การสอนฐานข้อมูล Excel 2003

01 จาก 09

ภาพรวมฐานข้อมูล Excel 2003

ในบางครั้งเราจำเป็นต้องติดตามข้อมูลและสถานที่ที่ดีในเรื่องนี้อยู่ในไฟล์ฐานข้อมูล Excel ไม่ว่าจะเป็นรายการหมายเลขโทรศัพท์ส่วนตัวรายชื่อผู้ติดต่อสำหรับสมาชิกขององค์กรหรือทีมหรือชุดเหรียญบัตรหรือหนังสือไฟล์ฐานข้อมูล Excel ทำให้สามารถป้อนจัดเก็บและค้นหาข้อมูลเฉพาะได้โดยง่าย

Excel ได้สร้างเครื่องมือเพื่อช่วยคุณในการติดตามข้อมูลและหาข้อมูลเฉพาะเมื่อคุณต้องการ รวมทั้งมีคอลัมน์นับร้อยและแถวหลายพันแถวกระดาษคำนวณ Excel สามารถเก็บข้อมูลจำนวนมหาศาลได้

ดูบทแนะนำที่เกี่ยวข้อง: Excel 2007/2010/2013 Step by Step Database Tutorial

02 จาก 09

ตารางข้อมูล

รูปแบบพื้นฐานสำหรับการจัดเก็บข้อมูลในฐานข้อมูล Excel คือตาราง ในตารางข้อมูลจะถูกป้อนลงในแถว แต่ละแถวเรียกว่า เร็กคอร์ด

เมื่อสร้างตารางแล้วเครื่องมือข้อมูลของ Excel สามารถใช้เพื่อค้นหาจัดเรียงและกรองข้อมูลในฐานข้อมูลเพื่อหาข้อมูลเฉพาะ

แม้ว่าจะมีหลายวิธีที่คุณสามารถใช้เครื่องมือข้อมูลเหล่านี้ใน Excel วิธีที่ง่ายที่สุดในการทำเช่นนี้คือการสร้างสิ่งที่เรียกว่า รายการ จากข้อมูลในตาราง

เพื่อทำตามบทแนะนำนี้:

• ป้อนข้อมูลตามที่ปรากฏในภาพด้านบน

เคล็ดลับ - ในการใส่รหัสนักศึกษาให้รวดเร็ว:

1. พิมพ์รหัสสองตัวแรกคือ ST348-245 และ ST348-246 ลงในเซลล์ A5 และ A6 ตามลำดับ
2. ไฮไลต์สอง ID เพื่อเลือก
3. คลิกที่ที่ จับเติม แล้วลากลงไปที่เซลล์ A13
4. ส่วนที่เหลือของรหัสนักเรียนควรป้อนลงในเซลล์ A6 ถึง A13 อย่างถูกต้อง

03 จาก 09

ป้อนข้อมูลอย่างถูกต้อง

เมื่อป้อนข้อมูลเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้มั่นใจว่าได้ป้อนอย่างถูกต้อง นอกเหนือจากแถวที่ 2 ระหว่างชื่อสเปรดชีตกับส่วนหัวของคอลัมน์อย่าวางแถวที่ว่างไว้ใด ๆ เมื่อป้อนข้อมูลของคุณ นอกจากนี้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้ออกจากเซลล์ที่ว่างเปล่า

ข้อผิดพลาดเกี่ยวกับข้อมูลที่เกิดจากการป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้องเป็นสาเหตุของปัญหามากมายที่เกี่ยวข้องกับการจัดการข้อมูล หากข้อมูลถูกป้อนอย่างถูกต้องในตอนต้นโปรแกรมมีแนวโน้มที่จะให้ผลลัพธ์ที่คุณต้องการ

04 จาก 09

แถวเป็น Records

ตามที่กล่าวแล้วแถวของข้อมูลในฐานข้อมูลเรียกว่าระเบียน เมื่อป้อนข้อมูลให้ปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ต่อไปนี้:

• อย่าปล่อยแถวว่างไว้ในตารางที่สร้างขึ้นโดยไม่อยู่ระหว่างหัวเรื่องและแถวแรกของข้อมูล
• ระเบียนสามารถมีข้อมูลเกี่ยวกับรายการที่เฉพาะเจาะจงได้เพียงรายการเดียวเท่านั้น
• ระเบียนต้องมีข้อมูลทั้งหมดในฐานข้อมูลเกี่ยวกับรายการนั้น ไม่สามารถมีข้อมูลเกี่ยวกับรายการในมากกว่าหนึ่งแถว
  

05 จาก 09

คอลัมน์เป็นฟิลด์

แม้ว่าแถวในฐานข้อมูล Excel จะเรียกว่าเป็นระเบียนคอลัมน์จะเรียกว่า ฟิลด์ แต่ละคอลัมน์ต้องการหัวเรื่องเพื่อระบุข้อมูลที่มีอยู่ หัวเรื่องเหล่านี้เรียกว่าชื่อฟิลด์

• ชื่อฟิลด์ถูกใช้เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลสำหรับแต่ละระเบียนถูกป้อนในลำดับเดียวกัน
• ตรวจสอบว่าได้ป้อนข้อมูลทั้งหมดในคอลัมน์โดยใช้รูปแบบเดียวกัน ถ้าคุณเริ่มต้นป้อนตัวเลขเป็นตัวเลข (เช่น 10 หรือ 20) ให้มันขึ้น อย่าเปลี่ยนบางส่วนและเริ่มป้อนตัวเลขเป็นคำ (เช่นสิบหรือยี่สิบ) คงเส้นคงวา.
• ปล่อยให้ไม่มีคอลัมน์เปล่าในตาราง

06 จาก 09

การสร้างรายการ

เมื่อป้อนข้อมูลลงในตารางแล้วจะสามารถแปลงเป็น รายการ ได้ โดย:

1. เน้นเซลล์ A3 เป็น E13 ในแผ่นงาน
2. คลิกที่ Data> List> Create List จากเมนูเพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ Create List
3. ในขณะที่กล่องโต้ตอบเปิดอยู่ เซลล์ A3 ถึง E13 ในแผ่นงานควรล้อมรอบด้วยมดเดินขบวน
4. ถ้ามดเดินขบวนล้อมรอบ ช่วงที่ ถูกต้องของเซลล์ให้คลิกตกลงในกล่องโต้ตอบ สร้างรายการ
5. หากมดเดินขบวน ไม่ ล้อมรอบช่วงที่ถูกต้องของเซลล์ให้ไฮไลต์ช่วงที่ถูกต้องในแผ่นงานจากนั้นคลิก OK ในกล่องโต้ตอบ Create List
6. ตารางควรล้อมรอบด้วยเส้นขอบสีเข้มและมีลูกศรแบบหล่นลงที่ด้านข้างชื่อแต่ละฟิลด์

07 จาก 09

การใช้เครื่องมือฐานข้อมูล

เมื่อคุณสร้างฐานข้อมูลแล้วคุณสามารถใช้เครื่องมือที่อยู่ใต้ลูกศรแบบหล่นลงข้างชื่อแต่ละฟิลด์เพื่อจัดเรียงหรือกรองข้อมูลของคุณ

การเรียงลำดับข้อมูล

1. คลิกที่ลูกศรแบบเลื่อนลงถัดจาก ชื่อ ฟิลด์ชื่อล่าสุด
2. คลิกที่ เรียงลำดับจากน้อยไปหามาก เพื่อจัดเรียงฐานข้อมูลตามลำดับตัวอักษรจาก A ถึง Z
3. Graham J. ควรเป็นบันทึกแรกในตารางและ Wilson R. ควรเป็นคนสุดท้าย

การกรองข้อมูล

1. คลิกที่ลูกศรแบบหล่นลงถัดจากชื่อฟิลด์ Program
2. คลิกที่ตัวเลือก Business เพื่อกรองนักเรียนออกจากรายการไม่ได้อยู่ในโปรแกรมธุรกิจ
3. คลิกตกลง
4. มีเพียงสองนักเรียนเท่านั้นคือ G. Thompson และ F. Smith จะมองเห็นได้เนื่องจากเป็นเพียงสองคนที่เข้าร่วมในโครงการธุรกิจ
5. หากต้องการแสดงระเบียนทั้งหมดคลิกที่ลูกศรแบบเลื่อนลงถัดจากชื่อฟิลด์ Program
6. คลิกตัวเลือก ทั้งหมด
   

08 จาก 09

การขยายฐานข้อมูล

เมื่อต้องการเพิ่มระเบียนเพิ่มเติมลงในฐานข้อมูลของคุณ:

• แถวเปล่าที่มีเครื่องหมายดอกจัน (เซลล์ A14 ถึง E14) จะถูกเพิ่มลงในด้านล่างของฐานข้อมูลเมื่อสร้าง
• คุณสามารถเพิ่มข้อมูลเพิ่มเติมลงในฐานข้อมูลโดยใช้แถวที่ว่างเปล่านี้
• เพิ่มข้อมูลต่อไปนี้:
  
  เซลล์ - ข้อมูล
  A14 - ST348-255
  B14 - คริสโตเฟอร์
  C14 - ก.
  D14 - 22
  E14 - วิทยาศาสตร์

09 จาก 09

การจัดรูปแบบฐานข้อมูลเสร็จสมบูรณ์

หมายเหตุ : ขั้นตอนนี้เกี่ยวข้องกับการใช้ไอคอนที่อยู่ใน แถบเครื่องมือฟอร์แมต ซึ่งปกติจะอยู่ที่ด้านบนของหน้าจอ Excel 2003 ถ้ายังไม่มีให้อ่านวิธี ค้นหาแถบเครื่องมือของ Excel เพื่อช่วยคุณค้นหา

1. เน้นเซลล์ A1 ถึง E1 ในแผ่นงาน
2. คลิกที่ไอคอน ผสานและศูนย์ บนแถบเครื่องมือ การจัดรูปแบบ เพื่อให้ตรงกลางชื่อ
3. เมื่อเลือกเซลล์ A1 ถึง E1 แล้วให้คลิกที่ไอคอน เติมสี บนแถบเครื่องมือ การจัดรูปแบบ (ดูเหมือนจะเป็นสี) เพื่อเปิดรายการแบบเลื่อนลงสีพื้นหลัง
4. เลือก Sea Green จากรายการเพื่อเปลี่ยนสีพื้นหลังของเซลล์ A1 - E1 เป็นสีเขียวเข้ม
5. คลิกไอคอน Font Color ในแถบเครื่องมือ Formatting (เป็นตัวอักษรขนาดใหญ่ "A") เพื่อเปิดรายการแบบอักษรแบบเลื่อนลงของแบบอักษร
6. เลือก White จากรายการเพื่อเปลี่ยนสีของข้อความในเซลล์ A1 - E1 เป็นสีขาว
7. เน้น เซลล์ A2 - E2 ในแผ่นงาน
8. คลิกที่ไอคอน เติมสี บนแถบเครื่องมือ ฟอร์แมต เพื่อเปิดรายการแบบเลื่อนลงสีพื้นหลัง
9. เลือก Light Green จากรายการเพื่อเปลี่ยนสีพื้นหลังของเซลล์ A2 - E2 เป็นสีเขียวอ่อน
10. เน้นเซลล์ A3 - E14 ในแผ่นงาน
11. เลือก รูปแบบ> จัดรูปแบบอัตโนมัติ จากเมนูเพื่อเปิดกล่องโต้ตอบการ จัดรูปแบบอัตโนมัติ
12. เลือก รายการ 2 จากรายการตัวเลือกเพื่อจัดรูปแบบเซลล์ A3 - E14
13. เน้นเซลล์ A3 - E14 ในแผ่นงาน
14. คลิกที่ตัวเลือกศูนย์ในแถบเครื่องมือ การจัดรูปแบบ เพื่อจัดตำแหน่งข้อความในเซลล์ A3 เป็น E14
15. ในตอนนี้หากคุณทำตามขั้นตอนทั้งหมดในบทแนะนำนี้อย่างถูกต้องสเปรดชีตของคุณควรมีลักษณะคล้ายกับสเปรดชีตที่อธิบายไว้ในขั้นตอนที่ 1 ของบทแนะนำนี้