01 จาก 01
ป้องกันไม่ให้ป้อนข้อมูลไม่ถูกต้อง
ใช้การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลเพื่อป้องกันไม่ให้ป้อนข้อมูลไม่ถูกต้อง
ตัวเลือกการตรวจสอบข้อมูลของ Excel สามารถใช้เพื่อควบคุมประเภทและมูลค่าของ ข้อมูลที่ ป้อนลงในเซลล์เฉพาะใน แผ่นงาน
ระดับต่างๆของการควบคุมที่สามารถใช้เกี่ยวข้องกับ:
- แสดงข้อความที่ พร้อมท์ เมื่อมีการคลิกเซลล์ที่มีข้อ จำกัด ในการตรวจสอบข้อมูล แต่ไม่มีการ จำกัด ข้อมูลในเซลล์
- จำกัด ประเภทและ ช่วง ของข้อมูลที่สามารถป้อนลงในเซลล์ได้
- ใช้สูตรที่ตั้งอยู่ในตำแหน่งที่ตั้งอื่นเพื่อดูว่าข้อมูลที่ป้อนลงในเซลล์ถูกต้องหรือไม่
บทแนะนำนี้ครอบคลุมถึงตัวเลือกที่สองในการ จำกัด ประเภทและช่วงของข้อมูลที่สามารถป้อนลงในเซลล์ในแผ่นงาน Excel
ใช้ข้อความแจ้งเตือนข้อผิดพลาด
นอกเหนือจากการวางข้อ จำกัด ในข้อมูลที่สามารถป้อนลงในเซลล์ข้อความ แจ้งข้อผิดพลาด จะแสดงขึ้นเพื่ออธิบายข้อ จำกัด เมื่อมีการป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง
มีสามประเภทของการแจ้งเตือนข้อผิดพลาดที่สามารถแสดงผลได้และประเภทที่เลือกมีผลต่อการบังคับใช้ข้อ จำกัด อย่างเคร่งครัด:
- หยุด - ป้องกันการป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง
- คำเตือน - เตือนว่ามีการป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้องลงในเซลล์โดยมีตัวเลือกเพื่อแทนที่ข้อ จำกัด
- ข้อมูล - แจ้งให้ผู้ใช้ทราบว่ามีการป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้องลงในเซลล์ แต่ไม่ได้ป้องกันไม่ให้มีการป้อนข้อมูล
ข้อผิดพลาดในการแจ้งเตือนข้อผิดพลาด
การแจ้งเตือนข้อผิดพลาดจะปรากฏเฉพาะเมื่อพิมพ์ข้อมูลลงในเซลล์เท่านั้น พวกเขาไม่ปรากฏหาก:
- ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องจะถูกคัดลอกลงในเซลล์หรือป้อนโดยใช้ หมายเลขอ้างอิงเติม
- สูตร ในเซลล์จะคำนวณผลลัพธ์ที่ไม่ถูกต้อง
- มาโคร ป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้องลงในเซลล์
ตัวอย่าง: ป้องกันไม่ให้ป้อนข้อมูลไม่ถูกต้อง
ดังที่แสดงในภาพด้านบนตัวอย่างนี้จะ:
- ตั้งค่าตัวเลือกการตรวจสอบข้อมูลที่อนุญาตให้มีเฉพาะตัวเลขที่มีค่าน้อยกว่า 5 ที่จะถูกป้อนลงในเซลล์ D1;
- ถ้าป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้องลงในเซลล์การแจ้งเตือนข้อผิดพลาด Stop จะปรากฏขึ้น
เปิดกล่องโต้ตอบการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
ตัวเลือกการตรวจสอบข้อมูลทั้งหมดใน Excel ถูกตั้งค่าโดยใช้ กล่องโต้ตอบ การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
- คลิกที่เซลล์ D1 - ตำแหน่งที่จะใช้การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
- คลิกที่แท็บ ข้อมูล
- เลือก การยืนยันข้อมูล จาก ริบบิ้น เพื่อเปิดรายการแบบเลื่อนลง
- คลิกที่ การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล ในรายการเพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
แท็บการตั้งค่า
ขั้นตอนเหล่านี้ จำกัด ประเภทของข้อมูลที่สามารถป้อนลงในเซลล์ D1 ไปเป็นตัวเลขทั้งหมดที่มีค่าน้อยกว่าห้า
- คลิกแท็บ การตั้งค่า ในกล่องโต้ตอบ
- ภายใต้ อนุญาต: เลือกตัวเลือก ทั้งหมด จากรายการ
- ภายใต้ตัวเลือก ข้อมูล: เลือก น้อยกว่า จากรายการ
- ในบรรทัด Maximum: line ให้พิมพ์หมายเลข 5
แท็บแจ้งเตือนข้อผิดพลาด
ขั้นตอนเหล่านี้ระบุชนิดของการแจ้งเตือนข้อผิดพลาดที่จะแสดงและข้อความที่มีอยู่
- คลิกแท็บ ข้อผิดพลาด ในกล่องโต้ตอบ
- ตรวจสอบว่ามีการเลือกช่องทำเครื่องหมาย "แสดงการแจ้งเตือนข้อผิดพลาดหลังจากป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง"
- ภายใต้ สไตล์: เลือกตัวเลือก Stop จากรายการ
- ใน Title: ประเภทเส้น: ค่าข้อมูลไม่ถูกต้อง
- ใน ข้อความแสดงข้อผิดพลาด: ประเภทบรรทัด: อนุญาตเฉพาะตัวเลขที่มีค่าน้อยกว่า 5 เท่านั้นในเซลล์นี้
- คลิกตกลงเพื่อปิดกล่องโต้ตอบและกลับไปที่แผ่นงาน
ทดสอบการตั้งค่าการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
- คลิกที่เซลล์ D1
- พิมพ์หมายเลข 9 ในเซลล์ D1
- กดปุ่ม Enter บนแป้นพิมพ์
- กล่องข้อความแจ้งเตือนข้อผิดพลาด Stop ควรปรากฏบนหน้าจอเนื่องจากจำนวนนี้มากกว่าค่าสูงสุดที่กำหนดไว้ในกล่องโต้ตอบ
- คลิกที่ปุ่ม ลองใหม่ ในกล่องข้อความแจ้งเตือนความผิดพลาด
- พิมพ์หมายเลข 2 ในเซลล์ D1
- กดปุ่ม Enter บนแป้นพิมพ์
- ข้อมูลควรได้รับการยอมรับในเซลล์เนื่องจากมีค่าน้อยกว่าค่าสูงสุดที่กำหนดไว้ในกล่องโต้ตอบ