ข้อเสียเปรียบหนึ่งของการใช้ จดหมายเวียน ในการสร้างเอกสารคือคุณมีความเสี่ยงในการทำข้อผิดพลาดมากกว่าหากคุณสร้างเอกสารแต่ละฉบับแยกกัน ถ้าคุณไม่ค่อยคุ้นเคยกับจดหมายเวียนความเสี่ยงที่จะเกิดความผิดพลาดร้ายแรงซึ่งอาจทำให้เอกสารพิมพ์ทั้งหมดของคุณลุกขึ้นได้มากขึ้น
ไม่ต้องกล่าวว่าประสบการณ์การควบรวมกิจการจดหมายจะไม่ต้องตรวจทานเอกสารด้วย รายการต่อไปนี้คือข้อผิดพลาดในการรวมจดหมาย 5 อันดับแรกที่คุณควรตรวจสอบเอกสารของคุณก่อนที่จะสรุปผลและส่งออกเพื่อพิมพ์
1. ความครอบคลุม
สิ่งสำคัญคือให้คุณตรวจสอบอีกครั้งว่าคุณได้แทรกข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการ รวมจดหมายเวียนที่ ประสบความสำเร็จแล้วหรือไม่ เมื่อคุณสร้างเอกสารคุณจะมองข้ามฟิลด์ได้ง่ายมาก ใส่ใจเป็นพิเศษกับที่อยู่และที่สำคัญกว่าคือรหัสไปรษณีย์ นอกจากนี้คุณควรตรวจสอบว่าทักทายหรือพื้นที่อื่น ๆ ที่คุณได้แทรกหลายเขตข้อมูลติดต่อกันทั้งหมดจะถูกกรอกข้อมูลอย่างถูกต้อง
2. ความถูกต้อง
ขณะนี้อาจดูเหมือนสามัญสำนึกคุณจะประหลาดใจที่จำนวนคนที่สับสนเมลของพวกเขาผสานเนื่องจากไม่ได้ตรวจสอบความถูกต้อง เพื่อให้มั่นใจว่าจดหมายเวียนของคุณมีความถูกต้องคุณจะต้องแน่ใจว่าได้แทรกเขตข้อมูลที่ถูกต้องในตำแหน่งที่ถูกต้องแล้ว หากคุณมีช่องที่มีชื่อคล้ายคลึงกันคุณสามารถใส่ข้อมูลผิดพลาดได้ง่ายเกินไป หากคุณพบว่าคุณกำลังทำข้อผิดพลาดนี้อยู่บ่อยๆคุณควรประเมินชื่อที่คุณกำลังให้ข้อมูลเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนในอนาคตอีกครั้ง
3. ระยะห่าง
การเว้นวรรคอาจไม่ใช่สิ่งที่สำคัญที่สุดเมื่อใช้งานการรวมอีเมล แต่การเว้นวรรคมีบทบาทสำคัญ บางครั้งเป็นการยากที่จะบอกจำนวนช่องว่างที่คุณป้อนลงในเอกสาร การใช้ ฟิลด์จดหมายเวียน ช่วยให้สามารถบอกได้โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่ออยู่ใกล้กัน คุณอาจพบว่าคุณได้ละเว้นช่องว่างทั้งหมด สิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบเอกสารของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีช่องว่างระหว่างเขตข้อมูลทั้งหมดมิฉะนั้นผลิตภัณฑ์สุดท้ายจะเป็นคำที่ใช้เรียกไม่ได้หลายคำขนาดใหญ่
4. เครื่องหมายวรรคตอน
เช่นเดียวกับการเว้นวรรคผู้คนจำนวนมากมองข้ามคุณค่าและความสำคัญของเครื่องหมายวรรคตอนเมื่อใช้การรวมอีเมล คุณสามารถมองข้ามเครื่องหมายวรรคตอนของคุณได้โดยง่ายเมื่อทำงานกับฟิลด์จดหมายเวียนเนื่องจากมีระยะห่าง คุณจะสังเกตเห็นว่าคุณต้องใส่เครื่องหมายวรรคตอนบ่อยๆละเว้นหรือเพิ่มเครื่องหมายวรรคตอนสองครั้งเมื่อคุณมีหลายฟิลด์จดหมายเวียนอยู่ในแถว
5. การฟอร์แมต
การจัดรูปแบบข้อความของคุณเป็นหนึ่งในข้อผิดพลาดที่สำคัญที่นำไปสู่การค้นหา Google "จดหมายเวียนไม่ทำงาน" เป็นสิ่งสำคัญสำหรับคุณในการตรวจสอบว่าการจัดรูปแบบที่ใช้กับเขตข้อมูลจดหมายเวียนของคุณถูกต้องหรือไม่ ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้ผสานรวมอีเมลใหม่หรือคุณได้รวมจดหมายเวียนเป็นร้อย ๆ ครั้งแล้วสิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบเขตข้อมูลจดหมายเวียนของคุณสำหรับการขีดเส้นใต้ขีดเส้นใต้และรูปแบบตัวหนาและแก้ไขให้ถูกต้องก่อนที่คุณจะสรุปจดหมายเวียน
ห่อ
นี่ไม่ได้หมายถึงรายการข้อผิดพลาดที่คุณสามารถนำเสนอได้อย่างสมบูรณ์ในกระบวนการผสานจดหมาย แต่เป็นจุดเริ่มต้นที่ดี และจะไปโดยไม่บอกว่าคุณควรพิสูจน์ข้อผิดพลาดอื่น ๆ เช่น typos และการสะกดผิดซึ่งอาจเกิดขึ้นในเอกสารใด ๆ ไม่มีใครสมบูรณ์แบบ; บางคนเป็นเพียงที่ดีกว่าที่แกล้งทำเป็น!
แก้ไขโดย: Martin Hendrikx