วิธีการเก็บถาวรจดหมายเก่าโดยใช้ Outlook AutoArchive

ทำงานอย่างมีประสิทธิผลโดยสั่งให้ Outlook จัดเก็บข้อความสำหรับคุณ

อีเมลสามารถกรอกข้อมูลในกล่องขาเข้า Outlook ของคุณได้อย่างรวดเร็วทำให้คุณมีจำนวนอีเมลและโฟลเดอร์ที่ ใหญ่ขึ้น เรื่อย ๆ ให้ประสิทธิผลโดยทำให้กล่องจดหมายของคุณสว่างและสะอาด แต่คุณสามารถเปิดใช้งานการเก็บถาวรอัตโนมัติและปล่อยให้ Outlook ดำเนินการย้ายข้อความเก่า ๆ ไปยังที่เก็บข้อมูลของคุณ

เก็บจดหมายโดยอัตโนมัติโดยใช้ Outlook AutoArchive

คุณลักษณะการเก็บถาวรอัตโนมัติถูกรวมเข้ากับ Outlook เวอร์ชันของ Windows (ไม่ได้อยู่ใน Mac เวอร์ชัน) เมื่อต้องการเปิดใช้งานคุณลักษณะการเก็บถาวรอัตโนมัติใน Outlook 2016, 2013 และ 2010 สำหรับ Windows:

1. คลิก ไฟล์ > ตัวเลือก > ขั้นสูง
2. คลิก การตั้งค่าการ เก็บถาวรอัตโนมัติ ภายใต้การ เก็บถาวรอัตโนมัติ
3. ในกล่อง เรียกใช้การเก็บถาวรอัตโนมัติในทุกๆวัน ให้ระบุความถี่ในการเรียกใช้งานการเก็บถาวรอัตโนมัติ
4. เลือกตัวเลือกอื่น ๆ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถสั่งให้ Outlook ลบรายการเก่าแทนการเก็บข้อมูลเหล่านั้นได้
5. คลิก ตกลง

ยกเว้นกรณีที่คุณระบุเวลาที่ต่างกัน Outlook จะใช้ระยะเวลาการทำให้เกิดความสับสนมาตรฐานกับข้อความ Outlook ของคุณ สำหรับกล่องจดหมายของคุณระยะเวลาการทำให้อายุเป็น 6 เดือนสำหรับรายการที่ส่งและลบเป็นเวลาสองเดือนและสำหรับกล่องขาออกระยะเวลาชราคือสามเดือน เมื่อข้อความถึงช่วงอายุที่กำหนดไว้พวกเขาจะถูกทำเครื่องหมายสำหรับการจัดเก็บในช่วงการเก็บถาวรอัตโนมัติถัดไป

หลังจากที่คุณเปิดใช้งานการเก็บถาวรอัตโนมัติตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณระบุในระดับโฟลเดอร์ว่าประกอบด้วยจดหมายเก่าและควรปฏิบัติอย่างไร

1. คลิกขวาที่โฟลเดอร์ และคลิก คุณสมบัติ
2. ใน แท็บการเก็บถาวรอัตโนมัติ ให้เลือกตัวเลือกที่คุณต้องการ

คุณยังสามารถ เก็บรายการด้วยตนเอง หากไฟล์ Outlook หลักของคุณมีขนาดใหญ่เกินไป