บทนำเกี่ยวกับคุณลักษณะและพื้นฐาน
คุณล้นหลามจากข้อมูลจำนวนมากที่ต้องติดตามในองค์กรของคุณหรือไม่? บางทีคุณอาจกำลังใช้ระบบจัดเก็บเอกสารเอกสารหรือสเปรดชีตเพื่อติดตามข้อมูลสำคัญของคุณ หากคุณกำลังค้นหาระบบการจัดการข้อมูลที่ยืดหยุ่นมากขึ้นฐานข้อมูลอาจเป็นเพียงความรอดที่คุณต้องการและ Microsoft Access 2013 เป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยม
ฐานข้อมูลคืออะไร?
ในระดับพื้นฐานที่สุดฐานข้อมูลเป็นเพียงการจัดเก็บข้อมูล ระบบจัดการฐานข้อมูล (DBMS) เช่น Microsoft Access, Oracle หรือ SQL Server จะมีเครื่องมือซอฟต์แวร์ที่คุณต้องการจัดระเบียบข้อมูลดังกล่าวอย่างยืดหยุ่น รวมถึงสิ่งอำนวยความสะดวกในการเพิ่มแก้ไขหรือลบข้อมูลจากฐานข้อมูลถามคำถาม (หรือแบบสอบถาม) เกี่ยวกับข้อมูลที่เก็บอยู่ในฐานข้อมูลและจัดทำรายงานสรุปเนื้อหาที่เลือก
Microsoft Access 2013
Microsoft Access 2013 ให้ผู้ใช้โซลูชัน DBMS ที่ง่ายและยืดหยุ่นที่สุดในตลาดวันนี้ ผู้ใช้ผลิตภัณฑ์ Microsoft จะเพลิดเพลินไปกับรูปลักษณ์ของ Windows ที่คุ้นเคยรวมทั้งการผนวกกับผลิตภัณฑ์ครอบครัวอื่น ๆ ของ Microsoft Office สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับอินเทอร์เฟซ Access 2010 โปรดอ่าน การเข้า สู่ระบบ Access 2013 User Tour ของ เรา
ลองตรวจสอบองค์ประกอบหลักสามส่วนของ Access ที่ผู้ใช้ฐานข้อมูลส่วนใหญ่จะพบคือตารางแบบสอบถามและแบบฟอร์ม หากคุณยังไม่มีฐานข้อมูล Access คุณอาจต้องการอ่านเกี่ยวกับการสร้างฐานข้อมูล Access 2013 จาก Scratch หรือสร้าง Access 2013 Database จาก Template
ตารางการเข้าถึงของ Microsoft
ตารางประกอบด้วยชุดข้อมูลพื้นฐานของฐานข้อมูลใด ๆ ถ้าคุณคุ้นเคยกับสเปรดชีตคุณจะพบตารางฐานข้อมูลที่คล้ายกันมาก
ตาราง ฐานข้อมูล ทั่วไปอาจประกอบด้วยข้อมูลพนักงานรวมถึงลักษณะเช่นชื่อวันเดือนปีเกิดและชื่อ อาจมีโครงสร้างดังนี้
- รหัสพนักงาน
- นามสกุล
- ชื่อจริง
- หัวข้อ
- คำอวยพร
- วันที่เกิด
ตรวจสอบการสร้างตารางและคุณจะพบว่าแต่ละคอลัมน์ของตารางสอดคล้องกับลักษณะเฉพาะของพนักงาน (หรือแอตทริบิวต์ในฐานข้อมูล) แต่ละแถวจะตรงกับพนักงานคนใดคนหนึ่งและมีข้อมูลของเขา นั่นคือทั้งหมดที่มีไป! ถ้าเป็นไปได้ให้คิดถึงตารางเหล่านี้เป็นรายการข้อมูลสเปรดชีต สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมให้อ่านเพิ่มตารางลงในฐานข้อมูล Access 2013
การดึงข้อมูลจากฐานข้อมูล Access
เห็นได้ชัดว่าฐานข้อมูลที่เก็บข้อมูลจะไม่มีประโยชน์เราจำเป็นต้องใช้วิธีการในการดึงข้อมูลด้วย ถ้าคุณเพียงต้องการเรียกคืนข้อมูลที่เก็บไว้ในตาราง Microsoft Access ช่วยให้คุณสามารถเปิดตารางและเลื่อนดูระเบียนที่อยู่ภายในได้ อย่างไรก็ตามพลังที่แท้จริงของฐานข้อมูลอยู่ในความสามารถในการตอบคำถามที่ซับซ้อนหรือแบบสอบถาม เข้าถึงคำค้นหาให้ความสามารถในการรวมข้อมูลจากหลายตารางและวางเงื่อนไขเฉพาะสำหรับข้อมูลที่ดึงมา
ลองจินตนาการว่าองค์กรของคุณต้องการวิธีง่ายๆในการสร้างรายการผลิตภัณฑ์เหล่านั้นที่ขายอยู่ในราคาที่สูงกว่าราคาเฉลี่ยของพวกเขา หากคุณเรียกข้อมูลตารางข้อมูลผลิตภัณฑ์เพียงอย่างเดียวการตอบสนองงานนี้จะต้องมีการจัดเรียงข้อมูลจำนวนมากผ่านทางข้อมูลและทำการคำนวณด้วยมือ อย่างไรก็ตามพลังของข้อความค้นหาช่วยให้คุณเพียงขอให้ Access ส่งคืนระเบียนเหล่านั้นที่ตรงกับเงื่อนไขการกำหนดราคาโดยเฉลี่ยข้างต้นเท่านั้น นอกจากนี้คุณสามารถสั่งให้ฐานข้อมูลแสดงรายการชื่อและราคาต่อหน่วยของรายการเท่านั้น
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับพลังของแบบสอบถามฐานข้อมูลใน Access อ่านการสร้างแบบสอบถามแบบธรรมดาใน Microsoft Access 2013
การแทรกข้อมูลลงในฐานข้อมูล Access
จนถึงตอนนี้คุณได้เรียนรู้แนวคิดเบื้องหลังการจัดข้อมูลในฐานข้อมูลและเรียกค้นข้อมูลจากฐานข้อมูล เรายังต้องการกลไกในการวางข้อมูลลงในตารางก่อน! Microsoft Access มีสองกลไกหลักเพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้ วิธีแรกคือเพียงนำตารางขึ้นในหน้าต่างโดยการดับเบิลคลิกและเพิ่มข้อมูลลงไปที่ด้านล่างของข้อมูลเช่นเดียวกับที่เพิ่มข้อมูลลงในสเปรดชีต
Access ยังให้อินเทอร์เฟซแบบฟอร์มที่ใช้งานง่ายซึ่งช่วยให้ผู้ใช้ป้อนข้อมูลในรูปแบบกราฟิกและมีข้อมูลที่โปร่งใสผ่านไปยังฐานข้อมูล วิธีนี้จะข่มขู่น้อยลงสำหรับผู้ดำเนินการ ป้อนข้อมูล แต่ต้องใช้งานผู้ดูแลระบบฐานข้อมูลเพียงเล็กน้อย สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมโปรดอ่านการสร้างฟอร์มในการเข้าถึง 2013
รายงานการเข้าถึงของ Microsoft
รายงานช่วยให้สามารถจัดทำข้อมูลสรุปข้อมูลที่มีอยู่ในตารางและ / หรือแบบสอบถามอย่างน้อยหนึ่งรูปแบบได้อย่างรวดเร็ว ด้วยการใช้เทคนิคและแม่แบบทางลัดผู้ใช้ฐานข้อมูลสามารถสร้างรายงานได้โดยไม่ต้องพึ่งพาเพียงไม่กี่นาที
สมมติว่าคุณต้องการสร้างแคตตาล็อกเพื่อแชร์ข้อมูลผลิตภัณฑ์กับลูกค้าปัจจุบันและที่คาดหวัง ในส่วนก่อนหน้านี้เราได้เรียนรู้ว่าการจัดเรียงข้อมูลเหล่านี้สามารถเรียกค้นจากฐานข้อมูลของเราผ่านการใช้ข้อความค้นหาที่มีเหตุผล อย่างไรก็ตามโปรดจำไว้ว่าข้อมูลนี้ถูกนำเสนอในรูปแบบตาราง - ไม่ว่าเอกสารการตลาดที่น่าสนใจที่สุด! รายงานช่วยให้สามารถรวมกราฟิกการจัดรูปแบบและการแบ่งหน้าได้อย่างน่าสนใจ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมโปรดดูการสร้างรายงานใน Access 2013