01 จาก 02
ลบระเบียนข้อมูลที่ซ้ำกันใน Excel
โปรแกรม สเปรดชีต เช่น Excel มักถูกใช้เป็นฐานข้อมูลสำหรับสิ่งต่างๆเช่นสินค้าคงเหลือบางชิ้นบันทึกการขายและรายชื่อผู้รับจดหมาย
ฐานข้อมูลใน Excel ประกอบด้วยตารางข้อมูลที่จัดเป็น แถว ข้อมูลที่เรียกว่าข้อมูล
ในข้อมูลบันทึกข้อมูลในแต่ละเซลล์หรือ ข้อมูล ในแถวมีความสัมพันธ์กันเช่นชื่อ บริษัท ที่อยู่และหมายเลขโทรศัพท์ของ บริษัท
ปัญหาทั่วไปที่เกิดขึ้นเนื่องจากฐานข้อมูลเติบโตขึ้นคือขนาดของระเบียนหรือแถวข้อมูลที่ซ้ำกัน
การทำสำเนานี้อาจเกิดขึ้นได้หาก:
- ระเบียนทั้งหมดจะถูกป้อนลงในฐานข้อมูลมากกว่าหนึ่งครั้งส่งผลให้เกิดระเบียนสองชิ้นขึ้นไป
- ระเบียนหลายรายการมีฟิลด์อย่างน้อยหนึ่งฟิลด์เช่นชื่อและที่อยู่ที่มีข้อมูลเดียวกัน
ไม่ว่าจะเป็นวิธีใดระเบียนที่ซ้ำกันอาจเป็นสาเหตุให้เกิดปัญหามากมายเช่นส่งสำเนาเอกสารจำนวนมากไปยังบุคคลคนเดียวกันเมื่อมีการใช้ข้อมูลฐานข้อมูลในจดหมายเวียนดังนั้นควรสแกนหาและลบระเบียนที่ซ้ำกันเป็นประจำตามปกติ รากฐาน
และในขณะที่ง่ายต่อการเลือกระเบียนที่ซ้ำกันในตัวอย่างขนาดเล็กเช่นเดียวกับภาพด้านบนตารางข้อมูลอาจประกอบด้วยหลายร้อยหากไม่นับพันรายการทำให้ยากที่จะเลือกระเบียนที่ซ้ำกันโดยเฉพาะอย่างยิ่งบางส่วนที่ตรงกับระเบียน
เพื่อให้งานนี้ง่ายขึ้น Excel มีเครื่องมือข้อมูลที่มีอยู่แล้วซึ่งเรียกได้ว่าไม่ใช่ Remove Duplicates ซึ่งสามารถใช้ค้นหาและลบระเบียนที่เหมือนกันและบางส่วนได้
อย่างไรก็ตามวิธีการที่จะใช้เครื่องมือ Remove Duplicates จะต้องมีการจัดการบันทึกข้อมูลที่เหมือนกันและบางส่วนเท่านั้น
เนื่องจาก กล่องโต้ตอบ Remove Duplicates จะแสดงชื่อฟิลด์สำหรับตารางข้อมูลที่เลือกและคุณเลือกฟิลด์ที่จะรวมไว้ในการค้นหาระเบียนที่ตรงกัน:
- สำหรับระเบียนเดียวกันให้ค้นหาฟิลด์ทั้งหมด - ปล่อยให้เครื่องหมายถูกติดกับชื่อคอลัมน์หรือฟิลด์ทั้งหมด
- สำหรับการจับคู่ระเบียนบางส่วน - ปล่อยให้เครื่องหมายถูกต้องอยู่ติดกับเฉพาะช่องที่จะจับคู่เท่านั้น
ชื่อฟิลด์กับอักษรคอลัมน์
ดังกล่าวแล้วเครื่องมือลบรายการที่ซ้ำกันประกอบด้วยกล่องโต้ตอบที่คุณเลือกช่องที่ตรงกันเพื่อค้นหาโดยเลือกจากฟิลด์หรือชื่อคอลัมน์ที่ต้องการ
ข้อมูลที่กล่องโต้ตอบจะแสดงขึ้น - ชื่อฟิลด์หรือตัวอักษรของคอลัมน์ขึ้นอยู่กับว่าข้อมูลของคุณประกอบด้วยแถวหัวเรื่องหรือ ส่วนหัว ที่ด้านบนของตารางข้อมูลดังที่แสดงในภาพด้านบน
ถ้าใช่ - ตรวจสอบให้แน่ใจว่าตัวเลือกทางด้านขวามือของกล่องโต้ตอบ - ข้อมูลของฉันมีส่วนหัว - ถูกเลือกไว้แล้วและ Excel จะแสดงชื่อในแถวนี้เป็นชื่อฟิลด์ในกล่องโต้ตอบ
หากข้อมูลของคุณไม่มีแถวส่วนหัวกล่องโต้ตอบจะแสดงตัวอักษร คอลัมน์ ที่เหมาะสมในกล่องโต้ตอบสำหรับช่วงข้อมูลที่เลือก
ช่วงข้อมูลที่ต่อเนื่อง
สำหรับเครื่องมือ Remove Duplicates ทำงานได้อย่างถูกต้องตารางข้อมูลต้องอยู่ในช่วงของข้อมูลที่ต่อเนื่องนั่นคือต้องไม่มีแถวหรือคอลัมน์ที่ว่างเปล่าและถ้าเป็นไปไม่ได้ไม่มี เซลล์ ว่างอยู่ภายในตาราง
การไม่มีช่องว่างภายในตารางข้อมูลถือเป็นวิธีปฏิบัติที่ดีเมื่อพูดถึงการจัดการข้อมูลโดยทั่วไปไม่ใช่เฉพาะเมื่อค้นหาข้อมูลที่ซ้ำกัน เครื่องมือข้อมูลอื่น ๆ ของ Excel - เช่นการเรียงลำดับและการกรอง - ทำงานได้ดีที่สุดเมื่อตารางข้อมูลเป็นช่วงข้อมูลที่ต่อเนื่องกัน
ลบตัวอย่างข้อมูลที่ซ้ำกันตัวอย่าง
ในภาพด้านบนตารางข้อมูลมีสองระเบียนที่เหมือนกันสำหรับ A. Thompson และสองระเบียนที่ตรงกันบางส่วนสำหรับ R. Holt ซึ่งเป็นฟิลด์ที่ตรงกับข้อมูลทั้งหมดยกเว้นหมายเลขนักเรียน
ขั้นตอนด้านล่างนี้แสดงรายละเอียดวิธีใช้เครื่องมือข้อมูล ลบ ข้อมูลที่ ซ้ำกัน เพื่อ:
- ลบระเบียนที่สองของระเบียนเดียวกันสำหรับ A. Thompson
- ลบเร็กคอร์ดที่ตรงกับบางส่วนของ R. Holt
การเปิดไดอะล็อกบ็อกซ์ Remove Duplicates
- คลิกที่เซลล์ใด ๆ ที่มีข้อมูลในฐานข้อมูลตัวอย่าง
- คลิกแท็บ ข้อมูล บนริบบิ้น
- คลิกที่ไอคอน Remove Duplicates เพื่อเน้นข้อมูลทั้งหมดในตารางข้อมูลและเพื่อเปิดไดอะล็อก Remove Duplicates
- กล่องโต้ตอบ Remove Duplicates จะแสดงส่วนหัวของคอลัมน์หรือชื่อฟิลด์ทั้งหมดจากตัวอย่างข้อมูลของเรา
- เครื่องหมายถูกข้างชื่อฟิลด์ระบุว่าคอลัมน์ใดที่ Excel จะพยายามจับคู่ในการค้นหาระเบียนที่ซ้ำกัน
- เมื่อกล่องโต้ตอบเปิดชื่อฟิลด์ทั้งหมดจะถูกเลือกไว้
การค้นหาระเบียนที่เหมือนกัน
- เนื่องจากเรากำลังค้นหาระเบียนที่เหมือนกันอย่างสมบูรณ์ในตัวอย่างนี้เราจึงจะเลือกส่วนหัวคอลัมน์ทั้งหมดไว้
- คลิกตกลง
ในตอนนี้ควรจะเห็นผลลัพธ์ต่อไปนี้:
- กล่องโต้ตอบควรปิดและแทนที่โดยข้อความว่า: พบ 1 ค่าที่ซ้ำกันและลบออก ยังคงมี 7 ค่าที่ไม่ซ้ำกัน
- แถวที่มีระเบียนซ้ำของ A. Thompson จะถูกลบออกจากฐานข้อมูล
- แม้ว่าจะมีบางส่วนที่ตรงกับเร็กคอร์ดสำหรับ R. Holt แต่เนื่องจากบางฟิลด์ไม่ตรงกับที่ระบุ - จำนวนนักเรียนสำหรับระเบียนทั้งสองแตกต่างกัน - Excel ถือว่าเป็นข้อมูลที่ไม่ซ้ำกัน
02 จาก 02
ค้นหาและลบระเบียนที่ตรงกันบางส่วนโดยใช้การลบรายการที่ซ้ำกัน
กำลังตรวจสอบทีละช่อง
เนื่องจาก Excel จะลบระเบียนข้อมูลที่ตรงกับเขตข้อมูลที่เลือกเท่านั้นวิธีที่ดีที่สุดในการค้นหาระเบียนข้อมูลที่ตรงกันทั้งหมดบางส่วนคือการลบเครื่องหมายถูกสำหรับฟิลด์เดียวในแต่ละช่วงเวลาตามที่ทำในขั้นตอนด้านล่าง
การค้นหาระเบียนที่ตรงกับข้อมูลในฟิลด์ทั้งหมดยกเว้นชื่ออายุหรือโปรแกรมจะลบชุดค่าผสมที่เป็นไปได้ทั้งหมดสำหรับการจับคู่ระเบียนบางส่วน
การค้นหาบันทึกการจับคู่บางส่วน
- คลิกที่เซลล์ใด ๆ ที่มีข้อมูลในตารางข้อมูลถ้าจำเป็น
- คลิกแท็บ ข้อมูล บน ริบบิ้น
- คลิกที่ไอคอน Remove Duplicates เพื่อเน้นข้อมูลทั้งหมดในตารางข้อมูลและเพื่อเปิดไดอะล็อก Remove Duplicates
- เลือกชื่อฟิลด์หรือส่วนหัวของคอลัมน์สำหรับตารางข้อมูลแล้ว
- หากต้องการค้นหาและลบระเบียนที่ไม่มีการจับคู่ในทุกฟิลด์ให้ลบเครื่องหมายถูกออกจากชื่อฟิลด์ที่ Excel ไม่สนใจ
- ตัวอย่างเช่นคลิกที่ช่องทำเครื่องหมายข้างคอลัมน์ Student ID เพื่อนำเครื่องหมายถูกออก
- Excel จะค้นหาและลบระเบียนที่ตรงกับข้อมูลในฟิลด์ Last name , Initial และ Program เท่านั้น
- คลิกตกลง
- กล่องโต้ตอบควรปิดและแทนที่โดยข้อความว่า: พบ 1 ค่าที่ซ้ำกันและลบออก ยังคงมีอยู่ 6 ค่า
- แถวที่มีระเบียนที่สองสำหรับ R. Holt ที่มี ID นักเรียนของ ST348-252 จะถูกลบออกจากฐานข้อมูล
- คลิกตกลงเพื่อปิดกล่องข้อความ
ณ จุดนี้ตารางข้อมูลตัวอย่างควรเป็นข้อมูลที่ซ้ำกันทั้งหมด