หากคุณชอบผู้ใช้ส่วนใหญ่คุณอาจใช้เวลามากเกินไปในการคิดว่าจะตั้งชื่อเอกสารของคุณเมื่อคุณบันทึกไว้ ไม่เช่นนี้อาจทำให้ยากที่จะหาไฟล์ที่คุณต้องการโดยไม่ต้องใช้การค้นหาคุณอาจต้องเปิดไฟล์ต่างๆเพื่อหาไฟล์ที่คุณต้องการ
การพัฒนาระบบการตั้งชื่อสำหรับเอกสารของคุณและการใช้นิสัยในการใช้งานจะช่วยประหยัดเวลาและความยุ่งยากในการค้นหาเอกสารที่คุณต้องการ แทนที่จะค้นหาผ่านเอกสารนับไม่ถ้วนด้วยชื่อไฟล์ที่ไม่ถูกต้องระบบการตั้งชื่อจะช่วยให้คุณเพิ่มความเร็วในการค้นหา
ระบบการตั้งชื่อที่ถูกต้อง
ไม่มีวิธีเดียวที่จะตั้งชื่อไฟล์ของคุณและระบบการตั้งชื่อจะแตกต่างกันไปในแต่ละผู้ใช้ สิ่งสำคัญคือการหาวิธีการที่เหมาะสมกับคุณและใช้อย่างสม่ำเสมอ นี่คือเคล็ดลับบางอย่างที่จะทำให้คุณเริ่มต้น:
- รวมวันที่ที่เอกสารประกอบในชื่อไฟล์ของคุณ: นี่เป็นองค์ประกอบหนึ่งที่เป็นประโยชน์มากที่สุดที่จะรวมอยู่ในชื่อไฟล์โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณติดต่อกับจดหมาย แม้ว่าคุณจะจำไม่ได้ว่าเมื่อใดที่คุณจัดทำเอกสารคุณอาจจะสามารถ จำกัด การค้นหาของคุณให้สั้นลงได้ตามช่วงเวลาที่กำหนด
- ใส่ชื่อผู้รับในชื่อไฟล์ของคุณ: นี่เป็นวิธีปฏิบัติที่มีคุณค่าโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อทำงานกับตัวอักษร แต่อาจเป็นองค์ประกอบที่มีประโยชน์สำหรับเอกสารประเภทอื่น ๆ เช่นสัญญาบันทึกช่วยจำและแม้แต่โน้ต
- ระบุชนิดของไฟล์เอกสาร: อีกครั้งสิ่งนี้จะเหมือนกับที่กำหนดสำหรับผู้ใช้บางรายและนั่นเป็นเพราะเป็นส่วนสำคัญของชื่อไฟล์ หากคุณกำลังมองหาจดหมายที่เขียนไว้คุณสามารถกำจัดไฟล์ที่มี "สัญญา" หรือ "บันทึก" ในชื่อได้
- โปรดคำนึงถึงวิธีที่คุณสั่งซื้อองค์ประกอบของชื่อไฟล์: แม้ว่าจะไม่สามารถช่วยให้คุณสามารถแยกแยะไฟล์ได้ แต่ก็จะช่วยให้คุณสั่งซื้อได้เมื่อคุณกำลังค้นหา การใช้ตัวควบคุมการเรียงลำดับในกล่องโต้ตอบ 'เปิด' ใน Word หรือใน Windows Explorer คุณสามารถจัดเรียงไฟล์ตามตัวอักษร (หรือตัวเลข) เพื่อให้เรียงตามตัวอักษรตัวแรกในชื่อไฟล์
นี่ไม่ใช่รายการคำแนะนำในการตั้งชื่อไฟล์ที่ละเอียดถี่ถ้วน แต่เป็นจุดเริ่มต้นที่ดี เมื่อคุณเริ่มต้นการตั้งชื่อไฟล์ของคุณอย่างสม่ำเสมอคุณจะพัฒนาระบบที่ดีที่สุดสำหรับคุณและอาจเกิดขึ้นด้วยเทคนิคบางอย่างของคุณเอง