ติดตามรายชื่อคอลเลกชันและข้อมูลอื่น ๆ ด้วยฐานข้อมูล Excel
ในบางครั้งเราจำเป็นต้องติดตามข้อมูลและสถานที่ที่ดีในเรื่องนี้อยู่ในไฟล์ฐานข้อมูล Excel ไม่ว่าจะเป็นรายการหมายเลขโทรศัพท์ส่วนตัวรายชื่อผู้ติดต่อสำหรับสมาชิกขององค์กรหรือทีมหรือชุดเหรียญบัตรหรือหนังสือไฟล์ฐานข้อมูล Excel ทำให้สามารถป้อนจัดเก็บและค้นหาข้อมูลเฉพาะได้โดยง่าย
Microsoft Excel ได้สร้างเครื่องมือเพื่อช่วยคุณในการติดตามข้อมูลและหาข้อมูลเฉพาะเมื่อคุณต้องการ รวมทั้งมี คอลัมน์ นับร้อยและ แถว หลายพัน แถว กระดาษคำนวณ Excel สามารถเก็บ ข้อมูล จำนวนมหาศาลได้
การป้อนข้อมูล
รูปแบบพื้นฐานสำหรับการจัดเก็บข้อมูลในฐานข้อมูล Excel คือตาราง
เมื่อสร้างตารางแล้วเครื่องมือข้อมูลของ Excel สามารถใช้เพื่อค้นหาจัดเรียงและกรองข้อมูลในฐานข้อมูลเพื่อหาข้อมูลเฉพาะ
หากต้องการติดตามบทแนะนำนี้ให้ป้อนข้อมูลตามที่แสดงในภาพด้านบน
ป้อนรหัสประจำตัวนักเรียนได้อย่างรวดเร็ว:
- พิมพ์รหัสประจำตัวแรกของสองรหัส - ST348-245 และ ST348-246 ลงในเซลล์ A5 และ A6 ตามลำดับ
- ไฮไลต์สอง ID เพื่อเลือก
- คลิกที่ที่ จับเติม แล้วลากลงไปที่เซลล์ A13
- ส่วนที่เหลือของรหัสนักเรียนควรป้อนลงในเซลล์ A6 ถึง A13 อย่างถูกต้อง
ป้อนข้อมูลอย่างถูกต้อง
เมื่อป้อนข้อมูลเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้มั่นใจว่าได้ป้อนอย่างถูกต้อง นอกเหนือจากแถวที่ 2 ระหว่างชื่อสเปรดชีตกับส่วนหัวของคอลัมน์อย่าวางแถวที่ว่างไว้ใด ๆ เมื่อป้อนข้อมูลของคุณ นอกจากนี้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้ออกจากเซลล์ที่ว่างเปล่า
ข้อผิดพลาดเกี่ยวกับข้อมูลที่ เกิดจากการป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้องเป็นสาเหตุของปัญหามากมายที่เกี่ยวข้องกับการจัดการข้อมูล หากข้อมูลถูกป้อนอย่างถูกต้องในตอนต้นโปรแกรมมีแนวโน้มที่จะให้ผลลัพธ์ที่คุณต้องการ
แถวเป็น Records
แต่ละแถวของข้อมูลในฐานข้อมูลเรียกว่า ระเบียน เมื่อป้อนข้อมูลให้ปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ต่อไปนี้:
- อย่าปล่อยแถวว่างไว้ในตารางที่สร้างขึ้น ซึ่งรวมถึง ไม่ได้ เว้นแถวว่างระหว่างส่วนหัวของคอลัมน์และแถวแรกของข้อมูล
- ระเบียนสามารถมีข้อมูลเกี่ยวกับรายการที่เฉพาะเจาะจงได้เพียงรายการเดียวเท่านั้น
- ระเบียนต้องมีข้อมูลทั้งหมดในฐานข้อมูลเกี่ยวกับรายการนั้น ไม่สามารถมีข้อมูลเกี่ยวกับรายการในมากกว่าหนึ่งแถว
คอลัมน์เป็นฟิลด์
แม้ว่าแถวในฐานข้อมูล Excel จะเรียกว่าเป็นระเบียนคอลัมน์จะเรียกว่า ฟิลด์ แต่ละคอลัมน์ต้องการหัวเรื่องเพื่อระบุข้อมูลที่มีอยู่ หัวเรื่องเหล่านี้เรียกว่าชื่อฟิลด์
- ชื่อฟิลด์ถูกใช้เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลสำหรับแต่ละระเบียนถูกป้อนในลำดับเดียวกัน
- ตรวจสอบว่าได้ป้อนข้อมูลทั้งหมดในคอลัมน์โดยใช้รูปแบบเดียวกัน ถ้าคุณเริ่มต้นป้อนตัวเลขเป็นตัวเลข (เช่น 10 หรือ 20) ให้มันขึ้น อย่าเปลี่ยนบางส่วนและเริ่มป้อนตัวเลขเป็นคำ (เช่นสิบหรือยี่สิบ) คงเส้นคงวา.
- อย่าปล่อยให้คอลัมน์ว่างในตาราง
การสร้างตาราง
เมื่อป้อนข้อมูลแล้วจะสามารถแปลงเป็น ตาราง ได้ โดย:
- เน้นเซลล์ A3 เป็น E13 ในแผ่นงาน
- คลิกที่แท็บ หน้าแรก
- คลิกตัวเลือก จัดรูปแบบเป็นตาราง ใน ริบบิ้น เพื่อเปิดเมนูแบบเลื่อนลง
- เลือกตัวเลือก ตาราง สีฟ้า ขนาดกลาง 9 เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ จัดรูปแบบเป็นตาราง
- ในขณะที่กล่องโต้ตอบเปิดอยู่เซลล์ A3 ถึง E13 ในแผ่นงานควรล้อมรอบด้วยมดเดินขบวน
- หากมดเดินขบวนล้อมรอบช่วงที่ถูกต้องของเซลล์ให้คลิก ตกลง ในกล่องโต้ตอบ จัดรูปแบบเป็นตาราง
- ถ้ามดเดินขบวนไม่ล้อมรอบช่วงที่ถูกต้องของเซลล์ให้เน้นช่วงที่ถูกต้องในแผ่นงานจากนั้นคลิก ตกลง ในกล่องโต้ตอบ จัดรูปแบบเป็นตาราง
- ตารางควรมีลูกศรแบบหล่นลงที่ด้านข้างชื่อฟิลด์แต่ละแถวและแถวตารางควรมีการจัดรูปแบบด้วยแสงสลับและสีน้ำเงินเข้ม
การใช้เครื่องมือฐานข้อมูล
เมื่อคุณสร้างฐานข้อมูลแล้วคุณสามารถใช้เครื่องมือที่อยู่ใต้ลูกศรแบบหล่นลงข้างชื่อแต่ละฟิลด์เพื่อจัดเรียงหรือกรองข้อมูลของคุณ
การเรียงลำดับข้อมูล
- คลิกที่ลูกศรแบบเลื่อนลงถัดจาก ชื่อฟิลด์ ชื่อล่าสุด
- คลิกตัว เรียงลำดับ A ถึง Z เพื่อจัดเรียงฐานข้อมูลตามตัวอักษร
- Graham J. ควรเป็นระเบียนแรกในตารางและ Wilson R ควรเป็นคนสุดท้าย
การกรองข้อมูล
- คลิกที่ลูกศรแบบเลื่อนลงถัดจากชื่อ ฟิลด์ Program
- คลิกช่องทำเครื่องหมายถัดจากตัว เลือกเลือกทั้งหมด เพื่อยกเลิกการเลือกช่องทำเครื่องหมายทั้งหมด
- คลิกที่ช่องทำเครื่องหมายถัดจากตัวเลือก Business เพื่อเพิ่มเครื่องหมายถูกลงในช่อง
- คลิก ตกลง
- มีเพียงสองนักเรียนเท่านั้นคือ G. Thompson และ F. Smith จะมองเห็นได้เนื่องจากเป็นเพียงสองคนที่เข้าร่วมในโครงการธุรกิจ
- หากต้องการแสดงระเบียนทั้งหมดให้คลิกลูกศรแบบเลื่อนลงถัดจากชื่อฟิลด์ Program
- คลิก ตัวกรอง Clear จาก ตัวเลือก "Program"
การขยายฐานข้อมูล
เมื่อต้องการเพิ่มระเบียนเพิ่มเติมลงในฐานข้อมูลของคุณ:
- วางตัวชี้เมาส์ไว้เหนือจุดเล็ก ๆ ที่มุมขวาล่างของตาราง
- ตัวชี้เมาส์จะเปลี่ยนเป็นลูกศรสองหัว
- เมื่อเกิดเหตุการณ์นี้ขึ้นให้ คลิก ปุ่มเมาส์ขวาค้างไว้และ ลากตัวชี้ ลงเพื่อเพิ่มแถวว่างที่ด้านล่างของฐานข้อมูล
- เพิ่มข้อมูลต่อไปนี้ลงในแถวใหม่นี้:
เซลล์ - ข้อมูล
A14 - ST348-255
B14 - คริสโตเฟอร์
C14 - ก.
D14 - 22
E14 - วิทยาศาสตร์
การจัดรูปแบบฐานข้อมูลเสร็จสมบูรณ์
- เน้น เซลล์ A1 ถึง E1 ในแผ่นงาน
- คลิกที่แท็บ หน้าแรก
- คลิกที่ตัวเลือก Merge and Center ของริบบิ้นเพื่อให้ตรงกลางชื่อ
- คลิกที่ สีเติม (เหมือนสีพ่น) บนริบบิ้นเพื่อเปิดรายการแบบหล่นลงสีเติม
- เลือก Blue, Accent 1 จากรายการเพื่อเปลี่ยนสีของพื้นหลังในเซลล์ A1 - E1 เป็นสีน้ำเงินเข้ม
- คลิกไอคอน Font Color บนแถบเครื่องมือ Formatting (เป็นตัวอักษรขนาดใหญ่ "A") เพื่อเปิดรายการแบบอักษรแบบเลื่อนลงของแบบอักษร
- เลือก White จากรายการเพื่อเปลี่ยนสีของข้อความในเซลล์ A1 - E1 เป็นสีขาว
- เน้น เซลล์ A2 - E2 ในแผ่นงาน
- คลิกที่ สีเติม ในริบบิ้นเพื่อเปิดรายการแบบหล่นลงสีเติม
- เลือก Blue, Accent 1, Lighter 80 จากรายการเพื่อเปลี่ยนสีพื้นหลังในเซลล์ A2 - E2 เป็นสีน้ำเงิน
- เน้น เซลล์ A4 - E14 ในแผ่นงาน
- คลิกตัวเลือก Center บนริบบิ้นเพื่อจัดตำแหน่งข้อความในเซลล์ A14 ถึง E14
- ในตอนนี้หากคุณทำตามขั้นตอนทั้งหมดในบทแนะนำนี้อย่างถูกต้องสเปรดชีตของคุณควรมีลักษณะคล้ายกับสเปรดชีตที่อธิบายไว้ในขั้นตอนที่ 1 ของบทแนะนำนี้
ฟังก์ชันฐานข้อมูล
ไวยากรณ์ : Dfunction (Database_arr, Field_str | num, Criteria_arr)
ฟังก์ชัน D เป็น ฟังก์ชัน ใดต่อไปนี้:
- DAVERAGE
- DCOUNT
- DCOUNTA
- DGET
- DMAX
- DMIN
- DPRODUCT
- DSTDEV
- DSTDEVP
- DSUM
- DVAR
- DVARP
ประเภท : ฐานข้อมูล
ฟังก์ชันฐานข้อมูลมีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อใช้ Google ชีตเพื่อรักษาข้อมูลที่มีโครงสร้างเช่นฐานข้อมูล ฟังก์ชันฐานข้อมูล Dfunction คำนวณฟังก์ชันที่สอดคล้องกันในชุดย่อยของช่วงเซลล์ที่ถือเป็นตารางฐานข้อมูล ฟังก์ชันฐานข้อมูลใช้เวลาสามอาร์กิวเมนต์:
- Database_arr คือช่วงอาร์เรย์ที่ฝังหรืออาร์เรย์ที่สร้างโดยนิพจน์อาร์เรย์ที่มีโครงสร้างเพื่อให้แต่ละแถวหลังจากแถว 1 เป็นระเบียนฐานข้อมูลและแต่ละคอลัมน์เป็นฟิลด์ฐานข้อมูล แถว 1 มีป้ายชื่อสำหรับแต่ละฟิลด์
- Field_str | num ระบุว่าคอลัมน์ (ฟิลด์) ใดมีค่าที่จะเฉลี่ย ซึ่งสามารถแสดงเป็นชื่อฟิลด์ (สตริงข้อความ) หรือหมายเลขคอลัมน์คอลัมน์ซ้ายสุดจะแสดงเป็น 1
- Criteria_arr คือช่วงอาร์เรย์ที่ฝังหรืออาร์เรย์ที่สร้างโดยนิพจน์อาร์เรย์ที่มีโครงสร้างดังนั้นแถวแรกจะประกอบด้วยชื่อฟิลด์ที่เกณฑ์ (เกณฑ์) จะถูกนำไปใช้และแถวถัดไปจะมีการทดสอบตามเงื่อนไข .
แถวแรกในเกณฑ์จะระบุชื่อฟิลด์ ทุกแถวอื่น ๆ ในเกณฑ์จะแสดงตัวกรองซึ่งเป็นชุดของข้อ จำกัด ในฟิลด์ที่เกี่ยวข้อง ข้อ จำกัด จะอธิบายโดยใช้สัญกรณ์แบบ Query-by-Example และสามารถรวมค่าที่ตรงหรือตัวดำเนินการเปรียบเทียบตามด้วยค่าเปรียบเทียบ ตัวอย่างของข้อ จำกัด คือ "ช็อกโกแลต", "42", "> = 42", "<> 42" เซลล์ที่ว่างเปล่าหมายถึงไม่มีข้อ จำกัด ในฟิลด์ที่เกี่ยวข้อง
ตัวกรองตรงกับแถวของฐานข้อมูลหากพบข้อ จำกัด ของตัวกรอง (ข้อ จำกัด ในแถวของตัวกรอง) แถว (ระเบียน) ของฐานข้อมูลจะต้องตรงตามเกณฑ์ถ้าหากมีอย่างน้อยหนึ่งตัวกรองตรงกับเกณฑ์นั้น ชื่อฟิลด์อาจปรากฏมากกว่าหนึ่งครั้งในช่วงเกณฑ์เพื่อให้มีข้อ จำกัด หลาย ๆ ข้อที่ใช้งานพร้อมกัน (เช่นอุณหภูมิ> = 65 และอุณหภูมิ <= 82)
DGET เป็นฟังก์ชันฐานข้อมูลเดียวที่ไม่รวมค่า DGET ส่งกลับค่าของฟิลด์ที่ระบุไว้ในอาร์กิวเมนต์ที่สอง (เช่นเดียวกับ VLOOKUP) เฉพาะเมื่อตรงระเบียนเดียวกับเกณฑ์; มิฉะนั้นจะแสดงข้อผิดพลาดที่ระบุว่าไม่มีการจับคู่หรือการแข่งขันหลายรายการ