วิธีการสร้างและใช้แม่แบบอีเมลใน Outlook

เมื่อคุณตระหนักว่าคุณมัก ส่งอีเมลที่คล้ายกันมาก อย่าคลิก ส่ง ทันที บันทึกข้อความเป็นเทมเพลตข้อความเป็นอันดับแรกใน Outlook และองค์ประกอบของสัปดาห์ถัดไปจะเป็นที่เร็วมากจากเครื่องเขียนนั้น (เพื่อไม่ให้สับสนกับเครื่องเขียนอีเมลแน่นอน ... )

สร้างแม่แบบอีเมล (สำหรับข้อความใหม่) ใน Outlook

หากต้องการบันทึกข้อความเป็นเทมเพลตสำหรับอีเมลในอนาคตใน Outlook:

1. สร้างข้อความอีเมลใหม่ใน Outlook
   1. ไปที่ Mail (กด Ctrl-1 เป็นต้น)
   2. คลิก New Email ในส่วน New ribbon's new หรือกด Ctrl-N
2. ป้อน หัวเรื่อง ถ้าคุณต้องการใช้หัวข้อนี้สำหรับเทมเพลตข้อความของคุณ
   • คุณสามารถบันทึกเทมเพลตอีเมลโดยไม่ใช้หัวข้อเริ่มต้นใน Outlook ได้
3. ตอนนี้ให้ป้อนเนื้อหาข้อความของเทมเพลตอีเมล
   1. ลบลายเซ็นถ้าคุณได้ตั้งค่า Outlook เพื่อเพิ่ม ลายเซ็น โดยอัตโนมัติเมื่อเขียน
4. คลิก ไฟล์ ในแถบเครื่องมือของข้อความ
5. เลือก บันทึกเป็น บนแผ่นงานที่ปรากฏ
   1. ใน Outlook 2007 และเวอร์ชันก่อนหน้าให้เลือก File | บันทึกเป็น จากเมนู
   2. ใน Outlook 2010 คลิกปุ่ม Office และเลือก Save As
6. เลือก เทมเพลต Outlook ใต้ บันทึกเป็นประเภท: ในกล่องโต้ตอบ บันทึกเป็น
   • Outlook จะเลือกโฟลเดอร์ "Templates" สำหรับการบันทึกโดยอัตโนมัติ
7. พิมพ์ชื่อเทมเพลตที่ต้องการ (หากแตกต่างจากหัวเรื่องอีเมล) ภายใต้ ชื่อไฟล์: .
8. คลิก บันทึก
9. ปิดหน้าต่างองค์ประกอบอีเมล
10. หากได้รับแจ้ง:
    1. คลิก ไม่ อยู่ใต้ เราบันทึกร่างข้อความนี้ไว้ให้คุณ ต้องการเก็บไว้หรือไม่? .

แน่นอนคุณสามารถส่งข้อความโดยใช้แม่แบบเป็นครั้งแรกแทนการทิ้งมัน

เขียนอีเมลโดยใช้แม่แบบใน Outlook

เมื่อต้องการเขียนข้อความใหม่ (ดูด้านล่างสำหรับการตอบกลับ) โดยใช้เทมเพลตข้อความใน Outlook:

1. ไปที่ Mail ใน Outlook
   • คุณสามารถกด Ctrl-1 ตัวอย่างเช่น
2. ตรวจสอบว่าได้เลือกและขยายริบบิ้น Home (หรือ HOME ) แล้ว
3. คลิก รายการใหม่ ในส่วน ใหม่
4. เลือก รายการเพิ่มเติม เลือกฟอร์ม ... จากเมนูที่ปรากฏ
   1. ใน Outlook 2007 ให้เลือก Tools | แบบฟอร์ม | เลือกฟอร์ม ... จากเมนูในกล่องจดหมาย Outlook ของคุณ
5. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือก แม่แบบผู้ใช้ในระบบแฟ้ม ภายใต้ Look In:.
6. ดับเบิลคลิกเทมเพลตข้อความอีเมลที่ต้องการ
7. ที่อยู่ปรับและส่งอีเมล

สร้างแม่แบบอีเมลอย่างง่ายสำหรับการตอบกลับอย่างรวดเร็วใน Outlook

เมื่อต้องการตั้งค่าเทมเพลตสำหรับการตอบกลับอย่างรวดเร็วใน Outlook:

1. ไปที่ Mail ใน Outlook
2. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าริบบิ้น ภายในบ้าน ทำงานและขยายแล้ว
3. เลือก สร้างใหม่ ในส่วน ขั้นตอนด่วน
   • นอกจากนี้คุณยังสามารถคลิกที่ปุ่ม " จัดการขั้นตอนเร็ว ๆ " ในมุมล่างขวาของส่วนได้คลิก สร้าง และเลือก กำหนดเอง
4. พิมพ์ชื่อสั้น ๆ สำหรับเทมเพลตการตอบกลับของคุณภายใต้ ชื่อ: .
   • ตัวอย่างเช่นคุณสามารถใช้ตัวอย่างเช่น "ตอบกลับ (ราคา)" สำหรับเทมเพลตที่ต้องการตอบด้วยคำอธิบายผลิตภัณฑ์และราคาเช่น
5. คลิก เลือกการ ทำงาน ภายใต้การ ดำเนินการ
6. เลือก ตอบ (ภายใต้การ ตอบกลับ ) จากเมนูที่ปรากฏ
   • การใช้ ข้อความใหม่ (แทน คำตอบ ) คุณสามารถตั้งค่าเทมเพลตง่ายๆสำหรับข้อความใหม่ได้เช่นกันซึ่งรวมถึงผู้รับเริ่มต้น
7. คลิก แสดงตัวเลือก
8. ป้อนข้อความสำหรับการตอบกลับของคุณใน ข้อความ: .
   • อย่ารวมลายเซ็น
9. อาจเลือก ความสำคัญ: ปกติ เพื่อให้การตอบกลับของคุณออกไปพร้อม ความสำคัญ ตามปกติโดยไม่คำนึงถึงระดับข้อความต้นฉบับ
10. เลือกตรวจสอบ อัตโนมัติหลังจากล่าช้า 1 นาที .
    • ซึ่งหมายความว่าคุณจะไม่สามารถแก้ไขหรือดูการตอบกลับตามค่าดีฟอลต์ก่อนที่ Outlook จะได้รับข้อความตอบกลับ
    • เป็นเวลา 1 นาทีข้อความจะนั่งอยู่ในโฟลเดอร์ กล่องขาออก อย่างไรก็ตาม คุณสามารถลบออกจากที่นั่นหรือเปิดเพื่อแก้ไขเพื่อตัดการตอบกลับอย่างรวดเร็ว

1. หรือเพิ่มการดำเนินการเพิ่มเติมโดยใช้ Add Action
   • เพิ่มการดำเนินการเพื่อ ย้ายข้อความต้นฉบับ ไปยังโฟลเดอร์ที่เก็บถาวรของคุณหรือจัดหมวดหมู่ด้วยสีที่ต้องการเพื่อช่วยคุณระบุข้อความที่ได้รับคำตอบจาก boilerplate
2. นอกจากนี้คุณยังสามารถเลือกแป้นพิมพ์ลัดสำหรับการทำงานภายใต้ ปุ่มทางลัด: เพื่อการทำงานที่รวดเร็วยิ่งขึ้น
3. คลิก เสร็จสิ้น

ตอบกลับอีเมลด่วนโดยใช้เทมเพลตการตอบกลับด่วนใน Outlook

ในการส่งคำตอบด้วยเทมเพลต Quick Step ที่ กำหนดไว้ล่วงหน้า:

1. ตรวจสอบว่าได้เลือกข้อความที่คุณต้องการตอบในรายการข้อความหรือเปิด (ในบานหน้าต่างการอ่าน Outlook หรือในหน้าต่างของตัวเอง)
2. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกและขยายแถบริบบิ้น บ้าน (โดยใช้รายการข้อความหรือบานหน้าต่างอ่าน) หรือริบบิ้น ข้อความ (ด้วยอีเมลที่เปิดอยู่ในหน้าต่างของตัวเอง)
3. คลิกขั้นตอนการตอบกลับที่ต้องการในส่วน " ขั้นตอนด่วน "
   • หากต้องการดูขั้นตอนทั้งหมดให้คลิก เพิ่มเติม
   • หากคุณกำหนดแป้นพิมพ์ลัดสำหรับการทำงานคุณสามารถกดได้แน่นอน
4. หากคุณยังไม่ได้ตั้งค่า Quick Step เพื่อส่งข้อความโดยอัตโนมัติให้ปรับเปลี่ยนอีเมลตามที่จำเป็นและคลิก ส่ง

(ทดสอบด้วย Outlook 2013 และ Outlook 2016)