Outlook ช่วยให้คุณลบข้อความที่ยกมาอย่างสมบูรณ์เพื่อทำความสะอาดหัวข้ออีเมล
ความซ้ำซ้อนไม่ดีเลย
ในทางปฏิบัติทุกโปรแกรมอีเมลอ้างข้อความต้นฉบับฉบับเต็มโดยอัตโนมัติในการตอบกลับ ดังนั้นแทบทุกบทสนทนาทางอีเมลจะมีข้อความเกือบทั้งหมดสองสามครั้งหรือมากกว่า: ครั้งเดียวในอีเมลต้นฉบับและยกมาอีกครั้งและอีกครั้ง
จำเป็นหรือไม่? ถ้าคุณคิดว่าไม่เป็นเช่นนั้น Outlook สามารถทำอะไรเกี่ยวกับการแพร่กระจายที่สิ้นเปลืองนี้ได้: จะไม่ป้องกันไม่ให้มีการส่งข้อความ แต่จะลบข้อความที่ยกมาในก้มถลาลง
ปรับปรุงการสนทนาใน Outlook
ในการล้างข้อมูลการสนทนาใน Outlook และนำข้อความที่ซ้ำซ้อนออก:
- ไปที่แท็บ หน้าแรก ในริบบิ้นหน้าต่าง Outlook หลัก
- คลิก Clean Up ในพื้นที่ ลบ
- เลือกจำนวนที่จะทำความสะอาดจากเมนู:
- ล้างการสนทนา - ลบข้อความที่ยกมาอย่างเต็มที่ในส่วนอื่น ๆ จากการ สนทนา ปัจจุบัน
- ล้างโฟลเดอร์ - ลบอีเมลที่ซ้ำซ้อนออกจากโฟลเดอร์ปัจจุบัน
- ล้างโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อย - ลบข้อความที่ยกมาอย่างเต็มที่จากโฟลเดอร์ปัจจุบันและโฟลเดอร์ทั้งหมดที่อยู่ด้านล่างในลำดับชั้นของโฟลเดอร์
- คลิก Clean Up หากได้รับแจ้งให้ยืนยันการกระทำของคุณ
ตามค่าเริ่มต้น Outlook Outlook ระบุว่าซ้ำซ้อนจะไปที่โฟลเดอร์ Deleted Items แต่คุณสามารถกำหนดค่า Outlook เพื่อย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่เก็บถาวรเช่น ดูด้านล่าง
ช่วยเพิ่มความคล่องตัวในการสนทนาใน Outlook ด้วยแป้นพิมพ์ลัด
เมื่อต้องการปรับปรุงการสนทนาปัจจุบันอย่างรวดเร็วใน Outlook:
- กด Alt-Del
- หากได้รับพร้อมท์ให้เลือก Clean Up
กำหนดค่าตัวเลือกการล้างข้อมูลการสนทนาใน Outlook
เมื่อต้องการเลือกโฟลเดอร์ที่ Outlook เคลื่อนย้ายข้อความที่ซ้ำซ้อนเมื่อทำความสะอาดและตั้งค่าตัวเลือกการล้างข้อมูลอื่น ๆ :
- คลิก แฟ้ม ใน Outlook
- ตอนนี้เลือก ตัวเลือก
- ไปที่ประเภท จดหมาย
- คลิก Browse ... ภายใต้ Cleaned up items จะไปที่โฟลเดอร์นี้: ในส่วน " Conversation Clean Up "
- ค้นหาและเน้นโฟลเดอร์อีเมลที่ต้องการ
- คลิก ตกลง
- ในการตั้งค่าตัวเลือกการล้างข้อมูลอื่น ๆ ให้ทำดังนี้
- ด้วยโฟลเดอร์ปลายทางการล้างข้อมูลอื่นที่ไม่ใช่ รายการที่ถูกลบ ให้ตรวจสอบ เมื่อทำความสะอาดโฟลเดอร์ย่อยให้สร้างลำดับชั้นโฟลเดอร์ใหม่ในโฟลเดอร์ปลายทาง เพื่อจัดเก็บรายการที่เก็บรักษาโครงสร้างโฟลเดอร์ไว้
- ตรวจสอบ อย่าย้ายข้อความที่ยังไม่ได้อ่าน เพื่อเก็บอีเมลที่ยังไม่ได้อ่านไว้เสมอ (แม้ว่าจะมีการอ้างอิงและซ้ำซ้อนกันหมด)
- ตรวจสอบ อย่าย้ายข้อความที่จัดประเภทไว้ เพื่อเก็บอีเมลที่คุณติดป้ายกำกับไว้เพื่อให้แน่ใจว่ายังคงปรากฏอยู่ในโฟลเดอร์การค้นหาเช่น
- เลือก ไม่ย้ายข้อความที่ตั้งค่าสถานะ เพื่อไม่ให้แตะอีเมลที่คุณได้ตั้งค่าสถานะไว้เพื่อติดตามผล
- ตรวจสอบ อย่าย้ายข้อความที่เซ็นชื่อแบบดิจิทัล เพื่อให้อีเมลที่ผู้ส่งของลงลายมือชื่อเพื่อยืนยันตัวตน
- ตรวจสอบ เมื่อข้อความตอบกลับปรับเปลี่ยนข้อความห้ามย้ายต้นฉบับ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีข้อความทั้งฉบับเต็มและไม่แปรเปลี่ยนสำหรับข้อความแต่ละข้อความ อีเมลที่ยกมาเต็มโดยไม่มีการแก้ไขจะถูกย้ายระหว่างการล้างข้อมูล
- คลิก ตกลง
(ทำความสะอาดบทสนทนาที่ทดสอบกับ Outlook 2016)