ติดตามงานส่วนบุคคลและโครงการระดับมืออาชีพด้วยเครื่องมือง่ายๆนี้
Trello เป็น เครื่องมือการจัดการโครงการแบบ Kanban ซึ่งเป็นวิชวลไลเซชันเพื่อดูงานทั้งหมดที่คุณหรือทีมของคุณจำเป็นต้องทำซึ่งทำให้ง่ายต่อการดูว่าทุกคนในทีมกำลังทำอะไรอยู่ในช่วงเวลาที่กำหนด นอกจากนี้ยังมีบริการฟรีซึ่งหมายความว่ากลุ่มนี้สามารถเข้าถึงกลุ่มเล็ก ๆ และกลุ่มใหญ่เช่นเดียวกับการดำเนินธุรกิจของแต่ละบุคคลหรือผู้ที่ต้องการติดตามงานส่วนบุคคล Trello เป็นหนึ่งในเครื่องมือการจัดการโครงการที่ง่ายที่สุดในการใช้งานและใช้งานได้ แต่อินเทอร์เฟซแบบ blank-slate นั้นสามารถทำให้เกิดปัญหาได้เล็กน้อย โชคดีที่เรามีเคล็ดลับเพื่อช่วยให้คุณและทีมของคุณได้รับประโยชน์สูงสุดจาก Trello ไม่ว่าคุณจะใช้ข้อมูลใดในการติดตามก็ตาม
Kanban คืออะไร?
รูปแบบการบริหารจัดการโครงการ Kanban เป็นแรงบันดาลใจจากกระบวนการผลิตของญี่ปุ่นที่ Toyota ดำเนินการในช่วงปลายทศวรรษที่ 1940 เป้าหมายของ บริษัท คือการเพิ่มประสิทธิภาพในโรงงานโดยการติดตามสินค้าคงคลังในแบบเรียลไทม์โดยใช้บัตรที่ผ่านระหว่างคนงานที่อยู่บนพื้น เมื่อมีวัสดุใดวิ่งออกไปคนงานจะจดบันทึกไว้ในบัตรซึ่งจะหาทางไปยังผู้จัดจำหน่ายซึ่งจะจัดส่งเอกสารที่ร้องขอไปยังคลังสินค้า บัตรเหล่านี้มักถูกเรียกว่า Kanban ซึ่งหมายถึงป้ายหรือป้ายโฆษณาในภาษาญี่ปุ่น
ดังนั้นวิธีนี้แปลว่าการจัดการโครงการ? ซอฟท์แวร์เช่น Trello ใช้แนวคิดนี้ในการส่งผ่านการ์ดและวางลงในส่วนติดต่อภาพซึ่งจะมีการวางงานบนกระดานและตรงกับความสามารถในการทำงานของทีม ในขั้นพื้นฐานที่สุดคณะกรรมการจะมีสามส่วนดังที่แสดงในภาพด้านบน: ทำ, ทำ (หรือกำลังดำเนินการ) และทำ อย่างไรก็ตามทีมงานสามารถใช้เครื่องมือนี้ได้ทุกเมื่อ บางทีมอาจต้องการบอร์ดจริงในขณะที่บางคนต้องการความสะดวกสบายของโซลูชันเสมือนจริงเช่น Trello
วิธีการใช้ Trello
Trello ใช้บอร์ด ซึ่งประกอบด้วยรายการซึ่งประกอบด้วยการ์ดต่างๆ บอร์ดสามารถเป็นตัวแทนของโครงการ (ออกแบบเว็บไซต์ปรับปรุงห้องน้ำ) รายการสามารถใช้สำหรับงาน (กราฟิกการปูกระเบื้อง) และการ์ดสามารถมีงานย่อยหรือตัวเลือก (จ้างผู้ออกแบบขนาดและสีของกระเบื้อง)
เมื่อคุณตัดสินใจที่จะจัดระเบียบรายชื่อคุณสามารถเริ่มเพิ่มบัตรซึ่งจะมีรายการตรวจสอบและป้ายกำกับ รายการตรวจสอบเป็นวิธีแบ่งงานออกเป็นงานย่อย ตัวอย่างเช่นหากคุณใช้ Trello เพื่อวางแผนวันหยุดคุณอาจมีบัตรสำหรับร้านอาหารที่คุณต้องการลองด้วยรายการตรวจสอบซึ่งรวมถึงการจองห้องพักค้นคว้าอาหารที่ดีที่สุดที่จะได้รับและตรวจสอบว่าร้านนี้เหมาะสำหรับเด็กหรือไม่ . ป้ายกำกับสามารถนำมาใช้เพื่อแสดงสถานะของการ์ด (ได้รับอนุมัติส่ง ฯลฯ ) หรือหมวดหมู่ (วิทยาศาสตร์เทคโนโลยีศิลปะ ฯลฯ ) หรือแท็กใด ๆ ที่คุณต้องการ จากนั้นคุณสามารถดำเนินการค้นหาที่จะนำขึ้นทั้งหมดบัตรที่เกี่ยวข้องกับวิทยาศาสตร์หรือบัตรได้รับการอนุมัติทั้งหมดเช่น คุณไม่จำเป็นต้องเพิ่มชื่อลงในป้ายกำกับ คุณสามารถใช้สีสำหรับเขียนโค้ดได้ (มีสีได้ถึง 10 สีมีตัวเลือกสีตาบอด)
ขณะที่คุณเริ่มทำงานและทำงานให้เสร็จสิ้นคุณสามารถลากและวางการ์ดจากรายการหนึ่งไปยังอีกที่หนึ่งและจัดเก็บการ์ดและรายการได้ทันทีที่ส่วนติดต่อไม่สามารถใช้งานได้
คุณสามารถมอบหมายบัตรให้กับสมาชิกในทีมรวมทั้งเพิ่มความคิดเห็นแนบไฟล์ป้ายกำกับที่มีสีรหัสสินค้าและวันที่ครบกำหนด สมาชิกในทีมสามารถ @ พูดถึงคนอื่น ๆ ในความคิดเห็นเพื่อเริ่มการสนทนา คุณสามารถอัปโหลดไฟล์จากคอมพิวเตอร์ของคุณรวมทั้งจากบริการจัดเก็บข้อมูลระบบคลาวด์ ได้แก่ Google ไดรฟ์, Dropbox, Box และ OneDrive
รวมถึงการรวมอีเมลที่ดี แต่ละบอร์ดมีที่อยู่อีเมลที่ไม่ซ้ำกันซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อสร้างการ์ด (งาน) คุณสามารถส่งไฟล์แนบไปยังที่อยู่อีเมลนั้นด้วย และดีที่สุดเมื่อคุณได้รับอีเมลแจ้งเตือนคุณสามารถตอบกลับได้โดยตรงแทนที่จะเปิดใช้ Trello
การแจ้งเตือนรวมถึงการกล่าวถึงและความคิดเห็นสามารถดูได้จากแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่เบราว์เซอร์เดสก์ท็อปและทางอีเมล Trello มีแอปพลิเคชันสำหรับ iPhone, iPad, โทรศัพท์ Android, แท็บเล็ตและนาฬิกาและแท็บเล็ต Kindle Fire
Trello มีคุณลักษณะและการผสานรวมมากกว่า 30 คุณลักษณะซึ่งเรียกว่า power-ups ตัวอย่างของการเปิดเครื่องรวมถึงมุมมองปฏิทินเครื่องรับบัตรสำหรับงานที่เกิดประจำรวมทั้งการผสานรวมกับ Evernote, Google แฮงเอาท์, Salesforce และอื่น ๆ บัญชีฟรีประกอบด้วยหนึ่งอำนาจขึ้นต่อคณะกรรมการ
คุณลักษณะหลักทั้งหมดของ Trello มีให้บริการฟรีแม้ว่าจะมีรุ่นที่เรียกชำระแล้วว่า Trello Gold ($ 5 ต่อเดือนหรือ $ 45 ต่อปี) ซึ่งจะเพิ่มประโยชน์บางอย่างรวมถึงสาม power-ups ต่อคณะกรรมการ (มากกว่าหนึ่ง) นอกจากนี้ยังมีพื้นหลังของบอร์ดที่น่าสนใจและสติกเกอร์อีโมกี้ที่กำหนดเองและไฟล์แนบที่มีขนาดใหญ่ขึ้น (250 MB มากกว่า 10 MB) Trello เสนอสมาชิก Gold ฟรีหนึ่งเดือนสำหรับทุกคนที่คุณเข้าร่วม Trello นานถึง 12 เดือน
ดังที่เราได้กล่าวไว้ในตอนแรกการตั้งค่า Trello เป็นบิตที่น่ากลัวเพราะไม่มีข้อ จำกัด หลายประการเกี่ยวกับวิธีที่คุณสามารถใช้งานได้ ในด้านหนึ่งคุณสามารถสร้างกระดานที่แสดงว่าคุณทำอะไรเสร็จแล้วสิ่งที่คุณกำลังทำอยู่และจะทำอะไรต่อไป ในทางกลับกันคุณสามารถไปลึกขึ้นสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำแบ่งออกเป็นหมวดหมู่หรือหน่วยงาน
คุณสามารถใช้ Trello เพื่อติดตามสิ่งใดจากงานส่วนบุคคลไปจนถึงโครงการระดับมืออาชีพเพื่อวางแผนงานได้ แต่นี่เป็นตัวอย่างจริงในทางปฏิบัติบางอย่างที่จะทำให้คุณเริ่มต้น
ใช้ Trello เพื่อจัดการการปรับปรุงหน้าแรก
สมมติว่าคุณกำลังวางแผนที่จะปรับปรุงห้องหนึ่งหรือหลายห้องในบ้านของคุณ หากคุณเคยรอดชีวิตจากการปรับปรุงใหม่คุณก็รู้ว่ามีชิ้นส่วนที่เคลื่อนย้ายได้มากมายและมีความประหลาดใจมากมายไม่ว่าคุณจะเตรียมตัวอย่างไร การจัดการการตัดสินใจทั้งหมดที่คุณต้องทำใน Trello สามารถช่วยให้โครงการสามารถติดตามได้ สมมติว่าคุณกำลังวางแผนปรับปรุงห้องครัว ในกรณีนี้คุณสามารถสร้างบอร์ดที่เรียกว่า Kitchen Renovation แล้วเพิ่มรายการที่ทุ่มเทให้กับแต่ละองค์ประกอบที่คุณต้องการเปลี่ยน
คณะกรรมการปรับปรุงครัวสามารถรวมรายการสำหรับ:
- ผู้รับเหมาที่มีศักยภาพ
- อุปกรณ์แต่ละชิ้นที่คุณกำลังเปลี่ยน
- cabinetry
- Countertops และ backsplash
- วัสดุปูพื้น
- ประปา
- ไฟฟ้า
บัตรสำหรับแต่ละรายการจะประกอบด้วยมิติข้อมูลงบประมาณและต้องมีคุณลักษณะตลอดจนโมเดลใด ๆ ที่คุณกำลังพิจารณาอยู่ การ์ดสำหรับประปาอาจรวมถึงการเปลี่ยนท่อสายน้ำใหม่รวมถึงราคาโดยประมาณและข้อกังวลที่เกี่ยวข้องเช่นการปิดระบบน้ำ คุณสามารถแนบภาพวัสดุและอุปกรณ์ที่คุณกำลังพิจารณาได้อย่างง่ายดายและเชื่อมโยงไปยังรายชื่อผลิตภัณฑ์เพื่อให้คุณสามารถเลือกซื้อสินค้าได้ เมื่อคุณตัดสินใจแล้วคุณสามารถใช้ป้ายชื่อเพื่อระบุชื่อหรือทำโค้ดสีผลิตภัณฑ์หรือวัสดุได้
สุดท้ายสำหรับแต่ละการ์ดคุณสามารถสร้างรายการตรวจสอบได้ ตัวอย่างเช่นการ์ดความเย็นอาจมีรายการตรวจสอบที่มีการกำจัดตู้เย็นเก่าและติดตั้งสายน้ำสำหรับเครื่องทำไอศกรีม
หากคุณกำลังปรับปรุงห้องพักหลายห้องเพียงแค่สร้างบอร์ดสำหรับแต่ละห้องและออกรายการทุกอย่างที่คุณต้องพิจารณา เพิ่มรายการและบัตรอย่างต่อเนื่องและย้ายองค์ประกอบต่างๆตามที่ต้องการ
เชิญสมาชิกในครอบครัวคนอื่น ๆ เข้าร่วมกระดานของคุณและมอบหมายบัตรเพื่อแจกจ่ายงานที่จำเป็นเช่นการวิจัยเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์และราคากำหนดเวลาและการขนส่งอื่น ๆ Trello มีบอร์ดปรับปรุงบ้านสาธารณะที่คุณสามารถคัดลอกไปยังบัญชีของคุณเองได้
วางแผนวันหยุดพักผ่อนกับ Trello
การเดินทางกับสมาชิกในครอบครัวหรือเพื่อนฝูงหลาย ๆ คนสามารถทำให้ซับซ้อนได้อย่างรวดเร็ว ใช้ Trello เพื่อเลือกปลายทางวางแผนกิจกรรมและกำหนดเวลาการเดินทาง ในกรณีนี้คุณสามารถมีบอร์ดหนึ่งที่มีสถานที่ท่องเที่ยวได้และอีกแห่งหนึ่งสำหรับการเดินทางเมื่อคุณตัดสินใจที่จะไป
คณะกรรมการการเดินทางสามารถรวมรายการสำหรับ:
- ตัวเลือกเที่ยวบิน
- การขนส่งภาคพื้นดิน
- โรงแรม, รายชื่อ Airbnb, เช่าห้องโดยสารและที่ตั้งแคมป์
- สถานที่ท่องเที่ยว
- ร้านอาหารและร้านอาหาร
ภายใต้คณะกรรมการจุดหมายปลายทางที่มีศักยภาพคุณจะสร้างรายการสำหรับแต่ละสถานที่พร้อมด้วยบัตรสำหรับเวลาเดินทางงบประมาณข้อดีข้อเสียและข้อควรพิจารณาอื่น ๆ รายการในคณะกรรมการการท่องเที่ยวจะรวมถึงบัตรสำหรับสายการบินรถเช่าอาหารที่น่าทึ่งในพื้นที่และสถานที่ท่องเที่ยวต่างๆเช่นพิพิธภัณฑ์ช็อปปิ้งและย่านที่จะสำรวจ ถ้าคุณตัดสินใจที่จะไปล่องเรือคุณสามารถสร้างรายการสำหรับสิ่งที่ต้องทำบนเรือและหยุดวางแผนรวมทั้งการขนส่งที่จำเป็นในการเดินทางไปที่เรือ ใช้ป้ายกำกับเพื่อระบุรายการที่เลือกหรือไฮไลต์คู่แข่งหลังจากที่คุณได้ จำกัด ตัวเลือกลง เพิ่มรายการตรวจสอบลงในการ์ดสำหรับจองทัวร์ชมและล่องเรือ Trello ยังมีคณะกรรมการวันหยุดสาธารณะที่คุณสามารถใช้เป็นจุดเริ่มต้น
การติดตามเป้าหมายและโครงการส่วนบุคคล
ไม่ว่าคุณจะต้องการทำความสะอาดสิ่งล่อลวงในบ้านหรือที่จอดรถของคุณรับงานอดิเรกหรือออกกำลังกายมากขึ้นคุณสามารถติดตามได้ใน Trello สร้างกระดานสำหรับมติปีใหม่หรือโครงการหลายขั้นตอนเช่นการทำความสะอาดห้องใต้หลังคาหรือองค์กรในสำนักงานที่บ้าน
สำหรับคณะกรรมการมติให้สร้างรายการสำหรับความละเอียดแต่ละครั้งและทำการ์ดสำหรับวิธีที่คุณสามารถใช้งานได้เช่นการเข้าร่วมห้องออกกำลังกายไปเดินเล่นทุกวันหรือซื้ออุปกรณ์ออกกำลังกายที่บ้าน ใช้รายการในโครงการส่วนบุคคลเพื่อแบ่งงานใหญ่ ๆ พร้อมการ์ดสำหรับงานย่อย ๆ ตัวอย่างเช่นคณะกรรมการทำความสะอาดฤดูใบไม้ผลิอาจรวมถึงรายการสำหรับห้องพักและพื้นที่อื่น ๆ ภายในบ้าน รายการจะมีการ์ดสำหรับงานที่เกี่ยวข้องเช่นการทำความสะอาดอุปกรณ์ที่จำเป็นสินค้าคงคลังของรายการที่คุณต้องการขายบริจาคหรือโยนออกและงานที่คุณต้องการ outsource เช่นการทำความสะอาดหน้าต่างหรือการกำจัดต้นไม้
การจัดการธุรกิจอิสระหรือที่ปรึกษา
สุดท้ายหากคุณดำเนินธุรกิจของคุณเอง Trello อาจเป็นผู้ช่วยด้านบนของคุณ บอร์ดสามารถแสดงโครงการที่มีรายการสำหรับแต่ละขั้นตอนหรือขั้นตอนและบัตรสำหรับงานที่เกี่ยวข้อง นักเขียนอิสระสามารถใช้ Trello เพื่อจัดการโหมโรงและงานที่ตีพิมพ์ได้
สมมติว่าคุณมีบอร์ดโครงการสำหรับการออกแบบเว็บไซต์ใหม่ รายการของคุณอาจรวมถึงงานที่สำคัญเช่นการจ้างนักออกแบบและบทบาทที่สำคัญอื่น ๆ รวมถึงเหตุการณ์สำคัญ ๆ เช่นการเลือกโทนสีการจัดการรูปแบบและการอนุมัติตลอดเส้นทาง การ์ดจะมีรูปแบบสีและเลย์เอาต์ที่เสนอและขั้นตอนที่จำเป็นในการเตรียมตัวสำหรับการประชุม นักเขียนอิสระสามารถมีกระดานเรื่องราวเกี่ยวกับไอเดียสิ่งตีพิมพ์และการตลาดได้ รายการสามารถแสดงขั้นตอนต่างๆเช่นในกระบวนการส่งและเผยแพร่หรือคุณสามารถใช้ป้ายกำกับเพื่อทำเช่นนั้นได้
Trello เป็นเครื่องมือที่เรียบง่าย แต่มีประสิทธิภาพและคุ้มค่ากับการใช้เวลาอยู่กับมัน หากคุณไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นจากที่ไหนให้เรียกดูจากชุมชนผู้ใช้ Trello ซึ่งรวมถึงบอร์ดสาธารณะที่คุณสามารถคัดลอกไปยังบัญชีของคุณ