01 จาก 08
เริ่มต้นเอกสารจดหมายเวียนของคุณ
คลิก เริ่ม จดหมายเวียน ใน Ribbon การรับส่งและเลือกประเภทเอกสารที่คุณต้องการสร้าง
ตัวอย่างเช่นคุณสามารถเลือกตัวอักษรซองจดหมายหรือป้ายกำกับได้ หรือเลือก ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนทีละขั้นตอน เพื่อช่วยในการสร้างเอกสารของคุณมากขึ้น
02 จาก 08
การเลือกผู้รับสำหรับ Mail Merge Letters
คลิก เลือกผู้รับ บนริบบิ้นการจัดส่งเพื่อเพิ่มผู้รับไปยังการส่งจดหมาย
คุณสามารถเลือกที่จะสร้างฐานข้อมูลใหม่ของผู้รับ คุณยังสามารถเลือกที่จะใช้รายชื่อที่มีอยู่หรือรายชื่อติดต่อ Outlook
03 จาก 08
การเพิ่มผู้รับลงในฐานข้อมูลจดหมายเวียนของคุณ
ในช่องที่อยู่ใหม่รายการเริ่มต้นป้อนที่ติดต่อของคุณ
คุณสามารถใช้ปุ่ม Tab เพื่อเลื่อนไปมาระหว่างช่อง แต่ละชุดของฟิลด์จะเรียกว่ารายการ เมื่อต้องการเพิ่มผู้รับเพิ่มเติมคลิกปุ่มรายการใหม่ ในการลบรายการให้เลือกรายการและคลิกลบรายการ คลิกใช่เพื่อยืนยันการลบ
04 จาก 08
การเพิ่มและการลบเขตข้อมูลจดหมายเวียน
คุณอาจต้องการลบหรือเพิ่มฟิลด์ประเภทลงในเอกสารจดหมายเวียนของคุณ
คุณทำได้ง่ายๆ เพียงคลิกที่ปุ่มกำหนดค่าคอลัมน์ กล่องโต้ตอบกำหนดค่าคอลัมน์จะเปิดขึ้น จากนั้นคลิกเพิ่มลบหรือเปลี่ยนชื่อเพื่อแก้ไขประเภทฟิลด์ นอกจากนี้คุณยังสามารถใช้ปุ่มย้ายขึ้นและลงเพื่อจัดเรียงลำดับของเขตข้อมูลได้อีกด้วย เมื่อดำเนินการเสร็จให้คลิกตกลง
เมื่อคุณเพิ่มผู้รับทั้งหมดแล้วคลิกตกลงในกล่องโต้ตอบ New Address List ตั้งชื่อ แหล่งข้อมูล และคลิกบันทึก
05 จาก 08
การแทรกเขตข้อมูลผสานในเอกสารของคุณ
ในการแทรกเขตข้อมูลลงในเอกสารของคุณให้คลิก แทรกเขตข้อมูลผสาน ในริบบิ้นการจัดส่ง เลือกฟิลด์ที่คุณต้องการแทรก ชื่อฟิลด์จะปรากฏขึ้นที่คุณมีเคอร์เซอร์อยู่ในเอกสารของคุณ
คุณสามารถแก้ไขและจัดรูปแบบข้อความรอบ ๆ เขตข้อมูลได้ รูปแบบที่ใช้กับฟิลด์จะนำไปใช้กับเอกสารที่คุณทำ คุณสามารถเพิ่มฟิลด์ลงในเอกสารของคุณต่อได้
06 จาก 08
ตัวอย่างจดหมายจดหมายเวียนของคุณ
ก่อนที่คุณจะพิมพ์ตัวอักษรคุณควรดูตัวอย่างเพื่อตรวจสอบข้อผิดพลาด โดยเฉพาะอย่างยิ่งให้ความใส่ใจกับระยะห่างและเครื่องหมายวรรคตอนรอบ ๆ ทุ่งนา นอกจากนี้คุณยังต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้แทรกเขตข้อมูลที่ถูกต้องในตำแหน่งที่ถูกต้องแล้ว
หากต้องการดูตัวอย่างตัวอักษรให้คลิก แสดงตัวอย่างผลการค้นหา ใน Ribbon การรับส่ง ใช้ลูกศรเพื่อเลื่อนดูตัวอักษร
07 จาก 08
แก้ไขข้อผิดพลาดในฟิลด์จดหมายเวียน
คุณอาจสังเกตเห็นข้อผิดพลาดในข้อมูลสำหรับหนึ่งในเอกสารของคุณ คุณไม่สามารถแก้ไขข้อมูลนี้ในเอกสารผสานได้ แต่คุณจะต้องแก้ไขในแหล่งข้อมูล
เมื่อต้องการทำเช่นนี้ให้คลิก แก้ไขรายการผู้รับ บนริบบิ้นการจัดส่ง ในช่องที่เปิดขึ้นคุณสามารถแก้ไขข้อมูลสำหรับผู้รับของคุณได้ นอกจากนี้คุณยังสามารถ จำกัด ผู้รับ เพียงแค่ยกเลิกการทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจากชื่อผู้รับเพื่อละเว้นจากการดำเนินการผสาน เมื่อดำเนินการเสร็จให้คลิกตกลง
08 ใน 08
การสรุปเอกสารการรวมจดหมายของคุณ
หลังจากที่คุณตรวจสอบเอกสารแล้วคุณก็พร้อมที่จะดำเนินการให้เสร็จสิ้นโดยการผสานเสร็จสิ้น คลิกที่ปุ่ม Finish & Merge บน Ribbon การจัดส่ง
คุณสามารถเลือกที่จะแก้ไขเอกสารแต่ละฉบับพิมพ์เอกสารหรือส่งอีเมล หากคุณเลือกพิมพ์หรือส่งอีเมลเอกสารของคุณคุณจะได้รับแจ้งให้ป้อนช่วง คุณสามารถเลือกพิมพ์ทั้งหมดหนึ่งชุดหรือชุดของตัวอักษรที่อยู่ติดกัน Word จะนำคุณไปสู่กระบวนการต่างๆ