คำแนะนำสำหรับ Excel 2003 - 2016
ด้วยคอลัมน์และแถวที่เรียงลำดับความสามารถในการเรียงลำดับและคุณสมบัติการป้อนข้อมูล Excel อาจเป็นแอปพลิเคชันที่สมบูรณ์แบบสำหรับการป้อนและจัดเก็บข้อมูลเช่นรายชื่อผู้ติดต่อ เมื่อคุณสร้างรายการที่มีรายละเอียดแล้วคุณสามารถใช้งานกับแอพพลิเคชัน Microsoft Office อื่น ๆ สำหรับงานจำนวนมากได้ ด้วยคุณลักษณะจดหมายเวียนใน MS Word คุณสามารถพิมพ์ป้ายกำกับจดหมายจาก Excel ได้ภายในไม่กี่นาที เรียนรู้วิธีการพิมพ์ฉลากจาก Excel ขึ้นอยู่กับ Office รุ่นที่คุณใช้อยู่
Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 หรือ Excel 2007
เตรียมแผ่นงาน
ในการจัดทำป้ายกำกับจดหมายจาก Excel สเปรดชีตของคุณต้องได้รับการตั้งค่าอย่างถูกต้อง พิมพ์หัวเรื่องในเซลล์แรกของแต่ละคอลัมน์ที่อธิบายข้อมูลในคอลัมน์นั้นอย่างชัดเจนและรัดกุม กำหนดคอลัมน์สำหรับแต่ละองค์ประกอบที่คุณต้องการรวมไว้ในฉลาก ตัวอย่างเช่นหากคุณต้องการสร้างป้ายกำกับจดหมายจาก Excel คุณอาจมีส่วนหัวของคอลัมน์ต่อไปนี้:
- ชื่อเรื่อง (Mr./Ms./Dr.)
- ชื่อจริง
- นามสกุล
- ที่อยู่ถนน
- เมือง
- สถานะ
- รหัสไปรษณีย์
ป้อนข้อมูล
พิมพ์ชื่อและที่อยู่หรือข้อมูลอื่น ๆ ที่คุณต้องการเมื่อพิมพ์ฉลากจาก Excel ตรวจสอบว่าแต่ละรายการอยู่ในคอลัมน์ที่ถูกต้อง หลีกเลี่ยงการปล่อยคอลัมน์หรือแถวที่ว่างไว้ภายในรายการ บันทึกแผ่นงานเมื่อคุณทำเสร็จแล้ว
ยืนยันรูปแบบไฟล์
ครั้งแรกที่คุณเชื่อมต่อกับแผ่นงาน Excel จาก Word คุณต้องเปิดใช้งานการตั้งค่าที่ช่วยให้คุณแปลงไฟล์ระหว่างสองโปรแกรมได้
- ใน Word คลิกที่แท็บ ไฟล์ และเลือก ตัวเลือก ที่ด้านล่างของบานหน้าต่างด้านซ้าย
- คลิก Advanced ในบานหน้าต่างด้านซ้ายของหน้าต่าง Word Options จากนั้นเลื่อนลงไปที่ส่วน General
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ ยืนยัน การ ยืนยันการแปลงรูปแบบไฟล์เมื่อเปิด และคลิก ตกลง
ตั้งค่าป้ายกำกับใน Word
- เปิดเอกสาร Word เปล่า
- ไปที่แท็บ Mailings เลือก Start Mail Merge และคลิกที่ Labels
- เลือกแบรนด์ในกล่อง ผู้จัดจำหน่ายฉลาก และเลือกหมายเลขผลิตภัณฑ์ซึ่งแสดงอยู่ในชุดฉลาก นอกจากนี้คุณยังสามารถเลือก ป้ายกำกับใหม่ หากต้องการป้อนมิติข้อมูลป้ายกำกับที่กำหนดเอง
- คลิก ตกลง เมื่อคุณพร้อมที่จะดำเนินการต่อ
เชื่อมต่อแผ่นงานกับป้ายกำกับ
ก่อนทำการผสานเพื่อพิมพ์ป้ายที่อยู่จาก Excel คุณต้องเชื่อมต่อเอกสาร Word กับแผ่นงานที่มีรายการของคุณ
- ในแท็บ Mailings คลิก เลือกผู้รับ ในกลุ่ม Mail Merge และเลือก Use an Existing List
- ไปที่แผ่นงาน Excel ที่มีรายการของคุณในหน้าต่างเลือกแหล่งข้อมูลที่เปิดขึ้นและคลิก เปิด
- คลิก ตกลง เพื่อยืนยันว่าคุณต้องการใช้รายการและคลิก ตกลง อีกครั้งเพื่อเลือกตารางที่มีรายการของคุณ หน้านี้จะเต็มไปด้วยป้ายชื่อที่ว่า« Next Record »
เพิ่มเขตข้อมูลจดหมายเวียน
นี่คือส่วนหัวที่คุณเพิ่มลงในแผ่นงาน Excel ของคุณจะมีประโยชน์
- คลิกที่ป้ายกำกับแรกบนหน้าจากนั้นเลือก บล็อกที่อยู่ ในฟิลด์ Write & Insert Fields ของแท็บ Mailings
- คลิกปุ่ม Match Fields ในกล่องโต้ตอบ Insert Address Block ที่ปรากฏขึ้น
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าหัวเรื่องของคุณสอดคล้องกับฟิลด์ที่กำหนด หากมีรูปแบบใดไม่ถูกต้องให้ใช้ลูกศรแบบเลื่อนลงด้านข้างเพื่อให้ตรงกับฟิลด์ที่ถูกต้อง
- คลิก ตกลง คลิก OK อีกครั้งเพื่อปิดกล่องโต้ตอบแล้วคลิก Update Labels ในฟิลด์ Write & Insert Fields ของแท็บ Mailings
ดำเนินการผสาน
เมื่อคุณมีสเปรดชีต Excel และเอกสาร Word แล้วคุณสามารถรวมข้อมูลและพิมพ์ฉลากได้
- คลิก Finish & Merge ในกลุ่ม Finish ในแท็บ Mailings
- คลิก แก้ไขเอกสารส่วนบุคคล เพื่อดูตัวอย่างการพิมพ์ฉลากของคุณ เลือก ทั้งหมด แล้วคลิก ตกลง
เอกสารใหม่จะเปิดขึ้นพร้อมกับป้ายกำกับการส่งจดหมายจากแผ่นงาน Excel ของคุณ คุณสามารถแก้ไขพิมพ์และบันทึกป้ายกำกับได้เช่นเดียวกับเอกสาร Word อื่น ๆ
Excel 2003
ถ้าคุณใช้ Microsoft Office 2003 ขั้นตอนในการสร้างป้ายชื่อที่อยู่จาก Excel แตกต่างกันเล็กน้อย
เตรียมแผ่นงาน
ในการจัดทำป้ายกำกับจดหมายจาก Excel สเปรดชีตของคุณต้องได้รับการตั้งค่าอย่างถูกต้อง พิมพ์หัวเรื่องในเซลล์แรกของแต่ละคอลัมน์ที่อธิบายข้อมูลในคอลัมน์นั้นอย่างชัดเจนและรัดกุม กำหนดคอลัมน์สำหรับแต่ละองค์ประกอบที่คุณต้องการรวมไว้ในฉลาก ตัวอย่างเช่นหากคุณต้องการสร้างป้ายกำกับจดหมายจาก Excel คุณอาจมีส่วนหัวของคอลัมน์ต่อไปนี้:
- ชื่อเรื่อง (Mr./Ms./Dr.)
- ชื่อจริง
- นามสกุล
- ที่อยู่ถนน
- เมือง
- สถานะ
- รหัสไปรษณีย์
ป้อนข้อมูล
- พิมพ์ชื่อและที่อยู่หรือข้อมูลอื่น ๆ ที่คุณต้องการเมื่อพิมพ์ฉลากจาก Excel
- ตรวจสอบว่าแต่ละรายการอยู่ในคอลัมน์ที่ถูกต้อง หลีกเลี่ยงการปล่อยคอลัมน์หรือแถวที่ว่างไว้ภายในรายการ
- บันทึกแผ่นงานเมื่อคุณทำเสร็จแล้ว
เริ่มการผสาน
- เปิดเอกสาร Word ใหม่
- ไปที่เมนู Tools ชี้ไปที่ Letters and Mailings แล้วเลือก Mail Merge เพื่อเปิดบานหน้าต่างงาน Mail Merge
- เลือก ป้ายกำกับ แล้วคลิก ถัดไป: เอกสารเริ่มต้น
- คลิก ตัวเลือกป้ายข้อความ เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบตัวเลือกฉลาก
เลือกป้ายกำกับของคุณ
- เลือกแบรนด์ในกล่องผู้จัดจำหน่ายฉลากและเลือกหมายเลขผลิตภัณฑ์ซึ่งแสดงอยู่ในชุดฉลาก นอกจากนี้คุณยังสามารถเลือก ป้ายกำกับใหม่ หากต้องการป้อนมิติข้อมูลป้ายกำกับที่กำหนดเอง
- คลิก ตกลง เมื่อคุณพร้อมที่จะดำเนินการต่อ
เลือกแหล่งที่มาของคุณ
- คลิก ใช้รายการที่มีอยู่ ภายใต้เลือกผู้รับแล้วคลิก เรียกดู
- ไปที่แผ่นงาน Excel ที่มีรายการของคุณในหน้าต่างเลือกแหล่งข้อมูลที่เปิดขึ้นและคลิก เปิด หน้าต่างผู้รับจดหมายเวียนจะเปิดขึ้น
- ตรวจสอบว่าข้อมูลของคุณปรากฏถูกต้องแล้วคลิก ตกลง
จัดเรียงป้ายกำกับ
- คลิก ถัดไป: จัดเรียงป้ายกำกับของคุณ
- เลือก บล็อกที่อยู่
- คลิกปุ่ม Match Fields ในกล่องโต้ตอบ Insert Address Block ที่ปรากฏขึ้น
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าหัวเรื่องของคุณสอดคล้องกับฟิลด์ที่กำหนด หากมีรูปแบบใดไม่ถูกต้องให้ใช้ลูกศรแบบเลื่อนลงด้านข้างเพื่อให้ตรงกับฟิลด์ที่ถูกต้อง คลิก ตกลง
- คลิกการ ปรับปรุงป้ายชื่อทั้งหมด ภายใต้การทำซ้ำป้ายชื่อในการจดหมายเวียนกล่องโต้ตอบ
ดูตัวอย่างและเสร็จสิ้น
- ใช้ลูกศรใต้ Preview Your Labels เพื่อให้แน่ใจว่าปรากฏอย่างถูกต้อง
- คลิก ถัดไป: Complete the Merge
- หากคุณต้องการ แก้ไขให้ คลิก แก้ไขแต่ละป้ายกำกับ
- เมื่อคุณพอใจกับการผสานคลิก พิมพ์ เพื่อพิมพ์ฉลากที่อยู่จาก Excel