วิธีแชร์ไฟล์กับผู้คนอย่างปลอดภัย
SharePoint Online บริการ Cloud-based ที่จัดทำโดย Microsoft เป็นส่วนหนึ่งของแผน Office 365 หรือสามารถรับเป็น Add-on ให้กับ SharePoint Server ได้ ความสนใจหลักในบริการ SharePoint Online แบบใหม่และที่ปรับปรุงแล้วคือการปรับปรุงบทสนทนาแบบโต้ตอบออนไลน์และเพื่อให้ง่ายและปลอดภัยยิ่งขึ้นสำหรับการแชร์เอกสารขณะเดินทาง
หากคุณเป็นผู้ใช้ SharePoint Online อยู่แล้วคุณสามารถคาดการณ์บริการที่อัปเกรดได้ ขณะนี้ SharePoint Online มีการใช้โทรศัพท์มือถือและแท็บเล็ตและประสบการณ์ทางสังคมที่ไร้รอยต่อ นอกจากนี้ Office 365 ยังเป็น OneDrive for Business ซึ่งเป็น OneDrive แบบมืออาชีพสำหรับการจัดเก็บเอกสารในระบบคลาวด์ที่ช่วยให้คุณสามารถซิงค์กับไฟล์ที่เก็บอยู่ในคอมพิวเตอร์หรือเซิร์ฟเวอร์ของ บริษัท ได้
การจัดสิทธิ์และผู้ใช้ในกลุ่ม
สิทธิ์สำหรับการแบ่งปันเอกสารใน SharePoint Online ทำได้ดีที่สุดตามการเข้าถึงที่ต้องการของผู้ใช้ ระดับของสิทธิ์สำหรับ SharePoint Online ประกอบด้วย:
- ผู้เข้าชม - ดูเอกสารในเบราเซอร์
- สมาชิก - แก้ไขหรือร่วมเขียนเอกสาร
- เจ้าของ - มีสิทธิ์ควบคุมแบบเต็มรูปแบบของไซต์ SharePoint Online
สำหรับผู้เข้าชมเพื่อดาวน์โหลดเอกสารสิทธิ์ต้องมีสิทธิ์การเข้าถึงแบบ "อ่าน"
ชื่อกลุ่มใหม่อาจถูกสร้างขึ้นเพื่อสร้างกลุ่มผู้ใช้เฉพาะหรือการ ทำงานเป็นทีม "นักออกแบบเว็บไซต์" "ผู้เขียน" และ "ลูกค้า" เป็นตัวอย่าง
การใช้เอกสารร่วมกันนอกองค์กรของคุณ
ผู้ใช้ภายนอกมักเป็นซัพพลายเออร์ที่ปรึกษาและลูกค้าที่คุณต้องการแชร์เอกสารเป็นครั้งคราว
เจ้าของ SharePoint Online ที่มีสิทธิ์ควบคุมทั้งหมดสามารถแชร์เอกสารกับผู้ใช้ภายนอกได้ ผู้ใช้ภายนอกสามารถเพิ่มผู้เข้าชมหรือกลุ่มผู้ใช้ของสมาชิกเพื่อจัดการสิทธิ์ในการแบ่งปันเอกสารได้ดียิ่งขึ้น
- แชร์ลิงก์ผู้เข้าร่วม ลิงก์ผู้เข้าร่วมสามารถแชร์ผ่านทางอีเมลเพื่อดูเอกสารจากไลบรารีเอกสาร SharePoint Online เพื่อลดความเสี่ยงที่เอกสารจะถูกแบ่งปันกับบุคคลอื่นคุณสามารถกำหนดให้ผู้ใช้ภายนอกลงชื่อเข้าใช้ขั้นตอนนี้กำหนดให้คุณต้องตั้งค่าบุคคลในกลุ่มสิทธิ์การเข้าชม (หรือผู้ที่ไม่ได้รับอนุญาตด้วยสิทธิ์การเข้าถึงแบบอ่าน) เพื่อให้การเชื่อมโยงผู้เยี่ยมชมไม่สามารถทำได้ เปิดโดยผู้ใช้ที่ไม่ระบุชื่อ
- แชร์กับสมาชิก ถ้าผู้ใช้ภายนอกของคุณมีการสมัครสมาชิก Office 365 หรือเป็นสมาชิกในไซต์ของคุณคุณสามารถกำหนดให้ผู้ใช้ภายนอกลงชื่อเข้าใช้ก่อนที่จะเข้าถึงเอกสารที่แชร์ ขั้นตอนนี้อนุมานว่าคุณได้เพิ่มกลุ่มเหล่านี้ไปยังกลุ่มสิทธิ์ของสมาชิกแล้ว ผู้ใช้ภายนอกที่ไม่มี Microsoft Office สามารถดาวน์โหลดไฟล์ได้ตราบเท่าที่พวกเขาสามารถอ่านได้
- แบ่งปันลิงก์สาธารณะจาก OneDrive for Business OneDrive เป็นพื้นที่จัดเก็บเอกสารที่ตั้งอยู่ใน Office 365 ถ้าบริการของคุณได้รับการอัปเกรดแล้ว OneDrive ใช้ดีที่สุดเพื่อแบ่งปันไฟล์กับผู้ใช้ภายนอกภายนอกแยกต่างหากจากไลบรารีเอกสาร SharePoint Online OneDrive สามารถใช้เป็นเอกสารฉบับสุดท้ายสำหรับการดูโพสต์แบบสาธารณะเช่นการเชื่อมโยงจากเว็บไซต์หรือบล็อกเป็นต้น ไลบรารีเอกสาร SharePoint Online ของคุณสามารถเป็นแหล่งที่มาได้ดังนั้นให้ทำสำเนาสำหรับ OneDrive เพื่อช่วยคุณแยกแยะทั้งสองด้านถ้าคุณเลือกที่จะใช้ OneDrive ด้วยวิธีนี้
- แชร์เอกสารภายในองค์กรของคุณ ผู้ใช้ภายในคือบุคคลภายในองค์กรหรือหน่วยงานอื่น ๆ ของคุณ โดยปกติคุณแชร์เอกสารต่างกันขึ้นอยู่กับว่าคุณทำงานและทำงานร่วมกันในกลุ่มหรือคุณโพสต์เอกสารในอินทราเน็ตเพื่อให้ผู้อื่นดูสถานะความรู้หรือเอกสารฉบับปัจจุบัน
- แชร์กับสมาชิก การใช้ Office 365 กับ SharePoint Online ช่วยให้สามารถเข้าถึง Office Web Apps ซึ่งเป็นบริการที่มีน้ำหนักเบาบนเบราว์เซอร์ที่คุณสามารถใช้เพื่อสร้างแก้ไขและแบ่งปันเอกสารทางออนไลน์ ผู้ใช้ที่มี Microsoft Office สามารถซิงค์ไฟล์จากคอมพิวเตอร์ของตนกับไฟล์ที่เก็บไว้ใน SharePoint Online เพื่อแชร์กับสมาชิก นอกจากนี้ผู้ใช้ที่มี Microsoft Office สามารถซิงค์ไฟล์และโฟลเดอร์จาก SharePoint Online กับคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์เคลื่อนที่เพื่อทำงานแบบออฟไลน์
- แบ่งปันกับ nonmembers สมมติว่าทุกคนในองค์กรของคุณไม่มีการสมัครสมาชิก Office 365 คุณสามารถแชร์เอกสารกับกลุ่มสิทธิ์ได้ ตัวอย่างเช่นสมาชิกที่ไม่เป็นสมาชิกเช่นทีมผู้บริหารในองค์กรของคุณอาจจำเป็นต้องเก็บประเมินไลบรารีเอกสารด้านการตลาดซึ่งมีการเก็บข้อมูลตลาดหรือประสบการณ์ของลูกค้าไว้ในฟิลด์
- แชร์จาก OneDrive คุณสามารถแบ่งปันไฟล์กับผู้ใช้ภายในจาก OneDrive คุณสามารถใช้ OneDrive เป็นพื้นที่แสดงละครก่อนที่จะย้ายเอกสารไปไว้ในไลบรารีเอกสาร SharePoint Online