หากคุณมีเอกสารหลายอย่างที่ต้องรวมกัน แต่ไม่ต้องการข้ามความยุ่งยากในการรวมเอกสารเหล่านี้ด้วยตนเองและรวมการจัดรูปแบบไว้ทำไมไม่สร้างเอกสารหลักเดียว? คุณอาจสงสัยว่าจะเกิดอะไรขึ้นกับ ตัวเลขหน้า ดัชนีและสารบัญ คุณสมบัติเอกสารหลักสามารถจัดการได้! เปิดเอกสารหลายรายการในไฟล์ Word หนึ่งชุด
มันคืออะไร?
ไฟล์ต้นแบบคืออะไร? โดยพื้นฐานแล้วจะแสดงลิงก์สำหรับไฟล์ Word แต่ละไฟล์ (เรียกอีกอย่างหนึ่งว่า subdocuments) เนื้อหาของเอกสารย่อยเหล่านี้ไม่ได้อยู่ในเอกสารหลักเพียงลิงก์ที่มีอยู่เท่านั้น ซึ่งหมายความว่าการแก้ไขเอกสารย่อยเป็นเรื่องง่ายเนื่องจากคุณสามารถทำเอกสารได้โดยไม่ทำลายเอกสารอื่น ๆ นอกจากนี้การแก้ไขที่กระทำกับเอกสารแยกต่างหากจะได้รับการอัปเดตโดยอัตโนมัติในเอกสารหลัก แม้ว่าจะมีบุคคลมากกว่าหนึ่งคนกำลังทำงานอยู่ในเอกสาร แต่คุณสามารถส่งเอกสารส่วนต่างๆไปยังบุคคลต่างๆผ่านเอกสารหลักได้
ขอแสดงวิธีสร้างเอกสารหลักและเอกสารย่อย นอกจากนี้เราจะจัดทำเอกสารหลักจากชุดเอกสารที่มีอยู่และวิธีจัดทำสารบัญสำหรับเอกสารหลัก
การสร้างเอกสารหลักจากการเกา
ซึ่งหมายความว่าคุณไม่มี subdocuments ที่มีอยู่ ในการเริ่มต้นให้เปิดเอกสาร Word (ว่างเปล่า) ใหม่และบันทึกด้วยชื่อไฟล์ (เช่น "Master")
จากนั้นไปที่ "File" จากนั้นคลิกที่ "Outline" ใช้เมนูสไตล์คุณสามารถพิมพ์หัวเรื่องของเอกสารได้ นอกจากนี้คุณยังสามารถใช้ส่วนเครื่องมือเค้าร่างเพื่อใส่หัวเรื่องในแต่ละระดับ
เมื่อเสร็จแล้วให้ไปที่แท็บสรุปและเลือก "แสดงเอกสารในเอกสารหลัก"
ที่นี่คุณจะมีตัวเลือกเพิ่มเติมสำหรับการสรุปข้อมูล เน้นโครงร่างที่คุณเพิ่งเขียนและกด "สร้าง"
ตอนนี้แต่ละเอกสารจะมีหน้าต่างของตัวเอง อย่าลืมบันทึกเอกสารหลักของคุณอีกครั้ง
แต่ละหน้าต่างในเอกสารหลักเป็นเอกสารย่อย ชื่อไฟล์สำหรับเอกสารย่อยเหล่านี้จะเป็นชื่อของหัวเรื่องสำหรับแต่ละหน้าต่างในเอกสารหลัก
หากต้องการไปที่มุมมองก่อนหน้าให้กด "Close Outline View"
ขอเพิ่มตารางสารบัญลงในเอกสารหลัก วางเคอร์เซอร์ไว้ที่จุดเริ่มต้นของเอกสารและไปที่ " อ้างอิง " จากนั้นคลิกที่ "สารบัญ" เลือกตัวเลือกที่คุณต้องการจากตัวเลือกตารางอัตโนมัติ
คุณสามารถไปที่ "หน้าแรก" จากนั้นคลิกที่ "ย่อหน้า" และคลิกที่สัญลักษณ์ย่อหน้าเพื่อดูส่วนแบ่งและประเภทใดก็ได้
หมายเหตุ: Word แทรกส่วนที่ขาดไม่ได้ก่อนและหลังเอกสารย่อยแต่ละครั้งเมื่อคุณสร้างเอกสารหลักตั้งแต่เริ่มต้นเพื่อไม่ให้มีการแบ่งหน้า อย่างไรก็ตามคุณสามารถเปลี่ยนประเภทของแต่ละส่วนได้
ตัวอย่างของเราแสดงเอกสารย่อยที่ขยายเมื่อเอกสารของเราอยู่ในโหมดเค้าร่าง
การสร้างเอกสารหลักจากเอกสารที่มีอยู่
บางทีคุณอาจมีเอกสารที่คุณต้องการรวมไว้ในเอกสารต้นแบบแล้ว เริ่มต้นด้วยการเปิดเอกสาร Word (ว่างเปล่า) ใหม่และบันทึกด้วย "Master" ในชื่อไฟล์
ไปที่ "มุมมอง" จากนั้นคลิกที่ "เค้าร่าง" เพื่อเข้าถึงแท็บสรุปข้อมูล จากนั้นเลือก "แสดงเอกสารในเอกสารหลัก" และเพิ่มเอกสารย่อยก่อนที่จะกดปุ่ม "แทรก"
เมนู Insert Subdocument จะแสดงตำแหน่งของเอกสารที่คุณสามารถแทรกได้ เลือกรายการแรกและกด "เปิด"
หมายเหตุ: พยายามเก็บเอกสารย่อยทั้งหมดไว้ในไดเรกทอรีหรือโฟลเดอร์เดียวกันกับเอกสารหลัก
กล่องป๊อปอัปอาจแจ้งให้คุณทราบว่าคุณมีลักษณะเดียวกันสำหรับทั้งเอกสารย่อยและเอกสารหลัก กด "ใช่กับทุกคน" เพื่อให้ทุกอย่างคงที่
ตอนนี้ทำซ้ำขั้นตอนนี้เพื่อแทรก subdocuments ทั้งหมดที่คุณต้องการในเอกสารหลัก ในตอนท้ายให้ย่อขนาดอนุภูมิภาคโดยคลิกที่ "ยุบย่อย" ที่พบในแท็บสรุป
คุณต้องบันทึกก่อนที่คุณจะยุบ subdocuments ได้
แต่ละกรอบย่อยจะแสดงเส้นทางที่สมบูรณ์ไปยังไฟล์เอกสารย่อยของคุณ คุณสามารถเปิดเอกสารย่อยโดยการดับเบิลคลิกที่สัญลักษณ์ (มุมซ้ายบน) หรือใช้ "Ctrl + คลิก"
หมายเหตุ: การนำเข้าเอกสาร Word ที่มีอยู่ไปยังไฟล์ต้นแบบหมายความว่า Word จะแทรกตัวแบ่งหน้าก่อนและหลังเอกสารย่อยแต่ละรายการ คุณสามารถเปลี่ยนประเภทแบ่งส่วนหากต้องการ
คุณสามารถดูเอกสารหลักนอก Outline View ได้ โดยไปที่ "View" จากนั้นคลิกที่ "Print Layout"
คุณสามารถเพิ่มสารบัญได้เช่นเดียวกับที่คุณทำกับเอกสารต้นแบบที่สร้างมาตั้งแต่ต้น
ขณะนี้เอกสารย่อยทั้งหมดอยู่ในเอกสารหลักแล้วคุณสามารถเพิ่มหรือแก้ไขส่วนหัวและท้ายกระดาษได้ นอกจากนี้คุณยังสามารถแก้ไขสารบัญสร้างดัชนีหรือแก้ไขส่วนอื่น ๆ ของเอกสาร
ถ้าคุณทำเอกสารหลักใน Microsoft Word รุ่นก่อนหน้านี้อาจทำให้ไฟล์เสียหายได้ ไซต์ Microsoft Answers สามารถช่วยคุณได้ถ้าเกิดขึ้น