การผสานจดหมายเป็นเครื่องมือที่ช่วยลดความยุ่งยากในการสร้างชุดเอกสารที่คล้ายกัน แต่มีองค์ประกอบข้อมูลที่ไม่ซ้ำกันและตัวแปร ทำได้โดยการเชื่อมโยงฐานข้อมูลที่ประกอบด้วยองค์ประกอบข้อมูลเหล่านั้นไปยังเอกสารซึ่งประกอบด้วยเขตข้อมูลผสานซึ่งจะมีข้อมูลที่เป็นเอกลักษณ์
จดหมายเวียน ช่วยให้คุณประหยัดเวลาและความพยายามโดยการทำขั้นตอนการป้อนข้อมูลที่เป็นมาตรฐานเช่นชื่อและที่อยู่ลงในเอกสาร ตัวอย่างเช่นคุณสามารถเชื่อมโยงจดหมายฟอร์มไปยังกลุ่มที่ติดต่อใน Outlook; จดหมายฉบับนี้อาจมีเขตข้อมูลผสานสำหรับที่อยู่ติดต่อของแต่ละคนและอีกส่วนหนึ่งสำหรับชื่อผู้ติดต่อที่ตรงกันในฐานะคำทักทายของจดหมาย
การใช้ Mail Merge
จดหมายเวียนสำหรับคนจำนวนมากทำให้เกิดความคิดในเรื่องอีเมลขยะ ในขณะที่นักการตลาดปฏิเสธไม่ได้ว่าจะใช้จดหมายเวียนเพื่อสร้างจดหมายจำนวนมากอย่างรวดเร็วและง่ายดายการใช้งานอื่น ๆ อีกมากมายอาจทำให้คุณประหลาดใจและเปลี่ยนวิธีที่คุณสร้างเอกสารบางอย่าง
คุณสามารถใช้จดหมายเวียนเพื่อสร้างเอกสารสิ่งพิมพ์ประเภทใดก็ได้เช่นเดียวกับเอกสารและแฟกซ์ที่เผยแพร่ทางอิเล็กทรอนิกส์ ชนิดของเอกสารที่คุณสามารถสร้างโดยใช้จดหมายเวียนเป็นแบบไร้ขีด จำกัด นี่คือตัวอย่างบางส่วน:
- แคตตาล็อก
- สินค้าคงเหลือ
- ใบแจ้งหนี้
- ป้ายกำกับ
- ซองจดหมาย
- และแน่นอนตัวอักษร
เมื่อใช้อย่างชาญฉลาดจดหมายเวียนจะช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพของคุณได้อย่างมาก นอกจากนี้ยังสามารถเพิ่มประสิทธิภาพของเอกสารที่คุณสร้างได้ ตัวอย่างเช่นโดยการปรับแต่งตัวอักษรด้วยชื่อผู้รับหรือองค์ประกอบอื่น ๆ ที่เฉพาะเจาะจงสำหรับผู้รับแต่ละรายคุณจะนำเสนอภาพที่สวยงามและเป็นส่วนตัวซึ่งจะกำหนดขั้นตอนสำหรับผลลัพธ์ที่คุณต้องการ
กายวิภาคของจดหมายเวียน
จดหมายเวียนประกอบด้วยสองส่วนหลักคือเอกสารและ แหล่งข้อมูล หรือที่เรียกว่าฐานข้อมูล Microsoft Word ช่วยลดความยุ่งยากในการทำงานของคุณโดยให้คุณใช้โปรแกรม Office อื่น ๆ เช่น Excel และ Outlook เป็นแหล่งข้อมูล หากคุณมีชุดโปรแกรม Office เต็มรูปแบบโดยใช้แอพพลิเคชันหนึ่งเป็นแหล่งข้อมูลของคุณเป็นเรื่องง่ายสะดวกและขอแนะนำ การใช้รายชื่อผู้ติดต่อที่คุณได้ป้อนลงในสมุดติดต่อ Outlook ของคุณจะช่วยคุณประหยัดเวลาในการป้อนข้อมูลนั้นลงในแหล่งข้อมูลอื่น การใช้ สเปรดชีต Excel ที่มีอยู่จะทำให้คุณมีความยืดหยุ่นมากกว่ากับข้อมูลของคุณมากกว่าแหล่งข้อมูลที่ Word จะสร้างขึ้น
หากคุณมีเฉพาะโปรแกรม Word คุณสามารถใช้คุณลักษณะจดหมายเวียนได้ Word มีความสามารถในการสร้างแหล่งข้อมูลที่ปรับแต่งได้อย่างสมบูรณ์สำหรับคุณเพื่อใช้ในจดหมายเวียนของคุณ
การตั้งค่าจดหมายเวียน
จดหมายเวียนอาจดูเหมือนซับซ้อนและซับซ้อนเอกสารที่มีข้อมูลมากซึ่งขึ้นอยู่กับฐานข้อมูลขนาดใหญ่สามารถทำได้อย่างแน่นอน อย่างไรก็ตาม Word ช่วยลดความยุ่งยากในการตั้งค่าจดหมายเวียนสำหรับการใช้งานทั่วไปโดยการให้วิซาร์ดที่นำ คุณสู่กระบวนการ เชื่อมโยงเอกสารกับฐานข้อมูล โดยทั่วไปคุณสามารถดำเนินการตามขั้นตอนที่ค่อนข้างง่ายได้ไม่ถึง 10 ขั้นตอนรวมถึงการค้นหาและแก้ไขข้อผิดพลาด ซึ่งน้อยกว่าการจัดเตรียมเอกสารของคุณด้วยตนเองและเวลาและความยุ่งยากน้อยลงด้วย