เวิร์ก บุคหนึ่งชุดโดยใช้ชื่อ data-source.xlsx - เวิร์ก บุคนี้จะมีข้อมูลสำหรับรายการแบบหล่นลง
3. บันทึกสมุดงานที่สองด้วยชื่อ drop-down-list.xlsx - สมุดงานนี้จะมีรายการแบบเลื่อนลง
4. ปล่อยทั้งสองสมุดงานไว้หลังการบันทึก

การป้อนข้อมูลบทแนะนำ

1. ป้อนข้อมูลด้านล่างลงในเซลล์ A1 ถึง A4 ของสมุด ข้อมูล source.xlsx ตามที่เห็นในภาพด้านบน
2. A1 - ขนมปังขิง A2 - มะนาว A3 - ข้าวโอ๊ตลูกเกด A4 - ชิปช็อกโกแลต
3. บันทึกสมุดงานและปล่อยให้มันเปิดอยู่
4. ป้อนข้อมูลด้านล่างลงในเซลล์ B1 ของสมุดงาน drop-down-list.xlsx
5. B1 - ประเภทคุกกี้:
6. บันทึกสมุดงานและปล่อยให้มันเปิดอยู่
7. รายการแบบหล่นลงจะถูกเพิ่มลงในเซลล์ C1 ของสมุดงานนี้

02 จาก 06

การสร้างช่วงที่ตั้งชื่อสองช่วง

การสร้างช่วงที่ตั้งชื่อสองช่วง

ช่วงที่ตั้งชื่อช่วยให้คุณอ้างถึงช่วงของเซลล์ที่เฉพาะเจาะจงในสมุดงาน Excel

ช่วงที่ตั้งชื่อมีการใช้งานจำนวนมากใน Excel รวมทั้งการใช้สูตรเหล่านี้ในสูตร และเมื่อสร้างแผนภูมิ

ในทุกกรณีช่วงที่มีชื่อจะใช้แทนช่วงของ การอ้างอิงเซลล์ ซึ่งระบุตำแหน่งของข้อมูลในแผ่นงาน

เมื่อใช้ในรายการแบบเลื่อนลงที่อยู่ในสมุดงานอื่นต้องใช้ช่วงที่มีชื่อสองชุด

• หนึ่งถูกสร้างขึ้นสำหรับรายการในสมุดงานที่มีข้อมูลอยู่
• สร้างสองในสมุดงานที่มีรายการแบบหล่นลง ช่วงชื่อที่สองนี้เชื่อมโยงกับช่วงที่ตั้งชื่อไว้ในสมุดงานแรก

ขั้นตอนการสอน

ช่วงที่ตั้งชื่อแรก

1. เลือกเซลล์ A1 - A4 ของสมุดงาน data-source.xlsx เพื่อไฮไลต์
2. คลิกที่ กล่องชื่อที่ อยู่เหนือคอลัมน์ A
3. พิมพ์ "คุกกี้" (ไม่มีเครื่องหมายคำพูด) ในช่องชื่อ
4. กดปุ่ม ENTER บนแป้นพิมพ์
5. เซลล์ A1 ถึง A4 ของสมุดงาน data-source.xlsx มีชื่อช่วงของ คุกกี้แล้ว
6. บันทึกสมุดงาน

ช่วงที่ตั้งชื่อที่สอง

ช่วงชื่อที่สองนี้ไม่ได้ใช้การอ้างอิงเซลล์จากสมุดงาน แบบเลื่อนลง list.xlsx

แต่จะเชื่อมโยงไปยังชื่อช่วง Cookies ในสมุดงาน data-source.xlsx

นี่เป็นสิ่งที่จำเป็นเนื่องจาก Excel จะไม่ยอมรับการอ้างอิงเซลล์จากสมุดงานที่แตกต่างกันสำหรับช่วงที่มีชื่อ อย่างไรก็ตามจะยกเว้นชื่อช่วง

การสร้างช่วงที่มีชื่อจึงไม่ได้ทำโดยใช้ กล่องชื่อ แต่ใช้ ตัวจัดการชื่อที่ อยู่ในแท็บ สูตร ของริบบิ้น

1. คลิกที่เซลล์ C1 ในสมุดงาน แบบเลื่อนลง -list.xlsx
2. คลิกที่ สูตร> ตัวจัดการชื่อ บนริบบิ้นเพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ ตัวจัดการชื่อ
3. คลิกที่ปุ่ม New เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ New Name
4. ในประเภทสายชื่อ: ข้อมูล
5. ในประเภท ข้อมูล อ้างอิง: = 'data-source.xlsx'! Cookies
6. คลิกตกลงเพื่อเสร็จสิ้นช่วงที่ตั้งชื่อและกลับไปที่กล่องโต้ตอบตัวจัดการชื่อ
7. คลิกปิดเพื่อปิดกล่องโต้ตอบตัวจัดการชื่อ
8. บันทึกสมุดงาน

03 จาก 06

เปิดกล่องโต้ตอบการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

เปิดกล่องโต้ตอบการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

ตัวเลือกการตรวจสอบข้อมูลทั้งหมดใน Excel รวมทั้งรายการแบบหล่นลงจะถูกตั้งค่าโดยใช้กล่องโต้ตอบการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

นอกเหนือจากการเพิ่มรายการแบบเลื่อนลงในแผ่นงานการตรวจสอบข้อมูลใน Excel สามารถใช้เพื่อควบคุมหรือ จำกัด ประเภทของข้อมูลที่สามารถป้อนลงในเซลล์เฉพาะในแผ่นงาน

ขั้นตอนการสอน

1. คลิกที่เซลล์ C1 ของสมุดงาน drop-down-list.xlsx เพื่อสร้าง เซลล์ที่ใช้งานอยู่ - นี่คือที่ที่รายการแบบเลื่อนลงจะอยู่
2. คลิกที่แท็บ ข้อมูล ของเมนูริบบัวด้านบนเวิร์กชีท
3. คลิกที่ไอคอนการ ตรวจสอบข้อมูล บนริบบิ้นเพื่อเปิดเมนูแบบเลื่อนลง
4. คลิกที่ตัวเลือกการ ตรวจสอบข้อมูล ในเมนูเพื่อเปิดกล่องโต้ตอบการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
5. ปล่อยให้กล่องโต้ตอบเปิดขึ้นสำหรับขั้นตอนต่อไปในบทแนะนำ

04 จาก 06

ใช้รายการสำหรับการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

การเลือกรายการสำหรับการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

ดังที่ได้กล่าวมาแล้วมีตัวเลือกสำหรับการตรวจสอบข้อมูลใน Excel นอกเหนือจากรายการแบบหล่นลง

ในขั้นตอนนี้เราจะเลือกตัวเลือก List เป็นชนิดของการตรวจสอบข้อมูลที่จะใช้สำหรับเซลล์ D1 ของแผ่นงาน

ขั้นตอนการสอน

1. คลิกแท็บ การตั้งค่า ใน กล่องโต้ตอบ
2. คลิกที่ลูกศรลงที่ส่วนท้ายของบรรทัด อนุญาต เพื่อเปิดเมนูแบบเลื่อนลง
3. คลิกที่ รายการ เพื่อเลือก รายการ แบบเลื่อนลงสำหรับการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลในเซลล์ C1 และเพื่อเปิดใช้งานบรรทัด แหล่งที่มา ในกล่องโต้ตอบ

การป้อนแหล่งข้อมูลและการดำเนินการรายการแบบเลื่อนลง

เนื่องจากแหล่งข้อมูลสำหรับรายการแบบเลื่อนลงจะอยู่ในสมุดงานอื่นช่วงกำหนดชื่อที่สองที่สร้างขึ้นก่อนหน้านี้จะถูกป้อนลงในบรรทัด แหล่งที่มา ในกล่องโต้ตอบ

ขั้นตอนการสอน

1. คลิก ที่ บรรทัด Source
2. พิมพ์ "= ข้อมูล" (ไม่มีเครื่องหมายคำพูด) ในบรรทัดแหล่งที่มา
3. คลิก ตกลง เพื่อดำเนินการรายการแบบหล่นลงและปิดกล่องโต้ตอบการ ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
4. ไอคอน ลูกศรลง ขนาดเล็กที่อยู่ทางด้านขวาของเซลล์ C1
5. การคลิกที่ลูกศรลงจะเปิดรายการแบบเลื่อนลงที่มีชื่อคุกกี้สี่ชื่อที่ป้อนลงในเซลล์ A1 ถึง A4 ของสมุดงาน data-source.xlsx
6. คลิกที่ชื่อใดชื่อหนึ่งควรใส่ชื่อนั้นลงในเซลล์ C1

05 จาก 06

การเปลี่ยนรายการแบบเลื่อนลง

การเปลี่ยนรายการ

เพื่อให้รายการแบบเลื่อนลงถึงวันที่มีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลของเราอาจจำเป็นต้องเปลี่ยนตัวเลือกในรายการเป็นระยะ ๆ

เนื่องจากเราใช้ ช่วงที่ มี ชื่อ เป็นแหล่งที่มาสำหรับรายการในรายการแทนที่จะเป็นชื่อรายการจริงการเปลี่ยนชื่อคุกกี้ในช่วงที่ตั้งชื่อไว้ในเซลล์ A1 ถึง A4 ของสมุดงาน data-source.xlsx จะเปลี่ยนชื่อในเมนูแบบเลื่อนลงทันที รายการ.

หากข้อมูลถูกป้อนลงในกล่องโต้ตอบโดยตรงการเปลี่ยนแปลงรายการจะเกี่ยวข้องกับการกลับเข้าไปในกล่องโต้ตอบและแก้ไขบรรทัดต้นฉบับ

ในขั้นตอนนี้เราจะเปลี่ยน Lemon เป็น Shortbread ในรายการแบบหล่นลงโดยการเปลี่ยนข้อมูลในเซลล์ A2 ของช่วงที่ตั้งชื่อไว้ในสมุดงาน data-source.xlsx

ขั้นตอนการสอน

1. คลิกที่เซลล์ A2 ในสมุดงาน data-source.xlsx (Lemon) เพื่อสร้างเซลล์ที่ใช้งานอยู่
2. พิมพ์ Shortbread ในเซลล์ A2 และกดปุ่ม Enter บนแป้นพิมพ์
3. คลิกลูกศรลงสำหรับรายการแบบเลื่อนลงในเซลล์ C1 ของสมุดงาน แบบเลื่อนลง -list.xlsx เพื่อเปิดรายการ
4. ตอนที่ 2 ในรายการควรอ่าน Shortbread แทน Lemon

06 จาก 06

ตัวเลือกสำหรับการป้องกันรายการแบบหล่นลง

ตัวเลือกสำหรับการป้องกันรายการแบบหล่นลง

เนื่องจากข้อมูลของเราอยู่ในแผ่นงานอื่นจากตัวเลือกแบบเลื่อนลงสำหรับปกป้องข้อมูลในรายการประกอบด้วย:

• ป้องกันแผ่นงานซึ่งเกี่ยวข้องกับการ ล็อคเซลล์ A1 ถึง A4 ในแผ่นงาน 2
• ต้องการรหัสผ่านเพื่อปรับเปลี่ยนสมุดงาน
• เปิดสมุดงานเป็นแบบ อ่านอย่างเดียว