เมื่อใช้ สเปรดชีต Excel ในกระบวนการผสานจดหมายผู้ใช้จำนวนมากมักพบปัญหาในการจัดรูปแบบฟิลด์ที่มีตัวเลขทศนิยมหรือค่าตัวเลขอื่น ๆ เพื่อให้มั่นใจว่ามีข้อมูลแทรกอยู่ในฟิลด์อย่างถูกต้องต้องจัดรูปแบบข้อมูลไม่ใช่ข้อมูลในแฟ้มต้นฉบับ
แต่น่าเสียดายที่ Word ไม่ได้ให้วิธีในการเปลี่ยนแปลงจำนวนตำแหน่งทศนิยมเมื่อทำงานกับตัวเลข แม้ว่าจะมีวิธีการแก้ไขข้อ จำกัด นี้ แต่ทางออกที่ดีที่สุดคือการรวมสวิตช์ในฟิลด์ผสาน
วิธีการใช้ฟังค์ชั่น Switchical Numerical นี้
ในการระบุจำนวนตำแหน่งทศนิยมที่จะแสดงในจดหมายเวียนของ Word คุณสามารถใช้ สวิตช์ฟิลด์รูปภาพตัวเลข ( \ หมายเลข ):
1. เมื่อเปิดเอกสารหลักจดหมายเวียนให้กด Alt + F9 เพื่อดูรหัสเขตข้อมูล
2. โค้ดเขตข้อมูลจะมีลักษณะคล้าย { field "MERGEFIELD"}
3. ตรงกับคำพูดท้ายของชื่อฟิลด์ \ # - อย่าเพิ่มช่องว่างหรือเครื่องหมายคำพูด
4. หลังจากเปลี่ยนฟิลด์ที่คุณเพิ่งป้อนให้พิมพ์ 0.0x ถ้าคุณต้องการปัดเศษทศนิยมให้เป็นทศนิยมสองตำแหน่งคือ 0.00x ถ้าคุณต้องการปัดเศษทศนิยมสามตำแหน่งและอื่น ๆ
5. เมื่อคุณเพิ่มสวิทช์ฟิลด์แล้วให้กด Alt + F9 เพื่อแสดงฟิลด์แทนรหัสฟิลด์
หมายเลขของคุณจะปรากฏเป็นตัวเลขทศนิยมที่คุณระบุ หากไม่ได้แสดงทันทีให้รีเฟรชเอกสารโดยย่อลงในแถบเครื่องมือและเปิดใหม่ หากค่าฟิลด์ยังคงแสดงไม่ถูกต้องคุณอาจต้องรีเฟรช เอกสาร อีกครั้งหรือปิดและเปิดเอกสารอีกครั้ง