ใน Pages โปรแกรมประมวลผลคำ ของ Apple ช่วย ให้ คุณสามารถสร้าง จดหมายเวียนได้ ภายในไม่กี่นาที จดหมายเวียนเป็นเครื่องมือสำหรับสร้างจดหมายเวียนเช่นจดหมายฟอร์ม การรวมจดหมายมีข้อมูลเฉพาะเช่นชื่อและที่อยู่ตลอดจนข้อมูลที่เป็นมาตรฐานในแต่ละเอกสาร ตัวอย่างเช่นคุณอาจใช้จดหมายเวียนเพื่อพิมพ์ป้ายกำกับจดหมายการแจ้งเตือนการนัดหมายหรือการแจ้งเตือนการชำระเงินหรือส่งข้อมูลลูกค้าเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือการขายใหม่
ในการสร้างจดหมายเวียนใน Pages คุณจะต้องตั้งค่าเอกสารที่มีข้อความตัวยึดตำแหน่งเชื่อมต่อแหล่งข้อมูลของคุณกับเอกสารและเชื่อมโยงตัวยึดตำแหน่งกับข้อมูลที่ตรงกันในแหล่งข้อมูล เมื่อเสร็จสิ้นคุณสามารถเลือกพิมพ์หรือบันทึกเอกสารที่ผสานได้
มีรายการที่แตกต่างกันสามรายการด้วยจดหมายเวียน:
- ไฟล์ข้อมูล เป็นที่ที่ผู้รับของคุณจะถูกเก็บไว้
- ไฟล์ฟอร์ม คือที่ที่คุณออกแบบการผสานของคุณ
- เอกสารสำเร็จรูปจะ รวมข้อมูลจากไฟล์ข้อมูลของคุณกับข้อความในเอกสารผสานเพื่อสร้างเอกสารแต่ละฉบับสำหรับผู้รับ
บทแนะนำนี้จะนำคุณไปสู่การสร้างจดหมายเวียนง่ายๆโดยใช้ไฟล์ข้อมูลที่มีอยู่
สร้างไฟล์ฟอร์ม
ก่อนที่จะมีการรวมข้อมูลของคุณคุณต้องสร้างไฟล์รูปแบบใหม่ซึ่งเป็นแผนที่ถนนซึ่งจะบอกให้ Pages ทราบข้อมูลแต่ละไฟล์จากไฟล์ข้อมูลของคุณ
ในการดำเนินการนี้ให้เปิดเอกสารใหม่และออกแบบตามต้องการรวมถึงฟิลด์ข้อมูลสำหรับข้อมูลทุกอย่างที่คุณต้องการให้ปรากฏในเอกสารที่ผสานทุกรายการ แทรกข้อความตัวยึดตำแหน่งเพื่อยืนสำหรับแต่ละรายการ ตัวอย่างเช่นพิมพ์ "ชื่อ" ที่คุณต้องการให้ชื่อแรกของผู้รับปรากฏ
เลือกไฟล์ข้อมูล
ขณะนี้คุณได้สร้างเทมเพลตเอกสารแล้วคุณต้องลิงก์ไปยังแหล่งข้อมูลของคุณ:
- กด Command + Option + I บนแป้นพิมพ์เพื่อเปิด หน้าต่าง Inspector
- เลือกแท็บ Link Inspector
- คลิกแท็บ ผสาน
- คลิก เลือก เพื่อเลือกแหล่งข้อมูลของคุณ เลือก สมุดที่อยู่ หรือไปที่แหล่งข้อมูลเอกสาร Numbers ของคุณ
เพิ่มเขตข้อมูลผสาน
ขณะนี้คุณต้องเชื่อมต่อแหล่งข้อมูลกับข้อความตัวยึดตำแหน่งในเทมเพลตเอกสารของคุณ
- เลือกองค์ประกอบข้อความตัวยึดตำแหน่งในเทมเพลตเอกสารของคุณ
- คลิกที่ไอคอน + ใน หน้าต่าง Merge Inspector
- เลือก เพิ่มเขตข้อมูลผสาน จากเมนู
- เลือกข้อมูลการนำเข้าจากเมนูแบบเลื่อนลงในคอลัมน์ ต้นทาง ตัวอย่างเช่นเลือก ชื่อ เพื่อเชื่อมโยงข้อมูลชื่อแรกกับข้อความตัวยึดตำแหน่งของ ชื่อแรก
- ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้จนกว่าข้อความตัวยึดตำแหน่งทั้งหมดจะเชื่อมโยงกับข้อมูลในแหล่งข้อมูลของคุณ
เสร็จสิ้นการผสานของคุณ
ตอนนี้คุณได้เชื่อมต่อกับไฟล์ข้อมูลแล้วสร้างไฟล์แบบฟอร์มแล้วก็ถึงเวลาที่คุณจะเสร็จสิ้นการผสาน
- เลือก แก้ไข> จดหมายเวียน
- เลือก ผสานเข้ากับ: จุดหมายปลายทาง - ตรงไปยังเครื่องพิมพ์หรือไปยังเอกสารที่คุณสามารถดูและบันทึกได้
- คลิก ผสาน