คุณลักษณะจดหมายเวียนของ Microsoft ช่วยให้คุณสามารถส่งเอกสารฉบับเดียวกันพร้อมกับการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยไปยังผู้รับจำนวนมาก คำว่า "ผสาน" มาจากข้อเท็จจริงที่ว่าเอกสารหนึ่ง (ตัวอักษรตัวอย่างเช่น) รวมเข้ากับเอกสาร ต้นฉบับข้อมูล เช่น สเปรดชีต
คุณลักษณะจดหมายเวียนของ Word ทำงานได้อย่างราบรื่นกับข้อมูลจาก Excel ในขณะที่ Word ยังช่วยให้คุณสามารถสร้างแหล่งข้อมูลของตนเองได้ตัวเลือกสำหรับการใช้ข้อมูลนี้จะ จำกัด นอกจากนี้หากคุณมีข้อมูลในสเปรดชีตแล้วจะไม่มีเหตุผลที่จะพิมพ์ข้อมูลทั้งหมดลงในแหล่งข้อมูลของ Word อีกต่อไป
กำลังเตรียมข้อมูลสำหรับจดหมายเวียน
ในทางทฤษฎีคุณสามารถใช้แผ่นงาน Excel ใด ๆ ใน ฟังก์ชันจดหมายเวียนของ Word ได้โดยไม่ต้องมีการเตรียมพิเศษใด ๆ อย่างไรก็ตามขอแนะนำให้คุณใช้เวลาในการเตรียมแผ่นงานเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ กระบวนการจดหมายเวียน
ต่อไปนี้คือหลักเกณฑ์บางประการที่ควรสังเกตเพื่อช่วยให้กระบวนการจดหมายเวียนคล่องตัวขึ้น
จัดระเบียบข้อมูลสเปรดชีตของคุณ
ข้อมูลของคุณควรถูกจัดไว้อย่างเรียบร้อยในแถวและคอลัมน์โดยมีความเสี่ยงในการระบุข้อมูลที่ชัดเจน คิดว่าแต่ละแถวเป็นระเบียนเดียวและแต่ละคอลัมน์เป็นเขตข้อมูลที่คุณจะแทรกลงในเอกสารของคุณ (ดู บทแนะนำการป้อนข้อมูล Excel หากต้องการทบทวนข้อมูลใหม่)
สร้างแถวส่วนหัว
สร้างแถวส่วนหัวของแผ่นงานที่คุณต้องการใช้สำหรับจดหมายเวียน แถวส่วนหัว เป็นแถวที่ประกอบด้วยป้ายกำกับที่ระบุข้อมูลในเซลล์ด้านล่าง Excel สามารถครีเอทีฟบางครั้งเกี่ยวกับความแตกต่างระหว่างข้อมูลและป้ายกำกับเพื่อให้ชัดเจนโดยใช้ข้อความตัวหนาเส้นขอบของเซลล์และการแรเงาเซลล์ที่ไม่ซ้ำกับแถวส่วนหัว เพื่อให้ Excel แตกต่างจากส่วนที่เหลือของข้อมูล
เมื่อคุณกำลังผสานข้อมูลกับเอกสารหลักป้ายกำกับจะปรากฏเป็นชื่อของเขตข้อมูลผสานดังนั้นจะไม่มีความสับสนว่าข้อมูลใดที่คุณแทรกลงในเอกสารของคุณ นอกจากนี้วิธีปฏิบัติที่ดีในการติดป้ายกำกับคอลัมน์ของคุณเนื่องจากช่วยป้องกันความผิดพลาดของผู้ใช้
ใส่ข้อมูลทั้งหมดในแผ่นเดียว
ข้อมูลที่คุณต้องการใช้สำหรับจดหมายเวียนต้องอยู่ในหนึ่งแผ่น หากกระจายไปทั่วหลายแผ่นคุณจะต้องรวมแผ่นงานหรือทำจดหมายเวียนหลายรายการ นอกจากนี้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแผ่นงานมี ชื่ออย่างชัดเจน เนื่องจากคุณจะต้องสามารถเลือกแผ่นงานที่คุณต้องการใช้โดยไม่ต้องดู
การเชื่อมโยงแหล่งข้อมูลใน Mail Merge
ขั้นตอนต่อไปในกระบวนการตัดจดหมายคือการเชื่อมโยงสเปรดชีต Excel ที่จัดเตรียมไว้กับเอกสาร Word ของคุณ
- ในแถบเครื่องมือจดหมายเวียนคลิกปุ่ม เปิดแหล่งข้อมูล
- ในไดอะลอกบ็อกซ์เลือกแหล่งข้อมูลให้เลื่อนดูโฟลเดอร์จนกว่าคุณจะพบสมุดงาน Excel ของคุณ หากคุณไม่สามารถหาไฟล์ Excel ได้โปรดเลือก "แหล่งข้อมูลทั้งหมด" ในเมนูแบบเลื่อนลงที่มีข้อความว่า "ไฟล์ประเภท"
- ดับเบิลคลิกที่ไฟล์ต้นฉบับของ Excel หรือเลือกและคลิก เปิด
- ในกล่องโต้ตอบเลือกตารางให้เลือกแผ่นงาน Excel ที่มีข้อมูลที่คุณต้องการรวมเข้ากับเอกสารของคุณ
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทำเครื่องหมายที่ช่องข้าง "แถวแรกของข้อมูลที่มีส่วนหัวของคอลัมน์"
- คลิก ตกลง
ตอนนี้แหล่งข้อมูลมีการเชื่อมโยงกับเอกสารหลักแล้วคุณสามารถเริ่มต้นป้อนข้อความและ / หรือแก้ไขเอกสาร Word ของคุณได้ อย่างไรก็ตามคุณไม่สามารถเปลี่ยนแปลงแหล่งข้อมูลของคุณใน Excel ได้ ถ้าคุณต้องการทำการเปลี่ยนแปลงข้อมูลคุณต้องปิดเอกสารหลักใน Word ก่อนจึงจะสามารถเปิดแหล่งข้อมูลใน Excel ได้
การแทรกเขตข้อมูลผสานลงในเอกสารของคุณทำได้ง่ายโดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:
- คลิกปุ่ม แทรกเขตข้อมูลผสาน บนแถบเครื่องมือจดหมายเวียน กล่องโต้ตอบแทรกเขตข้อมูลผสานจะปรากฏขึ้น
- เน้นชื่อของเขตข้อมูลที่คุณต้องการแทรกจากรายการและคลิก แทรก
- กล่องจะยังคงเปิดอยู่ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถแทรกเขตข้อมูลได้มากขึ้น ถ้าคุณแทรกมากกว่าหนึ่งช่องติดต่อกัน Word จะไม่เพิ่มช่องว่างระหว่างเขตข้อมูลในเอกสารของคุณโดยอัตโนมัติ คุณต้องดำเนินการเองหลังจากปิดกล่องโต้ตอบ ในเอกสารของคุณคุณจะเห็นชื่อฟิลด์ล้อมรอบด้วยลูกศรคู่
- เมื่อเสร็จแล้วให้คลิก ปิด
การแทรกบล็อกที่อยู่และคำทักทาย - ใช้อย่างระมัดระวัง
Microsoft เพิ่งเพิ่มคุณลักษณะจดหมายเวียนที่ช่วยให้คุณสามารถแทรกบล็อกที่อยู่และบรรทัดคำทักทายได้ เมื่อคลิกปุ่มที่เกี่ยวข้องในแถบเครื่องมือ Word จะช่วยให้คุณสามารถแทรกหลาย ๆ ช่องพร้อมกันได้โดยใช้รูปแบบทั่วไป
ปุ่ม แทรกที่อยู่บล็อก เป็นปุ่มด้านซ้าย สายอวยพรแทรก อยู่ทางด้านขวา
นอกจากนี้เมื่อคุณคลิกที่ปุ่มใดปุ่ม Word จะแสดงกล่องโต้ตอบซึ่งจะให้ตัวเลือกบางอย่างเกี่ยวกับเขตข้อมูลที่คุณต้องการแทรกวิธีที่คุณต้องการให้มีการจัดเรียงสิ่งที่รวมเครื่องหมายวรรคตอนและอื่น ๆ ขณะนี้ฟังดูตรงไปตรงมามากพอและถ้าคุณใช้แหล่งข้อมูลที่สร้างขึ้นใน Word อาจทำให้เกิดความสับสนหากคุณใช้แผ่นงาน Excel
จำเมื่อข้อเสนอแนะเกี่ยวกับการเพิ่มแถวส่วนหัวในแผ่นงานของคุณในหน้า 1 ของบทความนี้หรือไม่? ดีถ้าคุณตั้งชื่อเขตข้อมูลอื่นนอกเหนือจากที่ Word ใช้เป็นชื่อเขตข้อมูลสำหรับข้อมูลที่คล้ายกัน Word อาจตรงกับเขตข้อมูลไม่ถูกต้อง
สิ่งนี้หมายความว่าถ้าคุณใช้ บล็อกแทรกที่อยู่ หรือ แทรก ปุ่ม บรรทัดคำทักทาย ข้อมูลอาจปรากฏในลำดับที่ต่างจากที่คุณระบุเพียงเพราะป้ายกำกับไม่ตรงกัน โชคดีที่ Microsoft คาดว่าจะมีคุณลักษณะนี้และสร้างขึ้นในคุณลักษณะ Match Fields ซึ่งช่วยให้คุณสามารถจับคู่ชื่อฟิลด์ของคุณกับคำที่ Word ใช้ในบล็อกได้
ใช้เขตข้อมูลที่ตรงกันเพื่อกำหนดป้ายกำกับฟิลด์อย่างถูกต้อง
เมื่อต้องการจับคู่ฟิลด์ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:
- คลิกปุ่ม Match Fields บนแถบเครื่องมือ
- ในช่องโต้ตอบฟิลด์การจับคู่คุณจะเห็นรายการชื่อฟิลด์ของ Word ทางด้านซ้าย ที่ด้านขวาของช่องคุณจะเห็นคอลัมน์ของช่องแบบเลื่อนลง ชื่อในกล่องแบบเลื่อนลงแต่ละช่องคือฟิลด์ที่ Word ใช้สำหรับแต่ละฟิลด์ในบล็อกที่อยู่หรือบล็อกบรรทัดคำอวยพร หากต้องการทำการเปลี่ยนแปลงใด ๆ เพียงแค่เลือกชื่อฟิลด์จากช่องแบบเลื่อนลง
- เมื่อคุณดำเนินการเปลี่ยนแปลงเสร็จแล้วให้คลิก ตกลง
นอกจากนี้คุณยังสามารถเปิดกล่องโต้ตอบฟิลด์การจับคู่ได้ด้วยการคลิกปุ่ม แมตช์เขตการแข่งขัน ที่ด้านล่างของกล่องโต้ตอบแทรกที่อยู่หรือกล่องโต้ตอบอวยพรซึ่งทั้งสองอย่างนี้จะปรากฏขึ้นเมื่อคุณคลิกปุ่มแถบเครื่องมือที่เกี่ยวข้อง
การดูเอกสารการรวมจดหมาย
ก่อนที่เราจะดูตัวอย่างและพิมพ์เอกสารที่ผสานของคุณบันทึกเกี่ยวกับการจัดรูปแบบ: เมื่อแทรกเขตข้อมูลผสานลงในเอกสาร Word จะไม่มีการจัดรูปแบบข้อมูลจากแหล่งข้อมูล
ใช้การจัดรูปแบบพิเศษจากสเปรดชีตที่มา
ถ้าคุณต้องการใช้การจัดรูปแบบพิเศษเช่นตัวเอียงตัวหนาหรือขีดเส้นใต้คุณต้องทำใน Word หากคุณกำลังดูเอกสารด้วยฟิลด์คุณต้องเลือกลูกศรสองด้านทั้งสองด้านของฟิลด์ที่คุณต้องการใช้การจัดรูปแบบ หากคุณกำลังดูข้อมูลที่ผสานในเอกสารเพียงเน้นข้อความที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง
โปรดจำไว้ว่าการเปลี่ยนแปลงใด ๆ จะดำเนินการตลอดเอกสารที่ผสานรวมทั้งหมดไม่ใช่เฉพาะข้อมูลส่วนบุคคล
การดูตัวอย่างเอกสารที่ควบรวม
หากต้องการดูตัวอย่างเอกสารที่ผสานของคุณให้คลิกปุ่ม ดูข้อมูล ที่ผสานบนแถบเครื่องมือจดหมายเวียน ปุ่มนี้ทำงานเหมือนกับสวิตช์สลับดังนั้นหากคุณต้องการกลับไปดูเฉพาะช่องและไม่ใช่ข้อมูลที่มีอยู่ให้คลิกอีกครั้ง
คุณสามารถนำทางผ่านเอกสารที่ผสานโดยใช้ปุ่มการนำทางบนแถบเครื่องมือจดหมายเวียน เรียงจากซ้ายไปขวา: บันทึกแรก , บันทึกก่อนหน้า , ไปที่บันทึก , บันทึกถัดไป , บันทึกล่าสุด
ก่อนที่คุณจะรวมเอกสารของคุณคุณควรดูตัวอย่างทั้งหมดหรือให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้เพื่อยืนยันว่าทุกอย่างรวมเข้ากันอย่างถูกต้อง ใส่ใจกับสิ่งต่างๆเช่นเครื่องหมายวรรคตอนและระยะห่างระหว่างข้อมูลที่ผสาน
สรุปเอกสารจดหมายเวียนของคุณ
เมื่อคุณพร้อมที่จะผสานเอกสารของคุณแล้วคุณมีสองทางเลือก
ผสานเข้ากับเครื่องพิมพ์
ประการแรกคือการผสานให้กับเครื่องพิมพ์ หากคุณเลือกตัวเลือกนี้เอกสารจะถูกส่งไปยังเครื่องพิมพ์โดยไม่มีการแก้ไขใด ๆ คุณสามารถผสานไปยังเครื่องพิมพ์ได้ง่ายๆโดยคลิกที่ปุ่มแถบเครื่องมือ ผสานไปยังเครื่องพิมพ์
รวมเป็นเอกสารใหม่
หากคุณต้องการปรับเปลี่ยนเอกสารบางส่วนหรือทั้งหมด (แม้ว่าคุณจะต้องการเพิ่มช่องบันทึกในแหล่งข้อมูลสำหรับบันทึกส่วนบุคคล) หรือทำการเปลี่ยนแปลงอื่น ๆ ก่อนพิมพ์คุณสามารถรวมเอกสารเหล่านี้ลงในเอกสารใหม่ได้ หากคุณรวมเอกสารใหม่เอกสารหลักและแหล่งข้อมูลจดหมายเวียนจะยังคงเหมือนเดิม แต่คุณจะมีไฟล์ที่สองซึ่งมีเอกสารที่ผสาน
เมื่อต้องการทำเช่นนี้ให้คลิกปุ่มแถบเครื่องมือ ผสานไปยังเอกสารใหม่
ไม่ว่าคุณจะเลือกวิธีใดคุณจะเห็นกล่องโต้ตอบที่คุณสามารถบอก Word ให้รวมระเบียนทั้งหมดบันทึกปัจจุบันหรือช่วงของระเบียนได้
คลิกปุ่มตัวเลือกถัดจากทางเลือกที่คุณต้องการแล้วคลิก ตกลง
ถ้าคุณต้องการรวมช่วงคุณจะต้องใส่ หมายเลข เริ่มต้นและหมายเลขสุดท้ายสำหรับระเบียนที่คุณต้องการรวมไว้ในการผสานก่อนที่คุณจะคลิก ตกลง
หากคุณเลือกพิมพ์เอกสารหลังจากกล่องโต้ตอบปรากฏขึ้นคุณจะเห็นกล่องโต้ตอบพิมพ์ คุณสามารถโต้ตอบกับเอกสารได้เช่นเดียวกับเอกสารอื่น ๆ