ความหมายและประโยชน์ของ Groupware, Collaboration Software
กรุ๊ปแวร์ ระยะเรียกว่าสภาพแวดล้อมการทำงานร่วมกันหลายรูปแบบที่คอมพิวเตอร์สนับสนุน ซอฟต์แวร์ทำงานร่วมกันทำงานเป็นพอร์ทัลซึ่งผู้ใช้สร้างและอัปเดตเอกสารที่ควบคุมเวอร์ชันควบคุมเนื้อหาออนไลน์แชร์เนื้อหาเช่นปฏิทินและกล่องขาเข้ารวมทั้งสนทนาผ่านคุณลักษณะการแชทและการรับส่งข้อความด้วยการเน้นการทำงานร่วมกันและการทำงานร่วมกันในการตั้งค่าผู้ใช้หลายคน .
ในบางกรณีกรุ๊ปแวร์เป็นเครื่องมือแบบสแตนด์อโลนเช่นเดียวกับแพลตฟอร์ม OnlyOffice สำหรับการทำงานร่วมกันของเอกสารหรือแพลตฟอร์ม Intuit Quick Base สำหรับการจัดการข้อมูล ในกรณีอื่น ๆ ฟังก์ชัน groupware เช่นระบบจัดการเนื้อหา (เช่นเดียวกับ WordPress) หรือเป็นอินทราเน็ตที่มีคุณลักษณะเต็มรูปแบบ (เช่นเดียวกับ SharePoint)
กรุ๊ปแวร์ใน ระยะครอบคลุมทั้งการใช้งานซอฟต์แวร์ในวงกว้างและเฉพาะเจาะจงมาก สิ่งที่พบได้ทั่วไปสำหรับคำจำกัดความคือผู้ใช้มากกว่าหนึ่งรายทำงานร่วมกันในสภาพแวดล้อมเดียวกันโดยใช้เครื่องมือและกระบวนการเดียวกัน
ประโยชน์และคุณลักษณะของ Groupware
Groupware ช่วยให้ทั้งพนักงานในสถานที่และทีมงานกระจายตัวทางภูมิศาสตร์ในการทำงานร่วมกันผ่านทางอินเทอร์เน็ตหรือ อินทราเน็ต แอพพลิเคชันซอฟต์แวร์เหล่านี้มักจะให้ ประโยชน์มากมาย :
- วิธีการรับรองความถูกต้องและการเข้าสู่ระบบที่เป็น เลิศในการเข้าถึงกรุ๊ปแวร์บันทึกข้อมูลว่าใครทำอะไรบันทึกที่ตรงตามข้อกำหนดในการค้นคว้าทางกฎหมาย
- เครื่องมือ สื่อสาร - ชัตโซ่สนทนากลุ่มกล่องจดหมายส่วนตัว
- งานโต้ตอบ -polls แก้ไขไฟล์เรียลไทม์การจัดการงานที่ใช้ร่วมกัน
- การค้นพบ - การ จัดเก็บกลางของไฟล์และข้อมูลที่สนับสนุนโดยเครื่องมือค้นหาที่มีประสิทธิภาพ
- เวิร์กโฟลว์ที่ประสานงาน - กระบวนการที่ ได้รับการจัดการโดยกรุ๊ปแวร์ซึ่งจัดการการอนุมัติการตรวจทานการตรวจสอบลายลักษณ์อักษรเป็นต้นรวมถึงการสนับสนุนกระบวนการจัดการโครงการ
- การจัดการความรู้ระดับองค์กร - wikis ภายในเอกสารอ้างอิงที่มีการป้องกันบุ๊คมาร์คกลุ่มที่เก็บข้อมูลรหัสผ่านที่ใช้ร่วมกันประวัติการควบคุมเวอร์ชัน
- การมีส่วนร่วมทางสังคมและการจัดการชื่อเสียงของผู้ ใช้กลุ่มผู้ใช้ป้ายโปรไฟล์การปรับแต่งโปรไฟล์โดยผู้ใช้การเล่นผ่านระดับผู้ใช้และการแข่งขันกับผู้ใช้
ไม่ใช่พนักงานที่ทำงานใน บริษัท ขนาดใหญ่ที่ได้รับประโยชน์จากกรุ๊ปแวร์ สำหรับผู้ประกอบการและ freelancers เครื่องมือเหล่านี้ช่วยให้สามารถแชร์ไฟล์ได้ง่ายการทำงานร่วมกันและการติดต่อสื่อสารผ่านโครงการต่างๆกับลูกค้าระยะไกลทั้งหมดนี้มาจากความสะดวกสบายของโฮมออฟฟิศ
โซลูชันกรุ๊ปแวร์ต่างสนับสนุนคุณลักษณะที่แตกต่างกัน สภาพแวดล้อมกรุ๊ปแวร์ส่วนใหญ่ไม่มีคุณลักษณะทั้งหมดที่ระบุไว้ด้านบน แต่ส่วนมากจะมีชุดย่อยในชุดค่าผสมที่แตกต่างกัน ความท้าทายอย่างหนึ่งในการเลือกโซลูชันกรุ๊ปแวร์ที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจที่ต้องการจะอยู่ในความสมดุลของคุณลักษณะที่แต่ละแพลตฟอร์มมีให้เทียบกับความต้องการขององค์กร
ตัวอย่างซอฟต์แวร์ของ Groupware
Lotus Notes ของ IBM (หรือ Lotus Software ตามเว็บไซต์ Lotus ของ IBM) เป็นชุดซอฟต์แวร์สำหรับทำงานร่วมกันที่เก่าแก่ที่สุดและยังคงใช้งานอยู่ในสำนักงานหลายแห่งในปัจจุบัน Microsoft SharePoint เป็นอีกหนึ่งโซลูชันกรุ๊ปแวร์ที่สำคัญซึ่งได้รับการยอมรับในองค์กรขนาดใหญ่
กลุ่มผลิตภัณฑ์กรุ๊ปแวร์ที่ครอบคลุมที่ครอบคลุมนอกเหนือจากข้อเสนอของ IBM และ Microsoft ได้แก่ :
- G-Suite - แพลตฟอร์มอีเมลเอกสารและความร่วมมือทางสังคมของ Google
- Zoho One - ชุดธุรกิจที่มุ่งเน้นทางธุรกิจสำหรับ บริษัท ขนาดเล็กและขนาดกลาง
- Salesforce - แพลตฟอร์มสำหรับการจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้า
นอกจากนี้ระบบนิเวศที่รุ่งเรืองของกรุ๊ปแวร์ที่มีกรณีการใช้งานแบบมุ่งเป้าหมายมีความยืดหยุ่นในการใช้โซลูชันที่ดีที่สุดสำหรับการใช้งานร่วมกับชุดกรุ๊ปแวร์ที่มีราคาแพงกว่าหรือมากกว่านั้นแทน:
- Basecamp เครื่องมือการจัดการโครงการที่ได้รับความนิยม
- ฮัดเดิลแชทซึ่ง มีบัญชีฟรีและ จำกัด และบัญชีที่ชำระเงิน
- Xero ซึ่งมีระบบบัญชีออนไลน์แบบสมบูรณ์ในระบบคลาวด์
- WordPress ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มฟรีสำหรับเนื้อหาบนเว็บ