มารยาทอีเมลว่าลายเซ็นของคุณควรเป็น

การวางลายเซ็นของคุณน่าจะเป็นส่วนที่ง่ายที่สุดในการร่างอีเมลของคุณและไม่เพียงเพราะไม่มีกฎเกณฑ์ที่ชัดเจนสำหรับส่วนนี้ของมารยาทในการส่งอีเมล

ตำแหน่งลายเซ็นอีเมล

ใส่ลายเซ็นอีเมลของคุณที่ด้านล่างของข้อความตอบกลับที่เป็นข้อความเช่นเดียวกับข้อความใหม่ ทำเช่นนี้ทั้งในอีเมลที่คุณส่งอย่างมืออาชีพและไปที่ครอบครัวและเพื่อน

• พิจารณาแม้ว่าจะไม่ได้ใช้ลายเซ็นในข้อความส่วนตัวก็ตามเนื่องจากการติดต่อส่วนตัวอาจเป็นเรื่องที่ใกล้ชิดกว่าข้อความที่เป็นทางการโดยใช้ลายเซ็นที่มีโครงสร้างสูง
• ในการตอบกลับไม่มีลายเซ็นหรือแบบย่อตัวใดที่เป็นตัวเลือกที่ดี ผู้รับรู้ว่าคุณรู้แล้ว

ในทางปฏิบัติตำแหน่งลายเซ็นอีเมลจะแตกต่างกันไปตามการตั้งค่าที่คุณตั้งไว้ในโปรแกรมอีเมลของคุณ:

• หากคุณรวมข้อความต้นฉบับโดยใช้ การย่อหน้าและการอ้างอิงที่เลือก ลายเซ็นของคุณมักจะปรากฏที่ด้านล่างของข้อความ
• หากคุณ พูดอย่างละมุนละไม โดยวางข้อความไว้ที่ด้านบนของข้อความต้นฉบับ (ไม่มีการแยกส่วน) ลายเซ็นของคุณจะอยู่ระหว่างข้อความของคุณกับข้อความต้นฉบับที่คุณพูดอยู่เหนือข้อความ "- ข้อความต้นฉบับ -"

ความแตกต่างระหว่างคำพูดที่ขี้เกียจและการยกคำพูดแบบเลือกมักเป็นหน้าที่ของไคลเอ็นต์อีเมลที่คุณใช้หรือมาตรฐานของอาชีพของคุณ ตัวอย่างเช่นผู้เชี่ยวชาญด้านลินุกซ์ที่รักมักจะพึ่งพาการเสนอราคาแบบเลือกส่วน Microsoft Outlook จะตั้งค่าเริ่มต้นเป็นตัวเอียง

ข้อผิดพลาดในการจัดตำแหน่งลายเซ็นอีเมล์ที่คุณควรหลีกเลี่ยง

การใส่ลายเซ็นของคุณที่ไม่ได้เป็นแทบจะไม่เป็นความผิดที่สำคัญต่อมารยาท แต่คุณควรหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในตำแหน่งทั่วไปเพื่อลดความสับสน

• ลายเซ็นด้านบนตอบกลับในบรรทัดด้านล่าง : ผู้อ่านไม่ได้มองไกลเกินกว่าลายเซ็นที่พวกเขาพบ หากโปรแกรมอีเมลหรือบริการของคุณได้รับการตั้งค่าเพื่อวางลายเซ็นไว้ด้านบนของข้อความที่ยกมาในการตอบกลับและส่งต่ออย่าเขียนอะไรลงในข้อความที่ยกมา โอกาสคือผู้รับจะแก้ปัญหาข้อความตอบกลับที่ว่างเปล่าของคุณ แต่อาจไม่นานพอที่จะหาคำตอบของคุณในส่วนที่ยกมา แทนที่จะตอบกลับเหนือลายเซ็นหรือย้ายลายเซ็นไปที่ด้านล่างสุด
• ลายเซ็นที่ด้านล่างสุดตอบทั้งหมดที่ด้านบน : ถ้าคุณตอบด้านบน แต่ลายเซ็นอีเมลของคุณอยู่ที่ด้านล่างผู้รับจะไม่เคยเห็นลายเซ็นหรือถ้าพวกเขาเห็นลายเซ็นสามารถส่งการล่าสัตว์สำหรับในบรรทัด ตอบข้อความที่พวกเขาอาจพลาด แทน: ย้ายลายเซ็นด้านบนส่วนที่ยกมาและด้านล่างข้อความตอบกลับของคุณ

ลายเซ็นในทั่วไป

ลายเซ็นอีเมลของคุณมีความยาวไม่เกินสี่หรือห้าบรรทัดและมี ตัวคั่นลายเซ็นมาตรฐาน ลายเซ็นของคุณไม่เกิน 75 ตัวอักษร หลีกเลี่ยงที่เป็นไปได้รวมทั้งภาพด้วยเนื่องจากโปรแกรมอีเมลบางโปรแกรมอาจใช้ภาพฝังตัวเหมือนกับไฟล์แนบและดึงออกจากข้อความ

ลงท้าย

ตามธรรมชาติการวางตำแหน่งลายเซ็นในสถานที่ที่แนะนำจะทำให้คุณมีตัวเลือกที่ด้านล่าง อย่างไรก็ตามโปรดทราบว่าโปรแกรมอีเมลและบริการบางอย่างจะจัดการกับสิ่งที่อยู่ใต้ตัวแบ่งส่วนลายเซ็นซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของลายเซ็นเอง เพื่อเป็นทางเลือกให้ใส่ข้อความลงใต้ข้อความ "เซ็น" ข้อความหลักของข้อความที่มีชื่อของคุณ แต่เหนือลายเซ็นของอีเมล