แมโครใน Excel คืออะไรและเมื่อใดที่ใช้?
แมโคร Excel คือชุดของคำแนะนำในการเขียนโปรแกรมที่เก็บไว้ในสิ่งที่เรียกว่า โค้ด VBA ซึ่งสามารถใช้เพื่อลดขั้นตอนการทำซ้ำ ๆ ซ้ำ ๆ ได้
งานซ้ำซ้อนเหล่านี้อาจเกี่ยวข้องกับการคำนวณที่ซับซ้อนซึ่งต้องใช้ สูตร หรืออาจมีการจัดรูปแบบง่ายๆเช่น เพิ่มการจัดรูปแบบตัวเลข เป็นข้อมูลใหม่หรือใช้รูปแบบเซลล์และ แผ่นงาน เช่น เส้นขอบ และแรเงา
งานที่ทำซ้ำ ๆ ซึ่งมาโครสามารถใช้เพื่อบันทึกรวมถึง:
- เพิ่มหรือลบ แถว และคอลัมน์
- การปกป้องหรือยกเลิกการป้องกันแผ่นงาน
- เลือก ช่วง ของเซลล์
- เพิ่มวันที่ปัจจุบันลงในแผ่นงาน
เรียกใช้มาโคร
แมโครสามารถเรียกใช้โดยใช้แป้นพิมพ์ลัดไอคอนแถบเครื่องมือหรือปุ่มหรือไอคอนที่เพิ่มเข้าไปในเวิร์กชีท
มาโครกับเทมเพลต
ในขณะที่การใช้มาโครอาจเป็นตัวประหยัดเวลาที่ดีสำหรับงานที่ทำซ้ำ ๆ ได้หากคุณเพิ่มคุณลักษณะหรือเนื้อหาการจัดรูปแบบบางอย่างเช่นส่วนหัวหรือโลโก้ บริษัท ลงในแผ่นงานใหม่อาจเป็นการดีที่จะ สร้างและบันทึกไฟล์เทมเพลต ที่มีรายการดังกล่าวทั้งหมด แทนที่จะสร้างใหม่ทุกครั้งที่คุณเริ่มแผ่นงานใหม่
มาโครและ VBA
ตามที่กล่าวไว้ใน Excel แมโครจะถูกเขียนขึ้นใน Visual Basic for Applications (VBA) การเขียนแมโครโดยใช้ VBA ทำได้ในหน้าต่างตัวแก้ไข VBA ซึ่งสามารถเปิดได้โดยคลิกที่ไอคอน Visual Basic บนแท็บ นักพัฒนาซอฟต์แวร์ ของริบบิ้น (ดูด้านล่างสำหรับคำแนะนำในการเพิ่มแท็บ นักพัฒนาซอฟต์แวร์ ลงในริบบิ้นหากจำเป็น)
เครื่องบันทึก Macro ของ Excel
สำหรับผู้ที่ไม่สามารถเขียนโค้ด VBA ได้ใน ตัวเครื่องบันทึกแมโคร ที่ช่วยให้คุณสามารถบันทึกชุดของขั้นตอนต่างๆโดยใช้แป้นพิมพ์และเมาส์ที่ Excel จะแปลงเป็นรหัส VBA สำหรับคุณ
เช่นเดียวกับเครื่องมือแก้ไข VBA ที่กล่าวมาข้างต้น Macro Recorder จะอยู่ในแท็บ นักพัฒนาซอฟต์แวร์ ของ Ribbon
การเพิ่มแท็บนักพัฒนาซอฟต์แวร์
โดยดีฟอลต์ใน Excel แท็บ นักพัฒนาซอฟต์แวร์ ไม่อยู่ในริบบิ้น หากต้องการเพิ่ม:
- คลิกแท็บ ไฟล์ เพื่อเปิดรายการแบบเลื่อนลงของตัวเลือก
- ในรายการแบบหล่นลงคลิก ตัวเลือก เพื่อเปิด กล่องโต้ตอบ ตัวเลือก Excel
- ในแผงด้านซ้ายมือของกล่องโต้ตอบคลิกที่ กำหนด Ribbon เพื่อเปิดหน้าต่าง Ribbon ปรับแต่ง
- ใต้ส่วน แท็บหลัก ในหน้าต่างด้านขวาคลิกที่ช่องทำเครื่องหมายถัดจาก นักพัฒนาซอฟต์แวร์ เพื่อเพิ่มแท็บนี้ลงใน Ribbon
- คลิกตกลงเพื่อปิดกล่องโต้ตอบและกลับไปที่แผ่นงาน
ขณะนี้ผู้ พัฒนา ควรอยู่ที่ด้านขวาของริบบิ้น
ใช้ Macro Recorder
ตามที่กล่าวมา Macro Recorder ช่วยลดความยุ่งยากในการสร้างมาโครแม้แต่ในบางครั้งสำหรับผู้ที่สามารถเขียนโค้ด VBA ได้ แต่ต้องทราบบางประเด็นก่อนที่คุณจะเริ่มใช้เครื่องมือนี้
1. วางแผน Macro
การบันทึกมาโครด้วยเครื่องมาโครคอนจะเกี่ยวข้องกับการเรียนรู้เล็กน้อย เพื่อลดความซับซ้อนของกระบวนการวางแผนก่อนเวลา - ถึงจุดที่เขียนสิ่งที่แมโครมีไว้เพื่อทำและขั้นตอนที่จะต้องใช้ในการบรรลุผลงาน
2. ให้แมโครมีขนาดเล็กและเจาะจง
มาโครยิ่งใหญ่กว่าในแง่ของจำนวนงานที่ทำขึ้นมีความซับซ้อนมากขึ้นอาจเป็นไปได้ว่าจะวางแผนและบันทึกข้อมูลได้สำเร็จ
แมโครที่ใหญ่กว่าทำงานได้ช้าลงโดยเฉพาะอย่างยิ่งที่เกี่ยวข้องกับการคำนวณในแผ่นงานขนาดใหญ่และยากที่จะแก้ปัญหาและแก้ไขปัญหาหากไม่ทำงานในครั้งแรก
โดยการรักษาแมโครให้มีขนาดเล็กและเฉพาะเจาะจงในวัตถุประสงค์การตรวจสอบความถูกต้องของผลลัพธ์และเพื่อดูว่าพวกเขาผิดพลาดได้อย่างไรหากสิ่งต่างๆไม่เป็นไปตามที่วางแผนไว้
3. ชื่อมาโครเหมาะสม
ชื่อมาโครใน Excel มีข้อ จำกัด การตั้งชื่อหลายอย่างที่ต้องสังเกต ประการแรกคือชื่อมาโครต้องขึ้นต้นด้วยอักษรตัวหนึ่ง อักขระที่ตามมาสามารถเป็นตัวเลขได้ แต่ชื่อมาโครไม่สามารถมีช่องว่างสัญลักษณ์หรือเครื่องหมายวรรคตอนได้
ชื่อแมโครไม่สามารถมีคำสงวนได้หลายคำซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของ VBA ใช้เป็นส่วนหนึ่งของภาษาการเขียนโปรแกรมเช่น If , GoTo , New หรือ Select
แม้ว่าชื่อมาโครจะมีความยาวไม่เกิน 255 อักขระ แต่ก็ไม่ค่อยจำเป็นหรือแนะนำให้ใช้ชื่อนี้ในชื่อ
สำหรับหนึ่งถ้าคุณมีแมโครมากและคุณวางแผนที่จะเรียกใช้จากกล่องโต้ตอบแมโครชื่อยาวเพียงทำให้เกิดความแออัดทำให้ยากที่จะเลือกแมโครที่คุณกำลังหลังจาก
วิธีที่ดีกว่าคือการทำให้ชื่อสั้นและใช้ประโยชน์จากพื้นที่คำอธิบายเพื่อให้รายละเอียดเกี่ยวกับสิ่งที่มาโครแต่ละตัวทำ
ขีดเส้นใต้และการใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่ภายในชื่อ
เนื่องจากชื่อมาโครไม่สามารถมีช่องว่างอักขระหนึ่งตัวที่ได้รับอนุญาตและทำให้การอ่านชื่อแมโครง่ายขึ้นคืออักขระขีดล่างที่สามารถใช้ระหว่างคำแทนตำแหน่งว่างได้เช่น Change_cell_color หรือ Addition_formula
อีกทางเลือกหนึ่งคือการใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ภายใน (บางครั้งเรียกว่า Camel Case ) ซึ่งจะเริ่มต้นคำใหม่แต่ละคำในชื่อด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ - เช่น ChangeCellColor และ AdditionFormula
ชื่อมาโครสั้น ๆ จะสามารถเลือกได้ง่ายขึ้นในกล่องโต้ตอบแมโครโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าเวิร์กชีทมีมาโครหลายตัวและคุณสามารถบันทึกแมโครได้มากดังนั้นคุณจึงสามารถระบุชื่อมาได้ง่ายใน ระบบยังมีฟิลด์คำอธิบายแม้ว่าทุกคนจะไม่ใช้ก็ตาม
ใช้การอ้างอิงเซลล์สัมพัทธ์กับแอบโซลูท
การอ้างอิงเซลล์ เช่น B17 หรือ AA345 ระบุตำแหน่งของแต่ละ เซลล์ ในแผ่นงาน
โดยค่าเริ่มต้นใน Macro Recorder การอ้างอิงเซลล์ทั้งหมดเป็น ค่าสัมบูรณ์ ซึ่งหมายความว่าตำแหน่งของเซลล์ที่แน่นอนจะถูกบันทึกลงในแมโคร หรือคุณสามารถตั้งค่ามาโครเพื่อใช้ การอ้างอิงเซลล์ สัมพัทธ์ ซึ่งหมายความว่าการเคลื่อนไหว (จำนวนคอลัมน์ที่เหลือหรือขวาที่คุณย้ายเคอร์เซอร์เซลล์) จะถูกบันทึกมากกว่าตำแหน่งที่แน่นอน
ที่คุณใช้ขึ้นอยู่กับว่ามีการตั้งค่ามาโครให้สำเร็จอย่างไร ถ้าคุณต้องการทำซ้ำขั้นตอนเดียวกันเช่นการจัดรูปแบบคอลัมน์ข้อมูลซ้ำ ๆ แต่ทุกครั้งที่คุณจัดรูปแบบคอลัมน์ต่างๆในแผ่นงานใช้การอ้างอิงแบบสัมพัทธ์จะเหมาะสม
ถ้าในทางกลับกันคุณต้องการจัดรูปแบบช่วงของเซลล์เดียวกันเช่น A1 ถึง M23 แต่ในแผ่นงานที่แตกต่างกันระบบจะใช้การอ้างอิงเซลล์สัมบูรณ์เพื่อให้แต่ละครั้งที่มาโครทำงานขั้นตอนแรกคือการย้าย เคอร์เซอร์เซลล์ไปยังเซลล์ A1
การเปลี่ยนการอ้างอิงเซลล์จากสัมพัทธ์จะทำได้อย่างง่ายดายโดยการคลิกไอคอน ใช้สัมพัทธ์อ้างอิง บนแท็บนักพัฒนาซอฟต์แวร์ของริบบิ้น
5. การใช้คีย์บอร์ดกับเมาส์
การกดคีย์บอร์ดแป้นพิมพ์แมโครเมื่อย้ายเคอร์เซอร์หรือเลือกช่วงของเซลล์จะดีกว่าเมื่อมีการเคลื่อนไหวของเมาส์ที่บันทึกไว้เป็นส่วนหนึ่งของมาโคร
ใช้แป้นพิมพ์คีย์ผสม - เช่น Ctrl + End หรือ Ctrl + Shift + แป้นลูกศรขวา - เพื่อย้ายเคอร์เซอร์ไปที่ขอบของพื้นที่ข้อมูล (เซลล์เหล่านั้นมีข้อมูลในแผ่นงานปัจจุบัน) แทนที่จะกดลูกศรหรือแท็บซ้ำ ๆ คีย์เพื่อย้ายหลายคอลัมน์หรือแถวช่วยลดขั้นตอนการใช้แป้นพิมพ์
แม้ว่าจะใช้คำสั่งหรือเลือกตัวเลือกริบบิ้นโดยใช้แป้นพิมพ์ลัดก็ควรใช้เมาส์มากกว่า