เก็บจดหมายเก่าใน Outlook และเก็บไฟล์ PST ขนาดเล็กไว้

เนื่องจากกองอีเมลที่คุณเก็บไว้ใน Outlook เติบโตขึ้นดังนั้นโดยปกติแล้วเวลาในการทำ Outlook จะทำในสิ่งที่คุณต้องการให้ทำ ขีด จำกัด ขนาดไฟล์ PST จะปรากฏ ขึ้น (ไฟล์ PST หรือ "โฟลเดอร์ส่วนบุคคล" แน่นอนคือที่ Outlook เก็บข้อมูลทั้งหมดของคุณรวมถึง ปฏิทิน สมุดติดต่อและอีเมล)

ไฟล์ PST ขนาดเล็กเป็นไฟล์ PST ที่รวดเร็ว

ไม่ว่าจะเป็นวิธีใดก็ตามจะช่วยให้ขนาดไฟล์ PST หลักของคุณเล็กและสามารถจัดการได้ คุณสามารถมี Outlook ทำบางอย่างที่ ใช้ AutoArchive หรือคุณแบ่งข้อความระหว่างแฟ้ม PST เพิ่มเติมซึ่งอาจไม่เจ็บปวดและรวดเร็ว

เก็บจดหมายเก่าใน Outlook และเก็บไฟล์ PST ขนาดเล็กไว้

เมื่อต้องการสร้างที่เก็บถาวรของข้อความเก่าใน Outlook แยกต่างหากจากไฟล์ PST ที่คุณใช้ทุกวัน:

1. • ใน Outlook 2007:
     1. เลือก ไฟล์ | การจัดการไฟล์ข้อมูล จากเมนูใน Outlook
   • ใน Outlook 2016:
     1. คลิก ไฟล์
     2. ไปที่หมวด ข้อมูล
     3. คลิก การตั้งค่าบัญชี
     4. เลือก การตั้งค่าบัญชี ... จากเมนูที่แสดง
     5. ไปที่แท็บ ไฟล์ข้อมูล
2. คลิก เพิ่ม:
   • ใน Outlook 2016:
     1. ป้อนชื่อสำหรับเก็บข้อมูลภายใต้ ชื่อไฟล์: .
     2. เลือกรูปแบบที่ต้องการภายใต้ Save as type :; โดยทั่วไปเลือก แฟ้มข้อมูล Outlook
   • ใน Outlook 2007:
     1. เลือกรูปแบบที่ต้องการ ถ้าคุณไม่จำเป็นต้องเข้าถึงข้อมูลด้วย Outlook 2002 หรือเวอร์ชันก่อนหน้าได้โดยตรงคุณสามารถเน้น Office Outlook Personal Folders File (.pst) ได้อย่างปลอดภัย
     2. คลิก ตกลง
     3. ป้อนชื่อไฟล์ที่ต้องการ
        • ที่เก็บประจำปีทำงานได้ดีและตั้งชื่อไฟล์ PST หลังจากปีเหมาะสม แน่นอนคุณสามารถเลือกที่จัดเก็บรายเดือนได้หากคุณมีจดหมายขนาดใหญ่เพื่อจัดการกับโครงการอื่น เพียงตรวจสอบให้แน่ใจว่าไฟล์ PST ที่เกิดขึ้นมีขนาดประมาณ 1-2 GB ไฟล์ขนาดใหญ่มักจะมีประสิทธิภาพน้อยลง
     4. คลิก ตกลง
     5. พิมพ์ชื่อที่ต้องการของไฟล์ PST ที่เก็บถาวรภายใต้ ชื่อ: .
        • อีกครั้งคุณควรตั้งชื่อที่เก็บข้อมูลของคุณหลังจากเนื้อหา (ค่าอีเมลปีในกรณีของฉัน)

1. หรือ ป้องกันการเข้าถึงด้วยรหัสผ่าน
2. คลิก ตกลง
3. ตอนนี้ให้คลิก Close

ย้ายจดหมายไปยังที่เก็บถาวร

ในการใส่ข้อมูลถาวร PST ที่สร้างขึ้นใหม่:

• ลากและวางโฟลเดอร์ทั้งหมดไปยังโฟลเดอร์รากที่เพิ่งปรากฏใน Mail Folders
  • นี่เป็นประโยชน์หากคุณมีโฟลเดอร์ "Archive" ที่มีคำพูดทั้งหมดของจดหมายปีที่แล้ว เพียงแค่ปล่อยลงในที่เก็บ PST
• หรือเพื่อเก็บแต่ละรายการ:
  1. คลิกที่โฟลเดอร์รากที่ตั้งชื่อตามไฟล์ PST ที่จัดเก็บไว้ใน Mail Folders โดยใช้ปุ่มเมาส์ขวา
  2. เลือก โฟลเดอร์ใหม่ ... จากเมนู
  3. พิมพ์ชื่อโฟลเดอร์ที่ต้องการ
  4. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือก Mail and Post Items ไว้ใน Folder contains: ถ้าคุณต้องการเก็บอีเมล สำหรับเก็บรายการอื่นเลือกประเภทที่เหมาะสม
  5. คลิก ตกลง
  6. ลากและวางบุคคลหรือกลุ่มอีเมลไปยังโฟลเดอร์ที่สร้างขึ้นใหม่
• หากต้องการย้ายจดหมายทั้งหมดก่อนวันที่ระบุในโฟลเดอร์ (หรือโฟลเดอร์ที่ซ้อนกัน):
  1. • ใน Outlook 2016:
       1. คลิก ไฟล์
       2. ไปที่หมวด ข้อมูล
       3. คลิก เครื่องมือล้างข้อมูล
       4. เลือก เก็บถาวร ... จากเมนูที่ปรากฏ
     • ใน Outlook 2007:
       1. เลือก ไฟล์ | เก็บถาวร ... จากเมนูใน Outlook
  2. ตรวจสอบว่าได้เลือก เก็บโฟลเดอร์นี้และโฟลเดอร์ย่อยทั้งหมด:
  3. ไฮไลต์โฟลเดอร์ที่ต้องการ
  4. ระบุอีเมลวันที่ก่อนหน้านี้ (กล่าวคือ 1 มกราคมปีนี้) ที่คุณต้องการย้ายภายใต้ รายการเก็บถาวรที่เก่ากว่า: __
  5. ใช้ปุ่ม Browse ... เพื่อเลือกไฟล์ PST ที่จัดเก็บไว้ข้างต้น
  6. คลิก ตกลง

• คุณสามารถบีบอัดไฟล์ PST แบบสด เพื่อเรียกใช้พื้นที่ว่างใหม่ได้ทันที

ปิดแฟ้มเก็บถาวร PST

หลังจากที่คุณได้เก็บรายการทั้งหมดคุณสามารถปิดไฟล์ PST ใน Outlook:

1. คลิกที่โฟลเดอร์รากของไฟล์ PST ที่จัดเก็บไว้ใน Mail Folders โดยใช้ปุ่มเมาส์ขวา
2. เลือก ปิด "___" จากเมนู

เข้าถึงอีเมลจากแฟ้ม PST ที่เก็บถาวร

หากต้องการเรียกค้นข้อความจากไฟล์ PST ที่เก็บถาวรที่คุณได้ปิดไว้:

1. • ใน Outlook 2016:
     1. คลิก ไฟล์
     2. เลือก เปิดและส่งออก
     3. คลิก เปิดแฟ้มข้อมูล Outlook
   • ใน Outlook 2007:
     1. เลือก ไฟล์ | เปิด | แฟ้มข้อมูล Outlook ... จากเมนูใน Outlook
2. เน้นไฟล์ PST ที่เก็บถาวรที่ต้องการ
3. คลิก เปิด

ไฟล์ PST และโฟลเดอร์จะปรากฏใต้ Mail Folders พร้อมสำหรับการดำเนินการ