สร้างรายการแบบหล่นลงใน Excel จากแผ่นงานอื่น

การสร้างรายการแบบหล่นลงใน Excel ช่วยให้คุณสามารถป้อนข้อมูลลงในเซลล์เฉพาะของแผ่นงานจากรายการที่ตั้งไว้ล่วงหน้าของรายการ

ประโยชน์ของการใช้รายการแบบเลื่อนลง ได้แก่ :

• ทำให้การป้อนข้อมูลทำได้ง่ายขึ้น
• ป้องกันข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูล
• จำกัด จำนวนตำแหน่งสำหรับป้อนข้อมูล

รายการแบบหล่นลงของ Excel แบบทีละขั้นตอนหัวข้อการสอน

• การป้อนข้อมูลบทแนะนำ
• การสร้างช่วงที่ตั้งชื่อสำหรับข้อมูล
• เริ่มต้นรายการหล่นลง
• ใช้รายการสำหรับการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
• การป้อนแหล่งข้อมูลและการทำรายการแบบหล่นลง
• การเปลี่ยนรายการ
• ตัวเลือกสำหรับการป้องกันรายการแบบหล่นลง

การป้อนข้อมูลบทแนะนำ

ขั้นตอนแรกในการสร้างรายการแบบหล่นลงใน Excel คือการป้อน ข้อมูล

หมายเหตุ: คำแนะนำการกวดวิชาไม่รวมถึงการจัดรูปแบบขั้นตอนสำหรับแผ่นงาน

การดำเนินการนี้จะไม่รบกวนการทำบทแนะนำ แผ่นงานของคุณจะดูแตกต่างจากตัวอย่างในหน้า 1 แต่รายการแบบเลื่อนลงจะให้ผลลัพธ์เหมือนกัน

ใส่ข้อมูลด้านล่างลงในเซลล์ที่ระบุไว้ในแผ่นงานหนึ่งและสองของสมุดงาน Excel

ขั้นตอนการสอน

1. ป้อนข้อมูลต่อไปนี้ลงในเซลล์ที่ถูกต้องใน แผ่นที่ 1 ของเวิร์กชีท: D1 - Cookie Type:
2. คลิกแท็บแผ่นงานสำหรับแผ่นงาน 2
   
3. ป้อนข้อมูลต่อไปนี้ลงในเซลล์ที่ถูกต้องใน แผ่นงาน 2 ของแผ่นงาน:
   A1 - ขนมปังขิง A2 - มะนาว A3 - ข้าวโอ๊ตลูกเกด A4 - ชิปช็อกโกแลต

รายการแบบหล่นลงจะถูกเพิ่มลงในเซลล์ E1 ในแผ่นงาน 1

การสร้างช่วงที่ตั้งชื่อสำหรับข้อมูล List

ช่วงที่ตั้งชื่อช่วยให้คุณอ้างถึงช่วงของเซลล์ที่เฉพาะเจาะจงในสมุดงาน Excel

ช่วงที่ตั้งชื่อมีการใช้งานจำนวนมากใน Excel รวมทั้งการใช้สูตรเหล่านี้ในสูตร และเมื่อสร้างแผนภูมิ

ในทุกกรณีช่วงที่มีชื่อจะใช้แทนช่วงของ การอ้างอิงเซลล์ ซึ่งระบุตำแหน่งของข้อมูลในแผ่นงาน

เมื่อใช้ในรายการแบบเลื่อนลงช่วงที่ตั้งชื่อจะใช้เป็นแหล่งที่มาของรายการ

ขั้นตอนการสอน

1. ลาก เซลล์ที่ เลือก A1 - A4 ในแผ่นงาน 2
2. คลิกที่ กล่องชื่อที่ อยู่เหนือคอลัมน์ A
3. พิมพ์ "คุกกี้" (ไม่มีเครื่องหมายคำพูด) ในกล่องชื่อ
4. กดปุ่ม ENTER บนแป้นพิมพ์
5. เซลล์ A1 ถึง A4 ในแผ่น 2 ตอนนี้มีชื่อช่วงของ "คุกกี้"
6. บันทึกแผ่นงานของคุณ

เปิดกล่องโต้ตอบการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

ตัวเลือกการตรวจสอบข้อมูลทั้งหมดใน Excel รวมทั้งรายการแบบหล่นลงจะถูกตั้งค่าโดยใช้กล่องโต้ตอบการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

กล่องโต้ตอบการตรวจสอบข้อมูลจะอยู่ใต้แท็บ ข้อมูล ของ ริบบิ้น

ขั้นตอนการสอน

1. คลิกแท็บแผ่นงาน 1 ที่ด้านล่างของหน้าจอเพื่อสลับไปยังแผ่นงาน 1
2. คลิกที่เซลล์ E1 เพื่อทำให้เซลล์เป็นเซลล์ที่ใช้งานอยู่ - นี่คือตำแหน่งที่จะวางรายการแบบเลื่อนลง
3. คลิกที่แท็บ ข้อมูล ของเมนูริบบัวด้านบนเวิร์กชีท
4. คลิกที่ไอคอนการ ตรวจสอบข้อมูล บนริบบิ้นเพื่อเปิดเมนูแบบเลื่อนลง
5. คลิกที่ตัวเลือกการ ตรวจสอบข้อมูล ในเมนูเพื่อเปิดกล่องโต้ตอบการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

ใช้รายการสำหรับการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

นอกเหนือจากการเพิ่มรายการแบบหล่นลงในแผ่นงานการตรวจสอบข้อมูลใน Excel ยังสามารถใช้เพื่อควบคุมหรือ จำกัด ประเภทของข้อมูลที่สามารถป้อนลงใน เซลล์ที่ ต้องการ

ตัวเลือกที่ใช้บ่อยๆ:

• รายการ
• วันที่และ / หรือเวลา
• จำนวนทั้งหมด
• ข้อความ
• สูตร (ตั้งค่าภายใต้ตัวเลือก กำหนดเอง )

ในขั้นตอนนี้เราจะเลือกตัวเลือก List เป็นชนิดของการตรวจสอบข้อมูลที่จะใช้สำหรับเซลล์ E1 ในแผ่นงาน 1

ขั้นตอน

1. คลิกแท็บ การตั้งค่า ในกล่องโต้ตอบ
2. คลิกที่ลูกศรลงที่ส่วนท้ายของบรรทัด อนุญาต เพื่อเปิดเมนูแบบเลื่อนลง
3. คลิกที่ รายการ เพื่อเลือก รายการ แบบเลื่อนลงสำหรับการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลในเซลล์ D1 และเพื่อเปิดใช้งานบรรทัด Source ในกล่องโต้ตอบ

การป้อนแหล่งข้อมูลและการดำเนินการรายการแบบเลื่อนลง

เนื่องจากแหล่งข้อมูลสำหรับรายการแบบเลื่อนลงอยู่ในแผ่นงานอื่นช่วงที่ตั้งชื่อที่สร้างขึ้นก่อนหน้านี้จะถูกป้อนลงในบรรทัด แหล่งที่มา ใน กล่องโต้ตอบ

ขั้นตอน

1. คลิก ที่ บรรทัด Source
2. พิมพ์ "= คุกกี้" (ไม่มีเครื่องหมายคำพูด) ในบรรทัดแหล่งที่มา
3. คลิก ตกลง เพื่อดำเนินการรายการแบบหล่นลงและปิดกล่องโต้ตอบการ ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
4. ไอคอน ลูกศรลง ขนาดเล็กที่อยู่ทางด้านขวาของเซลล์ E1
5. การคลิกที่ลูกศรลงจะเปิดรายการแบบดึงลงที่มีชื่อคุกกี้สี่ชื่อที่ป้อนลงในเซลล์ A1 ถึง A4 ในแผ่นงาน 2
6. การคลิกที่ชื่อใดชื่อหนึ่งควรใส่ชื่อนั้นลงในเซลล์ E1

การแก้ไขรายการ

เพื่อให้รายการแบบเลื่อนลงถึงวันที่มีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลของคุณอาจจำเป็นต้องเปลี่ยนตัวเลือกในรายการเป็นระยะ ๆ

เนื่องจากเราใช้ ช่วงที่ มี ชื่อ เป็นแหล่งสำหรับรายการของเราแทนที่จะเป็นชื่อรายการจริงการเปลี่ยนชื่อคุกกี้ในช่วงที่ตั้งชื่อไว้ในเซลล์ A1 ถึง A4 ในแผ่นงาน 2 จะเปลี่ยนชื่อในรายการแบบเลื่อนลงทันที

หากข้อมูลถูกป้อนลงในกล่องโต้ตอบโดยตรงการเปลี่ยนแปลงรายการจะเกี่ยวข้องกับการกลับเข้าไปในกล่องโต้ตอบและแก้ไขบรรทัดต้นฉบับ

ในขั้นตอนนี้เราจะเปลี่ยน Shortbread เป็น ข้าวโอ๊ตลูกเกด ในรายการแบบหล่นลงโดยการเปลี่ยนข้อมูลในเซลล์ A3 ของช่วงที่ตั้งชื่อ

ขั้นตอน

1. คลิกที่เซลล์ A3 ในแผ่นที่ 2 (Shortbread) เพื่อให้เป็น เซลล์ที่ใช้งานอยู่
2. พิมพ์ ข้าวโอ๊ตลูกเกด ลงในเซลล์ A3 และกดปุ่ม Enter บนแป้นพิมพ์
3. คลิกลูกศรลงสำหรับรายการแบบเลื่อนลงในเซลล์ E1 ของแผ่นงาน 1 เพื่อเปิดรายการ
4. ตอนที่ 3 ในรายการควรอ่าน ข้าวโอ๊ตลูกเกด แทน Shortbread

ตัวเลือกสำหรับการป้องกันรายการแบบหล่นลง

เนื่องจากข้อมูลของเราอยู่ใน แผ่นงานอื่น จากรายการแบบดึงลงสองตัวเลือกสำหรับป้องกันข้อมูลรายการคือ

• ซ่อนแผ่นงาน ที่มีข้อมูล (แผ่นงาน 2)
• ป้องกันแผ่นงานซึ่งเกี่ยวข้องกับการ ล็อคเซลล์ A1 ถึง A4 ในแผ่นงาน 2

หากการรักษาความปลอดภัยไม่เป็นกังวลการซ่อนแผ่นงานที่มีข้อมูลรายการเป็นตัวเลือกที่ดีเพราะช่วยให้สามารถอัพเดตรายการเมื่อจำเป็นได้ง่ายขึ้น

ถ้าการรักษาความปลอดภัยเป็นเรื่องที่กังวลรหัสผ่านสามารถเพิ่มเมื่อปกป้องแผ่นงานเพื่อป้องกันการเปลี่ยนแปลงรายการในรายการ

การสร้างรายการแบบหล่นลงในแผ่นงานที่แตกต่างกัน

รายการแบบเลื่อนลงช่วยให้คุณสามารถป้อนข้อมูลลงในสเปรดชีต Excel จากรายการที่ตั้งไว้ล่วงหน้าได้

ส่วนที่ 1 ครอบคลุมขั้นตอนในการสร้างรายการแบบเลื่อนลงพร้อมข้อมูลในแผ่นงานเดียวกันกับรายการแบบเลื่อนลง

บทแนะนำนี้ครอบคลุมการสร้างรายการแบบเลื่อนลงในแผ่นงานอื่น

ตัวอย่าง: การสร้างรายการแบบเลื่อนลงพร้อมข้อมูลในแผ่นงานอื่น

ป้อนข้อมูลต่อไปนี้ลงในเซลล์ที่ถูกต้องในแผ่นที่ 1 ของเวิร์กชีท:
E1 - ร้านคุกกี้
D2 - ประเภทคุกกี้:
คลิกแท็บแผ่นงานสำหรับแผ่นงาน 2
ป้อนข้อมูลต่อไปนี้ลงในเซลล์ที่ถูกต้องในแผ่นงาน 2 หรือแผ่นงาน:
A1 - ขนมปังขิง
A2 - มะนาว
A3 - ข้าวโอ๊ตลูกเกด
A4 - ชิพช็อกโกแลต
เน้นเซลล์ A1 - A4 ในแผ่นงาน 2
พิมพ์ "คุกกี้" (ไม่มีเครื่องหมายคำพูด) ในกล่องชื่อและกดปุ่ม Enter บนแป้นพิมพ์
คลิกแท็บแผ่นงานสำหรับแผ่นงาน 1
คลิกที่เซลล์ E2 - ตำแหน่งที่จะแสดงผลการค้นหา
คลิกที่แท็บข้อมูล
คลิกตัวเลือกการตรวจสอบข้อมูลจากริบบิ้นเพื่อเปิดเมนู
คลิกที่ Data Validation ในเมนูเพื่อเปิดหน้าต่างโต้ตอบ
คลิกแท็บการตั้งค่าในกล่องโต้ตอบ
จากเมนูอนุญาตให้เลือกรายการ
พิมพ์ = คุกกี้ในบรรทัดแหล่งที่มาในกล่องโต้ตอบ
คลิกตกลงเพื่อปิดกล่องโต้ตอบและกลับไปที่แผ่นงาน
ลูกศรชี้ลงจะปรากฏถัดจากเซลล์ E2
เมื่อคุณคลิกที่ลูกศรรายการดรอปดาวน์จะเปิดขึ้นเพื่อแสดงชื่อคุกกี้ทั้งสี่