ให้ชื่อที่อธิบายถึงเซลล์หรือช่วงของเซลล์
ช่วงชื่อช่วง หรือ ชื่อที่กำหนด ทั้งหมดอ้างอิงถึงอ็อบเจ็กต์เดียวกันใน Excel เป็นชื่อที่สื่อความหมายเช่น Jan_Sales หรือ June_Precip ซึ่งแนบไปกับเซลล์หรือ ช่วง ของเซลล์ในแผ่นงานหรือ สมุดงาน
ช่วงที่ตั้งชื่อช่วยให้ใช้และระบุข้อมูลได้ง่ายขึ้นเมื่อสร้าง แผนภูมิ และใน สูตร เช่น:
= SUM (Jan_ ขาย)
= June_ Precip + July_ Precip + Aug_ Precip
นอกจากนี้เนื่องจากช่วงที่ตั้งชื่อไม่เปลี่ยนแปลงเมื่อมีการคัดลอกสูตรไปยัง เซลล์ อื่น ๆ จะมีทางเลือกในการใช้ การอ้างอิงเซลล์แบบสัมบูรณ์ ในสูตร
การกำหนดชื่อใน Excel
สามวิธีในการกำหนดชื่อใน Excel มีดังนี้:
- การใช้กล่องชื่อ (หน้านี้ด้านล่าง)
- ใช้กล่องโต้ตอบ ชื่อใหม่
- ใช้ตัวจัดการชื่อ
การกำหนดชื่อด้วยกล่องชื่อ
วิธีหนึ่งและอาจเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการกำหนดชื่อใช้ กล่องชื่อ อยู่เหนือคอลัมน์ A ในแผ่นงาน
- ใช้วิธีนี้เพื่อสร้างชื่อที่ไม่ซ้ำกันซึ่งเป็นที่รู้จักโดยทุกแผ่นงานในสมุดงาน
เมื่อต้องการสร้างชื่อโดยใช้กล่องชื่อดังที่แสดงในภาพด้านบน:
- เน้น ช่วงของเซลล์ที่ต้องการ ในแผ่นงาน
- พิมพ์ ชื่อที่ต้องการ สำหรับช่วงดังกล่าวในช่องชื่อเช่น Jan_Sales
- กดปุ่ม Enter บนแป้นพิมพ์
- ชื่อจะปรากฏในช่องชื่อ
หมายเหตุ : ชื่อจะปรากฏในช่องชื่อเมื่อใดก็ตามที่ช่วงของเซลล์เดียวกันถูกไฮไลต์ไว้ในแผ่นงาน นอกจากนี้ยังแสดงในตัวจัดการชื่อ
กฎการตั้งชื่อและข้อ จำกัด
กฎ ไวยากรณ์ หลักที่ต้องจดจำเมื่อสร้างหรือแก้ไขชื่อช่วงคือ:
- ชื่อต้องไม่มีช่องว่าง
- อักขระตัวแรกของชื่อต้องเป็น a
- จดหมาย
- ขีดล่าง (_)
- เครื่องหมายทับขวา (\)
- อักขระที่เหลือจะเป็นได้เท่านั้น
- ตัวอักษรหรือตัวเลข
- งวด
- ขีดอักขระ
- ความยาวสูงสุดของชื่อคือ 255 อักขระ
- ตัวอักษรพิมพ์ใหญ่และตัวพิมพ์เล็กไม่สามารถจำแนกได้กับ Excel ดังนั้น Jan_Sales และ jan_sales จะถูกมองว่าเป็นชื่อเดียวกันโดย Excel
กฎการตั้งชื่อเพิ่มเติม ได้แก่
- ไม่สามารถใช้การอ้างอิงเซลล์เป็นชื่อเช่น A25 หรือ R1C4
- อนุญาตให้ใช้ชื่อตัวเดียวได้ยกเว้น "C", "c", "R" หรือ "r" เนื่องจากมีการเชื่อมโยงกับการอ้างอิงเซลล์และแถวเช่น R1C4
01 จาก 02
กำหนดชื่อและขอบเขตใน Excel
ชื่อทั้งหมดมีขอบเขตซึ่งหมายถึงตำแหน่งที่ชื่อเฉพาะรู้จักโดย Excel
ขอบเขตของชื่อสามารถสำหรับ:
- แต่ละ แผ่นงาน - เรียกว่า ขอบเขตระดับแผ่นงานท้องถิ่น
- สมุดงานทั้งหมด - ขอบเขตระดับสมุดงานทั่วโลก
ชื่อต้องไม่ซ้ำกันภายในขอบเขต แต่ชื่อเดียวกันสามารถใช้ในขอบเขตที่ต่างกัน
หมายเหตุ : ขอบเขตเริ่มต้นสำหรับชื่อใหม่คือระดับสมุดงานส่วนกลาง เมื่อกำหนดขอบเขตของชื่อไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ง่าย หากต้องการเปลี่ยนขอบเขตของชื่อให้ลบชื่อในตัวจัดการชื่อและกำหนดใหม่โดยใช้ขอบเขตที่ถูกต้อง
ขอบเขตระดับแผ่นงานท้องถิ่น
ชื่อที่มีขอบเขตระดับแผ่นงานจะใช้ได้เฉพาะกับแผ่นงานที่กำหนดไว้เท่านั้น ถ้าชื่อ Total_Sales มีขอบเขตของแผ่นงาน 1 สมุดงาน Excel จะไม่รู้จักชื่อบนแผ่นงาน 2 แผ่นงาน 3 หรือแผ่นงานอื่น ๆ ในสมุดงาน
ซึ่งทำให้สามารถกำหนดชื่อเดียวกันสำหรับการใช้งานในแผ่นงานหลายแผ่น - ตราบเท่าที่ขอบเขตสำหรับแต่ละชื่อถูก จำกัด ไว้ในแผ่นงานโดยเฉพาะ
การใช้ชื่อเดียวกันสำหรับแผ่นงานที่แตกต่างกันอาจทำได้เพื่อให้แน่ใจว่าต่อเนื่องระหว่างแผ่นงานและตรวจสอบให้แน่ใจว่าสูตรที่ใช้ชื่อ Total_Sales อ้างถึงช่วงเซลล์เดียวกันในแผ่นงานหลายแผ่นภายในสมุดงานเพียงชุดเดียว
ในการแยกความแตกต่างระหว่างชื่อเดียวกันกับขอบเขตที่แตกต่างกันในสูตรให้นำหน้าชื่อเวิร์กชีตด้วยชื่อเช่น
Sheet1! Total_Sales, Sheet2! Total_Sales
หมายเหตุ: ชื่อที่สร้างขึ้นโดยใช้ กล่องชื่อ จะมีขอบเขตระดับเวิร์กบุคทั่วๆไปเว้นแต่ชื่อแผ่นงานและชื่อช่วงจะถูกป้อนลงในกล่องชื่อเมื่อกำหนดชื่อ
ตัวอย่าง:
ชื่อ: Jan_Sales ขอบเขต - ระดับสมุดงานทั่วโลก
ชื่อ: Sheet1! Jan_Sales, Scope - ระดับแผ่นงานในเครื่อง
ระดับระดับสมุดงานทั่วโลก
ชื่อที่กำหนดด้วยขอบเขตระดับสมุดงานเป็นที่รู้จักสำหรับแผ่นงานทั้งหมดในสมุดงานนั้น ชื่อระดับสมุดงานสามารถใช้งานได้เพียงครั้งเดียวภายในสมุดงานซึ่งแตกต่างจากชื่อระดับแผ่นที่กล่าวถึงข้างต้น
ชื่อขอบเขตระดับสมุดงานไม่ได้รับการจดจำจากสมุดงานอื่นดังนั้นชื่อระดับทั่วโลกสามารถทำซ้ำได้ในไฟล์ Excel ที่ต่างกัน ตัวอย่างเช่นหากชื่อ Jan_Sales มีขอบเขตทั่วโลกชื่อเดียวกันนี้อาจใช้ในสมุดงานต่างๆชื่อ 2012_Revenue, 2013_Revenue และ 2014_Revenue
ขอบเขตความขัดแย้งและขอบเขตก่อนหน้า
คุณสามารถใช้ชื่อเดียวกันได้ทั้งในระดับแผ่นงานและระดับสมุดงานเนื่องจากขอบเขตสำหรับทั้งสองจะแตกต่างกัน
อย่างไรก็ตามสถานการณ์เช่นนี้จะสร้างความขัดแย้งขึ้นเมื่อใช้ชื่อ
เมื่อต้องการแก้ไขข้อขัดแย้งดังกล่าวใน Excel ชื่อที่กำหนดสำหรับระดับแผ่นงานภายในจะมีผลเหนือกว่าระดับสมุดงานส่วนกลาง
ในสถานการณ์เช่นนี้จะใช้ชื่อระดับบัญชีของ 2014_Revenue แทนชื่อระดับ เวิร์กบุค 2014_Revenue
หากต้องการแทนที่กฎที่มีลำดับความสำคัญให้ใช้ชื่อระดับสมุดงานร่วมกับชื่อระดับแผ่นเช่น 2014_Revenue! Sheet1
ข้อยกเว้นหนึ่งประการสำหรับการเอาชนะลำดับความสำคัญคือชื่อระดับแผ่นงานภายในที่มีขอบเขตของแผ่นงาน 1 ของเวิร์กบุค ขอบเขตที่เชื่อมโยงกับแผ่นงาน 1 ของสมุดงานใดไม่สามารถแทนที่ได้โดยชื่อระดับโลก
02 จาก 02
การกำหนดและการจัดการชื่อด้วย Manager Name
ใช้กล่องโต้ตอบ ชื่อใหม่
วิธีที่สองสำหรับการกำหนดชื่อคือการใช้ กล่องโต้ตอบ ชื่อใหม่ กล่องโต้ตอบนี้เปิดขึ้นโดยใช้ตัวเลือก กำหนดชื่อที่ อยู่ตรงกลางของแถบ สูตร ของ ริบบิ้น
กล่องโต้ตอบชื่อใหม่ช่วยให้สามารถกำหนดชื่อที่มีขอบเขตระดับแผ่นงานได้ง่าย
เมื่อต้องการสร้างชื่อโดยใช้ชื่อใหม่กล่องโต้ตอบ
- เน้นช่วงของเซลล์ที่ต้องการในแผ่นงาน
- คลิกแท็บ สูตร ของริบบิ้น
- คลิกที่ตัวเลือก กำหนดชื่อ เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ ชื่อใหม่
- ในกล่องโต้ตอบคุณจะต้องกำหนด:
- ชื่อ
- ขอบเขต
- ช่วง สำหรับชื่อใหม่ - ความคิดเห็นเป็นตัวเลือก
- เมื่อเสร็จสิ้นแล้วให้คลิกตกลงเพื่อกลับไปที่เวิร์กชีท
- ชื่อจะปรากฏในกล่องชื่อเมื่อใดก็ตามที่กำหนดช่วงถูกเลือก
ตัวจัดการชื่อ
ผู้จัดการชื่อสามารถใช้ทั้งกำหนดและจัดการชื่อที่มีอยู่ได้ อยู่ถัดจากตัวเลือกกำหนดชื่อบนแท็บ สูตร ของริบบิ้น
การกำหนดชื่อโดยใช้ตัวจัดการชื่อ
เมื่อกำหนดชื่อในตัวจัดการชื่อจะเปิดกล่องโต้ตอบ ชื่อใหม่ที่ ระบุไว้ด้านบน รายการขั้นตอนทั้งหมดมีดังนี้
- คลิกแท็บ สูตร ของริบบิ้น
- คลิกไอคอน Name Manager ตรงกลางของ Ribbon เพื่อเปิดตัวจัดการชื่อ
- ในตัวจัดการชื่อคลิกที่ปุ่ม ใหม่ เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบชื่อใหม่
- ในกล่องโต้ตอบนี้คุณจะต้องกำหนด:
- ชื่อ
- ขอบเขต
- ช่วงสำหรับชื่อใหม่ - ความคิดเห็นเป็นตัวเลือก
- คลิก ตกลง เพื่อกลับไปที่ตัวจัดการชื่อซึ่งจะแสดงชื่อใหม่ในหน้าต่าง
- คลิก ปิด เพื่อกลับไปยังแผ่นงาน
การลบหรือแก้ไขชื่อ
ด้วยการเปิดตัวจัดการชื่อ (Name Manager)
- ในหน้าต่างที่มีรายชื่อให้คลิกหนึ่งครั้งบนชื่อที่จะลบหรือแก้ไข
- หากต้องการลบชื่อให้คลิกที่ปุ่ม ลบ ด้านบนหน้าต่างรายการ
- หากต้องการแก้ไขชื่อให้คลิกปุ่ม แก้ไข เพื่อเปิดกรอบโต้ตอบ แก้ไขชื่อ
ในกล่องโต้ตอบแก้ไขชื่อคุณสามารถ:
- แก้ไขชื่อ
- แก้ไขหรือเพิ่มความคิดเห็นเกี่ยวกับชื่อ
- เปลี่ยนการอ้างอิงช่วงของชื่อ ซึ่งสามารถทำได้โดยเน้นช่วงที่มีอยู่ในกล่องโต้ตอบแล้วเลือกช่วงใหม่ในแผ่นงานเพื่อแทนที่
หมายเหตุ: ขอบเขตของชื่อที่มีอยู่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้โดยใช้ตัวเลือกการแก้ไข หากต้องการเปลี่ยนขอบเขตลบชื่อและกำหนดใหม่โดยใช้ขอบเขตที่ถูกต้อง
การกรองชื่อ
ปุ่ม ตัวกรอง ในตัวจัดการชื่อทำให้ง่ายต่อการ:
- หาชื่อที่มีข้อผิดพลาด - เช่นช่วงที่ไม่ถูกต้อง
- กำหนดขอบเขตของชื่อ - ไม่ว่าจะเป็นระดับแผ่นงานหรือสมุดงานและ
- จัดเรียงและกรองชื่อที่ระบุ - กำหนด (ช่วง) ชื่อหรือชื่อตาราง
รายการที่กรองจะปรากฏในหน้าต่างรายการในตัวจัดการชื่อ