วิธีการรักษาความปลอดภัยแฟ้ม Microsoft Office

ขึ้นอยู่กับรุ่นของ Microsoft Office ที่คุณใช้อยู่อาจมีแอพพลิเคชันมากมาย ข้อเสนอพื้นฐานจะประกอบด้วย Word, Excel, PowerPoint และ Outlook PowerPoint ดูเหมือนจะไม่มีความปลอดภัยใด ๆ แต่ Word, Excel และ Outlook ทั้งหมดจะมีการเข้ารหัสระดับหนึ่ง

การรักษาความปลอดภัยเอกสาร Word

สำหรับเอกสาร Microsoft Word (Word 2000 และใหม่กว่า) คุณสามารถเลือกระดับการรักษาความปลอดภัยในระดับสูงขึ้นเมื่อบันทึกไฟล์ แทนที่จะคลิก "บันทึก" ให้คลิก ไฟล์ จากนั้นคลิก บันทึกเป็น และทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

1. คลิกที่ Tools (เครื่องมือ) ที่มุมบนขวาของกล่องโต้ตอบ save file
2. คลิกที่ Security Options
3. กล่องตัวเลือกความปลอดภัยมีตัวเลือกมากมาย:
   • คุณสามารถป้อนรหัสผ่านในช่องถัดจาก รหัสผ่านเพื่อเปิด หากต้องการให้ไฟล์ไม่สามารถเข้าถึงได้โดยไม่ต้องใช้รหัสผ่าน
   • ใน Word 2002 และ 2003 คุณสามารถคลิกปุ่ม Advanced ที่ อยู่ถัดจากกล่องรหัสผ่านเพื่อเลือกระดับการเข้ารหัสที่สูงขึ้นซึ่งยากที่จะเจาะเข้าไปใน
   • คุณสามารถป้อนรหัสผ่านในช่องที่อยู่ติดกับ รหัสผ่านเพื่อแก้ไข ถ้าสามารถเปิดไฟล์ได้ แต่คุณต้องการ จำกัด บุคคลที่สามารถทำการเปลี่ยนแปลงไฟล์ได้
4. ด้านล่างของกล่องตัวเลือกความปลอดภัยยังมีตัวเลือกบางอย่างเพื่อปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลของเอกสาร:
   • ลบข้อมูลส่วนบุคคลออกจากคุณสมบัติของไฟล์ในบันทึก
   • เตือนก่อนทำการพิมพ์ประหยัดหรือส่งไฟล์ที่มีการเปลี่ยนแปลงหรือแสดงความคิดเห็นติดตาม
   • เก็บหมายเลขสุ่มเพื่อปรับปรุงความถูกต้องในการผสาน
   • ทำให้มาร์คอัปที่มองเห็นได้ชัดเจนเมื่อเปิดหรือบันทึก
5. คลิก ตกลงเมื่อ ต้องการปิดการตัวเลือกการรักษาความปลอดภัยกล่อง
6. เลือกชื่อไฟล์ของคุณและคลิก บันทึก

การรักษาความปลอดภัยไฟล์ Excel

Excel มีรูปแบบการป้องกันที่คล้ายกันมากกับ Microsoft Word เพียงแค่คลิกที่ File , Save As และทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

1. คลิกที่ Tools (เครื่องมือ) ที่มุมบนขวาของกล่องโต้ตอบ save file
2. คลิกที่ ตัวเลือกทั่วไป
3. คุณสามารถป้อนรหัสผ่านในช่องถัดจาก รหัสผ่านเพื่อเปิด หากต้องการให้ไฟล์ไม่สามารถเข้าถึงได้โดยไม่ต้องใช้รหัสผ่าน
   • คุณสามารถคลิกที่ปุ่ม ขั้นสูง ถัดจากช่องรหัสผ่านเพื่อเลือกระดับการเข้ารหัสที่สูงขึ้นซึ่งยากที่จะเจาะเข้าไป
4. คุณสามารถป้อนรหัสผ่านในช่องที่อยู่ติดกับ รหัสผ่านเพื่อแก้ไข ถ้าสามารถเปิดไฟล์ได้ แต่คุณต้องการ จำกัด บุคคลที่สามารถทำการเปลี่ยนแปลงไฟล์ได้
5. คลิก OK เพื่อปิดกล่อง General Options
6. เลือกชื่อไฟล์ของคุณและคลิก บันทึก

การรักษาความปลอดภัยไฟล์ Outlook PST

การเซ็นสัญญาและการเข้ารหัสดิจิทัลที่แท้จริงของข้อความอีเมลขาเข้าหรือขาออกและไฟล์แนบของพวกเขาคือปัญหาที่แยกกันทั้งหมดซึ่งจะอธิบายในอีกครั้งหนึ่ง อย่างไรก็ตามหากคุณเกิดปัญหาในการส่งออกข้อมูลจากโฟลเดอร์ Microsoft Outlook ไปยังไฟล์ PST คุณสามารถเพิ่มการป้องกันเพื่อไม่ให้บุคคลอื่นสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ เพียงทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

1. คลิกที่ ไฟล์
2. เลือก นำเข้าและส่งออก
3. เลือก ส่งออกไปยังไฟล์ และคลิก ถัดไป
4. เลือก แฟ้มโฟลเดอร์ส่วนบุคคล (.pst) และคลิก ถัดไป
5. เลือกโฟลเดอร์หรือโฟลเดอร์ที่คุณต้องการส่งออก (และเลือกกล่องที่จะ รวมโฟลเดอร์ย่อย ถ้าต้องการ) จากนั้นคลิก ถัดไป
6. เลือกเส้นทางการส่งออกและชื่อไฟล์และเลือกตัวเลือกสำหรับไฟล์การส่งออกของคุณจากนั้นคลิก เสร็จสิ้น
   • แทนที่รายการที่ซ้ำกับรายการที่ส่งออก
   • อนุญาตให้สร้างรายการที่ซ้ำกัน
   • ไม่ส่งออกรายการที่ซ้ำกัน
7. ภายใต้ การตั้งค่าการเข้ารหัสลับ ให้เลือกหนึ่งในตัวเลือกต่อไปนี้
   • ไม่มีการเข้ารหัส
   • การเข้ารหัสแบบบีบอัด
   • การเข้ารหัสสูง
8. ที่ด้านล่างของหน้าจอให้ป้อนรหัสผ่านเพื่อใช้เพื่อเปิดไฟล์ PST ที่เข้ารหัส (คุณต้องป้อนรหัสผ่านเดียวกันในทั้งสองช่องเพื่อยืนยันว่าคุณสะกดรหัสผ่านตามที่คุณตั้งใจมิฉะนั้นคุณอาจไม่สามารถเปิดไฟล์ด้วยตัวเองได้ ไฟล์)
   • เลือกว่าจะ บันทึกรหัสผ่านนี้ในรายการรหัสผ่าน หรือไม่
9. คลิก ตกลง เพื่อเสร็จสิ้นการส่งออกไฟล์

(แก้ไขโดย Andy O'Donnell)