Microsoft Excel และ Word เล่นด้วยกันได้ดีทีเดียว
คุณเคยพบตัวเองอยู่ในสถานการณ์ที่คุณต้องแทรกส่วนหนึ่งของกระดาษคำนวณ Excel ลงในเอกสาร Microsoft Word หรือไม่? บางทีสเปรดชีตของคุณมีข้อมูลสำคัญที่คุณต้องการในเอกสาร Word ของคุณหรือบางทีคุณอาจต้องการแผนภูมิที่คุณสร้างขึ้นใน Excel เพื่อแสดงในรายงานของคุณ
ไม่ว่าเหตุผลของคุณทำให้งานนี้ทำได้สำเร็จไม่ใช่เรื่องยาก แต่คุณต้องตัดสินใจว่าจะเชื่อมโยงสเปรดชีตหรือเพียงฝังลงในเอกสารของคุณ วิธีการที่กล่าวถึงในที่นี้จะใช้ได้กับ MS Word เวอร์ชันใด ๆ
ความแตกต่างระหว่างสเปรดชีตที่เชื่อมโยงและที่ฝังอยู่คืออะไร
สเปรดชีตที่เชื่อมโยงหมายความว่าเมื่ออัปเดตสเปรดชีตการเปลี่ยนแปลงจะปรากฏในเอกสารของคุณ การแก้ไขทั้งหมดเสร็จสิ้นในสเปรดชีตและไม่ได้อยู่ในเอกสาร
สเปรดชีตที่ฝังอยู่เป็นไฟล์แบบแบน นั่นหมายความว่าเมื่ออยู่ในเอกสาร Word ของคุณแล้วเอกสารจะกลายเป็นส่วนของเอกสารนั้นและสามารถแก้ไขได้เช่น ตาราง Word ไม่มีการเชื่อมต่อระหว่างสเปรดชีตต้นฉบับและเอกสาร Word
ฝังสเปรดชีต
คุณมีสองตัวเลือกหลักเมื่อฝังสเปรดชีตลงในเอกสารของคุณ คุณสามารถคัดลอกและวางจาก Excel ลงใน Word หรือคุณสามารถฝังโดยใช้คุณลักษณะวางแบบพิเศษ
การใช้วิธีการคัดลอกและวางแบบดั้งเดิมเป็นเรื่องที่เร็วและเรียบง่ายกว่า แต่ก็ยัง จำกัด ให้คุณสักหน่อย นอกจากนี้ยังอาจทำให้การจัดรูปแบบบางส่วนของคุณยุ่งเหยิงและคุณอาจสูญเสียการทำงานบางส่วนของตาราง
การใช้คุณลักษณะวางแบบพิเศษ (คำแนะนำด้านล่าง) ช่วยให้คุณมีทางเลือกมากขึ้นในการแสดงข้อมูล คุณสามารถเลือกเอกสาร Word, จัดรูปแบบหรือไม่ได้จัดรูปแบบข้อความ HTML หรือภาพ
วางสเปรดชีต
- เปิด Microsoft Excel Spreadsheet ของคุณ
- คลิกและลากเมาส์ไปวางเหนือเนื้อหาที่คุณต้องการในเอกสารของคุณ
- คัดลอกข้อมูลโดยการกด CTRL + C หรือคลิกปุ่ม คัดลอก บนแท็บ หน้าแรก ในส่วน คลิปบอร์ด
- ไปที่เอกสาร Word ของคุณ
- คลิกเพื่อวาง จุดแทรก ของคุณที่คุณต้องการให้ข้อมูลสเปรดชีตปรากฏขึ้น
- วางข้อมูลสเปรดชีตลงในเอกสารโดยกด CTRL + V หรือคลิกปุ่ม วาง บนแท็บ หน้าแรก ในส่วน คลิปบอร์ด
ใช้วางแบบพิเศษเพื่อวางสเปรดชีต
- เปิด Microsoft Excel Spreadsheet ของคุณ
- คลิกและลากเมาส์ไปวางเหนือเนื้อหาที่คุณต้องการในเอกสารของคุณ
- คัดลอกข้อมูลโดยการกด CTRL + C หรือคลิกปุ่ม คัดลอก บนแท็บ หน้าแรก ในส่วน คลิปบอร์ด
- ไปที่เอกสาร Word ของคุณ
- คลิกเพื่อวางจุดแทรกของคุณที่คุณต้องการให้ข้อมูลสเปรดชีตปรากฏขึ้น
- คลิกเมนูแบบเลื่อนลงบนปุ่ม วาง บนแท็บ หน้าแรก ในส่วน คลิปบอร์ด
- เลือก วางพิเศษ
- ตรวจสอบว่ามีการเลือก วาง แล้ว
- เลือกตัวเลือกรูปแบบจากฟิลด์ As ตัวเลือกที่พบมากที่สุดคือ วัตถุ แผ่นงาน Microsoft Excel และ รูปภาพ
- คลิกที่ปุ่ม OK
เชื่อมโยงสเปรดชีตกับเอกสารของคุณ
ขั้นตอนในการเชื่อมโยงสเปรดชีตของคุณเข้ากับเอกสาร Word ของคุณคล้ายกับขั้นตอนในการฝังข้อมูล
- เปิด Microsoft Excel Spreadsheet ของคุณ
- คลิกและลากเมาส์ไปวางเหนือเนื้อหาที่คุณต้องการในเอกสารของคุณ
- คัดลอกข้อมูลโดยการกด CTRL + C หรือคลิกปุ่ม คัดลอก บนแท็บ หน้าแรก ในส่วน คลิปบอร์ด
- ไปที่เอกสาร Word ของคุณ
- คลิกเพื่อวางจุดแทรกของคุณที่คุณต้องการให้ข้อมูลสเปรดชีตปรากฏขึ้น
- คลิกเมนูแบบเลื่อนลงบนปุ่ม วาง บนแท็บ หน้าแรก ในส่วน คลิปบอร์ด
- เลือก วางพิเศษ
- ตรวจสอบว่าได้เลือก ลิงก์วาง แล้ว
- เลือกตัวเลือกรูปแบบจากฟิลด์ As ตัวเลือกที่พบมากที่สุดคือ วัตถุแผ่นงาน Microsoft Excel และ รูปภาพ
- คลิกที่ปุ่ม OK
สิ่งที่ต้องจำเมื่อเชื่อมโยง
- ถ้าคุณย้ายไฟล์ Excel ที่เชื่อมโยงคุณจะเลิกลิงก์ ในการแก้ไขปัญหานี้คุณต้องทำตามขั้นตอนการเชื่อมโยงด้านบนและเชื่อมโยงไฟล์อีกครั้ง
- ดับเบิลคลิกที่ข้อมูล Excel ในเอกสารของคุณเพื่อแก้ไข การดำเนินการนี้จะเปิดสเปรดชีตที่เชื่อมโยง
- คุณยังสามารถแก้ไขสเปรดชีตได้โดยตรง การเปลี่ยนแปลงจะปรากฏในเอกสาร Word ของคุณเมื่อคุณบันทึกสเปรดชีต Excel แล้ว