วิธีการเข้าร่วมการประชุมออนไลน์

สิ่งที่ต้องทำและสิ่งที่ควรให้สำหรับผู้เข้าร่วมการประชุมผ่านเว็บ

กับ บริษัท จำนวนมากในขณะนี้เลือกที่จะดำเนินการประชุมที่สำคัญออนไลน์เป็นผู้เข้าร่วมการประชุมที่ใช้งานและมีคุณค่าทางออนไลน์ได้กลายเป็นทักษะการทำงานที่สำคัญ การประชุมออนไลน์สร้างโอกาสที่ดีในการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นระหว่างพนักงานที่กระจัดกระจายซึ่งอาจไม่ได้รับการโต้ตอบกับบุคคลเป็นประจำทำให้พวกเขาเป็นสมาชิกในทีมที่มีค่าและสร้างความสนิทสนมระหว่างพนักงาน เคล็ดลับด้านล่างจะช่วยให้คุณเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการเข้าร่วมการประชุมออนไลน์:

ตรงเวลา

หากสิ่งใดที่ทำให้คุณไม่สามารถเข้าร่วมการประชุมแบบออนไลน์ได้ทันเวลาให้ผู้จัดงานทราบ โปรดจำไว้ว่า ซอฟต์แวร์การประชุมออนไลน์ ช่วยให้ผู้เข้าร่วมทราบว่าใครเข้าสู่ระบบและเมื่อใด ซึ่งหมายความว่าคุณจะไม่สามารถเข้าร่วมการประชุมครึ่งชั่วโมงได้โดยไม่ต้องสังเกตเห็น การเข้าสู่การประชุมแบบออนไลน์ไม่ค่อยหยาบคายเมื่อเข้าห้องประชุมช้า

มีน้ำบางส่วนหรือไปที่ห้องส้วมก่อนการประชุม

การประชุมออนไลน์มักไม่ได้ดำเนินต่อไปเป็นเวลาหลายชั่วโมงดังนั้นจึงไม่มีข้อแม้ใด ๆ ที่ทำให้คุณต้องขออภัยโทษตัวเอง นอกจากนี้การประชุมที่ดำเนินการบนอินเทอร์เน็ตมีแนวโน้มที่จะเป็นไปอย่างรวดเร็วและคนอาจจะไม่เต็มใจหรือรำคาญที่ต้องหยุดและรอจนกว่าคุณจะกลับมาให้พวกเขาเพื่อดำเนินการต่อการอภิปราย ดังนั้นคว้าแก้วน้ำหรือไปที่ห้องสุขาก่อนการประชุม นอกจากนี้อย่าแอบออกจากที่ประชุมโดยไม่ต้องแจ้งให้ใครทราบ - คุณไม่มีวันรู้เมื่อใครบางคนอาจถามคำถามของคุณ หากมีเหตุฉุกเฉินให้ผู้จัดประชุมรู้ว่าคุณต้องก้าวออกไปสักสองสามนาทีและจะแจ้งให้ทราบเมื่อคุณกลับมา วิธีที่ดีที่สุดในการทำเช่นนี้คือการใช้ซอฟต์แวร์แชทซอฟต์แวร์การประชุมออนไลน์ของคุณเพื่อไม่ให้ผู้จัดรายการรบกวน

รักษาความเป็นมืออาชีพ

ในขณะที่คุณอาจกำลังเข้าร่วมการประชุมแบบออนไลน์จากโต๊ะทำงานหรือแม้แต่ที่บ้านของคุณเสียงของคุณควรเป็นทางการไม่น้อยกว่าถ้าคุณอยู่ในห้องประชุมคณะกรรมการล้อมรอบด้วยเพื่อนร่วมงานและผู้บังคับบัญชาของคุณ ซึ่งหมายความว่าคุณควรเก็บความคิดเห็นเกี่ยวกับแมวหรือเด็กไว้ด้วยแม้ว่าจะอยู่ในห้องถัดไปก็ตาม นี่แสดงให้เห็นว่าคุณเป็นมืออาชีพที่น่าเชื่อถือสามารถเก็บที่อยู่อาศัยและที่ทำงานแยกจากกันได้แม้จะมีหลังคาเดียวกัน

ไม่ต้องวางแผนเพียงแค่ฟัง

เพียงเพราะการประชุมออนไลน์ไม่ใช่เหตุผลที่คุณจะทำงานอะไรอย่างอื่นขณะที่กำลังฟังอยู่เพียงคนเดียวเท่านั้นถ้าคุณได้รับเชิญเข้าร่วมการประชุมก็เนื่องจากผู้นำเสนอค่าเข้าของคุณ แม้ว่าจะมีโอกาสไม่มากพอที่จะมีส่วนร่วม แต่คุณควรจดบันทึกไว้เป็นประจำ การประชุมแบบออนไลน์ที่คุณเคยทำมาเพื่อทำอะไรอย่างอื่นอาจมีบางสิ่งที่จะเป็นประโยชน์ต่อคุณ ถ้าคุณต้องการที่จะเสร็จสิ้นการทำงานใด ๆ ในวันเดียวกับการประชุมรัฐใดที่คุณไม่สามารถเข้าร่วมการประชุมในวันนั้นหรือจัดระเบียบตัวเองได้ดีพอเพื่อที่คุณจะไม่ต้องทำงานผ่าน

ทำให้เป็นจุดที่จะมีส่วนร่วม

ไม่ว่าจะถามคำถามระหว่างช่วงถาม - ตอบการแบ่งปันความสำเร็จของทีมหรือเรื่องราวหรือแนวคิดที่เหมาะสมอื่น ๆ วางแผนที่จะพูดในที่ประชุม เจ้าภาพที่ดีใด ๆ จะขอข้อมูลในระหว่างการประชุมและจะไม่ใช้เวลาทั้งทีมเพียงพูดคุยที่ทีม ใช้โอกาสนี้เป็นโอกาสที่จะแสดงให้เห็นว่าคุณไม่ใช่แค่การเข้าร่วมประชุมเท่านั้น แต่ยังให้ความสนใจ พูดชื่อของคุณก่อนที่คุณจะพูดดังนั้นผู้เข้าร่วมประชุมจะรู้ว่าใครสนใจพวกเขา โปรดจำไว้ว่าคุณควรพูดอย่างมั่นใจและชัดเจนตามที่คุณต้องการในระหว่างการประชุมแบบเห็นหน้า หากธุรกิจของคุณไม่ได้เป็นภาษาที่ไม่เป็นทางการคุณควรละเว้นการใช้งานแม้ว่าการตั้งค่าแบบออนไลน์อาจไม่เป็นทางการกว่าแบบตัวต่อตัว

ปฏิบัติก่อนการประชุม

หากคุณได้รับแจ้งให้แบ่งปันภาพนิ่งหรือทำการนำเสนอในระหว่างการประชุมคุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่เพียง แต่ทำตามมาตรฐานที่กำหนดโดยผู้จัด แต่คุณยังได้ฝึกฝนการจัดส่งวัสดุของคุณ หากนี่เป็นการประชุมออนไลน์ครั้งแรกของคุณโดยใช้ซอฟต์แวร์บางอย่างให้ขอให้ผู้จัดประชุมทราบว่าพวกเขาสามารถทำ Dry Run กับคุณได้เพื่อให้แน่ใจว่าคุณสบายใจในการใช้ซอฟต์แวร์ ถ้าคุณคุ้นเคยกับซอฟต์แวร์แล้วก็ฝึกการนำเสนอ รู้ว่าคุณจะพูดอะไรและหลีกเลี่ยงการอ่านจากคิวระหว่างการนำเสนอของคุณ อ่านข้อเท็จจริงและตัวเลขบางอย่างไม่เป็นไร แต่คุณไม่ต้องการฟังเหมือนผู้ประกอบการด้านการตลาดทางโทรศัพท์ที่โทรหาคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่างานนำเสนอของคุณมีประสิทธิภาพและได้รับการจัดส่งอย่างราบรื่น

ไม่พูดออกจากการเปิด

ถ้ามีคนอื่นหันไปให้เสร็จสิ้นโดยไม่หยุดชะงัก รอจนกว่าพวกเขาจะทำแล้วแสดงความคิดเห็นหรือถามคำถาม เว้นเสียแต่ว่าผู้นำเสนอได้ระบุว่าเป็นไปได้ที่ผู้เข้าร่วมจะขัดจังหวะการนำเสนอไม่ควรพูดเมื่อมีคนอื่นหันมา มิฉะนั้นการประชุมจะไม่ล่าช้า แต่ก็สามารถไปปิดหัวข้อได้ โปรดทราบว่าผู้ที่เข้าร่วมการประชุมทางออนไลน์ไม่มีโอกาสที่จะให้ข้อมูลภาพที่พวกเขาต้องการพูดให้ผู้จัดรายการสรุปอย่างละเอียดว่าพวกเขาต้องการทำอะไรก่อนที่จะแสดงความคิดเห็นหรือคำถาม ดังนั้นการหยุดชะงักใด ๆ จะเป็นเสียงพูดขัดขวางการไหลตามธรรมชาติของการประชุม

การปฏิบัติตามคำแนะนำข้างต้นนี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าคุณไม่เพียง แต่ได้รับการยกย่องว่าเป็นมืออาชีพเท่านั้น แต่คุณรู้ว่าควรปฏิบัติตนอย่างไรในการประชุมออนไลน์ แม้ว่าอินเทอร์เน็ตจะถูกมองว่าเป็นสื่อที่ไม่เป็นธรรมเมื่อใช้ในสถานที่ทำงาน แต่ก็ยังต้องใช้ความรุนแรงแบบเดียวกันกับที่คุณต้องเผชิญเมื่อเผชิญกับเพื่อนร่วมงานแบบเห็นหน้า