วิธีการปรับปรุงข้อความในเอกสาร Word โดยอัตโนมัติ

การใช้ข้อความที่เชื่อมโยงในไฟล์ MS Word หลายไฟล์ช่วยประหยัดเวลา

การอัปเดตข้อความเดียวกันในเอกสาร Word หลาย ๆ ไฟล์อาจใช้เวลานานและใช้เวลานานมากหากคุณมีเอกสารมากมายในการแก้ไข โชคดีที่ MS Word มีฟังก์ชันการเชื่อมโยงที่มีประโยชน์อย่างมากซึ่งสามารถทำให้กระบวนการทั้งหมดนี้ง่ายมาก แต่คุณต้องเตรียมตัวให้พร้อม

การเชื่อมโยงประเภทนี้มีประโยชน์ถ้าข้อความเหมือนกันในเอกสารทั้งหมด และ เมื่อข้อความต้องได้รับการอัปเดต ข้อความทั้งหมดจะต้องได้รับการอัปเดต นี่เป็นสถานการณ์ที่เฉพาะเจาะจงมาก แต่อาจช่วยให้คุณประหยัดเวลาในการใช้งาน

ตัวอย่างเช่นสมมติว่าคุณมีเอกสาร Microsoft Word จำนวน 20 ชุดที่สามารถพิมพ์ฉลากที่อยู่ต่างกันได้ 20 แผ่นและแต่ละหน้ามีป้ายกำกับอยู่นับสิบ ถ้าคุณคิดว่าคุณอาจจำเป็นต้องอัปเดตที่อยู่เหล่านั้นคุณสามารถหลีกเลี่ยงการดำเนินการด้วยตนเองโดยการสร้างเอกสารแยกต่างหากซึ่งแสดงที่อยู่ 20 แห่ง จากนั้นเพียงเชื่อมโยงเอกสาร 20 ฉบับไปยังหน้าหนึ่งของที่อยู่เพื่อให้เมื่อคุณอัปเดตที่อยู่ที่นั่นเอกสารที่เชื่อมโยงกับเอกสารจะอัปเดตด้วยเช่นกัน

อีกตัวอย่างหนึ่งเพื่อช่วยในการทำความเข้าใจแนวคิดในการเชื่อมโยงเอกสาร Word สามารถมองเห็นได้หากคุณมีเอกสาร Word หลายตัวที่มีชื่อพิมพ์อยู่ในแต่ละฉบับ แต่คุณกำลังจะแต่งงานกันในเร็ว ๆ นี้ แทนที่จะต้องกลับไปที่เอกสารแต่ละเล่มในภายหลังเพื่อเปลี่ยนนามสกุลของคุณเพียงแค่ใส่ลิงก์ไปยังเอกสารอื่นแล้วเมื่อคุณอัปเดตนามสกุลที่นั่นชื่อของคุณจะเปลี่ยนไปในเอกสารอื่น ๆ ทั้งหมด!

อย่างที่คุณเห็นเป็นวิธีง่ายๆในการแทนที่ข้อความในเอกสาร Word หลาย ๆ พร้อมกัน อย่างไรก็ตามอีกครั้งจะเป็นประโยชน์ถ้าคุณแทรกข้อความเดียวกันทั่วทั้งสถานที่และข้อความจะต้องได้รับการอัปเดตในบางจุด

หมายเหตุ: การเชื่อมโยงข้อความประเภทนี้ไม่เหมือนกับข้อความเชื่อมโยง หลายมิติ ที่เปิดหน้าเว็บหรือไฟล์อื่น ๆ เมื่อคลิก

วิธีแทรกข้อความเชื่อมโยงใน Word

1. ในเอกสาร Microsoft Word ใหม่ให้ป้อนข้อความที่คุณจะเชื่อมโยงไปจากเอกสารอื่น ๆ จัดรูปแบบตามที่คุณต้องการให้ปรากฏในเอกสารทั้งหมด ในการยืมข้อมูลจากตัวอย่างแรกข้างต้นเอกสารนี้เป็นที่ที่คุณต้องการพิมพ์ที่อยู่อื่น 20 แห่ง
2. บันทึกไฟล์เพื่อสร้างลิงค์ ไม่ว่าคุณจะเก็บบันทึกไว้ที่ใด แต่ต้องแน่ใจว่าคุณรู้จักที่ใด
   1. สำคัญ: ถ้า คุณย้ายไฟล์ที่มีข้อความคุณต้องแทรกลิงก์ที่อัปเดตใหม่ลงในข้อความในเอกสารที่เชื่อมโยงทั้งหมดดังนั้นจึงควรพิจารณาสิ่งนี้ก่อนที่คุณจะเลือกตำแหน่งที่จะบันทึก
3. เน้นข้อความที่คุณต้องการเชื่อมโยงเพื่อเลือก
4. คลิกขวาหรือแตะและค้างไว้ที่ข้อความที่เลือกจากนั้นเลือก คัดลอก จากเมนู อีกทางเลือกหนึ่งคือการใช้ แป้นพิมพ์ ของคุณ: ใช้ Ctrl + C บนพีซีหรือ Command + C บนเครื่อง Mac
5. จากเอกสารอื่นหรือแม้แต่เอกสารเดียวกันให้วางเคอร์เซอร์ไว้ที่ใดก็ตามที่คุณต้องการให้ข้อความที่เชื่อมโยงไป คุณสามารถเปลี่ยนตำแหน่งได้ในภายหลังเช่นเดียวกับที่คุณสามารถย้ายข้อความได้
6. จากแท็บ หน้าแรก ใน Word รุ่นใหม่ให้เลือกลูกศรเล็ก ๆ ใต้ "วาง" จากนั้นเลือกตัวเลือก วางพิเศษ ... ในเวอร์ชันเก่าให้ใช้เมนู แก้ไข เพื่อเลือกรายการ วางแบบพิเศษ

1. จาก กล่องโต้ตอบ "วางแบบพิเศษ" เลือกตัวเลือกการ เชื่อมวาง
2. ด้านขวาของหน้าจอมีหลายตัวเลือก แต่ ข้อความที่จัดรูปแบบ (RTF) เป็นข้อความที่วางข้อความที่เชื่อมโยงตรงกับที่ปรากฏในเอกสารต้นฉบับ
3. ทำซ้ำขั้นตอนนี้ซ้ำหลายครั้งตามที่คุณต้องการในเอกสารเดียวกันหรือเอกสารแยกแต่ละฉบับที่คุณต้องการเชื่อมโยงกับข้อความต้นฉบับ