กระบวนการปรับเปลี่ยนแบบสอบถาม Microsoft Access มีความคล้ายคลึงกับกระบวนการสำหรับการสร้างแบบสอบถาม Microsoft Access ในครั้งแรก ข้อความค้นหาอาจมีการเปลี่ยนแปลงโดยใช้มุมมองออกแบบหรือมุมมอง SQL อย่างไรก็ตามคุณไม่สามารถใช้ Query Wizard เพื่อปรับเปลี่ยนการสืบค้นข้อมูลที่มีอยู่ได้
เริ่มต้นด้วยการคลิกขวาที่ข้อความค้นหาเป้าหมายของคุณภายในแผงอ็อบเจ็กต์ที่ด้านซ้ายของหน้าจอภายในฐานข้อมูลของคุณ ในเมนูป๊อปอัปให้เลือก มุมมองการออกแบบ แบบสอบถามจะเปิดขึ้นในมุมมองแผ่นข้อมูล เมื่อคลิกขวาที่ชื่อของข้อความค้นหาในแถวแท็บด้านบนการแสดงข้อมูล Datasheet View คุณสามารถเปลี่ยนโหมดดูได้ โดยค่าเริ่มต้นคุณอยู่ใน Datasheet ซึ่งไม่สามารถแก้ไขแบบโครงสร้างได้ (แม้ว่าคุณจะสามารถแทรกและนำข้อมูลออกจากมุมมองนี้ได้) จากมุมมอง SQL หรือ Design คุณสามารถแก้ไขโครงสร้างของข้อความค้นหาและบันทึกหรือบันทึกเป็นวัตถุที่แก้ไขได้ตามต้องการ
มุมมองการออกแบบ
มุมมองการออกแบบจะเปิดหน้าจอแยกตามแนวนอน ครึ่งบนแสดงสี่เหลี่ยมผืนผ้าแทนทุกตารางหรือแบบสอบถามที่ป้อนข้อความค้นหาที่คุณแก้ไข ฟิลด์สำคัญ - โดยทั่วไปคือตัวระบุที่ไม่ซ้ำกัน - มีคีย์สีทองเล็ก ๆ อยู่ข้างๆ สี่เหลี่ยมผืนผ้าแต่ละอันเชื่อมต่อกับสี่เหลี่ยมผืนผ้าอื่น ๆ โดยใช้เส้นที่เชื่อมต่อเขตข้อมูลในตารางหนึ่งไปยังช่องอื่น
เส้นเหล่านี้แสดงถึงความสัมพันธ์ ในมุมมองออกแบบคลิกขวาที่บรรทัดจะช่วยให้คุณเปลี่ยนความสัมพันธ์ คุณสามารถเลือกจากหนึ่งในสามตัวเลือก:
- แถวที่เขตข้อมูลที่รวมกันในตารางทั้งสองมีค่าเท่ากัน
- แถวที่ตารางซ้ายสุดจะส่งกลับผลลัพธ์ทั้งหมดและตารางด้านขวาจะแสดงผลการจับคู่
- แถวที่ด้านขวาสุดของตารางจะแสดงผลลัพธ์ทั้งหมดและตารางด้านซ้ายจะแสดงผลการจับคู่
ทั้งสามประเภทเข้าร่วม (ภายใน, ซ้าย, ขวา) เป็นส่วนย่อยของช่วงที่สมบูรณ์ของการรวมที่ฐานข้อมูลสามารถทำงานได้ ในการทำแบบสอบถามที่ซับซ้อนมากขึ้นคุณจะต้องย้ายไปที่มุมมอง SQL
เมื่อคุณเชื่อมต่อตารางที่คุณเลือกด้วยเส้นความสัมพันธ์คุณจะเห็นครึ่งล่างของหน้าจอแสดงตารางแสดงฟิลด์ทั้งหมดที่ข้อความค้นหาจะส่งกลับ ช่องแสดงจะแสดงหรือยับยั้งฟิลด์เมื่อเรียกใช้แบบสอบถาม - คุณสามารถกรองแบบสอบถามตามฟิลด์ที่ไม่ได้แสดงขึ้น คุณสามารถเพิ่มหรือปรับเปลี่ยนลำดับการจัดเรียงด้วยตนเองเพื่อเรียงลำดับผลลัพธ์ในลักษณะขึ้นหรือลงแม้ว่า Microsoft Access จะประมวลผลหลาย ๆ เรียงลำดับจากซ้ายไปขวาตามเขตข้อมูล คุณสามารถเรียงลำดับคอลัมน์ใหม่ได้โดยการลากเส้นไปทางซ้ายหรือขวาในตารางเพื่อบังคับรูปแบบการจัดเรียงที่เฉพาะเจาะจง
ช่อง เกณฑ์เกณฑ์ มุมมองออกแบบช่วยให้คุณป้อนเกณฑ์การ จำกัด ได้เช่นว่าเมื่อเรียกใช้ Query จะแสดงชุดย่อยของข้อมูลที่ตรงกับตัวกรองของคุณเท่านั้น ตัวอย่างเช่นในแบบสอบถามเกี่ยวกับคำสั่งซื้อผลิตภัณฑ์แบบเปิดคุณสามารถเพิ่มเกณฑ์ = 'MI' ลงในคอลัมน์สถานะเพื่อแสดงคำสั่งซื้อจากมิชิแกนเท่านั้น หากต้องการเพิ่มระดับเกณฑ์ให้ใช้ หรือ กล่องภายในคอลัมน์หรือเพิ่มเกณฑ์ลงในคอลัมน์อื่น ๆ
มุมมอง SQL
ในมุมมอง SQL Microsoft Access จะแทนที่ข้อมูลที่มีไวยากรณ์ภาษา Query Language แบบ Structured ซึ่ง Access จะแยกวิเคราะห์เพื่อกำหนดว่าข้อมูลใดที่จะดึงมาจากแหล่งข้อมูลและกฎเกณฑ์ทางธุรกิจใด
คำสั่ง SQL มักทำตามแบบฟอร์มการบล็อก
SELECT Table1 [Fieldname1], Table2 [Fieldname2]
FROM Table1 RIGHT JOIN ตารางที่ 2 ON Table1 [Key1] = Table2. [Key2]
WHERE Table1 [Fieldname1]> = "FilterValue"
ผู้จำหน่ายฐานข้อมูลต่างสนับสนุน SQL เวอร์ชันที่ต่างกันเล็กน้อย มาตรฐานฐานเรียกว่าไวยากรณ์ที่สอดคล้องกับ ANSI ควร จะสามารถทำงานได้ในทุกสภาพแวดล้อมของฐานข้อมูล อย่างไรก็ตามผู้จำหน่ายแต่ละรายเพิ่มมาตรฐาน SQL ด้วยการปรับแต่งของตัวเอง เช่น Microsoft ใช้ Jet Database Engine ภายใน Access Microsoft ยังสนับสนุน SQL Server ผู้ค้ารายอื่นใช้วิธีการต่างๆกันดังนั้น SQL โดยทั่วไปจะไม่สามารถทำงานร่วมกันได้ตามมาตรฐานการสนับสนุน
หากคุณไม่คุ้นเคยกับรูปแบบของการใช้งาน SQL Database ของ Jet Database Engine การปรับมุมมอง SQL จะทำให้การสืบค้นของคุณยุ่งยากขึ้น ยึดติดกับมุมมองการออกแบบไว้แทน อย่างไรก็ตามสำหรับการปรับแต่งอย่างรวดเร็วอาจปรับเปลี่ยน SQL พื้นฐานได้ง่ายขึ้นกว่าการปรับเปลี่ยนรูปแบบ Design View หากนักวิเคราะห์รายอื่นใน บริษัท ของคุณต้องการทราบว่าคุณมีผลอย่างไรการส่งคำสั่ง SQL ของคุณลงในกล่องโต้ตอบลดความสับสนเกี่ยวกับการออกแบบแบบสอบถาม
บันทึกงานของคุณ
ใน Microsoft Access 2016 คุณสามารถบันทึกและเขียนทับแบบสอบถามปัจจุบันโดยการคลิกขวาที่แท็บและเลือก บันทึก ในการบันทึกแบบสอบถามที่แก้ไขแล้วเป็นชื่ออื่น ๆ ซึ่งทำให้ข้อความค้นหาปัจจุบันยังคงมีอยู่ให้คลิกแท็บแฟ้มเลือก บันทึกเป็น จากนั้นคลิก บันทึกวัตถุเป็น