วิธีจัดเก็บเอกสาร Word ของคุณ

องค์กรเล็ก ๆ ไปไกลเมื่อคุณกำลังมองหาไฟล์

ถ้าคุณใช้เวลามากขึ้นในการค้นหาไฟล์ Microsoft Word มากกว่าที่คุณใช้งานอยู่แล้วถึงเวลาแล้วที่คุณจะได้รับประโยชน์จากคุณลักษณะด้านองค์กรบางอย่างที่ Word และคอมพิวเตอร์นำเสนอ

บันทึกไฟล์ Word ทั้งหมดด้วยภาพขนาดย่อ

การบันทึกไฟล์ Word ทุกไฟล์ด้วย ภาพตัวอย่างหรือภาพขนาดย่อ ทำให้สามารถระบุได้ง่ายขึ้นโดยไม่ต้องเปิดไฟล์เหล่านี้ คุณสามารถบันทึกเอกสาร Word ทั้งหมดด้วยภาพตัวอย่างหรือภาพขนาดย่อโดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

1. เปิด Microsoft Word
2. คลิกที่ ไฟล์ ในแถบเมนู
3. เลือก คุณสมบัติ ที่ด้านล่างของเมนูแบบเลื่อนลง
4. คลิกแท็บ สรุป
5. ใส่เครื่องหมายถูกที่อยู่ถัดจาก บันทึกภาพตัวอย่างด้วยเอกสารนี้ หรือ บันทึกภาพขนาดย่อสำหรับเอกสาร Word ทั้งหมด (ขึ้นอยู่กับรุ่นของ Word)
6. คลิก ตกลง

อัพเดตคุณสมบัติเอกสาร Word

หากคุณทำงานกับเอกสาร Word จำนวนมากที่มีชื่อและที่ตั้งคล้ายกันคุณจะต้องการใช้ประโยชน์ คุณสมบัติคุณสมบัติ เอกสารของ Word อย่างแน่นอน กลับไปที่ ไฟล์ > คุณสมบัติ > สรุป และรวมความคิดเห็นคำหลักประเภทชื่อเรื่องหรือข้อมูลเรื่อง - สิ่งใดที่จะช่วยให้คุณแยกความแตกต่างของไฟล์ เมื่อถึงเวลาที่ต้องทำการค้นหา Word จะสามารถค้นหาสิ่งที่คุณต้องการได้

สร้างโฟลเดอร์บนคอมพิวเตอร์ของคุณและใช้พวกเขา

ตั้งค่าหนึ่งโฟลเดอร์สำหรับเอกสาร Word ทั้งหมดตั้งแต่ก้าวไปข้างหน้าและตั้งชื่อสิ่งที่คุณจะไม่ลืมเช่น "MyWordDocs" เติมข้อมูลด้วย โฟลเดอร์ที่มีชื่อ ที่เหมาะสมกับคุณและใช้พวกเขา หากคุณมีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดทำบันทึกการประชุมประจำสัปดาห์เช่นสร้างโฟลเดอร์สำหรับโน้ตเหล่านั้นและรวมโฟลเดอร์เพิ่มเติมไว้ภายในเป็นเวลาหลายเดือนหรือหลายปี

หากคุณมีเอกสาร Word หลายฉบับที่กระจายอยู่ในคอมพิวเตอร์ของคุณและไม่มีเวลาเปิดเอกสารเหล่านี้และตัดสินใจว่าจะเป็นผู้ดูแลหรือไม่เพียงทำโฟลเดอร์สำหรับแต่ละปีเอกสารเก่าเหล่านี้จะได้รับและวางเอกสารทั้งหมดในปี 2010 หนึ่งโฟลเดอร์, 2011 ในอีกที่หนึ่งและอื่น ๆ จนกว่าคุณจะมีเวลาทบทวน

ใช้ระบบชื่อแฟ้มที่สอดคล้อง

การสร้างระบบการตั้งชื่ออาจเป็นสิ่งที่สำคัญที่สุดที่คุณสามารถทำได้เพื่อช่วยในการหาไฟล์ที่คุณต้องการ ไม่มีทางที่จะตั้งชื่อไฟล์ของคุณได้อย่างถูกต้อง แต่การเลือกระบบการตั้งชื่อและการใช้อย่างสม่ำเสมอก็คุ้มค่ากับความพยายาม ข้อเสนอแนะคือ:

• รวมประเภทของเอกสารเพื่อให้คุณสามารถบอกได้ทันทีว่าชื่อไฟล์ใด ๆ ที่มี "สัญญา" "เช่า" หรือ "จดหมายข่าว" ไม่ใช่ตัวอักษรที่คุณต้องการ
• เริ่มต้นชื่อด้วยชื่อของลูกค้า (หรือนามสกุลของผู้รับถ้าเอกสารเป็นตัวอักษร)
• รวมวันที่ในชื่อไฟล์

ใช้เวลาของคุณ

หากคอมพิวเตอร์ของคุณเต็มไปด้วยไฟล์แล้วอย่าพยายามแก้ไขปัญหาขององค์กรทั้งหมดพร้อมกัน แบ่งงานออกเป็นชิ้นที่จัดการได้และใช้เวลาทำงาน 15 นาทีต่อวัน เมื่อคุณปัดเป่าไฟล์ Word ที่หลงทางในคอมพิวเตอร์ของคุณให้ใส่ไว้ในโฟลเดอร์ที่คุณทำสร้างโฟลเดอร์ใหม่หรือลบออกหากคุณไม่ต้องการใช้งานอีกต่อไป ถ้าคุณไม่สามารถตัดสินใจได้ให้ใส่ไว้ในโฟลเดอร์ชื่อ HoldUntilDate และเลือกวันที่ที่ไกลพอในอนาคตว่าถ้าคุณยังไม่ได้เปิดโฟลเดอร์คุณจะรู้สึกสะดวกสบายในการลบ โฟลเดอร์ประเภทใดก็ตามที่คุณทำให้ใส่ไว้ในโฟลเดอร์ Word ที่ใหญ่เพียงแห่งเดียวดังนั้นคุณจะรู้ได้ว่าต้องการดูที่ไหน