สเปรดชีตเทียบกับฐานข้อมูล

การแบ่งความแตกต่างระหว่างสเปรดชีตกับฐานข้อมูล

เหตุผลหนึ่งที่ บริษัท ลังเลที่จะใช้ Microsoft Access คือการขาดความเข้าใจในความแตกต่างระหว่างสเปรดชีตและฐานข้อมูล ทำให้หลายคนเชื่อว่าการติดตามข้อมูลลูกค้าใบสั่งซื้อและรายละเอียดโครงการในสเปรดชีตมีความเพียงพอสำหรับความต้องการของลูกค้า ผลลัพธ์ที่ได้คือการควบคุมค่าคอนฟิกูเรชันอย่างราบรื่นไฟล์จะสูญหายไปจากความเสียหายและพนักงานจะเขียนทับข้อมูลที่จำเป็นโดยบังเอิญ มีความรู้เพียงเล็กน้อยเกี่ยวกับการใช้พลังงานและการใช้ฐานข้อมูลเป็นจำนวนมากทำให้ธุรกิจขนาดเล็กสามารถดูได้ง่ายขึ้นเมื่อสเปรดชีตเพียงพอสำหรับงานและเมื่อจำเป็นต้องสร้างฐานข้อมูล

สิ่งสำคัญคือต้องมีความเข้าใจพื้นฐานเกี่ยวกับสิ่งที่เป็น ฐานข้อมูล คนส่วนใหญ่ได้เข้าถึงฐานข้อมูลก่อนเช่นเดียวกับที่อยู่ในห้องสมุดสาธารณะ แต่เพียงแค่ใช้ไม่ได้ระบุว่าสเปรดชีตและฐานข้อมูลแตกต่างกันอย่างไร การใช้เวลา เรียนรู้เกี่ยวกับฐานข้อมูล ไม่กี่นาทีจะช่วยให้การเปรียบเทียบมีความชัดเจนยิ่งขึ้น

องค์การข้อมูล

บางทีความแตกต่างที่เห็นได้ชัดที่สุดระหว่างสเปรดชีตและฐานข้อมูลคือการจัดระเบียบข้อมูลวิธี หากข้อมูลค่อนข้างแบนแล้วสเปรดชีตก็สมบูรณ์แบบ วิธีการตรวจสอบว่าเป็นตารางที่ดีที่สุดหรือไม่ขอให้วางจุดข้อมูลทั้งหมดลงในแผนภูมิหรือตารางได้หรือไม่? ตัวอย่างเช่นหาก บริษัท ต้องการติดตามรายได้ต่อเดือนในช่วงหนึ่งปีสเปรดชีตก็สมบูรณ์แบบ สเปรดชีตหมายถึงการจัดการกับข้อมูลประเภทเดียวกันจำนวนมากการจับคู่ความคืบหน้าของประเด็นสำคัญ ๆ

ในการเปรียบเทียบฐานข้อมูลมีโครงสร้างข้อมูลเชิงสัมพันธ์ หากผู้ใช้ต้องการดึงข้อมูลจะมีประเด็นมากมายที่ควรพิจารณา ตัวอย่างเช่นหาก บริษัท ต้องการติดตามรายได้รายเดือนและเปรียบเทียบกับคู่แข่งในช่วงห้าปีที่ผ่านมามี ความสัมพันธ์ ระหว่างจุดข้อมูลเหล่านี้ แต่ไม่เน้นเพียงจุดเดียว การทำตารางเดียวเพื่อรายงานผลจะเป็นเรื่องยากหากไม่ใช่ไปไม่ได้ ฐานข้อมูลได้รับการออกแบบมาเพื่อให้ผู้ใช้สามารถสร้างรายงานและเรียกใช้การสืบค้นข้อมูลได้โดยง่าย

ความซับซ้อนของข้อมูล

วิธีที่ง่ายที่สุดในการเปรียบเทียบว่าข้อมูลควรได้รับการเก็บรักษาไว้ในสเปรดชีตหรือฐานข้อมูลคือการดูว่าข้อมูลมีความซับซ้อนเพียงใด ซึ่งจะช่วยชี้แจงว่าควรจัดระเบียบข้อมูลอย่างไรหากผู้ใช้ยังไม่แน่ใจ

ข้อมูลสเปรดชีตเรียบง่าย สามารถเพิ่มลงในตารางหรือแผนภูมิเดียวและเพิ่มในงานนำเสนอโดยไม่ต้องแยกข้อมูลออก เป็นเรื่องง่ายที่จะรักษาให้เป็นไปตามเพียงตัวเลขที่สำคัญบางค่า หากต้องการเพียงไม่กี่แถวและคอลัมน์ข้อมูลจะถูกเก็บไว้ในสเปรดชีตที่ดีที่สุด

ฐานข้อมูลมีข้อมูลประเภทต่างๆมากมายซึ่งทั้งหมดมีความสัมพันธ์กับข้อมูลอื่น ๆ ในฐานข้อมูล ตัวอย่างเช่น บริษัท เก็บข้อมูลจำนวนมากไว้ในลูกค้าของตนจากชื่อและที่อยู่ไปจนถึงการสั่งซื้อและการขาย ถ้าผู้ใช้พยายามที่จะอัดหลายพันแถวลงในสเปรดชีตราคาจะดีที่ควรย้ายไปอยู่ในฐานข้อมูล

การทำซ้ำของข้อมูล

เพียงเพราะข้อมูลจะต้องได้รับการปรับปรุงไม่จำเป็นต้องหมายความว่าต้องมีฐานข้อมูล จะมีข้อมูลเดียวกันซ้ำตลอด? และธุรกิจที่สนใจในเหตุการณ์ต่อไปนี้หรือการกระทำ?

หากจุดข้อมูลเปลี่ยนไป แต่ข้อมูลประเภทเดียวกันและติดตามเหตุการณ์เดียวข้อมูลเหล่านี้อาจเป็นไปอย่างราบรื่น ตัวอย่างคือยอดขายภายในช่วงปี ช่วงเวลาจะเปลี่ยนแปลงไปและตัวเลขจะผันผวนและจะไม่มีข้อมูลซ้ำ

หากบางส่วนของข้อมูลยังคงเหมือนเดิมเช่นข้อมูลลูกค้าในขณะที่บางส่วนเปลี่ยนแปลงเช่นจำนวนคำสั่งซื้อและระยะเวลาในการชำระเงินราคาจะมีการติดตามการดำเนินการ นี่คือตอนที่ควรใช้ฐานข้อมูล การดำเนินการมีส่วนประกอบที่แตกต่างกันจำนวนมากสำหรับพวกเขาและการพยายามติดตามพวกเขาทั้งหมดต้องใช้ฐานข้อมูล

วัตถุประสงค์หลักของข้อมูล

สเปรดชีตเหมาะกับงานที่ไม่ต้องมีการติดตามในหลายแง่มุม สำหรับโครงการที่ต้องการแผนภูมิหรือตารางหนึ่งหรือสองรายการสำหรับการนำเสนอก่อนที่จะเก็บถาวรสเปรดชีตเป็นวิธีที่ดีที่สุด หากทีมหรือ บริษัท ต้องการเพื่อคำนวณผลการค้นหาและกำหนดเปอร์เซ็นต์เป็นจุดที่สเปรดชีทมีประโยชน์มากที่สุด

ฐานข้อมูลเป็นโครงการที่ยาวขึ้นซึ่งข้อมูลมีโอกาสที่จะใช้ซ้ำแล้วซ้ำอีก ถ้าต้องการบันทึกและแสดงความคิดเห็นข้อมูลควรถูกย้ายไปยังฐานข้อมูล สเปรดชีตไม่ได้ออกแบบมาเพื่อติดตามรายละเอียดเพียงไม่กี่จุดสำคัญ

จำนวนผู้ใช้

จำนวนผู้ใช้อาจเป็นตัวตัดสินว่าควรใช้สเปรดชีตหรือฐานข้อมูลหรือไม่ หากโครงการต้องการให้ผู้ใช้จำนวนมากสามารถอัปเดตข้อมูลและทำการเปลี่ยนแปลงนี้ไม่ควรทำในสเปรดชีต การควบคุมการกำหนดค่าที่เหมาะสมกับสเปรดชีทเป็นเรื่องยากมาก หากมีผู้ใช้เพียงไม่กี่คนในการอัปเดตข้อมูลโดยทั่วไปแล้วระหว่างสามถึงหกสเปรดชีตควรมีปริมาณเพียงพอ (แม้ว่าคุณจะต้องสร้างกฎก่อนที่จะก้าวไปข้างหน้าก็ตาม)

ถ้าผู้เข้าร่วมโครงการหรือแผนกทั้งหมดต้องมีการเปลี่ยนแปลงฐานข้อมูลจะเป็นตัวเลือกที่ดีกว่า แม้ว่า บริษัท จะมีขนาดเล็กและมีเพียงหนึ่งหรือสองคนในแผนกตอนนี้ให้พิจารณาว่าหลายคนอาจจบลงในแผนกนี้ภายในห้าปีและถามว่าพวกเขาทั้งหมดจะต้องมีการเปลี่ยนแปลงหรือไม่ ผู้ใช้ที่ต้องการเข้าถึงมีโอกาสที่ฐานข้อมูลจะเป็นตัวเลือกที่ดีกว่า

คุณต้องคำนึงถึงความปลอดภัยของข้อมูลด้วย หากมีข้อมูลที่ละเอียดอ่อนจำนวนมากที่ต้องการความปลอดภัยฐานข้อมูลจะมีการรักษาความปลอดภัยที่ดีขึ้น ก่อนที่จะทำการย้ายโปรดอ่านเกี่ยวกับประเด็นด้านความปลอดภัยที่ควรได้รับการพิจารณาก่อนที่จะสร้างฐานข้อมูล

ถ้าคุณพร้อมที่จะลงมืออ่านบทความของเราการแปลงสเปรดชีตไปยังฐานข้อมูลเพื่อเริ่มต้นการเดินทางของคุณ